PENGENDALIAN MAJLIS RASMI

1
PENGENDALIAN MAJLIS RASMI

• Protokol Majlis

2
Pengertian dan Kepentingan

• Majlis rasmi
• Suatu majlis formal yang mengandungi
  tatacara-tatacara tertentu dan protokol yang
  perlu diikuti
• Contoh
• Sukan Tahunan, Perhimpunan, Mesyuarat Agong PIBG,
  Konvokesyen, Hari GERKO dsb.

3
Apa itu protokol majlis?

• Peraturan sama ada secara tersurat atau tersirat
  mengenai tatacara amalan yang perlu diamalkan
  dalam memenuhi agenda kehidupan bermasyarakat
• Amat penting kerana ia amat berkaitan dengan
  tatasusila dan ketertiban atau peradaban yang
  perlu diikuti demi mengekalkan keharmonian acara
  itu
• Menjadi lambang ketinggian adat dan budaya dalam
  kehidupan bermasyarakat terutamanya mesyarakat
  berbilang kaum

4
Tujuan Protokol

• Lebih profesional
• Mengelakkan berlaku ketidaksempurnaan
• Menjaga imej penganjur
• Menjaga imej tetamu
• Memastikan majlis berjalan lancar

5
Kesilapan-kesilapan yang sering berlaku

• Juruacara tersasul menyebut pangkat, gelaran atau
  tetamu kehormat
• Juruacara menyebut nama tidak mengikut urutan
  yang sepatutnya
• Juruacara sering tersasul atau teragak-agak
  tentang aturcara majlis
• Pembesar suara tidak berfungsi dengan sempurna
• Dulang atau alas dulang hadiah tidak disediakan
• Majlis penerimaan hadiah kelam-kabut, (pemenang
  atau penerima hadiah tidak teratur naik ke
  pentas, pemenang lambat naik ke pentas dsb.)
• Pertujukan-pertunjukan kelam-kabut atau
  dilaksanakan secara tidak sempurna

6
Senarai Jemputan

• Empat jenis senarai jemputan hendaklah
  disediakan
• Ringkasan senarai jemputan
• Senarai nama
• Senarai keutamaan
• Senarai kehadiran

7
Majlis Perasmian

• Aturcara Majlis Perasmian Pembukaan dan Penutup
  hendaklah dirancang dengan teliti mengikut urutan
  dan dicetak secara khusus dalam buku program.

8
Teks Juruacara Majlis

• Mengandungi kesemua maklumat tentang majlis
  tersebut
• Ditaip menggunakan kertas A4 (dibahagi dua atau
  sepenuhnya jika ada dua juruacara)
• Pada setiap helai kertas teks juruacara ditulis
  nombor muka surat, masa, cue dan pengumuman
• Cue peristiwa yang berlaku sebagai panduan
  kepada juruacara
• Pengumuman kata-kata yang dilafazkan oleh
  juruacara

9
Contoh teks juruacara

• Masa 9.10 pagi
• Cue Tetamu kehormat dan jemputan
  duduk
• Pengumuman
• Untuk memulakan majlis pada hari bersejarah ini,
  saya mempersilakan Yang Mulia Ustaz Saad bin
  Hassan membaca doa selamat. Dengan segala
  hormatnya dipersilakan

1
10
Masa 9.15 pagi Cue Ustaz Saad
duduk Pengumuman Majlis merakamkan ucapan
terima kasih kepada Yang Mulia Ustaz Saad
Hassan. Untuk meneruskan majlis kita pada hari
ini, daya dengan sukacitanya mempersilakan Yang
Berusaha En. Hassan bin Asit, Pengetua SMK Seri
Medan untuk menyampaikan ucapan alu-aluan. Dengan
segala hormatnya dipersilakan
2
11

• Masa 9.30 pagi
• Cue Tuan Pengetua duduk
• Pengumuman
• Majlis merakamkan setinggi-tinggi ucapan terima
  kasih kepada Yang Berusaha Tuan Pengetua atas
  ucapan beliau itu tadi.
• Seterusnya Majlis dengan segala sukacitanya
  mempersilakan Yang Berhormat Dato Mahad Kama
  Piah Che Othman, Ketua Eksekutif ASNB untuk
  menyampaikan ucapan. Dengan segala hormatnya
  dipersilakan.

3
12
Raptai

• Mesti diadakan sehingga sempurna dan memuaskan
  hati dengan tujuan
• Memberi gambaran secara menyeluruh tentang
  senario majlis kepada yang terlibat
• Membaiki beberapa kelemahan yang timbul
• Mengambil beberapa alternatif yang perlu untuk
  memastikan majlis tersebut berjalan dengan
  sempurna dan lancar
• Membuat penentuan urutan majlis dan penentuan
  masa bagi setiap acara
• Semua yang terlibat seharusnya mengetahui
  peranan, tanggungjawab dan masa bertindak dalam
  majlis tersebut