Optimización en Gestión de Proyectos

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Knowledgeable People, Defined Processes,
Easy Solutions. Think Q!
TOP 10 SUGGESTIONS
OPTIMIZED PROJECT MANAGEMENT
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OPTIMIZED PROJECT MANAGEMENT
Tanto para los gerentes de proyectos junior como
senior, existen tres elementos principales arte,
ciencia y dolor de cabeza! La siguiente lista
ofrece las soluciones con mayor impacto de un
proyecto específico en su organización.
Elaborado por Hans Kauffman Andrea Tobar
Quality Vision Technologies www.qvision.us info_at_qv
ision.com.co Cel (57) 300 255 0265
Think Q!
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OPTIMIZED PROJECT MANAGEMENT
1. Definir la visión y los objetivos
1. Definir la visión y los objetivos
Simplifica los objetivos del proyecto y las
razones. Sugerencia valide la documentación del
proyecto y refuerce los objetivos y metas
establecidos. Sea claro en los términos
utilizados y evite ideas ambiguas o vagas.
Recuerde que cada proyecto de cierta manera está
ligado a la dirección de los objetivos
estratégicos y la visión en conjunto de la
organización.
Simplifica los objetivos del proyecto y las
razones. Sugerencia valide la documentación del
proyecto y refuerce los objetivos y metas
establecidos. Sea claro en los términos
utilizados y evite ideas ambiguas o vagas.
Recuerde que cada proyecto de cierta manera está
ligado a la dirección de los objetivos
estratégicos y la visión en conjunto de la
organización.
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2. Aumente la comunicación
Es importante tener información adecuada para los
participantes, junto a la cultura de una buena
comunicación. Sugerencia Determine los flujos de
comunicación apropiados y elabore una lista de
verificación de la información como informes,
estados, entre otros, y transmítalo a los
participantes del proyecto.
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3. Fechas de entrega más realistas
La fecha de entrega en muchos casos se vuelve un
reto para los directivos. Sugerencia Maneje el
estrés de la fecha límite y los problemas del
proyecto con planificación creativa y dinámica
que cada vez que cambia el alcance se puede
modificar los compromisos de entrega, análisis de
alternativas y comunique la realidad a los
participantes del proyecto.
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4. Variaciones del entorno
"Control de Cambios" es el enemigo de los
directores. Sugerencia Documente lo que está
sucediendo o anticípese a lo que puede suceder.
Comunique lo que se solicita, los problemas y
riesgos relacionados con estos cambios, y los
planes alternativos a los participantes en el
proyecto.
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5. Gestión de riesgos
Generalmente un plan de proyecto incluye algunos
riesgos. Sugerencia Una vez que el equipo de
proyecto ha evaluado los riesgos, a) tomar
medidas para reducir la probabilidad de la
ocurrencia de riesgos, b) cuando ocurra un
riesgo, realiza un plan de acción tanto
correctiva como preventiva.
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6. Dependencias inciertas
A medida que el director y el equipo determine
las dependencias del proyecto, por lo general
implica confiar en la evaluación de otra persona.
Sugerencia "qué pasaría si" tenga varias
personas y utiliza sesiones de lluvia de ideas,
donde se recogen los elementos del plan y las
dependencias, haciendo escenarios y se actualiza
la lista de elementos de riesgo del proyecto.
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7. Entrega de resultados
Es importante la motivación continua de los
Stakeholders durante ciclo de vida del proyecto.
Sugerencia Determine y utilicé la rendición de
cuentas como parte del perfil de riesgo del
proyecto, así mismo, puede identificar y
gestionar de una manera más visible los avances y
logros.
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8. Competencia por los recursos
Los proyectos suelen competir por personas,
dinero y tiempo. Sugerencia Pida a la gerencia
de nivel superior definir y establecer la
prioridad del proyecto. Al mismo tiempo alinear
el proyecto con las metas y objetivos de la
organización.
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9. Habilidades suficientes del equipo
Es importante que las personas estén capacitadas
para realizar el trabajo asignado. Sugerencia
Documente y elabore una matriz con el conjunto
básico de habilidades necesarias de cada persona
para llevar a cabo la carga de trabajo prevista.
El objetivo es guiar al equipo hacia la
competencia con capacitación, entrenamiento
cruzado, modelo padrino, coaching, asesores
externos y otros métodos.
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10. Participación de los clientes y usuarios en
el proyecto
Para el desarrollo del proyecto es necesario
realizar entregas internas. Sugerencia Discuta y
proporcione actualizaciones del estado a todos
los participantes en el proyecto, manténgalos
informados. Invite a las partes interesadas,
clientes, usuarios finales y otros a reuniones
periódicas de estado.
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El liderazgo del proyecto es una habilidad que
requiere tiempo para desarrollarse en una persona
u organización. Alcanzar el éxito requiere del
análisis de los reveses y fracasos con el fin de
mejorar. Centrándose en los retos y riesgos de
cada proyecto y aprender de ellos le ayudará a
construir una capacidad de gestión de proyectos
más exitosa. Elaborado por Hans Kauffman-
Andrea Tobar 3002550265
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