Ministerio de Educaci

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Proyecto de Modernización de Secretarías de
Educación
Implementación de los Procesos Misionales para un
grupo de Secretarías de Educación participantes
en el Proyecto de Modernización Noviembre de
2008
MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL
República de Colombia
CONVERSATORIO DE EMPODERAMIENTO Y TOMA DE
DECISIONES
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AGENDA

• Introducción
• Objetivos
• El cambio
• Plan de Cambio e Implantación
• Preguntas de Reflexión
• Actividades
• Empoderamiento y Toma de Decisiones
• Tarjeta Temática

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OBJETIVOS

• Comprender los beneficios del empoderamiento y
  el proceso de toma de decisiones al interior de
  la Secretaría.
• Proporcionar un espacio para reflexionar acerca
  de la importancia de generar prácticas que lleven
  a una toma de decisiones efectiva, buscando el
  cumplimiento de los objetivos de la Secretaría.
• Generar compromisos que promuevan el
  empoderamiento de parte de las personas que
  conforman la Secretaría de Educación.

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CAMBIAR ES UNA OPORTUNIDAD
No son las especies mas fuertes las que
sobreviven, ni tampoco las mas inteligentes son
aquellas que son mas adaptables al cambio.
Charles Darwin, El Origen de las Especies
Nosotros no podemos solucionar un problema con
la misma clase de pensamiento que lo creó

Albert Einstein
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• CAUSAS DE RESISTENCIA AL CAMBIO
• Amenaza sobre algún patrimonio y deseo de
  protegerlo
• Carencia de habilidades necesarias
• Se afectan vínculos sociales
• Percepción negativa del cambio
• Inercias organizacionales
• Barreras estructurales y situacionales
• Estilos de liderazgo inadecuados

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Plan de Cambio e Implantación
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Desarrollar estrategia de Construcción e
Implantación
Desarrollar Plan de Cambio

• Cuál es la Estrategia para Continuar?

Construcción e implantación del cambio
Meta
Hoy.
Valle de angustia
Tiempo
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Desarrollar Plan de Cambio

• Qué Obtener?

• Plan de cambio, con el siguiente contenido
• 1. Resumen ejecutivo
• 2. Lista de requerimientos
• 3. Estrategias a emplear para la capacitación e
  implantación
• 4. Plan de trabajo integrado y programa de
  utilización de recursos
• 5. Estimación de costos
• 6. Equipos de trabajo (funcionarios -
  consultores) requeridos
• 7. Puntos de control y obtención de resultados
• 8. Lista jerarquizada de resultados o productos a
  obtener

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Esquema para la implementación
Qué se implanta?
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PREGUNTAS DE REFLEXIÓN

• Qué entiendo por EMPODERAMIENTO Y TOMA DE
  DECISIONES?
• Qué podría suceder en el proyecto si no estamos
  EMPODERADOS de nuestro trabajo?
• Cuáles son los beneficios del una efectiva TOMA
  DE DECISIONES para el Proyecto de Modernización?

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EJERCICIO
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El Rey Buena Voluntad y el consejo para el
cambio.

• Había una vez un rey muy pacífico y próspero
  llamado Estatus Quo, regulado por un monarca muy
  bueno llamado Buena Voluntad. Estatus Quo
  disfrutaba de todos los beneficios de un reino
  las cosechas eran cuantiosas, sus habitantes eran
  bien instruidos, la plaza central del pueblo
  estaba muy bien mantenida y todo estaba al día.
• El rey Buena Voluntad tenía dos hijos que había
  criado por si sólo a raíz de la muerte de su
  primera esposa. Un día el rey conoció a una
  bella princesa de uno de los pueblos vecinos
  llamado Oportunidad y decidió casarse con ella.
  La dote de la princesa Corazón Puro consistía en
  un reino de las mismas condiciones que Estatus
  Quo. Cómo se van a gobernar los dos reinos
  después del casamiento?
• Se decidió que los dos hijos del Rey Buena
  Voluntad tomarían la tarea de combinar los
  recursos de los reinos. El príncipe Avaricia
  debería conducir todas las acciones relacionadas
  con las cosechas, además estaba a cargo de la
  educación el Príncipe Egoísmo encabezaba todos
  los aspectos relacionados con los edificios
  públicos y los pozos.

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El Rey Buena Voluntad y el consejo para el
cambio.

• Como suele suceder en todo intento, nunca hubo
  una forma correcta o equivocada para lograr la
  combinación de los dos reinos, sin embargo el rey
  y sus dos hijos aprendieron varias lecciones
  cuando decidieron lograr lo mejor de la
  situación.
• Sin mencionar una palabra a los habitantes de
  Oportunidad, el Príncipe Avaricia les ordenó
  prepararse para sembrar y disfrutar sus cosechas
  de la misma forma como se había realizado hasta
  el momento en Estatus Quo. El príncipe Egoísmo
  ordenó la inmediata demolición de los edificios
  públicos y las casas, que a su parecer eran
  redundantes.
• No hay necesidad de mencionar, que cuando el rey
  llegó a Oportunidad para asistir a unas reuniones
  sobre edificios comunitarios, agricultura y
  educación, se encontró con un pueblo bastante
  hostil para negociar. Más se demoró el rey en
  reunir a los habitantes del pueblo para discutir
  con ellos las posibilidades futuras, que en
  formarse una incontrolable discusión entre los
  habitantes del pueblo y los dos príncipes.

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El Rey Buena Voluntad y el consejo para el
cambio.

• Quién es usted para venir aquí a decirnos que
  debemos hacer? gritaron los habitantes del
  pueblo. El rey Buena Voluntad trató de explicar,
  Venimos de buena fe para compartir nuestras
  ideas con ustedes, por favor denos una
  oportunidad! Pero los habitantes de Oportunidad
  no querían escuchar. Por qué no averiguan que
  hacemos y como lo hacemos, antes de venir a
  cambiar las cosas y a dar órdenes?
• Justo cuando la multitud llegaba al momento más
  acalorado de la discusión y los príncipes estaban
  listos para empacar y marcharse de nuevo a
  Estatus Quo un Caballero en un hermoso caballo
  blanco cabalgó hasta el frente de la plaza del
  pueblo levantando su mano para callar la escena.
  Cuando el habló todos se mantuvieron en silencio
• Soy el Caballero de la Razón, y he pasado por
  buenas intenciones al venir a contarles acerca de
  la nuevas políticas para cambiar los reinos, sin
  embargo les digo que todos deben tomarse el
  tiempo y hacer el esfuerzo para escucharse unos
  a otros. Toda la fortaleza y conocimiento que
  necesitan para combinar estos reinos está al
  frente de ustedes.

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El Rey Buena Voluntad y el consejo para el
cambio.

• Continuará.

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EMPODERAMIENTO
Delegar poder y autoridad a los colaboradores y
transmitirles el sentimiento de que son dueños de
su propio trabajo una vez estos colaboradores
demuestran interés y compromiso en el desarrollo
del mismo.
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VALORES DEL EMPODERAMIENTO

• Orgullo Sentir satisfacción por hacer las cosas
  bien constantemente.
• Unión y Solidaridad Esfuerzo conjunto al
  reconocer que todos son interdependientes.
• Voluntad Deseo de hacer siempre ese esfuerzo
  para seguir alcanzando las metas más altas.
• Atención a los detalles Hábito constante de
  controlar todos los factores por pequeños que
  parezcan que inciden en la operación y en el
  cliente.
• Credibilidad Confianza que se desprende al
  convertir en compromiso personal individual y
  grupal las promesas realizadas.

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BENEFICIOS DEL EMPODERAMIENTO

• La persona tiene la responsabilidad.
• La gente sabe donde esta parada en cada
  momento.
• La persona tiene el control sobre su trabajo.
• El aporte del trabajo de cada individuo es
  significativo.
• El trabajo significa un reto para cada individuo
  y no una carga.
• Los empleados participan en la toma de
  decisiones.
• Las opiniones del personal son escuchadas y
  tomadas en cuenta.
• Aumenta la satisfacción de los usuarios.
• Mejora cambio de actitud de "tener que hacer" una
  cosa a "querer hacerla".
• Mayor compromiso de los empleados.
• Mejora comunicación entre empleados y gerentes.
• Procesos más eficientes de toma de decisiones.

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QUÉ HACER PARA LOGRAR MAYOR EMPODERAMIENTO?

• Tome la iniciativa, vaya más allá de lo esperado.
• Haga preguntas, aclare el alcance del reto.
• - Busque y genere nuevos retos y muestre a sus
  superiores que usted busca mayores
  responsabilidades y crecimiento personal.
• - Muestre iniciativa, sugiera nuevas formas de
  hacer las cosas.
• - Comprométase con su trabajo, muestre
  resultados.
• - Invierta más energía en su trabajo y aumente su
  compromiso obteniendo experiencias de otras áreas
  / procesos.

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TOMA DE DECISIONES
ES EL PROCESO DE ANALISIS Y SELECCION ENTRE
DIVERSAS ALTERNATIVAS DISPONIBLES.
ETAPAS DEL PROCESO DE DECISIÓN 1. Definición
del problema u objetivo 2. Análisis de
información 3. Búsqueda o desarrollo de
alternativas 4. Evaluación de alternativas y
selección 5. Implementación 6. Evaluación
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TOMA DE DECISIONES

• 1. Definición del problema u objetivo En este
  momento del proceso de toma de decisiones se
  llevan a cabo los siguientes pasos
• La toma de conciencia de que es necesaria una
  decisión
• El reconocimiento, determinación y
  especificación del objetivo a alcanzar o el
  problema a resolver
• 2. Análisis de la Información Es importante que
  se realice un análisis de las siguientes
  cuestiones principales
• Situación de los problemas
• Causas de los problemas
• Consecuencias de hacer o no hacer, de adoptar
  una decisión o no
• Alternativas de solución disponibles y sus
  consecuencias
• 3. Búsqueda o desarrollo de alternativas Este
  momento se materializa a través de la búsqueda e
  investigación de alternativas existentes o a
  través de la invención o el desarrollo de nuevas
  alternativas.
• Alternativas existentes Son soluciones listas
  para usar y se pueden encontrar en la memoria
  propia o de las personas o en la memoria de la
  entidad
• Desarrollo de nuevas alternativas En caso de no
  existir solución conocida se deben producir
  alternativas a la medida del objetivo o problema

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TOMA DE DECISIONES

• Evaluación de alternativas y selección Revisar
  las posibilidades existentes y elegir la mas
  acertada teniendo en cuenta
• Contribución al objetivo
• Relación riesgo / beneficio (recurso - tiempo)
• Costo, limitaciones y mejor uso de los recursos
• Factibilidad, tiempo disponible y oportunidad
• Efectos secundarios indeseables o consecuencias
  adversas
• 5. Implementación Este momento es el destinado
  a poner en ejecución la alternativa o combinación
  de alternativas previamente evaluadas y
  seleccionadas como aptas para aprovechar la
  oportunidad o solucionar el problema. Tener en
  cuenta
• Participar en el proceso a las personas
  adecuadas
• Realizar experiencias piloto (probar - prever
  obstáculos)
• Administración comunicación
• Construcción equipos
• Sistemas de recompensas
• Planes contingentes
• Liderazgo
• 6. Evaluación Retroalimentación informativa y
  de control para obtener información precisa de lo
  que sucede, apreciar los errores o desvíos
  cometidos y corregir.

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TENGA EN CUENTA
La toma de conciencia de que es necesaria
una decisión El reconocimiento,
determinación y especificación del objetivo a
a alcanzar o el problema a resolver

• Asesore su toma de decisiones solicitando ideas
  de otros y buscando un enfoque más participativo
• Identifique la decisión más importante de la
  semana, y comience a reunir información para
  resolverla
• Aprenda a priorizar
• .SIEMPRE PREGÚNTESE..
• Tengo suficiente información para tomar una
  decisión
• de alta calidad?
• Está estructurado el problema?
• Es crítica la aceptación de la decisión por
  parte
• de otras personas para una ejecución efectiva?
• Si usted está tomando la decisión por sí mismo
  está
• seguro de que esta será aceptada por todos?

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TARJETAS TEMÁTICAS
Que implicaciones han tenido mis decisiones
sobre los equipos, los procesos y la Secretaría
de Educación? Cómo demostrar a mis superiores
mayor compromiso? Estoy dispuesto a sentirme
dueño de mi trabajo?
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ESTA USTED DISPUESTO A EMPODERARSE DE LOS
SERVICIOS QUE OFRECE LA SECRETARIA DE EDUCACION
PARA OFRECER UN SERVICIO EFICIENTE?
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Sesión de Preguntas
???
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MUCHAS GRACIAS