Title: COORDINACI
1COORDINACIÓN DE SERVICIOS GENERALES
2DESCRIPCION ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA COORDINACION DE SERVICIOS
GENERALES
DESCRIPCIÓN ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
UNIDAD ADMINISTRATIVA COORDINACIÓN DE SERVICIOS
GENERALES
FECHA DE ACTUALIZACIÓN SEPTIEMBRE 2007
DATOS GENERALES
ORGANIGRAMA
UNIDAD ADMINISTRATIVA DE DEPENDENCIA
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS.
PUESTO INMEDIATO SUPERIOR DIRECTOR DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS. UNIDADES ADMINISTRATIVAS
BAJO SU COORDINACIÓN NINGUNA. COORDINACION
HORIZONTAL COORDINACIÓN DE OBRAS Y
MANTENIMIENTO, COMPRAS, PRESUPUESTO,
CONTABILIDAD, TESORERA, RELACIONES LABORALES,
NÓMINA,, COMUNICACIÓN, PUBLICACIONES, SISTEMAS,
CÓMPUTO Y COORDINACIONES ACADÉMICAS..
NIVEL JERÁRQUICO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANANZAS
III
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
IV
COORD. DE COMPRAS
COORD. DE SERVICIOS GENERALES
COORD. DE OBRAS Y MTTO.
V
OBJETIVOS DE LA COORDINACIÓN DE SERVICIOS
GENERALES.
- REALIZAR LA CONTRATACIÓN DE TODOS LOS SERVICIOS
EN FORMA EFICIENTE Y EFICAZ PARA PROPORCIONAR LOS
SERVICIOS EN GENERAL QUE REQUIERA EL COLEGIO A
FIN DE COADYUVAR AL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS
Y ACTIVIDADES DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS Y
ACADÉMICAS, OPTIMIZANDO LOS RECURSOS DE LA
INSTITUCIÓN.
3DESCRIPCIÓN ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA COORDINACIÓN DE SERVICIOS
GENERALES
FUNCIONES DE LA COORDINACIÓN DE SERVICIOS
GENERALES
- SOLICITAR LOS RECURSOS PARA REALIZAR EL PAGO DE
SERVICIOS PROPORCIONADOS EN LA INSTITUCIÓN. - PARTICIPAR EN LA ELABORACIÓN DE BASES DE
LICITACIÓN E INVITACIÓN, DEFINIENDO LAS
CARACTERISTICAS TECNICAS DE LOS SERVICIOS A
CONTRATAR, ASI COMO EN EL PROCESO DE LICITACION. - PARTICIPAR EN LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR
INVITACIÓN, PROPONIENDO LOS SERVICIOS Y EN EL
DICTAMEN ECONÓMICO EN BASE A LAS TABLAS DE
COTIZACIONES. - SUPERVISAR EL ASEGURAMIENTO DE TODOS LOS BIENES
PATRIMONIALES Y DEL PARQUE VEHÍCULAR PROPIEDAD
DE LA INSTITUCIÓN MEDIANTE LA CONTRATACIÓN
OPORTUNA DE SEGUROS ATENDIENDO LOS LINEAMIENTOS
Y NORMATIVIDAD VIGENTES PARA EL EFECTO. - COORDINAR Y SUPERVISAR LA PRESTACIÓN DE TODOS LOS
SERVICIOS EXTERNOS QUE SE PROPORCIONAN A LA
INSTITUCIÓN. - COORDINAR LA RENOVACION DE LOS CONTRATOS DE
ARRENDAMIENTO, SEGUROS Y DEMÁS SERVICIOS A TRAVES
DE CONVENIOS ADICIONALES, GESTIONANDO EN SU CASO,
LAS JUSTIFICACIONES Y AUTORIZACIONES DE LA
INDAABIN. - PROPORCIONAR TODOS Y CADA UNO DE LOS SERVICIOS
QUE REQUIERAN LAS ÁREAS ACADÉMICAS Y
ADMINISTRATIVAS PARA EL CUMPLIMIENTO DE SUS
OBJETIVOS Y FUNCIONES. - SUPERVISAR QUE SE PROPORCIONE EN FORMA EFICIENTE
EL SERVICIO DE TRANSPORTE AL PERSONAL O EL
PRÉSTAMO DE VEHÍCULOS Y RESPETANDO SIEMPRE EL
REGLAMENTO DE TRANSPORTE INTERNO, ASÍ COMO
VIGILAR EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
NECESARIO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS UNIDADES. - SUPERVISAR EL ADECUADO USO DE LOS VALES DE
COMBUSTIBLE, PROCURANDO DAR SEGUIMEINTO
PERMANENTE A LAS BITÁCORAS RESPECTIVAS. - ELABORAR UN PROGRAMA DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO
Y PREVENTIVO DEL PARQUE VEHÍCULAR DE LA
INSTITUCIÓN PARA MANTENER EN OPTIMAS CONDICIONES
EL FUNCIONAMIENTO DE LOS MISMOS. - COMUNICAR Y DAR SEGUIMIENTO A LA ASESORIA
EXTERNA EN MATERIA DE SEGUROS, ASI COMO GESTIONAR
LAS RECLAMACIONES DERIVADAS DE CUALQUIER
SINIESTRO. - ESTABLECER Y SUPERVISAR LAS POLÍTICAS INTERNAS
PARA PROPORCIONAR LOS DIFERENTES SERVICIOS. - ATENDER DE MANERA INTEGRA E INMEDIATA TODA
OBSERVACIÓN A SU ÁREA QUE LA SECRETARÍA DE LA
FUNCIÓN PÚBLICA O CUALQUIER OTRA INSTANCIA
FISCALIZADORA QUE REALICE A TRAVÉS DE SUS
AUDITORÍA Y REVISIONES PERIODIDAS, ASI COMO DARLE
SEGUIMIENTO A CUALQUIER REQUERIMEINTO HASTA SU
SOLVENTACION.
4DESCRIPCION ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA COORDINACION DE SERVICIOS
GENERALES
FUNCIONES DE LA COORDINACION DE SERVICIOS
GENERALES
- SUPERVISAR Y EVALUAR EL DESEMPEÑO DE LOS
INTEGRANTES DE LA COORDINACION A SU CARGO. - ATENDERA LAS DISPOSICIONES QUE EN MATERIA DE
AUSTERIDAD EMITA LA SECRETARIA DE LA FUNCION
PUBLICA Y LA SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO
PUBLICO. - PARTICIPAR EN LOS COMITÉS QUE SE INTEGREN PARA LA
EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA CONTRATACIÓN DE LOS
SERVICIOS. - SUPERVISAR QUE EL SERVICIO DE TELEFONÍA SE
PROPORCIONE EN FORMA EFICIENTE Y GESTIONAR EL
COBRO DE LAS LLAMADAS PERSONALES. - VIGILAR LA CONSERVACIÓN, MANTENIMIENTO,
PERMANENCIA Y BUEN USO DE LOS ACTIVOS FIJOS
(SALAS DE JUNTAS, AUDITORIO, CAFETERIA Y CUADROS
DE AREAS COMUNES) ASIGNADAS A LA COORDINACIÓN. - APOYAR AL COMITÉ DE INFORMACIÓN EN EL
ESTABLECIMIENTO DE CRITERIOS ESPECÍFICOS EN
MATERIA DE ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE
ARCHIVOS - ELABORAR Y PRESENTAR AL COMITÉ DE INFORMACIÓN LOS
PROCEDIMIENTOS ARCHIVÍSTICOS PARA FACILITAR EL
ACCESO A LA INFORMACIÓN - ELABORAR, EN COORDINACIÓN CON LOS ARCHIVOS DE
TRÁMITE, DE CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO, EL CUADRO
GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA, EL
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL, ASÍ COMO EL
INVENTARIO GENERAL DE LA ENTIDAD - SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES DE LOS ARCHIVOS DE
TRÁMITE - ESTABLECER Y DESARROLLAR UN PROGRAMA DE
CAPACITACIÓN Y ASESORÍA ARCHIVÍSTICA PARA LA
ENTIDAD - SUPERVISAR EL REGISTRO DE LOS TITULARES DE LOS
ARCHIVOS DE LA ENTIDAD. - ATENDER LOS PROCEDIMIENTOS DE VALORACIÓN Y
DESTINO FINAL DE LA DOCUMENTACIÓN, CON BASE EN LA
NORMATIVIDAD ESTABLECIDA POR EL ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN. - COORDINAR CON EL ÁREA DE SISTEMAS DE LA ENTIDAD,
LA AUTOMATIZACION DE LOS ARCHIVOS Y A LA GESTIÓN
DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
5DESCRIPCION ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA COORDINACION DE SERVICIOS
GENERALES
DESCRIPCIÓN DE LA COORDINACIÓN DE SERVICIOS
GENERALES.
DATOS GENERALES
ESCOLARIDAD
HABILIDADES
EXPERIENCIA
DENOMINACIÓN DEL PUESTO COORDINADOR DE
SERVICIOS GENERALES. NIVEL JERARQUICO V.
- LICENCIATURA EN ADMINISTRACION O CARRERA AFIN.
- HABER DESEMPEÑADO UN PUESTO SIMILAR O AFIN MÍNIMO
2 AÑOS.
- VISIÓN INSTITUCIONAL.
- NEGOCIADOR.
- DON DE MANDO.
- LIDERAZGO.
- AUTORIDAD.
- CAPACIDAD DE COMUNICACIÓN ORAL Y ESCRITA.
- CAPACIDAD DE ADMINISTRAR PERSONAL.
- ORDENADO, ALTA CONFIABILIDAD Y DISCRECIÓN.
- TRABAJAR BAJO PRESIÓN.
- CAPACIDAD DE GESTIÓN Y MANEJO DE CONFLICTOS.
- CAPACIDAD DE ANÁLISIS
- SENTIDO DE COLABORACIÓN
- TRABAJO EN EQUIPO.
RESPONSABILIDAD
REQUISITOS
- PROPORCIONAR Y DOTAR DE TODOS LOS SERVICIOS EN
GENERAL QUE SE REQUIERAN PARA LA EJECUCIÓN DE LAS
ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Y ACADÉMICAS A FIN DE
FACILITAR EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE EL COLEF.
- TÍTULO PROFESIONAL.
- COMPROBANTE DE EXPERIENCIA.
- DOCUMENTOS PARA EXPEDIENTE.
6DESCRIPCION ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA COORDINACION DE SERVICIOS
GENERALES
- REPORTE Y BITACORA DE REPARACIONES DEL PARQUE
VEHÍCULAR. - REPORTE DE LLAMADAS DE LARGA DISTANCIA.
- REPORTE Y BITACORA DE PRESTAMO VEHÍCULAR
- RELACIÓN DEL PERSONAL QUE TIENE ASIGNADA TARJETAS
DE FOTOCOPIADO. - PROGRAMA DEL PAGO DE SERVICIOS.
- REPORTES DE VALES DE GASOLINA.
- REPORTES DE TARJETAS IAVE.
- PADRON DE ASIGNACION DE TARJETAS IAVE.
- REPORTES PARA EL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN
EN MATERIA DE SERVICIOS. - REPORTE DE VENCIMIENTO DE LOS CONTRATOS DE
ARRENDAMIENTO Y SEGUROS. - CALENDARIO INSTITUCIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN Y
CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS - CRITERIOS ESPECÍFICOS EN MATERIA DE ORGANIZACIÓN
Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS - PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE ORGANIZACIÓN Y
CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS. - CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA.
DOCUMENTOS A GENERAR