Rancangan Struktur Organisasi

1
Rancangan StrukturOrganisasi

• Djamaludin Ancok

2
Kegunaan Struktur Organisasi

• Definisi Struktur Organisasi adalah pola
  pekerjaan dan pengelompokan pekerjaan dalam
  organisasi dalam wujud struktur hubungan dala
  unit dan antar unit organisasi.
• Atribut Struktur Organisasi
• Division of labor
• Dasar untuk penyusunan unit organisasi
• Ukuran besar kecilnya unit organisasi
• Delegasi otoritas.

3
Rancangan Organisasi

• Rancangan organisasi adalah struktur bagaimana
  pekerjaan yang harus dilakukan oleh organisasi
  dikelompokkan (how to do the job).
• Rancangan organisasi digunakan untuk mencapai
  tujuan organisasi berupa keuntungan perusahaan
  dan kepuasan karyawan, pelanggan dan
  stake-holder lainnya (what to do).
• Problema yang muncul adalah ketidakserasian
  antara how to dan what to
• What to fokus pada kepuasan karyawan dan
  pelanggan, efisiensi dan produktivitas.
• How to fokus pada hirarki dan kekuasaan.
• Organisasi perusahaan akan kalah bersaing bila
  terjadi kesenjangan yang besar antara what to
  dan how to.

4
Ciri Rancangan Organisasi Yang Baik

• Rancangan organisasi yang baik harus bisa
  menghasilkan
• -pengambilan keputusan yang cepat
• -komunikasi yang lancar
• -saling belajar antar unit (sukses dan gagal
  dalam bekerja)
• -sinergi antar unit
• -inovasi
• Untuk memperoleh hal-hal di atas rancangan
  organisasi harus memiliki ciri
• -ramping
• -tanpa batas (boundaryless)
• -fleksibilitas
• -pemberdayaan

5
Model Rancangan Organisasi (1)

• Mekanistik
• 1. Fungsi dibuat kaku dan terspesialisasi
• 2. Menggunakan hirarki formal untuk koordinasi
  kerja
• 3. Batasan tugas, tanggungjawab, dan metode
  kerja dibuat
• batasan yang tegas
• 4. Sangat diwarnai Command Control
  (orientasi vertikal).
• 5. Karyawan yang dibawah bersifat menunggu
  instruksi
• atasan
• 6. Kepatuhan dan loyalitas bawahan pada
  pimpinan sangat
• menonjol
• 7. Hirarki sangat menentukan prestise, dan
  profesionalisme
• kurang berengaruh pada prestise.

6
Model Rancangan Organisasi (2)

• Organik
• 1. Merangsang karyawan memberi kontribusi
  gagasan
• 2. Batasan tugas sangat fleksibel, tergantung
  situasi
• 3. Komunikasi bersifat lateral
• 4. Tidak menekankan Command Control, tetapi
  menekankan sharing knowledge dan konsultasi.
• 5. Pengembangan kualitas kerja dan inovasi lebih
  diutamakan dari pada kepatuhan dan loyalitas
  pada pimpinan
• 6. Prestise ditentukan oleh profesionalisme,
  bukan oleh hirarki jabatan.

7
Organisasi Birokratik Tugas dibatasi secara
pasti berdasarkan pengelompokan tugas menurut
pengkotakan (departementalisasi),
dan disusun menurut hirarkhi.
8
Struktur Organisasi Piramidal Yang sangat
Birokratik
Sangat diatur oleh peraturan dan sistim-prosedur,
inovasi sangat sulit karena kebebasan dibatasi,
ketidakpuasan kerja tinggi.
9
Struktur Organisasi Yang Datar
Peraturan dan sistim-prosedur tidak terlalu
berbelit-belit, inovasi lebih berkembang karena
kebebasan diberikan, ketidakpuasan relatif rendah.
10
Organisasi Fungsional
Basis Pengelompokan adalah Fungsi (Keuangan,
Operasi, Riset Pengembangan Operasi, dll.
11
Organisasi Berbasis Divisi

• Organisasi Divisonal

12
Organisasi Matriks
Organisasi matriks adalah organisasi yang
menggabungkan dua tipe departementalisasi, satu
departementalisasi ditumpangi (superimposed)
dengan departementalisasi lain.
Direktur Utama
13
Organisasi Lintas Fungsi (Cross-functional
Organization)
Organisasi lintas fungsi adalah organisasi yang
menggabungkan beberapa unit departementalisasi
dengan unit departementalisasi lain. Organisasi
berdasarkan proses dan tim kerja mandiri.
14
Struktur Organisasi Lintas FungsiDalam sebuah
Organisasi
15
Cross Functional Layers
16
Struktur Organisasi Jaringanantar Organisasi
Firm A
Firm B
Firm C
17
Analisis Jabatan
Analisis Jabatan adalah kajian sistimatik
terhadap pekerjaan tentang apa yang dikerjakan,
mengapa dikerjakan, siapa yang mengerjakan,
dengan siapa pekerjaan dilakukan, di
mana pekerjaan dilakukan, alat dan perlengkapan
pekerjaan dan kapan pekerjaan dilakukan
Analisis Jabatan menghasilkan a. Uraian
tugas yang harus dilakukan oleh karyawan yang
menduduki posisi kerja
tertentu. b. Persyaratan pengetahuan, k
etrampilan, psikologis, dan fisik yang harus
dimiliki karyawan untuk memangku posisi kerja
tertentu. Analisis jabatan hanya cocok untuk
pekerjaan yang didasarkan pada penugasan
indi- vidual. Bila pekerjaan dilakukan
bersama-sama (team based) dan mengacu pada proses
(process based) analisis jabatan harus diganti
dengan istilah role responsibilities (tanggung
jawab peran sebagai anggota tim kerja).
18
Proses dan manfaat analisis jabatan
Perencanaa Sumber Daya Manusia
Rekrutmen
Tanggung jawab
Kewajiban
Tugas
Seleksi Karyawan
Pengembangan SDM
Uraian jabatan
Pernilaian Kinerja
Analisis Jabatan
Penggajian dan Kompensasi
Spesifikasi jabatan
Keselamatan dan Kesehatan Kerja
Hubungan kerja karyawan
Pengetahuan
Ketrampilan
Kemampuan
Penelitian SDM
Jalur Karir
19
Ringkasan dan jenis data yang dihasilkan analisis
jabatan
Aktivitas kerja a. Aktivitas dan proses
kerja b. Catatan aktivitas kerja c.
Prosedur kerja d. Tanggung jawab
karyawan Aktivitas karyawan a. Tindakan
yang dilakukan (spt kegiatan fisik, berkomunikasi
dalam bekerja) b. Elemen gerakan kerja
untuk kajian gerak dan waktu c. Kebutuhan
waktu dan energi Mesin, alat dan perlengkapan
yang digunakan Hal-hal yang terkait dengan
pekerjaan a. Pengetahuan yang diterapkan
(misal berhitung) b. Material yang
diproses c. Produk dan jasa yang
dihasilkan Kinerja a. Kesalahan kerja yang
terjadi b. Kecepatan kerja c.
Kualitas kerja Kondisi kerja a. Jadual
kerja b. Insentif finansial dan
non-finansial c. Kondisi lingkungan fisik
tempat kerja d. Lingkungan organisasi dan
sosial pekerjaan Persyaratan personal a.
Tipe kpribadian, IQ, minat dan bakat b.
Tingkat pendididikan minial c. Pengalaman
kerja
20
Metode Pengumpulan Data Analisis Jabatan
1. Kuesioner yang diminta karyawan mengisinya 2.
Observasi langsung pekerjaan 3. Wawancara dengan
karyawan 4. Catatan kerja karyawan 5. Manual
mesin, alat dan perlengkapan kerja 6. Analis
melakukan pekerjaan 7. Deskripsi menurut Kamus
jabatan (Dictionary of occupation)