Rammasamningar frh. Rafr

1
Rammasamningar frh.Rafræn verkfæri

• 28. febrúar 2008
• Jóhanna Eirný Hilmarsdóttir

2
Hvað er rammasamningur

• Afsláttur í áskrift
• Einfalt og öflugt innkaupaverkfæri
• Hagkvæm leið fyrir kaupendur og seljendur
• Skipulögð viðskipti
• Útboðsskyldu fullnægt
• Viðmið til að prútta ??

3
(No Transcript)
4
Leikur að tölum

• Innkaup á kaffi hjá Ríkiskaupum
• Á ári 182.000.- / ca. 15.000 pr. mánuð
• Sparnaður á ári ca 50.000.- rúmir 3 mán.fríir
• Ljósritunarpappír hjá RK
• Á ári ca. 152.000.- / ca. 12.700 pr. mánuð
• Sparnaður á ári ca. 37.000.- tæpir 3 mán.fríir
• Tóner í prentara
• Á ári ca. 450.000.- / ca. 37.500 pr. mánuð
• Sparnaður á ári ca. 144.000.- tæpir 4 mán.fríir

5

• Rafræn innkaup
• Helstu verkfæri

6
Innkaupaferlið
7
Hvað eru rafræn innkaup ?
8
Skipulag innkaupa

• Oft á höndum margra starfsmanna
• Lítil samræming innkaupa á milli deilda
• Innkaup / móttaka / bókun

9
Upphafið

• Hluti af stefnumótun verkefnisstjórnar um
  upplýsingasamfélagið og innkaupastefnu ríkisins
• Rafræn viðskipti sem forgangsverkefni 2001 og
  auknir fjármunir í málaflokkinn
• Tillaga faghóps FJR um upplýsingatækni
• Nefnd á vegum FJR hóf störf seint árið 1999

10
Upphafið frh.

• Útgangspunktar nefndarinnar
• Rafrænt innkaupakerfi fyrir aðila að
  rammasamningum Ríkiskaupa
• Vörulistar og almennar upplýsingar
• Notast við vélbúnað sem væri til
• Einfalda upplýsinga- og greiðsluflæði

11
Upphafið frh.

• Tillögur nefndarinnar
• Að bjóða út rafrænt markaðstorg
• Leita samstarfs við einkaaðila um uppbyggingu og
  rekstur
• Að markaðstorgið yrði hluti af stærra
  markaðstorgi
• Samstarf ríkis og markaðar um þróun

12
Upphafið frh.

• Draga úr kostnaði við innkaupaferlið
• Einfaldari innkaupaferla
• Sjálfvirka bókunarferla
• Markviss fræðsla við innleiðingu
• Hvetja til framgangs rafrænna viðskipta
• Söfnun upplýsinga og greining innkaupa

13
Upphafið frh.

• Betri kjör í krafti magninnkaupa
• Allar ríkisstofnanir njóta sömu kjara
• Til einföldunar og þæginda fyrir seljendur
• Rafræn innkaup styrkja rammasamninga með betra
  aðgengi og aga í innkaupum

14
Rafrænt markaðstorg

• Rafrænn vörulisti
• Upplýsingar um birgja og vöruflokka í
  rammasamningskerfi Ríkiskaupa
• Pantanatillögur og pantanir
• Samþykktarferli
• Milliganga um rafræna reikninga
• Tenging við bókhaldskerfi
• Upplýsingasöfnun og skýrslugerð

15
Rafrænt markaðstorg frh.

• Einkaaðilar leiða verkefnið en ríkið er ábyrgt
  fyrir stefnumótun, mótun öryggiskrafna, notkun
  staðla og framsetningu upplýsinga
• Markmið ráðuneytisins að öll viðskipti í
  tilteknum vörukaupum verði rafræn innan tveggja
  ára

16
Innkaupaferlið
17
Hvað hefur áunnist?

• Ráðist í útboð árið 2001
• Anza /IBX valið og fékk samning vorið 2002
• Fyrsta pöntunin send í júní 2002

18
Þróun viðskipta
19
Þróun viðskipta
20
Öðruvísi ?

• Til að ná góðum árangri í rafrænum viðskiptum
  þurfa sömu undirstöðuatriði að vera í lagi eins
  og í annarri verslun.
• Gott aðgengi rétt vöruúrval þægilegt
• eða ...
• Næg bílastæði allt á einum stað - fljótlegt

21
Staðan núna

• RM hættir rekstri 15. maí 2007
• Samningur við Vörusjá apríl 2007
• Tilraunatími
• Heilsugæsla höfuðborgarsvæðisins
• A4, Rekstrarvörur, Parlogis

22
B2B
23
Kerfin
24
Stuðningsumhverfi
Pöntun
Afhending
Sá sem pantar
Seljandi vörumeðhöndlun
Meðhöndlun reikninga
Tölfræði / eftirfylgni
Vörueftirlit
Stjórnun / viðhald
Seljandi upplýsingar
Innkaupastjóri
25
Hlutverkin

• Innkaupastjóri
• Stýring, samningastjórnun, mönnun
• Innkaupaaðili
• Pantar, móttekur, staðfestir, upplýsingar
• Vörustjóri
• Tölfræði (logistik) upplýsingagjöf, eftirfylgni
• Seljandi vörumeðhöndlun
• Móttaka og afgreiðsla pantana,
• Seljandi - upplýsingamiðlun

26
Til umhugsunar

• Ekki láta hugfallast þó gögn til greiningarvinnu
  séu ekki eins góð og óskastaðan væri

27
Þröskuldar rafrænna innkaupa
Aberdeen Group, desember 2004
28
Hvenær innkaupakort ?

• Starfsmenn á ferðinni ?
• Innanlands eða utan ?
• Rekstur bifreiða ?
• Rekstur mötuneytis ?
• Þjónustusamningar, áskriftir ?
• Ráðstefnur, námskeið ?
• Árgjöld, húsaleiga ?
• Rafmagn, hiti, vatn, sími ?

29
Lærdómur

• Nýjar hugmyndir taka um 4 ár að ná þroska og
  viðurkenningu
• Innleiðing rafrænna innkaupa er ekki
  tækniverkefni (ekki Plug and Play)
• Þekking á innkaupum og breytingastjórnun er
  mikilvægust
• Gæðastjórnun vörulista er stöðugt og krefjandi
  verkefni

30
Fyrirkomulag rafrænna innkaupa

• RM hlutverk þjónustuaðila (ANZA)
• Vörusjá
• Oracle
• Innkaupakort
• Útboðskerfi
• Ásamt ör-útboðum, upp/niðurboðum
• Öll kerfin þarfnast upplýsinga

31
Samspil

• Viljum sameina upplýsingaöflun fyrir kerfin
• Kallar á að birgjar skili inn upplýsingum fyrir
  bæði kerfin
• Samstarf allra hagsmunaðila
• Samnýta upplýsingar
• Samningsstjórnun !

32
(No Transcript)
33
(No Transcript)
34
Rafrænt útboðsferli - ÚTBOÐI
35
Markmið

• Auðvelda viðskipti og samskipti milli opinberra
  aðila og bjóðenda
• Aukin samkeppni
• Lægri viðskiptakostnaður

36
Rafrænt útboðsferli

• Nýsköpunarverkefni
• Vistvænt
• Samstarfsverkefni
• Aukin skilvirkni
• Aðgengi hvenær sem er, hvar sem er
• Haust 2008

37
Rafrænt útboðsferli, frh.

• Heildar umsýslu- og skjalastjórnunarkerfi vegna
  útboða
• Gerð gagna
• Auglýsingar
• Móttaka tilboða
• Mat tilboða

38
Rafrænt útboðsferli, frh.
39

• Takk fyrir í dag ?
• johannaeirny_at_rikiskaup.is