PENDALAMAN MATERI

1
PENDALAMAN MATERI

• PERSIAPAN UN TEORI KEJURUAN
• Tahun Pelajaran 2013/2014

ADMINISTRASI PERKANTORAN
SMK BANGUN NUSANTARA 2 JALAN SAWAH DARAT,
KETAPANG, CIPONDOH KOTA TANGERANG 2014
2
Kata Pengantar

• Ujian Nasional tahun pelajaran 2013/2014
  mendatang memang penuh dengan perubahan yang
  dirasakan semakin membebani siswa dan guru,
  khususnya guru mata pelajaran yang di-UN-kan.
• Sebagai bahan persiapan menghadapi UN, Shihab
  sajikan bahan materi yang didasarkan atas
  kisi-kisi UN Teori Kejuruan 2013/2014.
• Semoga bermanfaat buat anak2ku semua dan teman2
  guru, khususnya guru mata pelajaran Produktif
  Administrasi Perkantoran.

3
STANDAR KOMPETENSI 1

• PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN ORGANISASI

4
Dari sejumlah prinsip-prinsip organisasi yang
telah dikemukakan di atas, Shihab akan
memperjelas dengan merujuk kepada pandangan
beberapa ahli sebagai berikut

• Perumusan tujuan atau sasaran dengan jelas
• Tujuan atau sasaran adalah hal-hal yang akan
  dicapai atau dipelihara, baik berupa materi
  maupun nonmateri.

5
A.S. Wahyudi bahwa penentuan tujuan sangat
penting dilakukan agar langkah-langkah yang
hendak dilakukan menjadi terarah (tidak tersesat)
akhirnya dapat melakukan efesiensi dalam
pelaksanaannya.

• Perumusan tujuan harus jelas, artinya bahwa
  tujuan ini harus dipahami dan diterima oleh
  semua pihak.

6
Pembagian Kerja

• Pembagian kerja adalah pemecahan tugas dengan
  demikian rupa sehingga setiap orang atau karyawan
  dalam organisasi bertanggung jawab dan
  melaksanakan aktivitas  tertentu saja.
  Pengertian lain menyebutkan bahwa Pembagian 
  kerja adalah penjabaran tugas yang harus
  dikerjakan sehingga setiap orang dalam organisasi
  bertanggung jawab untuk dan meksanakan
  seperangkat aktivitas tertentu dan bukan
  keseluruhan tugas.

7
Delegasi kekuasaan

• Kekuasaan atau wewenang adalah hak seseorang
  untuk mengambil tindakan yang tegas, agar tugas,
  dan fungsi-fungsinya dapat dilaksanakan.
• Delegasi kekuasaan adalah pelimpahan kekuasaan
  atau wewenang kepada pihak lain sehinggga
  pimpinan dapat melipatgandakan waktu, perhatian,
  dan pengetahuannya.

8
4. Rentang kekuasaan

• Rentangan kekuasaan (span of authority) sering
  juga disebut span of control, span of management
  atau span of managerial responsibilities. Rentang
  kekuasaan berarti berapa jumlah orang yang tepat
  menjadi bawahan seorang atasan/pemimpin sehingga
  pemimpin dapat memimpin, membimbing, dan
  mengawasi secara berhasil guna dan berdaya guna.

9
5. Kesatuan perintah dan tanggung jawab (unity of
command)

• Berdasarkan prinsip kesatuan perintah dan
  tanggung jawab seorang bawahan hanya mempunyai
  satu atasan atau pimpinan dan kepadanya ia harus
  mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas, serta
  dari siapa ia menerima perintah, instruksi,
  bimbingan, dan pedoman kerja.

10
6. Koordinasi

• Koordinasi adalah usaha mengarahkan kegiatan
  seluruh unit agar tertuju untuk memberikan
  sumbangan semaksimal mungkin dalam mencapai
  tujuan organisasi sebagai keseluruhan.

11
7. Fungsionalisasi

• Dalam setiap organisasi terdapat satuan kerja
  tertentu yang secara fungsional
  bertanggungjawab atas penyelesaian tugas-tugas
  tertentu pula.

12
Fungsi Pekerjaan Kantor bagi Organisasi

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif
   untuk mencapai tujuan dari organisasi
2. menyediakan keterangan-keterangan bagi puncuk
   pimpinan organisasi untuk membuat
   keputusan/melakukan tindakan yang tepat
3. membantu kelancaran perkembangan organisasi
   sebagai suatu keseluruhan

13
Fungsi dari pekerjaan kantor pada prinsipnya
adalah memberikan layanan informasi dan perekaman
dalam bidang jasa-jasa perkantoran untuk mencapai
tujuan organisasi.
14
Mills menjabarkan fungsi pekerjaan kantor menjadi
delapan yaitu

1. Menerima informasi
2. Merekam informasi
3. Mengelola informasi
4. Mengatur informasi
5. Memberi informasi
6. Melindungi aset
7. Menyimpan informasi

15
STANDAR KOMPETENSI 2

• MENGAPLIKASIKAN KETERAMPILAN DASAR KOMUNIKASI

16
Komunikasi merupakan proses penyaluran pesan atau
pengertian. Di dalam proses ini dapat dibedakan
beberapa unsur, yakni pengirim
(komunikator/sender), perumusan kode (encoding),
pesan (message), saluran (channel), penerima
(komunikan/receiver), penafsiran kode (decoding),
gangguan (barrier), umpan balik (feedback).
17
Proses komunikasi dapat digambarkan sebagai
berikut
18
Adapun hal-hal yang penting dan harus kita
perhatikan dan dilaksanakan sehubungan dengan
etiket bertelepon adalah sebagai berikut

1. Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama,
   maksimal tiga kali berdering segeralah telepon
   diangkat dan jawablah dengan sopan.
2. Jangan memulai dengan kata halo tetapi langsung
   menyebutkan nama organisasis atau organisasi
   tempat kita bekerja.

19
Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat
kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama
berbicara dengan si penelepon.

1. Berusahalah mendengarkan lawan bicara kita,
   jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada
   pembicaraan.

1. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung
   perasaan, sebaliknya bicaralah dengan sikap
   menyenangkan.

20
Berusahalah menanggapi maksud pembicara dengan
cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita
ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita
berhadapan langsung dengannya.

1. Berbicaralah dengan tempo sedang, tidak terlalu
   cepat atau lambat.

1. Apabila kita menelepon, kita harus siap
   menyebutkan nama dan jabatan orang yang akan kita
   tuju, di samping pokok pembicaraannya.

21
Apabila kita menelepon seseorang, kita dapat
menanyakan apakah memang saat ini waktu  yang
tepat  untuk berbicara

1. Jangan menganggap bahwa panggilan telepon
   merupakan gangguan kepada pekerja

1. Catat poin pesan-pesan yang disampaikan

22
Mengakhiri pembicaraan dengan tepat

1. Mintalah nomor teleponnya, sekaligus mintalah
   maaf jika membuat kesalahan-kesalahan sewaktu
   dalam pembicaraan telepon.

1. Meletakkan gagang telepon dengan pelan

23
STANDAR KOMPETENSI 3

• MENERAPKAN PRINSIP-PRINSIP KERJASAMA DENGAN
  KOLEGA DAN PELANGGAN

24
Pelanggan adalah orang-orang yang kegiatannya
membeli dan menggunakan suatu produk, baik barang
maupun jasa, secara terus-menerus.

• Memberikan bantuan kepada pelanggan sangat
  berkaitan erat dengan masalah pelayanan prima.
  Pelayanan prima (excellent service) adalah suatu
  pelayanan yang terbaik dalam memenuhi harapan dan
  kebutuhan pelanggan.

25
Pelayanan prima merupakan suatu pelayanan yang
memenuhi standar kualitas, dan suatu pelayanan
yang memenuhi standar kualitas adalah suatu
pelayanan yang sesuai dengan harapan dan kepuasan
pelanggan/masyarakat.
26
Sebelum anak2ku mengetahui bagaimana menjaga
standar keamanan penampilan pribadi, terlebih
dahulu harus diketahui arti kata grooming.
27
Secara harfiah, grooming artinya penampilan diri.

• Grooming dalam penampilan prima adalah,
  penampilan diri tenaga pelayanan pada waktu
  bekerja, memberikan pelayanan kepada kolega dan
  pelanggan.

28
Untuk menjaga standar keamanan penampilan
pribadi, penggunaan pakaian kerja yang sesuai
akan mengurangi kemungkinan terjadi kecelakaan
atau luka
29
STANDAR KOMPETENSI 4

• MENERAPKAN K3LH

30
1. Keamanan Kerja

• Keamanan kerja adalah unsur-unsur penunjang yang
  mendukung terciptanya suasana kerja yang aman,
  baik berupa materil maupun nonmateril.

2. Kesehatan Kerja
Kesehatan kerja adalah suatu kondisi kesehatan
yang bertujuan agar masyarakat pekerja memperoleh
derajat kesehatan setinggi-tingginya, baik
jasmani, rohani, maupun sosial, dengan usaha
pencegahan dan pengobatan terhadap penyakit atau
gangguan kesehatan yang disebabkan oleh pekerjaan
dan lingkungan kerja maupun penyakit umum.
31
3. Keselamatan Kerja

• Keselamatan kerja dapat diartikan sebagai keadaan
  terhindar dari bahaya selama melakukan pekerjaan.
  Dengan kata lain keselamatan kerja merupakan
  salah satu faktor yang harus dilakukan selama
  bekerja.

32
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa
Kesehatan, keselamatan, dan keamanan kerja
adalah upaya perlindungan bagi tenaga kerja agar
selalu dalam keadaan sehat dan selamat selama
bekerja di tempat kerja.
33
Dalam Undang-Undang No. 4 Tahun 1982 tentang
Ketentuan-ketentuan Pokok Pengelolaan Lingkungan
Hidup, dinyatakan bahwa lingkungan hidup adalah
kesatuan ruang dengan semua benda, daya dan
keadaan, makhluk hidup, termasuk manusia dan
perilakunya yang mempengaruhi kelangsungan
perikehidupan dan kesejahteraan manusia dan
makhluk hidup lainnya.
34
Dari berbagai dimensi tersebut di atas dapat
disimpulkan bahwa lingkungan hidup pada dasarnya
terdiri atas 4 unsur, yaitu materi, energi, ruang
dan kondisi/situasi setempat.
35
APLIKASI PERANGKAT LUNAKDALAM MENGOLAH
NASKAH/DOKUMEN
36
APLIKASI PRESENTASI UNTUK BAHAN INFORMASI
37
Langkah-langkah permintaan peralatan kantor

1. Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada
   bagian gudang dengan bon permintaan
   peralatan/perlengkapan.
2. Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar (
   apakah permintaan tersebut benar-benar harus
   dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang
   diminta ada dalam gudang).

38

1. Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya
   disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke
   pengurus peralatan/perlengkapan.
2. Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan
   pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan
   dan disampaikan kepada unit pemakai.
3. Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan
   peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut.

39

1. Bagian gudang menghitung persediaan
   peralatan/perlengkapan baik secara administrasi
   maupun secara fisik.
2. Bagian administrasi bersama bagian
   peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan
   peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah
   sesuai antara yang tercatat dengan keadaan
   sebenarnya.
3. Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada
   Pimpinan/Bendaharawan.

40
Ada beberapa istilah yang berkenaan dengan
perlengkapan kantor, yaitu sebagai berikut.

• Bekal kantor (office supplies) adalah
  benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya
  sehari-hari di kantor.  Benda-benda tersebut pada
  umumnya digunakan untuk keperluan tulis-menulis,
  yang dalam pelaksanaan kerja sehari-hari banyak
  dipakai dan biasanya tidak tahan lama.  Misalnya
  kertas, karbon, pita, mesin tik, dan sebagainya.

41
Mesin-mesin kantor (office machine) adalah
segenap alat yang digunakan untuk menghimpun,
mencatat, dan mengolah bahan-bahan keterangan
dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara
mekanik, elektronik, dan magnetik.
42
Peralatan kantor (office appliances) adalah
segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan
tata usaha.  Misalnya peralatan kantor terdiri
atas mesin-mesin kantor dan alat-alat bukan mesin
atau alat tulis kantor (ATK).
43
Perabot kantor (office furniture) adalah
benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari
kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas
tata usaha.  Misalnya meja, kursi, lemari, dan
sebagainya.
44
Hiasan kantor (office ornament) adalah
benda-benda di kantor yang pada umumnya untuk
menambah suasana yang menyenangkan di kantor. 
Misalnya gambar-gambar atau foto-foto,
dekorasi, pot-pot, dan vas bunga.
45
Pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang
berfungsi sebagai alat untuk mengadakan
komunikasi.  Misalnya interkom, telepon,
faksimile, handphone, dan sebagainya
46
Dokumen dapat ditinjau dri beberapa segi

• Dokumen ditinjau dari segi pemakaiannya
• Bila ditinjau dari segi pemakaiannya, dokumen
  dapat dibedakan atas 4 jenis.
• Dokumen pribadi, adalah surat-surat yang berharga
  yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian
  peristiwa penting yang terjadi pada diri
  seseorang. Contoh Akte kelahiran, STTB, piagam,
  KTP, SIM, surat nikah, dll

47
Dokumen niaga, adalah surat-surat berharga yang
dapat dipakai sebagai pembuktian peristiwa
penting yang terjadi pada peristiwa jual beli/
dunia perdagangan. Contoh cek, obligasi,
kwitansi, wesel, saham, dll

1. Dokumen sejarah, adalah surat-surat berharga yang
   dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu
   peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contoh
   Naskah proklamasi, Naskah Sumpah pemuda, Batu
   bertulis ,dll

48
Dokumen pemerintah adalah surat-surat berharga
yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu
peristiwa yang terjadi dalam pemerintahan suatu
Negara. Contoh UUD 45, keputusan presiden,
peraturan daerah, dll
49
Dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya

• Dari segi kegunaannya, dokumen dibedakan atas 4
  macam
• Nilai penerangan, adalah surat yang digunakan
  sebagai pembuktian dalam memberikan informasi
  pada masyarakat.
• Nilai perdagangan, adalah surat yang digunakan
  sebagai alat bukti dalam transaksi jual beli
  dalam dunia perdagangan.

50

1. Nilai yuridis, adalah surat yang dapat digunakan
   sebagai alat bukti secara hokum dimuka pengadilan
2. Nilai historis, adalah surat-surat yang dapat
   digunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa
   yang terjadi pada masa lalu.

51
Dilihat dari segi sumbernya dokumen dapat
dibedakan atas

1. Dokumen yang bersumber dari pemerintah, seperti
   UU pemerintah, keputusan presiden, UU perpajakan,
   peraturan pemerintah ,dll.
2. Dokumen yang bersumber dari swasta tetapi
   mempunyai kekuatan hukum. Seperti Akte notaris,
   visum dokter, dll

52

1. Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak
   dagang . seperti surat perjanjian, surat kontrak,
   dll
2. Aktifitas lembaga persurat kabaran dan
   penerbitan, seperti Kliping, kaledeoskop, dll
3. Perseorangan, seperti koleksi keramik Adam Malik,
   koleksi lukisan Afandi, dll

53
Dokumen yang ditinjau dari fungsinya

1. Dokumen dinamis, adalah dokumen yang masih dapat
   dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian
   pekerjaan kantor.
2. Dokumen statis adalah dokumen yang tidak
   dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan
   kantor

54
Ditinjau dari segi ruang lingkup dan bentuk
fisiknya

1. Dokumen literal, adalah dokumen yang terjadi
   akibat dicetak, ditulis, digambar, atau direkam .
   seperti buku, majalah, Koran, pita kaset, film
   ,dll . titik berat dokumen literal adalah
   informasi yang terdapat pada benda. Dokumen
   literal dibahas secara khusus dalam bidang ilmu
   perpustakaan

55
Dokumen corporal , adalah dokumen berwujud benda
sejarah. Seperti benda-benda seni dan benda-benda
kuno yang meliputi keris, arca, batu pualam,
pakaian adat , mata uang kuno ,dll. Dokumen
corporal disimpan dalam museum dan dipelajari
dalam bidang ilmu permuseuman.
56
Dokumen privat, adalah dokumen yang berwujud
surat menyurat / arsip. Bidang penyimpanan surat
menyurat ini dipelajari dalam bidang ilmu
kearsipan .
57
Penulis surat hendaknya mengetahui prinsip dasar
penulisan surat agar dapat dimengerti maksudnya,
meliputi

• Jelas, Sebaiknya isi surat tidak boleh
  menimbulkan penafsiran yang berbeda sehingga
  jawaban sesuai dengan yang dimaksud.
• Ringkas, Penulisan surat sebaiknya tidak
  menggunakan kalimat yang berbelit-belit sehingga
  mengaburkan inti permasalahan

58

1. Sederhana, Penggunaan kata-kata yang sederhana
   akan memudahkan penerima surat untuk mengerti
   maksud isi surat.
2. Sopan dan ramah, Kata-kata yang dipergunakan
   dalam penulisan surat diusahakan yang sopan,
   tetapi tidak boleh sangat merendahkan diri.