Il Fascicolo del Personale

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Il Fascicolo del Personale
Avv. Giampaolo Teodori

• come aspetto della gestione delle R.U. nella P.A.
  
• tra esigenze di trasparenza, tutela della privacy
  e digitalizzazione.

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Le Fonti normative che disciplinano direttamente
il Fascicolo del Personale Il Testo Unico
dello Statuto degli Impiegati Civili approvato
con DPR n. 3/1957 (art. 55) Per ogni impiegato
sono tenuti, presso l'ufficio del personale
dell'amministrazione centrale, un fascicolo
personale ed uno stato matricolare. Il fascicolo
personale deve contenere tutti i documenti che
possono interessare la carriera. Questi devono
essere registrati, numerati e classificati senza
discontinuità. Nello stato matricolare devono
essere indicati i servizi di ruolo e non di
ruolo eventualmente prestati in precedenza allo
Stato e ad altri enti pubblici i provvedimenti
relativi alla nomina, allo stato, alla carriera e
al trattamento economico, i decreti di riscatto
dei servizi non di ruolo e le decisioni
giurisdizionali sugli atti predetti. Nello stato
matricolare devono essere inoltre annotati tutti
gli atti del fascicolo personale che possono
formare oggetto di valutazione per le promozioni.
Deve altresì essere indicato lo stato di famiglia
con le relative variazioni che l'impiegato ha
l'obbligo di comunicare all'ufficio.

continua

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• Segue
• Ciascuna amministrazione deve pubblicare a
  stampa, nel mese di marzo di ogni anno, i ruoli
  di anzianità dei propri dipendenti, secondo la
  situazione al primo gennaio, dandone avviso nel
  proprio bollettino ufficiale.
• Il ruolo di anzianità è diviso in quadri, secondo
  le carriere e le qualifiche previste dal presente
  decreto, ed indica, per ciascun impiegato, anche
  il numero di iscrizione nell'albo dei dipendenti
  civili dello Stato, ai sensi dell'art. 152.
• Nel termine di trenta giorni dalla ricezione da
  parte dei singoli uffici del bollettino ufficiale
  nel quale è stato pubblicato l'avviso di cui al
  quinto comma del presente articolo gli impiegati
  possono ricorrere al ministro per ottenere la
  rettifica della loro posizione di ruolo o di
  anzianità.

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• Distinzione basilare tra Fascicolo Personale e
  Stato Matricolare, il primo è il contenitore del
  secondo
• Lo Stato matricolare serve da contenitore dei
  dati
• per lavanzamento, ora progressione di carriera,
  da valutare nelle selezioni comprensive della
  valutazione dei Titoli
• Per lindividuazione delle competenze specifiche
  del lavoratore e per il suo utilizzo ottimale
  nellorganizzazione
• La distinzione ormai desueta così come le
  pubblicazioni dello stato di anzianità è stata
  sostituita da sezioni del fascicolo di cui una
  riguarda gli atti soggetti a valutazione, le
  altre concernono gli altri atti e si dividono in
  sottosezioni per contemperare il loro contenuto a
  particolari interessi (es. quello alla privacy
  rinvio) o a particolari utilizzi (come quello
  statistico)
• Si è passati da un fascicolo monolitico ad un
  Fascicolo Personale flessibile ove le
  informazioni contenute devono essere
  caratterizzate dalla loro accessibilità, dal
  rispetto della riservatezza (si pensi ai dati
  sulla salute) e dalla partecipatività del loro
  inserimento (si pensi al contraddittorio per gli
  atti di valutazione negativa)

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• segue
• Il DPR n. 686/1957 attuativo del T.U. Impiegati
  Civili artt. 24-29 ove vengono indicati i criteri
  e le responsabilità per la gestione del Fascicolo
• Art. 24 contenuti del Fascicolo e Stato
  matricolare
• Autonomia delle singole Amm.ni nella tenuta dei
  Fascicoli possibilità di emanazione Regolamenti
• Art. 25 atti da eliminare nel Fascicolo
• Art. 26 compiti di manutenzione ed aggiornamento
  del Fascicolo da parte del Capo del Personale,in
  relazione ad atti di valutazione di organi
  collegiali
• Art. 27 compiti di manutenzione ed agg. Stato
  matricolare
• Art. 28 modalità eliminazione atti

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segue Art. 29 Visione e Rilascio copie del
Fascicolo Personale costituisce il primo
documento normativo ove si configura il diritto
del Dipendente a prendere visione e copia di atti
che lo riguardano detenuti dalla
P.A. L'impiegato può chiedere all'ufficio del
personale di prendere visione degli indici del
fascicolo personale e può ottenere altresì che
gli siano rilasciati a sue spese estratti dello
stato matricolare o copie degli atti cui abbia
diritto. I criteri per la determinazione delle
spese di cui al comma precedente sono stabiliti
annualmente dal Consiglio di amministrazione in
base al costo del servizio. L'importo è
corrisposto dall'impiegato mediante applicazioni
sulla domanda di marche da bollo da annullarsi a
cura dello stesso ufficio del personale Richies
te di modifica ed integrazione del
fascicolo Sulla domanda dell'impiegato, intesa
ad ottenere la eliminazione di atti o documenti
dal fascicolo personale, ovvero l'inserzione
nello stesso di atti o documenti, nonché su
quella con cui l'impiegato chiede che nello stato
matricolare sia inscritta o cancellata la
menzione di atti o provvedimenti che lo
concernono, provvede il capo del personale. Il
provvedimento che respinge la domanda deve essere
motivato.

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• Lintervento della l. 241/1990 sulla trasparenza
  amministrativa ed il diritto di accesso (art. 22
  ss)
• Quali effetti per la gestione del Fascicolo
• Le Riforme degli anni 90 nel senso
  dellincentivazione dellautonomia organizzativa
  degli Enti. I Regolamenti di Organizzazione degli
  EE.LL.
• Levoluzione giurisprudenziale nel senso
• dellindividuazione del diritto allaccesso del
  Dipendente in re ipsa a prescindere
  dallinteresse giuridicamente rilevante
• Dellalternatività nella richiesta del
  riferimento normativo al DPR 57 od alla L. 241.
• Della permanenza dellesercitabilità del diritto
  di accesso al Fascicolo dinanzi al G.A. anche
  dopo la privatizzazione del P.I.

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• Lintervento dei Sindacati nella tematica della
  gestione del Personale attraverso i CCN
• Es. il CCNL enti pubblici non economici
• Art. 40 Fascicolo personale
• Per ogni dipendente, la struttura organizzativa
  cui compete la gestione delle risorse umane
  conserva, in un apposito fascicolo personale,
  tutti gli atti e i documenti, prodotti dall'ente
  o dallo stesso dipendente, che attengono al
  percorso professionale, all'attività svolta ed ai
  fatti più significativi che lo riguardano.
• Relativamente agli atti e ai documenti conservati
  nel fascicolo personale è assicurata la
  riservatezza dei dati personali secondo le
  disposizioni vigenti in materia.
• Il dipendente ha diritto a prendere visione
  liberamente degli atti e documenti inseriti nel
  proprio fascicolo personale.
• Il Caso del Ministero degli Esteri
• Dalla vicenda giudiziaria del Diniego di un
  accesso agli atti del Fascicolo Personale
  allapprovazione di un Regolamento sulla tenuta
  del fascicolo medesimo del Personale Diplomatico
  (DM n. 311/2003)
• La Riforma della L. 241/1990 attuata con la L.
  dello scorso 26 Gennaio (Rinvio)

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• Limpatto della normativa a tutela dei Dati
  Personali sulla tenuta e la gestione del
  Fascicolo nonché sullesercizio della facoltà di
  accesso.

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La rivoluzione attuata con la L. 675/1996 e la
creazione del Garante della privacy e del suo
UfficioIl varo del Codice in materia di
protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003)
come primo modello di codificazione organica in
EuropaLe caratteristiche generali della Riforma
dal lato del Cittadino e dellAmministrazioneart
. 1 necessità che il trattamento si svolga nel
rispetto dei diritti e delle libertà
fondamdentaliPrincipio di necessitàPrincipi
o di pertinenza e non eccedenza

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• Le Categorie di Soggetti coinvolti nel Rapporto
  con la P.A. per lapplicazione delle prescrizioni
  del Codice
• Titolare", la persona fisica, la persona
  giuridica, la pubblica amministrazione e
  qualsiasi altro ente, associazione od organismo
  cui competono, anche unitamente ad altro
  titolare, le decisioni in ordine alle finalità,
  alle modalità del trattamento di dati personali e
  agli strumenti utilizzati, ivi compreso il
  profilo della sicurezza
• Interessato", la persona fisica, la persona
  giuridica, l'ente o l'associazione cui si
  riferiscono i dati personali

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Distinzioni tra tipologie di Dati Art. 4
co. 1 b) "dato personale", qualunque
informazione relativa a persona fisica, persona
giuridica, ente od associazione, identificati o
identificabili, anche indirettamente, mediante
riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi
compreso un numero di identificazione
personalec) "dati identificativi", i dati
personali che permettono l'identificazione
diretta dell'interessatod) "dati sensibili", i
dati personali idonei a rivelare l'origine
razziale ed etnica, le convinzioni religiose,
filosofiche o di altro genere, le opinioni
politiche, l'adesione a partiti, sindacati,
associazioni od organizzazioni a carattere
religioso, filosofico, politico o sindacale,
nonche' i dati personali idonei a rivelare lo
stato di salute e la vita sessualee) "dati
giudiziari", i dati personali idonei a rivelare
provvedimenti di cui all'articolo 3, comma 1,
lettere da a) a o) e da r) a u), del d.P.R. 14
novembre 2002, n. 313, in materia di casellario
giudiziale, di anagrafe delle sanzioni
amministrative dipendenti da reato e dei relativi
carichi pendenti, o la qualita' di imputato o di
indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del
codice di procedura penale

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Per la P.A. legame tra trattamento e funzioni
istituzionali per questi dati no necessità
consenso da parte interessato no necessità
espressa previsione normativaNecessità
consenso e previsione normativa in ogni caso per
i trattamenti riguardanti dati sensibili e
giudiziariPer i Dati diversi da quelli
sensibili e giudiziari, quando questi devono
essere comunicati da una PA ad unaltra o a
privati è comunque necessaria una previsione
normativa (art. 19)...In caso di assenza di
norme di legge o regolamenti è necessario che
lAmministrazione comunichi al Garante la volontà
di compiere queste operazioniregime di silenzio
assenso dopo 45 gg.ii.Le Comunicazioni al
Garante per il trattamento dei dati suscettibili
di recare pregiudizio ai diritti e alle libertà
dell'interessato di cui allart. 37 devono
avvenire - una sola volta a prescindere dal
numero delle operazioni effettuate e dei soggetti
interessati - attraverso i modelli telematici
resi disponibili sul sito del Garante
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I caratteri principali del Rapporto P.A.
Utenti in ordine alla PrivacyDefinizione di
"trattamento Art. 4 I co. lett. a qualunque
operazione o complesso di operazioni, effettuati
anche senza l'ausilio di strumenti elettronici,
concernenti la raccolta, la registrazione,
l'organizzazione, la conservazione, la
consultazione, l'elaborazione, la modificazione,
la selezione, l'estrazione, il raffronto,
l'utilizzo, l'interconnessione, il blocco, la
comunicazione, la diffusione, la cancellazione e
la distruzione di dati, anche se non registrati
in una banca di datiDefinizione di
Informativa art. 13 I co. L'interessato o la
persona presso la quale sono raccolti i dati
personali sono previamente informati oralmente o
per iscritto circaa) le finalità e le modalità
del trattamento cui sono destinati i datib) la
natura obbligatoria o facoltativa del
conferimento dei datic) le conseguenze di un
eventuale rifiuto di rispondered) i soggetti o
le categorie di soggetti ai quali i dati
personali possono essere comunicati o che possono
venirne a conoscenza in qualità di responsabili o
incaricati, e l'ambito di diffusione dei dati
medesimie) i diritti di cui all'articolo 7 f)
gli estremi identificativi del titolare e, se
designati, del rappresentante nel territorio
dello Stato ai sensi dell'articolo 5 e del
responsabile. Quando il titolare ha designato più
responsabili è indicato almeno uno di essi,
indicando il sito della rete di comunicazione o
le modalità attraverso le quali è conoscibile in
modo agevole l'elenco aggiornato dei
responsabili. Quando è stato designato un
responsabile per il riscontro all'interessato in
caso di esercizio dei diritti di cui all'articolo
7, è indicato tale responsabile

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• Gli Adempimenti organizzativi e strutturali della
  PA
• La individuazione dei soggetti che effettuano il
  trattamento (art. 29)
• Il Responsabile del trattamento
• Gli Incaricati del trattamento come coloro i
  quali possono effettuare le operazioni
• Ladozione delle Misure di sicurezza nella
  gestione dei dati e dei sistemi (artt. 31-35 e
  disciplinare tecnico all. b Codice)
• Le misure idonee e preventive

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• Le Misure minime di Sicurezza
• a) autenticazione informatica
• b) adozione di procedure di gestione delle
  credenziali di autenticazione
• c) utilizzazione di un sistema di autorizzazione
• d) aggiornamento periodico dell'individuazione
  dell'ambito del trattamento consentito ai singoli
  incaricati e addetti alla gestione o alla
  manutenzione degli strumenti elettronici
• e) protezione degli strumenti elettronici e dei
  dati rispetto atrattamenti illeciti di dati, ad
  accessi non consentiti e adeterminati programmi
  informatici
• f) adozione di procedure per la custodia di copie
  di sicurezza, il ripristino della disponibilità
  dei dati e dei sistemi
• g) tenuta di un aggiornato documento
  programmatico sulla sicurezza
• h) adozione di tecniche di cifratura o di codici
  identificativi per determinati trattamenti di
  dati idonei a rivelare lo stato di salute o la
  vita sessuale effettuati da organismi sanitari.
• Sanzioni Penali dellarresto sino a 2 anni e
  ammenda fino a 50mila euro

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• Ladozione dei Regolamenti per lindividuazione
  dei dati non rientranti nelle elencazioni del
  Codice ma comunque facenti capo a Dati Sensibili
  e Giudiziari per i quali la raccolta è motivata
  da rilevante interesse pubblico
• La necessità di schemi Tipo per attività e
  dellaggiornamento periodico
• Le attività amministrative interessate previste
  nel Codice
• Le attività legate alla materia delle
  concessioni, liquidazioni, revoche di benefici
  economici, agevolazioni
• Le attività socio assistenziali
• Le attività riguardanti laccesso agli atti (art.
  59)
• Le attività volte allinstaurazione e gestione da
  parte di soggetti pubblici di rapporti di lavoro
  (art. 112)

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• Il rapporto tra il Codice e la disciplina del
  Lavoro Pubblico
• Lart. 2 Co. 1 bis del Testo Unico del Pubblico
  Impiego Le Amministrazioni devono attuare le
  linee fondamentali di organizzazione degli Uffici
  nel rispetto della disciplina in materia di
  trattamento dei dati personali
• Art. 111. Codice di deontologia e di buona
  condotta1. Il Garante promuove, ai sensi
  dell'articolo 12, la sottoscrizione di un codice
  di deontologia e di buona condotta per i soggetti
  pubblici e privati interessati al trattamento dei
  dati personali effettuato per finalità
  previdenziali o per la gestione del rapporto di
  lavoro

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• La gestione dei dati personali dei Dipendenti.
  Gli aspetti rilevanti previsti allart. 112
• I trattamenti effettuati per accertare il
  possesso di determinati requisiti previsti per
  laccesso a det. Impieghi
• I trattamenti effettuati per verificare La
  sussistenza dei presupposti per la sospensione o
  la cessazione dallimpiego o dal servizio
• I trattamenti effettuati Adempiere gli obblighi
  connessi alla definizione dello stato giuridico
  ed economico del Personale
• I trattamenti effettuati Obblighi in materia di
  igiene e sicurezza del lavoro
• I trattamenti effettuati Attività diretta
  allccertamento della responsabilità civile,
  contabile ed amministrativa.
• Le prescrizioni dello Statuto dei Lavoratori sul
  divieto di indagine sulle opinioni politiche
  religiose e sindacali
• Le garanzie sul controllo a distanza del
  Lavoratore previste nelo Statuto alla luce della
  intrusività delle nuove tecnologie.

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• Il Fascicolo del Personale e la Privacy
• Modalità di custodia e struttura del fascicolo
• Regolamentazione della visionabilità (Dir.
  Personale, Commissioni di valutazione)
• Distinzione degli atti utili alla valutazione da
  altri atti
• Sottofascicoli criptati per la conservazione di
  dati sensibili e giudiziari
• Limportanza della dotazione Regolamentare
  dellAmministrazione

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• Laccesso agli atti del Fascicolo Personale
• Sussistenza del diritto del Dipendente a prendere
  visione e copia di tutti gli atti del proprio
  Fascicolo, a prescindere dalle motivazioni.
• Problematicità del Dipendente dellaccesso agli
  atti del Fascicolo altrui
• Laccesso agli atti del Fascicolo del Dipendente
  da parte di Rappresentanti dellEnte per fini
  istituzionali

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• La riforma dellaccesso agli atti nella Modifica
  della 241 gli artt. 22-27
• Principio dellaccessibilità di tutti i documenti
  
• Le esclusioni di cui allart. 24 rilevanti ai
  fini del Fascicolo
• Co. 1 lett. d) nei procedimenti selettivi, nei
  confronti dei documenti amministrativi contenenti
  informazioni di carattere psico-attitudinale
  relativi a terzi.
• Co. 2 Le singole pubbliche amministrazioni
  individuano le categorie di documenti da esse
  formati o comunque rientranti nella loro
  disponibilità sottratti all'accesso ai sensi del
  comma 1.

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• La conflittualità della normativa delle
  esclusioni con lultimo comma dellarticolo
• Deve comunque essere garantito ai richiedenti
  l'accesso ai documenti amministrativi la cui
  conoscenza sia necessaria per curare o per
  difendere i propri interessi giuridici. Nel caso
  di documenti contenenti dati sensibili e
  giudiziari, l'accesso è consentito nei limiti in
  cui sia strettamente indispensabile e nei termini
  previsti dall'articolo 60 del decreto legislativo
  30 giugno 2003, n. 196, in caso di dati idonei a
  rivelare lo stato di salute e la vita sessuale".
• Il problema interpretativo del contemperamento
  delle varie esigenze rimane e può essere risolto
  solo a livello gestionale da parte delle Amm.ni
  con buone prassi e previsioni regolamentari

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• Le Decisioni del Garante e del Giudice
  Amministrativo
• Il principio della separazione tra dati sulla
  salute ed altri dati dal lato della custodia
• Linserimento nel Fascicolo delle Prognosi e non
  delle Diagnosi per quello che riguarda i dati
  sanitari
• Laccesso agli atti dei fascicoli di altri
  Dipendenti nelle procedure comparative di
  valutazione le possibilità di accesso a dati con
  il criptaggio dei dati anagrafici
• Laccessibilità dei dati sanitari per particolari
  categorie di lavoratori della PA (es. militari
  forze di polizia) con riferimento ai
  provvedimenti di trasferimento e di assegnazione
  a servizi
• Il concetto di rango del diritto sottostante la
  volontà di accesso rispetto al diritto del
  soggetto interessato (CdS 1882/2001 2542/2002)