FONDO DE CULTURA ECON

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FONDO DE CULTURA ECONÓMICA
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN EDITORIAL
Integración y Evolución
Junio 2006
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Agenda

• Antecedentes
• Situación actual del FCE
• Requerimientos Integrales
• Implementación de un ERP
• 5. Definición de ERP
• 6. Integración
• 7. Visión
• 8. Objetivos
• 9. Alcance
• 10. Periodo y desarrollo del Proyecto
• 11. Procesos sustantivos
• 12. Enfoque
• 13. Metodología de Implantación
• 14. Principales elementos del proyecto
• 15. Beneficios del proyecto
• A N E X O S.

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1. Antecedentes
El Fondo de Cultura Económica (FCE) con la
finalidad de atender en lo que compete, las
líneas estratégicas, políticas y objetivos
establecidos en el Programa Institucional de
Mediano Plazo (PIMP) 2001-2006 y el Programa
Operativo Anual para este ejercicio, tiene
planeado dinamizar su operación, mediante la
implementación de herramientas tecnológicas que
le permitan controlar de manera automatizada,
eficiente e integrada la operación de sus
actividades editoriales, comerciales y
administrativas.
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2. Situación actual del FCE

• Actualmente el FCE trabaja con una orientación a
  las funciones asignadas de cada área y no con la
  visión de procesos de negocio, por lo que es una
  necesidad del FCE contar con procesos ,
  tecnología, áreas y personas integradas que
  permitan la incorporación de las mejores
  prácticas . Los sistemas actuales están
  desarrollados en un lenguaje obsoleto y complejo
  que para su mantenimiento se requiere de una
  inversión de recursos considerables. Aún cuando
  existen sistemas en todas las áreas operativas
  hay un gran número de actividades que se realizan
  de forma manual y se invierte mucho tiempo.

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3. Requerimientos Integrales
El FCE requiere modificar o adecuar sus procesos
internos a un nuevo modelo de trabajo y contar
con un sistema con una base de datos
centralizada. Requiere de una herramienta que le
permita aplicar la mejora continua en sus
prácticas de negocio y que coadyuve al aumento de
la rentabilidad de la institución, soportando la
automatización de los procesos administrativos y
sustantivos, de manera integral, permitiéndole en
todo momento, adecuarse a las circunstancias
cambiantes del país
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4. Implementación de un ERP
La herramienta que permitirá al FCE administrar
de manera sistémica sus operaciones, se está
realizando a través de un ERP, y se denomina
Sistema Integral de Gestión Editorial, SIGUE
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5. Definición de ERP
Son las siglas en inglés de Enterprise Resource
Planning, o Planeación de Recursos Empresariales.
El ERP es una solución informática compuesta por
un conjunto de programas integrados que apoya las
principales actividades organizacionales tales
como la edición, producción, comercialización y
la administración de los recursos para optimizar
las tareas, mejorar los procesos y reducir los
costos.Es una solución completa, que permite a
las empresas evaluar, implementar y gestionar más
fácilmente su negocio.
ERP
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Integración
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Visión
Llegar a contar con un Sistema Integral de
Gestión Editorial, basado en la automatización de
los principales procesos de operación editorial y
de administración. Contar con una herramienta
que permitirá la mejora continua de las prácticas
de negocio del FCE, de igual manera podrá
contribuir al aumento de la rentabilidad de la
institución, soportando la automatización de los
procesos administrativos y sustantivos del FCE de
manera flexible, permitiendo el FCE adecuarse a
las circunstancias cambiantes del país
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Objetivo del Proyecto
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Alcance
Editorial y Producción

• Proceso Editorial ( Proyectos )
• Administración de contratos
• derechos de autor
• Administración de contratos
• de servicios editoriales
• Costos ( seguimiento y control)
• Control de Inventarios y
• Almacenes (libros)
• Control de almacén de
• negativos
• Proceso y pago de regalías

• Catalogo Histórico de Obras
• Catalogo de Obras
• Ventas Mayoreo
• Administración de librerías
• Inventarios
• Consignaciones

• Control Presupuestal
• Contabilidad General
• Cuentas por Pagar
• Cuentas por Cobrar
• Control de Ingresos
• Conciliaciones Bancarias
• Tesorería
• Activos Fijos

• Compras de bienes y
• servicios
• Inventarios y almacenes
• (bienes y artículos de oficina)
• Administración de Contratos

Comercialización
Administración Recursos Materiales
Administración Recursos Financieros
Flujos Generales de Trabajo

• Ventas de Mayoreo (desde la colocación del
  pedido, hasta la confirmación por parte del
  cliente de
• la recepción).
• Proceso Editorial ( desde el registro de una
  posible edición hasta su entrega al almacén de
  producto
• terminado).
• Pago de Regalías (desde el cierre mensual de
  ventas hasta el pago a los autores y/o
  beneficiarios).
• Recursos Materiales, desde que surge una
  necesidad de servicio o adquisición de bien,
  hasta que
• adquiere y ejerce su pago.

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Procesos sustantivos (Interrelación)
Proceso Comercial
Proceso Editorial
Inventarios Pedidos de Venta Ctas. x
Cobrar Punto de Venta
Contabilidad General
Editorial Jurídico Producción
Almacén Ctas.x
Pagar
Proceso de Regalías
Proceso de Egresos
Presupuesto Editorial Producción
Adquisiciones Activos Fijos
Ctas
x Pagar
Almacén Editorial Librerías
Ctas. x Cobrar Activos Fijos Ctas
x
Pagar Compras Contabilidad
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Enfoque
Administración del Cambio
CICLOS DE NEGOCIO
Recursos Materiales
Recursos Financieros
Proceso Editorial y De Producción
Compras
Contabilidad y Control presup.
Proyectos
ESTRUCTURA MODULAR
Inventarios
Cuentas por Pagar
Contratos de Autores y Servicios Editoriales
Cuentas por Cobrar
Regalías
Activo Fijo
Punto de Venta
Administración De Efectivo
Ventas de mayoreo
Metodología de implantación
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Metodología de Implantación
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Principales elementos del proyecto
El esquema de solución está integrado por ocho
elementos que aplicados de forma conjunta entre
FCE y ERP Soluciones, buscan asegurar el
éxito del proyecto.
VISIÓN DEL NEGOCIO
MEJORES PRÁCTICAS
CENTRO DE COMPETENCIA
TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTOS
METODOLOGÍA
ADMINISTRACIÓN DEL CAMBIO
ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO
TECNOLOGÍA
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Beneficios

• Permite transparentar los procesos de la
  Institución
• Proveer a la entidad de un banco de información
  único y en línea
• Mejorar la administración, el control, la
  operación y el seguimiento de los procesos
• Estandarizar los sistemas y los procesos
• Eliminar la recaptura de la información
• Integrar la información en un solo sistema,
  eliminando las herramientas dispersas en cada
  Centro de Costo
• Facilitar la toma de decisiones a través de
  contar con la información veraz y oportuna.

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ANEXOS
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Cambios esperados
Sistema Antes del SIGUE Después del SIGUE
Generales Se tienen sistemas que utilizan varias plataformas operativas y por consiguiente diferentes bases de datos. Se contará con una sola Base de Datos Central bajo un solo entorno operativo.
  Diferentes Bases de Datos, generaba información aislada y en algunos casos inconsistente. Se logrará uniformidad y consistencia en los datos.
Se cuenta varios catálogos de autores con información parcial. Se contará con un catálogo de autores, que permitirá interactuar con todos los módulos del sistema.
No se tiene información en línea Se tendrá información en línea de cada uno de los sistemas, pues estará contenida y consolidada en una Base de Datos Central.
No se tiene integración con todos los sistemas Se logrará la integración de Sistemas.
Las ventas y control de almacén de obras giran en torno a la clave de FCE Las ventas y control de inventarios de obras estarán basados en el código de barras, lo que permitirá responder a las necesidades de mercado y mejorar los procesos internos del almacén central
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Cambios esperados
Sistema Antes del SIGUE Después del SIGUE
Sistema deAdministración de Librerías No se tiene uniformidad de información Se tendrá uniformidad de información en cada una de las librerías.
Ingresos Los ingresos no esta vinculados con el sistema de facturación y de algunas librerías Los ingresos estarán vinculados con la facturación y con todas las librerías en línea.
Sistema de control presupuestal Se tiene un control por parte del área de  presupuestos Se tendrá libertad por parte de los usuarios para el manejo de sus partidas presupuestales.
Activos Fijos No existe Se tendrá un sistema de activos fijos integrado con los demás sistemas.
1.Integración con el Módulo de Compras 2.Cálculo de la Depreciación y Revaluación de manera automática 3.Manejo de activos a valor histórico y valor revaluado. 4.Generación Automática de Información Contable 5. Transacciones masivas de activos 6.Explotación de la información a través de diversos reportes 7.Control de asignaciones a empleados 8.Registro detallado de la depreciación.
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Cambios esperados
Sistema Antes del SIGUE Después del SIGUE
Inventarios Existen diversos procedimientos administrativos que restan eficiencia al proceso. Reducción de tiempos 'muertos' y agilidad en la operación.
  El tiempo de surtimiento de pedidos no era el óptimo. Disminución de tiempos de surtido y entrega de pedidos.
1. Contar con un catálogo único de artículos 2.Contar con herramientas de planificación de niveles de inventarios 3.Unificación de información de inventarios en un solo sistema tanto para almacenes como para librerías 4.Consulta de los niveles de inventario en línea de todas las organizaciones de inventarios 5.Seguimiento de artículos en Tránsito. 6.Valuación de los inventarios 7.Ajustes automáticos y generación en automático de la información Financiera.
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Cambios esperados
Sistema Antes del SIGUE Después del SIGUE
Facturación Existen diversos procedimientos administrativos que restan eficiencia al proceso entre el almacén y el área comercial. Agilización de procesos y minimización de tiempos de respuesta.
Cuentas por Cobrar Realización de cálculos manuales para la conjunción de la información. Información en línea, consistente y oportuna. 1. Consolidación de Ingresos 2. Manejo de Facturas H y Capitalizables desde el sistema 3.Registro contable integrado y automático 4. Catálogo de Clientes unificado e integrado 5.Riesgo de doble captura incorrecta eliminado.
Editorial La administración de una gran parte de las etapas del proceso editorial se realizan a través de hojas de calculo elaboradas por el usuario Herramientas de reporteo y consulta de alto desempeño que explotan directamente la base de datos
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Cambios esperados
Sistema Antes del SIGUE Después del SIGUE
Producción Actualmente los procesos derivados de contratación y pagos de servicios dependen del área de producción para su gestión. Se tiene contemplado la separación de las funciones de cuentas por pagar para agilizar su proceso.
Contratación Se cuenta con un sistema parcialmente integrado Se integrara la generación de contratos al proceso editorial de una obra.
La generación de contratos se realiza en procesadores de palabra en forma aislada al sistema de control de obras Se registrara las cláusulas del contrato y además se podrá adjuntar al proyecto el formato electrónico del contrato firmado.
Conciliación bancaria No existe Se tendrá un sistema de conciliación bancaria integrado con los demás sistemas. Integración con Egresos e Ingresos 2.Optimización en actividades de conciliación 3.Conciliación automática 4. Disponibilidad de Reportes 5.Generación de reportes de Flujo y Posición de Efectivo.
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Cambios esperados
Sistema Antes del SIGUE Después del SIGUE
Compras No existe Se tendrá un sistema compras integrado con los demás sistemas.
1.Asociación en línea de los Proyectos a los Pedidos o Contratos 2.Asociación de Contratos Editoriales y de Producción a los Pedidos o Contratos (Ordenes de Compra) 3. Formalización y asociación del Contrato de Abastecimiento en un mismo Documento 4. Validación Presupuestal en línea 5. Jerarquía de aprobación electrónica. 6. Generación de cotizaciones integradas al sistema 7. Unificación del catalogo de Proveedores 8. Integración al sistema de documentación de los procedimientos de adjudicación
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Cambios esperados
Sistema Antes del SIGUE Después del SIGUE
Regalías La revisión del cálculo de regalías demandaba mucho tiempo y revisiones constantes de información. Se logrará la optimización del cálculo en tiempos y recursos.
  El cálculo y pago de regalías era semestral. Se contará con el cálculo y pago de las regalías con periodicidad mensual..
La información era recopilada de otro sistema y se cargaba de manera manual previa revisión de la misma Información en línea y consistente.
Otros 1.Disminución de cálculos manuales. 2.Integración de facturas H en el sistema. 3.Integridad en la información de la base de datos de contratos. 4.Unificación de procesos para trámites de pagos. 5.Unificación de las cuentas de proveedores o beneficiarios 6.Se evita la impresión de documentos para la solicitud de pagos 7.Pólizas de amortización automatizadas
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Otros cambios con valor agregado
1.Control, de listas de precios 2.Afectación
automática a los inventarios 3.Control de
devoluciones 4.Integración con el modulo de
Cuentas por Cobrar 5.Estandarización de los
procesos de levantamiento de pedidos
6.Manejo de Back Orders 7.Levantamiento de
pedidos vía remota 8.Generación de
retenciones automáticas por sobregiros en
límites de crédito 9.Posibilidad de realizar
apartado de artículos

• 1.Sincronización programada de los
• catálogos
• 2.Manejo de los escenarios de
• descuentos
• 3.Comunicación con el módulo de
• cuentas por cobrar.

• Integración de los costos por
• proyectos en línea
• 2.Integración del costo al proyecto
• al recibo de servicios editoriales.
• 3.Creación automática del negativo
• como activo fijo
• 4.Asignación automática del código
• de las obras en inventarios
• 5.Recibo de notificaciones durante
• el desarrollo del proceso editorial
• 6.Unificación de base de datos de
• obras
• 7.Control de vigencias de contratos
• editoriales
• 8.Simulación de presupuestos
• 9.Control al evitar que ordenes de
• compra sean asignadas a
• proyectos cerrados.

Pedidos de Venta
Puntos de Venta
Proyectos y Contratos
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Otros cambios con valor agregado

• Catalogo único Contable
• Presupuestal
• 2.Automatización de pólizas
• contables
• 3. Reglas de Validación y Seguridad
• 4. Optimización del tiempo de cierre
• mensual
• 5. Tiempos minorizados evitando
• dobles capturas
• 6. Aprobaciones, notificaciones y
• Alertas electrónicas (Workflow)
• compras, proyectos, cuentas por
• cobrar.
• 7. Generación de reportes no
• planeados y espontáneos
• 8. Comparación de presupuestos en
• reportes
• 9. Dilldown
• 10.Carga de información electrónica

• 1.Retención de pago a Proveedores
• 2.Calculo de impuesto automatizado
• 3.Asociación del Pedido o Contrato
• (Ordenes de Compra) con facturas
• del Proveedor
• 4.Maneja de retenciones de
• Impuestos
• 5. Programación de pagos con base
• en diversos criterios
• 6. Control de Anticipos
• 7. Eliminación de formatos
• impresos para la Generación
• del pago.

Contabilidad y Presupuestos
Cuentas por Pagar
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(No Transcript)
28
(No Transcript)
29
(No Transcript)
30
(No Transcript)