UNIVERSIDAD ANAHUAC TRABAJO EN EQUIPO Y LIDERAZGO

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UNIVERSIDAD ANAHUACTRABAJO EN EQUIPO Y LIDERAZGO
REGLAS BASICAS PARA LOS EQUIPOS
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Aspectos a manejar

• Juntas directivas
• Expectativas de trabajo
• Confidencialidad y apoyo

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Juntas de dirección

• Constituyen el foro primario para el trabajo en
  equipo

Las juntas para el trabajo en equipo pueden
parecer poco productivas pero la manera en que el
equipo maneje los temas a discutir determinará el
éxito de la misma
Las reglas básicas para una junta son las
siguientes puntualidad y asistencia,
representación, e información directiva
Esto representa la primera oportunidad del
equipo para poner en acción sus valores y
expectativas y de practicar la responsabilidad
mutua
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Preguntas frecuentes sobre la asistencia en los
equipos
Por cuanto tiempo?
En donde?
A que se refiere la asistencia regular?
Que tan seguido se reunirá el equipo?
Cuanto tiempo hay de tolerancia y como se
manejará la impuntualidad?
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Problemática de las juntas

• Noción de estar muchas veces las personas
  estan en cuerpo pero no en mente, no estan
  concentradas o hacen otras cosas
• Impuntualidad generalmente las personas llegan
  tarde y causan distracción.
• Las expectativas no son claras y hay confusión.

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Violación de las reglas establecidas

• Además de poner las reglas, el equipo tiene que
  decidir que es lo que va a pasar con él que no se
  apegue a las mismas.
• Esto debe de definirse en la primera reunión para
  prevenir problemas
• Si el equipo espera hasta que haya un
  comportamiento inapropiado de alguno de los
  integrantes, este no será capaz de separar las
  reglas de la persona problema, y surgirán
  resentimientos

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Reforzar

• Además de las violaciones de reglas, es la
  primera oportunidad para los miembros de los
  equipos de retroalimentarse por medio de otras
  opciones y de ésta manera hacer fuertes los
  valores del equipo. Esto debe de definirse en la
  primera reunión para prevenir problemas
• Si el equipo no quiere o no puede confrontar
  temas de atención, no será capaz de enfrentarse a
  retos mayores dentro de las expectativas de toma
  de decisiones que surgirán mientras que el equipo
  madura y se enfrenta con tareas difíciles.
  Mantener las reglas es la primera indicación de
  que el equipo esta siendo serio con su trabajo.

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Sustitución de miembros del equipo

• Una de las preguntas que seguido se presenta en
  relación a la asistencia en las reuniones, es que
  si los miembros de los equipos pueden mandar
  substitutos a las reuniones que ellos no puedan
  asistir. Lo mas común en esta cuestión es que no
  se deben mandar substitutos.
• Puede ser apropiado mandar substitutos cuando
  solamente se trata de reuniones en la que
  solamente se reportara información. Cada miembro
  del equipo juega un rol intimo en este como para
  suponer que cualquier substituto podría tomar su
  lugar.
• Hay 2 conceptos principales que nos llevan a la
  conclusión de no utilizar substitutos, y ambos se
  basan en la confianza. En un equipo efectivo el
  miembro ausente debe de ser capaz de confiar en
  sus compañeros y en que estos representaran su
  posición en la discusión. El miembro ausente debe
  respetar y valorar las decisiones del equipo y
  aceptarlas, aunque él no pueda asistir.

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Sugerencias para casos de ausencias de miembros

• Escoger una persona especifica en el equipo que
  represente y hable por los puntos de vista de la
  persona ausente. Durante las discusiones del
  equipo, el representante deberá exponer lo que
  piensa que puede ser el punto de vista de la
  persona ausente.
• Crear una regla en la que si una persona sabe que
  va a faltar a una reunión éste deberá notificar
  al administrador de las reuniones. El
  administrador de reuniones y la persona que se
  ausentará hablaran de los puntos que el ausente
  quería exponer y de ésta forma el administrador
  les informara a los otros miembros del equipo
  durante la reunión.
• Establecer una regla para identificar a personas
  clave necesitadas para discusiones especificas.
  Si alguna de estas personas no pudiera asistir a
  alguna reunión esta será cancelada. Si las
  reuniones son canceladas regularmente el equipo
  deberá volver atrás y discutir el propósito y el
  compromiso.

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• Si un miembro falta a una reunión, alguien del
  equipo será designado para reunirse con el
  ausente antes de la siguiente reunión y de esta
  forma informarle de las decisiones tomadas, así
  como de las discusiones.
• Si las decisiones son tomadas durante una reunión
  en la que un miembro estuvo ausente, el equipo no
  retomara ni explicara la decisión cuando el
  miembro regrese. El equipo podrá decidir si
  retoma la decisión debido a que se presenta nueva
  información, pero no simplemente si el miembro
  que falto no esta de acuerdo con la decisión
  tomada.

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• Los equipos pueden usar una o una combinación
  de estas técnicas o proponer nuevas para las
  necesidades particulares del equipo. La intención
  de estas acciones es asegurarse de que el equipo
  tenga progreso mientras se ajusta a la ausencia
  de miembros del equipo.

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Trabajo en equipo

• La forma en que un equipo registre la información
  impactará en la participación y en la calidad de
  las decisiones tomadas e influenciará a aquellas
  personas externas al grupo.
• El equipo debe de decidir entre dos temas de
  registro de información como presentar la
  información y como preservarla para revisarla más
  adelante.
• Hay bases para ayudan al proceso de registro y
  facilidad de la información. Primero que nada el
  que registre la información debe de utilizar un
  formato público para registrar la información,
  ideas y decisiones, el segundo es el de utilizar
  el mismo lenguaje para que sea sencillo entender
  lo que se dice, el tercero la persona que
  registra no debe de tener sentimientos
  involucrados sobre el tema a presentar.

13
Preguntas frecuentes sobre el registro de
información

• Que información obtenida de la junta debe de ser
  registrada?
• Como se debe registrar ésta información?
• Que información debe de ser compartida con
  personas externas al equipo? Que tanta
  información? En que formato?

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AGENDAObjetivos

• Reunir a personas interesadas en investigar o
  discutir un tema en específico
• Dar a conocer quienes serán las personas que
  participarán en la reunión
• Programar el día y la hora de la reunión
• Reunir el material necesario para la
  investigación o discusión del tema
• Establecer actividades específicas para cada
  miembro y actividades generales del equipo

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AGENDAContenido

• Espacio en blanco para temas o situaciones no
  planeadas
• Tiempos establecidos para cada tema u actividad
  (reunión más productiva)
• Los temas más importantes a discutir
• Las necesidades del equipo por resolver
• La información sobre los temas a resolver o
  discutir
• Quien será la persona responsable de tomar
  decisiones en cada tema o actividad

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AGENDAResponsable

• Llevar a cabo la agenda y su distribución
• Definir las tareas administrativas de la reunión
• Equipo que se utilizará en la junta
• Diseño del cronograma
• El responsable de la agenda debe de variar para
  que haya mayor retroalimentación y las reuniones
  no se vuelvan monótonas

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Expectativas de trabajo

• Establecer las expectativas que se tienen de una
  reunión es muy importante porque los miembros de
  esta deben estar informados de los estándares del
  equipo de trabajo.
• Las expectativas de trabajo permiten que los
  miembros de la reunión preparen los temas y el
  material que sea de su interés para tener un
  encuentro productivo.
• Permitirán conocer con mayor claridad los puntos
  de vista de cada miembro dentro de la reunión

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Expectativas de trabajoPreguntas mas frecuentes

• Cuál es la calidad de trabajo que se espera?
• Cuál es la cantidad de trabajo que se espera?
• Cómo será definido el sentido del tiempo del
  trabajo?
• Qué significa presentarse preparado a las
  reuniones de trabajo?

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Confidencialidad

• Nada daña mas a un equipo que la falta de
  confidencialidad.
• El equipo en conjunto debe tomar decisiones.
• Debes elegir un vocero o representante de equipo
  pero tratando de respetar aquella información q
  no se puede divulgar.

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Preguntas a discutir

• Que temas serán confidenciales?
• Como identificarán la información confidencial?
• Como deben tratar esta información?
• Como deben exponer esta información a externos?

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Tips para equipos

• Desarrollar reportes de progreso al final de cada
  reunión.
• Escuchar retroalimentación de otra áreas.
• Una vez que se tenga un borrador será sometido a
  discusión.
• Los miembros del equipo no deben discutir con
  externos los temas confidenciales.