Protokol Pengurusan Majlis Rasmi Persekutuan dan Negeri

1

• Protokol Pengurusan Majlis Rasmi Persekutuan dan
  Negeri

2
majlis rasmi kerajaan

• Definasi
• i.Majlis Persekutuan
• - Dibiayai kerajaan Persekutuan
• ii.Majlis Negeri
• -Dibiayai kerajaan negeri
• iii. Majlis Bersama Persekutuan dan Negeri
• -Dianjur mengguna kewangan bersama

3
Peringkat-peringkat majlis

• Majlis antarabangsa
• -Melibatkan negara lain
• i.Persidangan Pertubuhan Negara-negara Islam
• Majlis kebangsaan
• -Negeri turut mengambil bahagian
• i.Majlis Hari Guru Peringkat Kebangsaan
• Majlis negeri
• -Majlis dianjur di peringkat negeri oleh Jabatan
  Persekutuan
• di negeri
• i.Majlis Hari Belia Peringkat Negeri Selangor
• Majlis daerah
• -majlis diadakan diperingkat daerah dimana
  Jabatan Persekutuan peringkat daerah atau negeri
  menjadi urusetia sambutan
• i.Majlis Hari Peladang Peringkat Daerah Setiu

4
Taraf Majlis

• Majlis Kendalian Jk Majlis Rasmi Kerajaan
• Majlis Kendalian JK Khas Peringkat Menteri
• Majlis Kendalian Kerajaan Negeri
• Majlis Kendalian Kementerian
• Majlis Kendalian Jabatan Negeri

5

• Majlis Kendalian Jk Majlis Rasmi Kerajaan
• Fungsi dan keanggotaan
• Menasihat kerajaan mengenai adat istiadat dan
  protokol
• Mengurus lawatan dalam dan luar negara
• Dianggotai Kem. Kewangan,Penerangan,Tentera,Polis,
  Istana Negara, JKR Wilayah Persekutuan, Dewan
  Bandaraya K.L dan Bhg. PentadbiranKew. JPM.
• Contoh majlis keraian/keterlibatan
• Ulangtahun Keputeraan/SPB Yang di-Pertuan Agong
• Lawatan Negara/ Sultan Negara Brunei
• Istiadat Pengkebumian Pembesar Negara/YAB Perdana
  Menteri

6

• Majlis Kendalian JK Khas Peringkat Menteri
• Latarbelakang/keanggotaan
• Keputusan Jemaah Menteri _at_PM untuk mengadakan
  majlis khas
• Urusetia BIUPA _at_Kementerian
• Anggota lain ditentukan oleh Menteri berkenaan
• Contoh majlis keraian/keterlibatan
• Perayaan Bulan Kemerdekaan/SPB Yang di-Pertuan
  Agong
• Hari kanak-kanak Sedunia/SPB Raja Permaisuri
  Agong
• Tialwah Quran Peringkat Kebangsaan/ YAB PM

7

• Majlis Kendalian Kerajaan Negeri
• Fungsi dan keanggotaan
• Mengendalikan majlis diperingkat negeri
  masing-masing
• Boleh mengurus bersama majlis dengan kerajaan
  Persekutuan
• Dianggotai oleh jabatan kerajaan negeri dan
  jabatan persekutuan dinegeri tersebut mengikut
  keperluan pengerusi bersama diperingkat negeri
• Contoh majlis keraian/keterlibatan
• Ulangtahun Keputeraan Sultan/Raja-raja
• Majlis Maulidurrasul peringkat negeri
  Kedah/Sultan
• Perayaan Ambang Merdeka Negeri Johor/Menteri
  Besar

8

• Majlis Kendalian Kementerian
• Latarbelakang/keanggotaan
• -Terdapat banyak majlis yang dipengerusikan oleh
  menteri berkenaan
• -Tuan rumah majlis ini adalah kementerian atau
  jabatan tersebut.
• Contoh majlis keraian
• -Hari Polis/Hari Q/ Hari wanita /Hari Guru dll.

9

• Majlis Kendalian Jabatan Negeri
• Latarbelakang/keanggotaan
• Tuan rumah adalah Ketua Jabatan Persekutuan
  diperingkat Negeri
• Contoh majlis keraian
• - Hari Guru Peringkat Negeri Sabah
• - Hari Guru Peringkat Daerah Kota Marudu

10
Jenis jenis Majlis

• Majlis Rasmi
• Majlis Rasmi Persekutuan dari peruntukan
  Kerajaan Persekutuan
• diadakan mengikut tatacara khusus
• Majlis Beristiadat
• Melibatkan Ketua Negara, jemputan terdiri drpd
  pembesar negara
• acara dibuat menzahirkan status tetamu kehormat
  /majlis berkenaan
• Terdapat ciri khas seperti kawalan
  kehormatan,tembakan meriam,pengawal tombak dan
  Pakaian Istiadat.
• Contoh Majlis
• Istiadat Pertabalan,Istiadat Pembukaan Penggal
  Parlimen
• ii. Majlis rasmi
• Majlis anjuran Kerajaan, melibatkan pembesar
  utama negara dan masyarakat
• Pakaian lazim adalah Lounge-Suit/baju Kebangsaan
  
• Contoh Majlis
• Majlis Maal Hijrah tahun 2003

11

• Majlis Tidak Rasmi
• Majlis sederhana darisegi persiapan, jemputan
  dan tertib protokol
• Masih mengikut tatacara sambutan,ucapan dan
  susunan tempat duduk
• Pakaian lazim adalah pakaian kerja atau baju
  batik
• Contoh majlis
• Majlis Perpisahan Pegawai Kanan Kerajaan
• Majlis Konsert Perdana PUSPANITA
• Majlis Rasmi Swasta
• Dianjur oleh syarikat, pertubuhan dan
  seumpamanya
• Tetamu kehormat terdiri drpd kenamaan dan
  jemputan pelbagai golongan
• Masih mengikut amalan protokol dengan sedikit
  kelonggaran aturcara dan pakaian.
• Contoh majlis
• Majlis Perletakan Batu Asas Cyberjaya oleh YAB
  PM

12
Tetamu Kehormat

• Prinsip Penentuan Tetamu Kehormat
• - Status majlis bergantung kpd kehadiran Tetamu
  Kehormat
• - Tetamu Kehormat hendaklah bersesuaian dengan
  majlis
• - SPB Yang di-Pertuan Agong paling sesuai untuk
  majlis Antarabangsa/Kebangsaan
• - Raja/ Yang di-Pertua Negeri sesuai untuk
  majlis kebangsaan/negeri
• - PM/TPM sesuai untuk majlis Antarabangsa/
  Kebangsaan dan Negeri
• Kategori Tetamu Kehormat
• SPB Yang di-Pertuan Agong/SPB Raja Permaisuri
  Agong
• DYMM Raja/TYT Yang di-Pertua Negeri
• YAB Perdana Menteri/YAB Tim. Perdana Menteri
• YB Menteri
• YAB Menteri Besar/ Ketua Menteri
• YB Timbalan Menteri
• YB Menteri Negeri/Ahli Mesyuarat Kerajaan Negeri
• Pegawai Kanan Kerajaan Persekutuan
• Orang Kenamaan Negeri/Tempatan

13

• Susunan keutamaan
• Susunan ini wujud disemua peringkat bermula
  diperingkat Negara sehingga ke jabatan dan daerah
• Asas kpd penghormatan dan adab dalam sesuatu
  majlis
• Susunan Keutamaan Persekutuan
• Dikutkuasa melalui warta P.U.(B) 29 bertarikh 22
  Jan 1998
• Senarai keutamaan masyarakat yang ditetapkan
  Kerajaan Persekutuan
• Digunapakai dalam semua majlis rasmi Persekutuan
• Penentuan jemputan,susunan tempat duduk, masa
  ketibaan dan sebutan hormat

14

• Susunan Keutamaan Negeri-negeri
• Dikutkuasakan diperingkat negeri berkenaan
• Senarai keutamaan masyarakat yang ditetapkan
  kerajaan negeri berkenaan
• Digunapakai dalam semua majlis rasmi anjuran
  kerajaan negeri atau secara bersama dgn Kerajaan
  Persekutuan
• Penentuan jemputan,susunan tempat duduk, masa
  ketibaan dan sebutan hormat

15

• Panggilan Hormat
• Panggilan sewajarnya terhadap Tetamu Kehormat dan
  dif
• Diguna pd kad jemputan, kad nama, sampul surat,
  teks juruacara dan teks ucapan
• Panggilan hormat meliputi panggilan
  Turun-temurun,Diraja,Jawatan, Anugerah dan
  Keugamaan
• Contoh YM Tengku, YB Menteri, Y.Bhg. Datuk,
  Sahibus Samahah Mufti
• Bahasa Diraja
• Surat Pekeliling Am Sulit Bil.3 Tahun 1993
• Majlis yang dihadiri oleh SPB Yang di-Pertuan
  Agong
• Majlis yang dihadiri Raja Melayu di negeri

16

• Protokol Majlis Rasmi Mengikut Lokasi
• Majlis Persekutuan( SKP Persekutuan)
• Berlangsung di W/Persekutuan/Negeri/Daerah
• Majlis Bersama Persekutuan dan Negeri
• ( SKP Persekutuan dan negeri berkenaan)
• Majlis Kerajaan Negeri( SKP Negeri)
• Berlangsung di Negeri/Daerah

17

• Jenis Pakaian Bagi Majlis Rasmi Kerajaan
• i. Pakaian lelaki
• - Pakaian Istiadat Siang (Jaket Putih)
• - Pakaian istiadat Malam (Mess Kit _at_ monkey
  jaket)
• - Pakaian Black Tie
• - Pakaian Kebangsaan Hitam/Pakaian Kebangsaan
• - Pakaian Lounge Suit Gelap/ Lounge Suit
• - Pakaian Kerja/Batik lengan Panjang
• - Pakaian Casual
• ii. Pakaian Wanita
• - Pakaian Istiadat Siang(Jaket Putih)
• - Pakaian Istiadat malam (Mess Kit)
• - Pakaian Kerja
• - Pakaian Baju Kurung
• - Pakaian Baju Kebaya Labuh

18

• Penetapan Pakaian Bagi Majlis
• i. Pakaian Istiadat Siang/Pakaian Kebangsaan
  Rasmi/Morning Coat
• - Pertabalan,Mengarak Panji-panji
• ii. Pakaian Istiadat malam/Pakaian Kebangsaan
  Rasmi atau Pakaian Kebangsaan Hitam/Black Tie
• - Jamuan Negara
• iii. Pakaian Kebangsaan Hitam/Lounge Suit Gelap
• - Jamuan PM merai Ketua Kerajaan Asing
• iv. Pakaian Kebangsaan/Lounge Suit
• - Sambutan Maal Hijrah
• v. Pakaian Kebangsaan Hitam/Lounge Suit Gelap
• - Jamuan PM merai Ketua Kerajaan Asing

19

• Senarai Jemputan
• i. Senarai Ringkas- Mengikut kumpulan jemputan
• ii. Senarai Penuh- Mengikut Susunan Keutamaan
• iii.Senarai Susunan Abjad- Mengikut Abjad
• Jenis Jemputan
• Jemputan seorang- Bila Tetamu Kehormat hadir
  seorang
• Jemputan Berpasangan
• Jemputan bercampur- jika tetamu dipentas
  berpasangan

20

• Bilangan Jemputan /Tetamu Kehormat
• SPB Yang Di-Pertuan Agong- 2,000 - 3,000
• Raja/ Yang di-Pertua Negeri- 1,500 2,000
• PM/TPM- 1,000 2,000
• MB/KM/Menteri- 500 1,000
• Kaedah Jemputan
• SPB Yang di-Pertuan Agong/DDYMM
  Raja/Permaisuri/TTYT Yang di-Pertua Negeri
• - Warkah dibawa mengadap
• YAB PM/TPM surat jemputan
• YAB MB/KM surat jemputan

21

• Kad jemputan jawapan
• Diserta bersama pelekat kereta,pelan tempat
  tempat duduk
• Lazim mengandungi logo,jawatan tuan rumah,ruang
  nama jemputan,majlis,tempat,tarikh,masa, pakaian,
  no. telefonfax,masa ketibaan dan aturcara
• Kad jawapan lazim mengandungi ruang nama,catatan
  kehadiran,ruang tandatangan,tarikh dan alamat
  penuh penerima jawapan
• Nama penerima ditaip disampul dgn anugerah
  dihujung dan penjuru kiri dgn no.rujukan
• Jemputan untuk berpasangan ditulis nama
  pasangannya
• Kad dihantar 3minggu sebelum majlis dan urusetia
  akan mengesah kehadiran jemputan dipentas 24 jam
  sebelum majlis

22

• Penetapan Masa
• Mengawal perjalanan majlis
• Tempoh sesuai 90-120 minit
• Majlis malam mula jam 8.30 dan tamat 10.30mlm
• Majlis petang tamat sebelum maghrib
• Pembahagian Masa
• Sambutan 10min
• Persembahan 10-15min
• Ucapan 25-35min
• Perasmian/cenderamata 20-30min
• Jamuan 20-25min
• Meninggal majlis 5min

23

• Pembaca Doa
• Dibaca awal majlis dlm Bahasa Melayu/Inggeris/Ara
  b dirostrum
• Pembaca doa berdasarkan Tetamu kehormat
• Cenderamata
• Surat Pekeliling Am Bil. 7 1984 tidak
  menggalakkan pemberian
• Boleh disampaikan dalam majlis/dlm bilik minum
• Disampaikan oleh tuan rumah dengan tertib

24

• Menyambut Tetamu
• Penyambut mudah dikenali tetamu
• Ahli JK induk/Sambutan turut sama
• Tetamu Kehormat disambut tuan rumah ke bilik
  menunggu bersama dif di pentas
• Baris Penyambut/Kalungan Bunga
• Tetamu Kehormat bersalam dgn AJK paling kanan
  semasa tiba dan paling akhir semasa meninggal
  majlis
• Kalungan atau sematan bunga hendaklah dielakkan
  bagi tujuan keselamatan

25

• Pengiring
• Kedudukan sedikit kedepan Tetamu Kehormat
• Isteri tuan rumah mengiringi isteri Tetamu
  Kehormat
• Pengiring juga boleh dikalangan pegawai kanan
• Permaidani Merah
• SPB Yang di-Pertuan Agong/Raja Permaisuri Agong
• DYMM Raja-raja/PermaisuriTYT Yang
  di-Pertua/isteri
• YAB PM/isteri
• YAB TPM/isteri
• DYTM Raja Muda/Raja Puan Muda

26

• Bilik Menunggu
• Majlis melibatkan TPM dan ke atas
• Memudahkan penyelarasan dgn penyediaan dewan
• Memperkenal dif yang akan berada dipentas
• Lagu Kebangsaan
• Naskah Diraja- Ketibaan Kepulangan SPB Yang
  di-Pertuan Agong dlm Istiadat Rasmi
• Naskah Ringkas-Ketibaan Kepulangan SPB Raja
  Permaisuri Agong dlm Majlis Rasmi/kpd TYT dan
  diikuti Lagu Negeri
• Naskah Pendek- Diakhir majlis selepas lagu negeri
  berkenaan dimainkan jika Agong/wakil tak hadir
  tetapi salah seorang Raja Melayu hadir dlm Majlis
  Rasmi Persekutuan

27

• Back Drop
• Dlm Bahasa Melayu
• B.Inggeris boleh diguna bagi majlis antarabangsa
• Darjah Kebesaran tidak dicatat pada back drop
• Rostrum
• Lazimnya 3 rostrum-kiri/kanan dan satu untuk
  juruacara ditempat yang sesuai
• Elakkan drpd meletak jambangan bunga diatas untuk
  mengelak ketidakselesan
• Panduarah/ bilik air
• Lokasi tempat duduk untuk semakan tetamu
• Panduarah bilik air wajar diberi perhatian bagi
  tempat persendirian selain hotel

28

• Pembuka pintu kereta
• Terdiri drpd polis tentera untuk SPB Yang
  di-Pertuan Agong
• Polis untuk PM/TPM
• Kerusi/meja
• Kerusi yang sesuai hendaklah diguna-meja kecil
  didepan dgn bunga hiasan untuk mengelak pandangan
  langsung pada badan dif dipentas
• Aturcara/Ketibaan/Ucapan
• Aturcara dicetak pd kad jemputan
• Jarak masa tiba tetamu tetamu Kehormat 30minit
• Ucapan dlm majlis dihad kpd 3 orang sahaja/bagi
  ucapan dasar masa boleh dipanjangkan kpd 1jam
• Salutation dihad untuk 3orang sahaja

29

• Tanda Perasmian
• Diucap akhir ucapan dan boleh disambut dengan
  pertunjukan laser dll.
• Jamuan Ringan
• Tempat yang sesuai mengikut jemputan tetamu
  kenamaan
• Kedudukan semasa jamuan masih mengikut susunan
  keutamaan
• Sidang Akhbar
• Mengikut keperluan Tetamu Kehormat
• Diselaras dgn pegawai akhbar Tetamu Kehormat

30

• Raptai
• Untuk menyemak, menyelaras dan biasakan petugas
  dgn tempat
• Boleh dibuat dgn lakon watak dan waktu sebenar
• Juruacara
• Menghebah acara yang akan berlaku
• Teks disedia penganjur/tidak dibenar keluar drpd
  teks
• Guna mic. berasingan dan mudah melihat semua
  pergerakan di majlis
• Juruacara tak perlu minta izin Tetamu Kehormat
  untuk mengguna bahasa inggeris dll bahasa

31

• Buku Aturcara Pentadbiran
• Buku panduan penagnjur kpd JK dan petugas
• Catatan terperinci termasuk masa,perkara, nama
  pegawai,pelan, no.telefon pegawai penyelaras dll
  yg perlu
• Buku Cenderamata
• Terdapat kata aluan/aturcara/penghargaan
• Diletak lebih awal di meja bagi Tetamu Kehormat
• Bagi TPM dan ke atas, perlu disediakan penyampai
  dengan dulang apabila mereka telah duduk dgn
  selesa

32
elemen protokol dalam majlis

• Susunan keutamaan
• Susunan tempat duduk
• Ketibaan dan kepulangan
• Susunan dan kibaran bendera
• Panggilan hormat
• Pegawai perhubungan
• Tertib pakaian
• Format jamuan

33

• Pasukan Perubatan
• Bergantung kpd Tetamu kehormat
• Hospital ass., Jururawat, attendan dan pemandu
  ambulan
• Pasukan sokongan spt. St. Johns Ambulance
• Pasukan Keselamatan
• Fizikal (tempat majlis berlangsung)
• Peribadi (tetamu kenamaan)
• Trafik (laluan parkir VIP)

34



35
(No Transcript)
36
(No Transcript)
37
(No Transcript)
38
(No Transcript)
39
(No Transcript)
40
(No Transcript)
41
(No Transcript)
42
(No Transcript)
43
(No Transcript)
44
(No Transcript)
45
(No Transcript)
46
(No Transcript)
47
(No Transcript)
48
(No Transcript)
49
(No Transcript)
50
(No Transcript)
51
Sekian terima kasih