PENULISAN SURAT RASMI

1
PENULISAN SURAT RASMI

• Disediakan oleh
• INTAN SHARIZAT MUHAMAD NASIR
• PEN. PENGARAH (PENGURUSAN)
• HOSPITAL KUALA KRAI

2
ISI KANDUNGAN
3
OBJEKTIF

1. Memberi kefahaman kepada peserta mengenai
   perbezaan surat rasmi jabatan dan memo.
2. Mendedahkan teknik penulisan surat rasmi yang
   berkualiti
3. Memberi kesedaran kepada peserta kepentingan
   pengurusan rekod dan surat-menyurat

4
PENGENALAN

• Surat ialah alat komunikasi bertulis.
• Ia dibahagikan 2 KATEGORI
• - surat rasmi
• - surat tidak rasmi
• Surat rasmi memainkan peranan penting dalam
  kerjaya pada masa kini.
• Kepentingan surat rasmi
• - dokumentasi yang dijadikan bahan rujukan
  apabila timbul sesuatu masalah.
• - sebagai duta iaitu duta peribadi, jabatan
  atau n negara.

5
RUJUKAN
6
JENIS SURAT RASMI
7
CIRI-CIRI SURAT RASMI
8
KEGUNAAN SURAT RASMI
9
KEGUNAAN SURAT RASMI
10
FORMAT SURAT RASMI

• Pengenalan pengirim dan penerima
• Rujukan fail (pengirim/ penerima)
• Tarikh surat
• Tajuk Surat
• Isi surat
• Penutup surat (harapan, nama pengirim dan
  jawatan)
• Identation (jarak tepi permulaan menulis)
• Jarak perenggan
• Jarak baris

11
1
2
4
3
5
6
7
8
9
12
CONTOH FORMAT SURAT RASMI
BIL PERKARA KANDUNGAN
1 Kepala Surat Maklumat Penghantar logo Nama Jabatan Alamat Jabatan Poskod No. Telefon Jabatan No Faks Jabatan E-mail
2 Maklumat Penerima Rujukan penerima Rujukan pengirim Tarikh keluar surat Nama penerima dan jawatan Alamat penuh penerima (u.p.) Nama pegawai petugas jika perlu Melalui (ketua penerima surat jika berkenaan)
13
CONTOH FORMAT SURAT RASMI
BIL PERKARA KANDUNGAN
3 Sapaan / Gelaran Dato/ Datin/ Tuan/ Puan
4 Tajuk Surat Ditaip dengan huruf besar Dihitamkan Digaris bawah
5 Isi/ Maksud surat Pembukaan bicara dan rujukan (Angka 1 tidak ditaip sebagai pengenalan) Perenggan pertama maksud sebenar surat (Angka 2 Isi/ maksud surat yang utama Pecahan isi surat sebab musabab dan tujuan Cth 2.1 Senarai nama yang akan hadir kursus sebagaimana berikut- i) Azmi b. Abas ii) Rosak Anak Binasa
14
CONTOH FORMAT SURAT RASMI
BIL PERKARA KANDUNGAN
6 Penutup Penutup surat dan ucapan terima kasih
7 Slogan Ungkapan khas organisasi
8 Pengakuan Kesetiaan Saya yang menurut perintah
9 Pengirim Tandatangan pengirim Nama pengirim Jawatan pengirim Kenyataan perwakilan (b.p. jika perlu)
10 Penerima salinan s.k Ketua Jabatan Patologi Penyelia Asrama
15
PRINSIP PENULISAN SURAT(4C 1P)
16
PRINSIP PENULISAN SURAT(4C 1P)
CORRECT (BETUL)

• Ejaan
• Tatabahasa
• Laras bahasa (penggunaan ganti nama gelaran)
• Data, fakta dan maklumat
• Wacana
• Format teknik

17
PRINSIP PENULISAN SURAT(4C 1P)
CLEAR (JELAS)

• Tujuan
• Perkara / Tajuk / mesej
• Protokol/ prosedur penulisan
• Struktur penulisan
• Ayat mudah difahami
• Urutan logik
• Penggunaan perenggan
• Sistem nombor

18
PRINSIP PENULISAN SURAT(4C 1P)
CONSICE(RINGKAS PADAT)

• Terus kepada mesej
• Tiada pembaziran perkataan
• Tiada ayat-ayat berbunga

19
PRINSIP PENULISAN SURAT(4C 1P)
COMPREHENSIVE (LENGKAP)

• Data utama dan data sokongan
• Spesifikasi terperinci
• Maklumat lengkap
• Rasional/ justifikasi
• Konstruktif

20
PRINSIP PENULISAN SURAT(4C 1P)
POLITE (SOPAN)

• Diplomasi
• Wacana hormat
• Wacana rujukan
• Wacana harapan
• Wacana antisipasi (jangkaan)

21
PRINSIP PENULISAN SURAT(4C 1P)
POLITE (SOPAN)

• Diplomasi
• Wacana hormat
• Wacana rujukan
• Wacana harapan
• Wacana antisipasi (jangkaan)

22
MEMO
PENGENALAN

• Ia merupakan singkatan perkataan memorandum.
• Ia bermaksud catatan atau peringatan.
• Ia berperanan seperti surat tetapi biasanya
  digunakan untuk jabatannya sendiri.

23
MEMO
GAYA BAHASA

• Gaya bahasa yang digunakan untuk tulis memo
  berbeza dengan gaya penulisan rasmi.
• Memo memfokuskan kepada isi yang hendak
  disampaikan.

24
MEMO
TIPS BAHASA

• Ringkas, padat dan jelas
• Lembut dan berdiplomasi
• Tidak menimbulkan sikap negatif pada pembaca
• Tidak timbulkan prasangka
• Elakkan daripada membuat teguran berbentuk
  negatif.

25
MEMO
Contoh 1

• Bersama-sama ini dikembalikan draf memo
  berkenaan. Draf ini kurang memuaskan dari segi
  ejaan dan tatabahasa. Tuan diminta menulis semula
  dengan membetulkan ejaan dan tatabahasa yang
  telah ditanda sebelum memo ini diedarkan.

26
MEMO
Contoh 2

• Bersama-sama ini dikembalikan draf memo
  berkenaan. Draf ini telah pun disemak dan dikesan
  terdapat sedikit kesilapan ejaan dan tatabahasa
  seperti yang telah ditandai. Saya berharap tuan
  dapat membaikinya sebelum mengedarkannya.

27
MEMO
KAEDAH PENULISAN
28
MEMO
KAEDAH PENULISAN
29
(No Transcript)
30
KERTAS KERJA

• Biasanya kertas kerja dibuat untuk tujuan
  berikut-
• Permohonan pelaksanaan kursus
• Memberi cadangan alternatif
• Tatatertib

31
KERTAS KERJA
PERMOHONAN ANJUR KURSUS

1. Latar belakang
2. Objektif
3. Penyertaan
4. Kumpulan sasaran
5. Tempat
6. Tarikh
7. Penganjur
8. Penceramah
9. Anggaran Perbelanjaan
10. Tentatif Program
11. Penutup
12. Keputusan

32
(No Transcript)
33
(No Transcript)