Les pi

1
Les pièces justificatives et les contrôles du
comptable

• Le support de séance est disponible sur le site
  internet de lAssociation des Maires

2
Cadre général

• articles D1617-19 à 1617-21 du CGCT
• instruction n07-024 MO du 30 mars 2007 - Pièces
  justificatives des dépenses du secteur public
  local

3
3 principes fondamentaux

• Neutralité de la liste
• Exhaustivité
• Caractère obligatoire

4

• NEUTRALITÉ
• La liste des pièces justificatives prend en
  compte les différentes réglementations afférentes
  aux dépenses locales
• La liste est complexe quand la réglementation est
  elle-même complexe

5

• EXHAUSTIVITÉ
• La liste des PJ est présentée par rubriques
• En cas de dépense non expressément prévue, se
  référer à la catégorie de dépenses qui sen
  approche le plus

6

• CARACTÈRE OBLIGATOIRE
• lordonnateur doit produire au comptable toutes
  les pièces prévues par la liste des PJ pas
  darbitraire
• le comptable doit exiger toutes les pièces
  prévues par la liste des PJ et uniquement ces
  pièces
• la liste des pièces est opposable au juge des
  comptes qui ne peut exiger que les contrôles des
  comptables soient effectués à partir de pièces
  non énumérées par cette liste

7
Forme des PJ

• La seule signature du bordereau des mandats par
  lordonnateur a comme signification et portée
  juridique
• - validation de tous les mandats de dépenses
  compris dans le bordereau
• - justification du service fait pour toutes
  les dépenses résultant de ces mêmes mandats
• - certification du caractère exécutoire de
  lensemble des PJ aux mêmes mandats

8
Forme des PJ

• La production de copie peut être admise
• La certification conforme des copies délivrées
  par lordonnateur nest plus obligatoire.
• La dématérialisation des PJ est possible
  (D.1617-23 du CGCT)

9
Forme des PJ

• La signature du bordereau de mandat par
  lordonnateur ou son délégataire ne peut quêtre
  manuscrite ou électronique (article D1617-23 du
  CGCT)

POINT DE VIGILANCE Vérifier la compétence du
signataire des bordereaux pour attester du
service fait et du caractère exécutoire
10
Contrôles du comptable
(sous peine dengager sa responsabilité
personnelle et pécuniaire)
Il doit 1. sassurer de la production de la
PJ 2. sassurer de la régularité en la forme des
PJ transmises, en vérifiant la compétence de son
auteur et en sassurant de son caractère
exécutoire 3. opérer un contrôle de la cohérence
des pièces et les interpréter dans le cadre de la
réglementation en vigueur
11
Contrôles du comptable
La sanction des contrôles des PJ par le comptable
est - le paiement - la suspension de
paiement - la possibilité de réquisition du
comptable - le rejet
12
Les pièces justificatives des dépenses

• Convention
• Subvention
• Frais de personnel
• Marchés publics

13
PJ pour convention ou contrat
1. Délibération autorisant le maire à signer le
contrat ou la convention 2. Le contrat ou la
convention 3. Lavis de paiement
14
PJ pour convention ou contrat

• Lorsquun contrat doit être produit, il ne lest
  quà lappui du premier mandat. Les mandats
  suivants rappelleront le numéro de mandat auquel
  le contrat ou la convention a été joint
•  
• Tout contrat mentionné dans une pièce
  justificative (facture par exemple) doit être
  produit à lappui du mandat

15
PJ pour subventions

• Décision du Conseil Municipal adoptée à
  loccasion du vote du budget de la collectivité
  (L 2311-7 du CGCT)
• Autres cas  décision arrêtant le bénéficiaire et
  le montant ainsi que lobjet et, le cas échéant,
  les conditions doctroi de la subvention et ses
  charges demploi

16
PJ pour subventions

• Le cas échéant  convention entre le bénéficiaire
  et la collectivité
• Rappels
• -Convention obligatoire pour les subventions de
  plus de 23 000
•  -Droit de regard du Juge des Comptes sur les
  comptes des associations bénéficiaires de
  subvention versée par une collectivité supérieure
  à 1 500

17
LES DÉPENSES DE PERSONNEL pièces justificatives

• Le tableau des effectifs
• Rémunération du personnel
• Les pièces spécifiques

18
LES DÉPENSES DE PERSONNEL pièces justificatives

• Le tableau des effectifs
• liste des emplois susceptibles d être ouverts
  dans une collectivité
• Toute évolution, toute décision de création dun
  emploi quel que soit son statut doit faire
  lobjet dune DELIBERATION de l assemblée
  délibérante.
• Le recrutement effectif suppose la production
  dune décision et ou de pièces spécifiques qui
  précisent lensemble des conditions
  administratives et financières de l embauche
• Toute évolution dans la situation administrative
  dun personnel repose sur une décision qui
  définit le pourquoi et le comment du changement
  intervenu.

19
LES DÉPENSES DE PERSONNEL premier paiement

• acte d engagement
• qui fait référence à la délibération créant
  l emploi, titulaire, vacataires, contrat aidé ,
• qui identifie la personne recrutée et fixe les
  conditions de son recrutement
• cet acte d engagement prend selon le cas la
  forme d un arrêté de nomination ou d un contrat.

20
LES DÉPENSES DE PERSONNEL paiements ultérieurs

• Un état nominatif valant décompte individuel
  feuille de paye
• Un état récapitulatif global par chapitre et
  article d imputation budgétaire
• Toute modification de la situation
  administrative entraînant une modification de la
  rémunération doit faire l objet d une décision
  arrêté de nomination avenant au contrat...

21
LES DÉPENSES DE PERSONNEL PJ spécifiques

• Le supplément familial de traitement Un état
  nominatif global indiquant pour chacun des
  personnels concernés les conditions de loctroi
  de la prestation nombre d enfants, date de
  naissance, position scolaire. Etat à fournir 1
  fois par an
• Nouvelle bonification indiciaire lors la
  première attribution, décision de l autorité
  ayant le pouvoir de nomination fixant le nombre
  de points attribués
• Primes et indemnités Le régime indemnitaire
  est fixé par délibération dont la référence doit
  figurer sur la décision fixant le taux applicable
  à chaque agent

22
LES DÉPENSES DE PERSONNEL PJ spécifiques

• Indemnités horaires pour travaux supplémentaires
  Une délibération fixe les emplois susceptibles
  de réaliser des heures supplémentaires, lors du
  paiement décompte par agent et par taux
  d indemnisation des heures effectuées
• Astreintes et permanences Au delà de la
  délibération qui fixe le principe du recours aux
  astreintes et la liste des emplois concernés,
  état liquidatif précisant l emploi de l agent,
  taux applicable et nombre dheures effectuées

23
MARCHES PUBLICS

• Les délégations
• Seuils et procédures
• Seuils et publicité
• Contrôle de légalité
• Caractère exécutoire
• Pièces justificatives

24
MARCHES PUBLICS délégation au maire

• L 2122-22 4du CGCT
• Le maire peut désormais bénéficier dune
  délégation permanente pour conclure tout type de
  marchés, quel que soit leur montant, ainsi que
  pour signer tous les avenants, quelle que soit
  laugmentation quils induisent lorsque les
  crédits sont inscrits au budget .

25
MARCHES PUBLICS délégations
Il appartient donc au conseil municipal de
définir clairement létendue de la délégation
quil consent au maire.
26
MARCHES PUBLICSSubdélégations

• L2122-23 du CGCT
• Faculté pour le maire de subdéléguer à un élu les
  attributions qui lui sont confiées par délégation
  du conseil municipal

Rappel
Les actes pris par délégation de lorgane
délibérant sont assujettis aux mêmes conditions
de contrôle et de publicité que les délibérations
(transmission au contrôle de légalité, affichage,
publication).
27
MARCHES PUBLICS seuils et procédures

• Marchés de faible montant jusquà 15 000 HT
• - dispense de procédure en respectant
  toutefois les principes fondamentaux de la
  commande publique
• - dispense de forme écrite

28
MARCHES PUBLICS seuils et procédures

• Marchés à procédure adaptée (MAPA)
• lt 200 000 HT (fournitures et services)
• lt 5 000 000 HT (travaux)
• Les modalités de mise en concurrence et de
  publicité déterminées par lacheteur public

29
MARCHES PUBLICS seuils et procédures

• Marchés à procédure formalisée modalités
  fixées par le CMP
• - procédure dappel doffres
• pour les marchés de travaux gt5 M HT
• pour les marchés de fournitures ou services
• gt 200 000 HT
• - autres procédures
• la procédure négociée, le dialogue compétitif

30
MARCHES PUBLICS seuils et publicité

• de 0 à 15 000 HT
• Dispense de publicité
• de 15 000 à 90 000 HT
• Choix définis par lacheteur, pour autant
  que la publicité soit adaptée au montant et à
  lobjet du marché

31
MARCHES PUBLICS seuils et publicitémarchés de
fournitures et services

• de 90 000 à 200 000 HT
• BOAMP ou journal des annonces légales
• profil dacheteur
• au-delà de 200 000 HT
• BOAMP et JOUE
• profil dacheteur

32
MARCHES PUBLICS seuils et publicitémarchés de
travaux

• de 90 000 à 5 000 000 HT
• BOAMP ou journal des annonces légales
• profil dacheteur
• au-delà de 5 000 000 HT
• BOAMP et JOUE
• profil dacheteur

33
MARCHES PUBLICS contrôle de légalité

• Transmission des actes au contrôle de légalité
• Les délibérations des assemblées délibérantes (ou
  les décisions prises par délégation) sont
  transmissibles.
• Les conventions relatives à certains marchés et
  accords-cadres dun montant inférieur à 200 000
  HT ne sont pas transmissibles.

34
MARCHES PUBLICS contrôle de légalité

• Le seuil de transmission des marchés publics au
  contrôle de légalité est déconnecté de la
  procédure de passation des marchés
• Dès lors, les marchés de travaux, quand bien même
  ils feraient lobjet dune procédure adaptée en
  raison dun montant inférieur au seuil de 5 M
  HT doivent être transmis au contrôle de légalité
  si leur montant dépasse le seuil de 200000HT.
• Les avenants portant sur des marchés
  transmissibles, sont eux-mêmes transmissibles

35
MARCHES PUBLICS caractère exécutoire

• Tous les actes et délibérations dispensés de
  lobligation de transmission sont exécutoires de
  plein droit dès quil a été procédé à leur
  publication, affichage ou notification.
• En cas de dématérialisation, la seule production
  de laccusé, de réception émis par ACTES ne
  saurait attester son caractère exécutoire.

36
MARCHES PUBLICS caractère exécutoire

• Deux modalités de certification sont offertes à
  lordonnateur
• - soit lordonnateur atteste du caractère
  exécutoire dun acte soumis au contrôle de
  légalité, par une simple mention signée
• - soit la pièce signée transmise au
  comptable comporte lindication, par
  lordonnateur et sous sa responsabilité, des
  dates de publication (ou de notification pour un
  arrêté) et de réception par le représentant de
  lÉtat.

37
MARCHES PUBLICS pièces justificatives

• Le décret n2007-450 du 25 mars 2007 (rubrique 4
  et annexes C, D, E et G )
• Linstruction codificatrice n07-024-MO du 30
  mars 2007
• Les CCAG qui, ne définissant pas expressément les
  pièces justificatives quil convient de
  transmettre au comptable, et ne sappliquant
  quaux marchés qui sy réfèrent, nen fixent pas
  moins les dispositions contractuelles,
  particulièrement celles à caractère financier.

38
MARCHES PUBLICS Paiement sur simple facture

• Les paiements relatifs à des achats (fournitures,
  services, travaux) doivent être effectués par le
  comptable au vu du contrat ou marché
  correspondant.
• Si règlement sur simple facture (marché inférieur
  à 15000HT) le comptable est habilité à régler au
  vu des seules factures.
• Tout contrat auquel fait référence la facture,
  doit être produit au comptable.

39
MARCHES PUBLICS pièces justificatives

• Les mentions prévues à lannexe C
• 1. Le nom ou la raison sociale du créancier
• 2. La référence d'inscription au répertoire du
  commerce ou au répertoire des métiers
• 3. Le numéro de SIREN ou de SIRET
• 4. Date d'exécution des services ou de livraison
  des fournitures et désignation de la collectivité
  débitrice
• 5. Pour chacune des prestations rendues, la
  dénomination précise, selon le cas les prix
  unitaires et les quantités ou bien les prix
  forfaitaires
• 6. Le montant et le taux de taxe sur la valeur
  ajoutée
• 7. Tous rabais, remises, ristournes ou escomptes

40
MARCHES PUBLICS pièces justificatives

• MARCHES PUBLICS A PROCEDURE ADAPTEE
• La sous-rubrique 42 regroupe
• - les marchés de maîtrise dœuvre
• - les prestations dont le paiement donne
  lieu à avance, acompte ou retenue de garantie
• - les prestations fixées par contrat.

41
MARCHES PUBLICS pièces justificatives

• Paragraphe A de lannexe G de la liste des PJ.
• 1. Identification des parties contractantes
• 2. Référence à la délibération autorisant la
  personne publique à passer le marché
• 3. Définition de lobjet du marché
• 4. Prix ou modalités de sa détermination
• 5. Conditions de règlement.

42
MARCHES PUBLICS pièces justificatives

• Le comptable doit alors sassurer que le mandat
  est appuyé des PJ prévues par la nomenclature
  applicable aux dépenses de lespèce
• - contrat ou document encadrant lavance,
  lacompte ou la retenue de garantie
• - mémoire ou facture
• - fiche de recensement des marchés
• Le contrat doit comporter les signatures et date
  requises, ainsi quun ensemble de mentions
  énoncées soit par le CMP, soit par le décret du
  25 mars 2007 (annexe G).

43
MARCHES PUBLICS pièces justificatives

• ACHATS pouvant faire lobjet dun MAPA, mais
  passés expressément selon une PROCEDURE
  FORMALISEE (article 26 du CMP)
• sous-rubrique 424
• PJ prévues à la rubrique 43 (cf. infra)
• MAPA et CCAG
• Lacheteur public doit porter un regard
  attentif à la rédaction du contrat ou marché,
  quel quen soit son montant.
• Les CCAG acquièrent notamment valeur
  contractuelle lorsque les pièces particulières du
  marché (CCAP) y font référence.

44
MARCHES PUBLICS pièces justificatives

• Des aménagements ou dérogations au CCAG peuvent
  être énoncés dans le CCAP.
• Trois exemples
• 1. Les règles relatives aux formes des
  notifications et au décompte des délais
• De nombreux délais sont susceptibles de
  simposer aux cocontractants, pour la fourniture
  de prestations ou travaux, ou encore pour la
  présentation de documents ou de réclamations.
• Les modalités de calcul de ces délais sont
  fixés, sauf stipulations contraires du CCAP, par
  les art. 3.2 du CCAG-Travaux, 3.2 du CCAG-PI, et
  3.2 du CCAG-FCS.

45
MARCHES PUBLICS pièces justificatives

• 2.Les pénalités de retard
• Les entreprises titulaires de marchés se référant
  aux CCAG sont susceptibles de se voir appliquer,
  même lorsque le CCAP est silencieux sur ce sujet,
  des pénalités pour retard dans lexécution de
  leurs travaux ou prestations.
• Le taux et les modalités de ces pénalités sont
  fixés par les CCAG (CCAG Travaux, art. 20).

46
MARCHES PUBLICS pièces justificatives

• 3. Les modalités de constatation et de réception
  des prestations ou travaux (art. 41 et s. du CCAG
  Travaux)
• Des procédures très précises sont ainsi
  décrites par les CCAG, et de multiples délais
  sont prévus et sanctionnés à défaut de diligence
  des contractants en temps utile.
• Le CCAG devient dès lors une pièce
  maîtresse , qui détermine notamment la nature
  des PJ à joindre aux mandats, par référence à la
  rubrique 43.

47
MARCHES PUBLICS pièces justificatives

• MARCHES PUBLICS A PROCEDURE FORMALISEE (article
  26 du CMP) sous-rubrique 43
• Les caractéristiques formelles dun tel marché
  sont décrites à lannexe G du décret.
• Le comptable est tenu d exiger de
  l ordonnateur, à l appui du 1er paiement (ou
  avenant) des pièces générales. Il sagit
  notamment des pièces liées à la procédure suivie
  par l ordonnateur, et de pièces générales
  permettant au comptable de contrôler la validité
  de la créance du ou des titulaires, et
  d effectuer le contrôle de l exacte liquidation
  des acomptes ou avances, puis du solde du marché
  .

48
MARCHES PUBLICS pièces justificatives

• MARCHES PUBLICS A PROCEDURE FORMALISEE (article
  26 du CMP) sous-rubrique 43
• La nomenclature énumère ensuite les pièces
  particulières à produire, au regard de la nature
  même de la dépense.
• Ainsi, sont notamment répertoriées les pièces à
  produire, lorsque le paiement correspond à une
  avance, un acompte, au paiement du solde du
  marché ou au remboursement de la retenue de
  garantie (sous-rubrique 432) .
• La liste ayant un caractère exhaustif, le
  comptable na pas, en principe, à exiger des
  pièces non prévues .

49
MARCHES PUBLICS pièces justificatives

• MARCHES PUBLICS A PROCEDURE FORMALISEE (article
  26 du CMP) sous-rubrique 43
• Une pièce énumérée par la liste peut toutefois,
  être constituée dun ensemble indissoluble de
  documents .
• De même, lorsque des pièces renvoient à dautres
  pièces, indispensables au contrôle du comptable,
  ces dernières doivent également être produites à
  lappui du mandat.
• Le comptable ne saurait enfin, ignorer une pièce
  non répertoriée par la liste, mais transmise par
  lordonnateur.

50
MARCHES PUBLICS pièces justificatives

• SOUS-TRAITANCE et PAIEMENT DIRECT sous-rubrique
  45
• La sous-traitance est soumise à certaines
  conditions et saccompagne de formalités
  particulières.
• Son régime juridique, tout comme la nomenclature
  des PJ visent ainsi à prémunir lacheteur public
  contre tout risque de sous-traitance occulte ou
  de défaillance du sous-traitant (acceptation,
  agrément du paiement, non mise en cause de la
  responsabilité contractuelle du pouvoir
  adjudicateur du fait du sous-traitant...).

51
MARCHES PUBLICS pièces justificatives

• SOUS-TRAITANCE et PAIEMENT DIRECT sous-rubrique
  45
• Le renforcement, en contrepartie, des obligations
  du pouvoir adjudicateur assure la protection du
  sous-traitant (paiement direct et laction
  directe).
• COORDINATION, GROUPEMENTS DE COMMANDES et
  CENTRALE D ACHATS sous-rubrique 46
• Les divers mécanismes de coordination des achats
  (art. 7 à 9 du CMP) visent à rechercher les
  économies déchelle et à mutualiser les
  procédures de marchés.
• Les PJ qui sy rapportent sont réglementées

52
MARCHES PUBLICS pièces justificatives

• PAIEMENTS A DES TIERS SUBSTITUES AU CREANCIER
  INITIAL sous-rubrique 47
• Une entreprise retenue dans le cadre dun marché
  public doit pouvoir recourir aux financements
  bancaires traditionnels (facilités de caisse,
  cession et nantissement de créances,
  affacturage) (art. 106 à 110 du CMP) ou aux
  financements spécifiques dOSEO aux côtés des
  banques (avance de trésorerie) (art. 111 du CMP).
• Ces financements sont rigoureusement
  réglementés, et donnent lieu à un large
  développement dans le décret du 25 mars 2007,
  relatif aux PJ.

53
MARCHES PUBLICS pièces justificatives

• PAIEMENTS EN SITUATION EXCEPTIONNELLE
• sous-rubrique 48
• Cette rubrique regroupe
• - le paiement en situation durgence
• - le paiement dans le cadre de transactions
• - les paiements en cas de mise en régie
• La situation durgence revêt deux formes
• - la réquisition dune entreprise,
  (défaillance du titulaire)
• - lurgence impérieuse notion très
  restrictivement définie, elle résulte de
  circonstances imprévisibles pour le pouvoir
  adjudicateur et nétant pas de son fait .

54
MARCHES PUBLICS pièces justificatives

• PAIEMENTS EN SITUATION EXCEPTIONNELLE
• sous-rubrique 48
• La transaction, régie par les art. 2044 et
  suivants. du code civil, et par lart. 128 du
  CMP, doit se distinguer de la procédure
  darbitrage et de celle faisant intervenir les
  comités consultatifs de règlement amiable des
  différends ou des litiges (CCRA).
• La transaction na notamment pas le pouvoir de
  créer a posteriori léquivalent dun marché
  valable dans tous ses effets, y compris ses
  clauses de garanties.

55
MARCHES PUBLICS pièces justificatives

• PAIEMENTS EN SITUATION EXCEPTIONNELLE
• sous-rubrique 48
• La mise en régie consiste pour une collectivité,
  face à la défaillance du titulaire du marché dans
  lexécution des prestations, de procéder à son
  remplacement par une autre entreprise ou
  deffectuer la prestation directement par ses
  services.
• Les conditions de sa mise en œuvre sont
  strictement encadrées

56
MARCHES PUBLICS pièces justificatives

• AUTRES MARCHES PUBLICS SPECIFIQUES sous-rubrique
  49
• Sont répertoriés ici
• - les transports scolaires
• - le marché public de crédit-bail
• - les marchés publics dassurance
• - le paiement dopérations réalisées sous
  mandat
• -le remboursement des débours nécessite
  notamment, lorsque le mandataire est un organisme
  doté dun comptable public, que soit produit au
  comptable, le décompte des opérations accompagné
  dune attestation du comptable certifiant que les
  paiements effectués par lui sont appuyés des PJ
  correspondantes et quil est en possession de
  toutes les pièces afférentes à ces opérations.
  
  

57
Les pièces justificatives des recettes

• Décompte liquidatif
• Avis des sommes à payer
• Désignation du redevable
• Réduction ou annulation de titre

58
DÉCOMPTE LIQUIDATIF
Fondement juridique de lautorisation de
percevoir la recette  Contrat, convention, bail,
le cas échéant décision ou référence à la
décision ayant institué la redevance   Les PJ de
caractère  permanent  ( création dune
redevance, fixation dun tarif ) doivent être
produite une seule fois, en deux exemplaires.
Pour les titres ultérieurs, ces justificatifs
doivent seulement mais obligatoirement être cités
par une mention du type   Tarifs fixés par la
délibération du Conseil municipal du xx/xx/xxxx,
jointe au titre de recette n xxx du xx/xx/xxxx 
59
Avis des sommes à payer
Ces avis comportent des mentions
obligatoires  -Décompte liquidatif et base
juridique de la facturation ( pièces
justificatives ) -Voies de recours -Qualité et
identité de lautorité administrative ayant émis
le titre de recettes ( signataire du bordereau de
titres )
60
DÉSIGNATION DU REDEVABLE
PERSONNES PHYSIQUES  Nom, Prénom, n de voirie,
nom de la voie, code postal , commune Si
co-responsabilité entre plusieurs redevables 
-Couples mariés, civilité M. ou Mme
-Couples pacsés ou en union libre  citer les 2
avec leurs noms et prénoms -Co-location 
citer tous les co-locataires signataires du bail
-Divorcés  cantine et garderie péri scolaire,
facturer à celui qui a la garde des enfants (
allocataire auprès de la CAF )
61
DÉSIGNATION DU REDEVABLE
PERSONNES MORALES  Consulter préalablement le
registre des sociétés, Préciser le SIRET lorsque
le redevable est crée dans le fichier
informatique communal NE JAMAIS FACTURER AU NOM
DUNE ENSEIGNE COMMERCIALE ( lenseigne peut
seulement être saisie dans la rubrique
 complément du nom )
62
DÉSIGNATION DU REDEVABLE
COLLECTIVITES LOCALES  Nom  éviter  Commune
de ,  Mairie de  ,  M. le Maire de  et
préférer  le nom suivi de la nature de la
collectivité , exemple   LAXOU, Commune de  ,
ce qui facilitera les recherches alphabétiques
dans les listes de redevables.
63
DÉSIGNATION DU REDEVABLE
Rappel  Les relations financières entre deux
collectivités doivent toujours être fondées sur
une convention préalable.
64
REDUCTION OU ANNULATION DE TITRE
Elle doit toujours être justifiée par autre
chose quun  Certificat administratif  document
sans valeur, dautant plus quil  oublie 
généralement de préciser le motif ( erreur de
décompte, erreur didentification du redevable,
réduction de lutilisation prévisionnelle
initiale, etc )
65
Merci de votre attention