La prparation du basculement leuro

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La préparation du basculement à l euro

• Le point de vue de l ordonnateur à travers
  l expérience du CHU de Rennes
• E.N.S.P 20 juin 2001

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Les principaux points d impact

• 1- Communication et formation
• 2- La gestion économique et financière
• 3- Informatique et logistique

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1- Communication et formation

• 1.1. Le programme d information générale de
  l établissement
• 1.2. Le programme des formations et informations
  spécifiques
• 1.3. Le document interne de référence Plan de
  basculement à l euro du CHU de Rennes

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1.1. Le programme d information générale

• Objectifs information des agents du CHU qui
  doivent pouvoir à leur informer à minima les
  usagers (i.e.savoir où/auprès de qui
  l information est disponible) concevoir les
  supports d information des usagers
• Publics visés agents / instances / usagers
• Contenu
• un information  citoyenne  des agents et
  instances qu est ce que l euro ,quelle
  valeur, qui l utilisera, les pièces et billets,
  les modalités de conversion, les effets attendus
  de l euro...
• et connaissance des principaux points d impact
  de l euro au CHU prix et tarifs en euros à
  l hôpital, moyens de paiement, fonctionnement
  des régies et sous-régies, la paie.

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1.1. Le programme d information générale (suite)

• Média journaux internes (lettre mensuelle
  magazine trimestriel), réunions d information
  spécifiques, réunions des instances, fiche dans
  livret d accueil et/ou fiches d information aux
  points stratégiques
• (BdE, régies/ss-régies, parkings), Intranet
• Intervenants/partenaires Direction Financière,
  Trésorerie Principale, Délégation à la
  Communication, Direction du Personnel
• Calendrier à partir de juin 2001

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1.2. Le programme des formations et informations
spécifiques

• Des publics ciblés autour de 5 thématiques
  spécifiques
• Les relations avec les fournisseurs et le
  basculement à l euro
• Les opérations de clôture 2001
• Le basculement à l euro des régies et sous
  régies
• L euro et la gestion du personnel
• Les bureaux des entrées et l euro

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1.2. Le programme des formations et informations
spécifiques

• 1) Les relations avec les fournisseurs et le
  basculement à l  euro
• Contenu présentation des fiches du Plan de
  Basculement relatives aux marchés publics,
  constats de conversion, achats hors marchés et
  relations avec les fournisseurs. Cas pratiques.
  Analyses des premières difficultés rencontrées
• Public agents des directions/services
  gestionnaires de crédits
• Calendrier mai/juin 2001 - durée 2/3 heures
• Formateurs Direction Financière appui TP

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1.2. Le programme des formations et informations
spécifiques

• 2) Les opérations de clôture 2001
• Contenu présentation des particularités du
  calendrier de clôture de l exercice 2001et des
  opérations de basculement de la comptabilité.
  Information sur les tâches à anticiper
• Public agents des directions/services
  gestionnaires de crédits
• Calendrier septembre/octobre 2001- durée 2/3
  heures
• Formateurs Direction Financière appui TP

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1.2. Le programme des formations et informations
spécifiques

• 3) Le basculement à l euro des régies et sous
  régies
• Contenu présentation des règles, procédures et
  outils propres au basculement à l euro des
  régies et sous-régies en 2002. Modalité de
  gestion des flux dans les deux monnaies en
  janvier/février 2002. Liens avec les nouveaux
  applicatifs du SIH.
• Public régisseurs, sous-régisseurs du CHU
• Calendrier octobre/novembre 2001 - durée 4
  heures
• Formateurs Direction Financière TP

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1.2. Le programme des formations et informations
spécifiques

• 4) L euro et la gestion du personnel
• Contenu présentation de l impact de l euro
  sur la rémunération du personnel calcul de la
  paie, nouveaux barèmes, prestations, rappels..
• Public agents des directions du personnel et de
  la direction des affaires médicales Bureaux de
  personnel des établissements
• Calendrier dernier trimestre 2001- durée 2/3
  heures
• Formateurs Direction Financière DPE DITO (?)

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1.2. Le programme des formations et informations
spécifiques

• 5) Les bureaux des entrées et l euro
• Contenu présentation de l impact de l euro
  sur la partie gestion patients du SIH. Nouveaux
  tarifs. Conversions. Moyens de paiement. Etre
  capable d informer l usager sur le passage à
  l euro à l hôpital
• Public agents des bureaux des entrées
• Calendrier septembre/novembre 2001 - durée 2
  heures
• Formateurs Direction Financière DITO

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1.3. Le Plan de Basculement à l euro du CHU de
Rennes

• Contenu et format du Plan de basculement à
  l euro (cf. documents annexes)
• diffusion toutes les directions et services
  gestionnaires de crédits
• supports papier et intranet
• périodicité de mise à jour nouveaux textes

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2. Gestion économique et financière

• 2.1. La problématique générale
• 2.2. Les marchés publics et les achats
• 2.3. La clôture de l exercice 2001
• 2.4. Le basculement de la comptabilité
• 2.5. La gestion des régies
• 2.6. La paie
• 2.7. La dette

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Modalités de basculement à l euro principes
généraux
Novembre
S.49
S.50
S.51
S.52
S.1
S.2
S.3
S.4
Exercice budgétaire 2001
Journée complémentaire 2001 - écritures
comptables en francs - factures en francs (srtt
marchés) - mandats émis en francs (code m.) -
tous les paiements sont en euros
Exercice 2001 dans MAGH 2 - toutes les
écritures comptables en francs - les factures
sont en francs généralement (marchés) - tous les
mandats émis sont en francs (code monnaie) - les
paiements sont en francs ou en euros
La comptabilité de l ordonnateur est tenue en
francs
Exercice budgétaire 2002
Exercice 2002 dans MAGH 2 - toutes les
écritures en euros - les factures sont en euros
- tous les mandats émis sont en euros - les
paiements sont euros
Ouverture de l exercice 2002 dans MAGH 2 -
toutes les écritures sont en euros (uniquement
des engagements avant le 1/1/02) - pas de
liquidation ou mandatement sur cette période
La comptabilité de l ordonnateur est tenue en
euros
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Modalités de basculement à l euro principes
généraux
Novembre
S.49
S.50
S.51
S.52
S.1
S.2
S.3
S.4
Exercice budgétaire 2001 La comptabilité de
l ordonnateur est tenue en francs
Exercice budgétaire 2001 La journée
complémentaire du comptable est exécutée en F
grâce à la création de comptes tampons provsoires
Exercice budgétaire 2001 La comptabilité du
comptable est tenue en francs jusquau 31/12/2001
Exercice budgétaire 2002 Les comptabilités de
l ordonnateur et du comptable sont tenues en
euros
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2.1. La problématique générale

• Début 2002, le comptable recevra en même temps
• des mandats et des pièces justificatives de
  l exercice 2001 libellés en francs à payer en
  euros
• des mandats et des pièces justificatives de
  l exercice 2002 libellés en euros à payer en
  euros
• Risque d erreur et problème de vérification
• Problèmes de reprise/vérification des balances
  d entrée après la conversion automatique des
  différents logiciels

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2.1. La problématique générale les solutions
envisageables

• 1) Laisser les services du comptable se
  débrouiller...
• 2) jouer sur la durée de la journée
  complémentaire
• maintien de la journée complémentaire en 2001
  jusqu au 31/01/2002
• ou une solution dégradée une journée la plus
  courte possible
• 3) Anticiper/préparer les tâches habituelles à
  conduire durant la journée complémentaire et
  disposer pour la fin de l exercice 2001 d un
  maximum de factures et pièces comptables (marchés
  publics notamment) libellées dans les deux
  monnaies. Objectif
• les pièces justificatives des nouveaux marchés
  passés en 2001 affichent des conditions de prix
  dans les deux unités monétaires
• des constats de conversion pour le stock des
  marchés existants

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2.2. Les marchés publics et les achats

• Cf. Présentation spécifique sur ce point

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2.3. La clôture de l exercice 2001

• L objectif est d alléger le volume des
  opérations à traiter durant cette période de fin
  d exercice voire dans l idéal (?) réduire la
  durée de la journée complémentaire.
• Ajustement des comptabilités ordonnateur/comptabl
  e courant 2001 pour éviter discordances et
  recherches d explication au moment du
  basculement bilan, inventaire, dette
• Ceci commence dès la production des Compte
  Administratif et Compte de Gestion 2000 !

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2.3. La clôture de l exercice 2001 (suite)

• Apurement et régularisations périodiques courant
  2001 apurement régulier des comptes de tiers,
  émission des mandats et titres de recettes
• Des consignes sont données dans ce sens aux
  services gestionnaires de crédits et services qui
  facturent
• Des pointages et relances seront faits par la
  Direction Financière fin juin et fin septembre
• Régler les difficultés sans délais, ne pas
  laisser traîner de factures et vider les tiroirs
  avant la clôture.

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2.3. La clôture de l exercice 2001 (suite)

• Fixer la date butoir de liquidation des factures
  2001 au 1er décembre 2001 pour les factures
  libellées uniquement en francs
• Ne conserver sur décembre 2000 que les factures
  des quelques achats de novembre et de décembre
  qui n ont pu être anticipés. Ces factures
  devront être liquidées au plus tôt après
  réception en tout état de cause
• Ceci signifie
• - accélérer/anticiper les acquisitions/achats
  prévus
• - relancer les fournisseurs pour quils
  facturent vite
• - stocker davantage pour éviter des factures en
  fin d exercice (idem passage an 2000)
• - anticiper les impacts sur la gestion de
  trésorerie
• la condition pour ne pas décaler les congés de
  fin d année est la réussite de ces opérations
  d anticipation

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2.3. La clôture de l exercice 2001 (suite)

• Prendre en compte les conseils de la circulaire
  interministérielle n160 du 26 mars 2001
• Réduire le nombre d opérations réalisées durant
  la journée complémentaire
• - Eviter les émissions massives de titres et
  mandats durant la journée complémentaire (comment
  ? voir supra)
• - Anticiper certaines opérations habituellement
  traitées durant la journée complémentaire
• opérations d ordre non budgétaires
  (Direction Financière)
• et opérations d ordre budgétaires notamment
  dans le domaine des investissements (Pilotage
  Direction Financière)
• Privilégier la méthode du rattachement des
  produits et des charges
• Veiller à la qualité des informations transmises
  au comptable pour éviter les rejets
• Impératif du partenariat avec le comptable pour
  préparer la clôture

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2.4. Le basculement à l euro de la comptabilité

• Les principes
• lorsqu un compte fait l objet d une
  comptabilité auxiliaire conversion de chaque
  élément du compte puis sommation
• sinon conversion du solde
• Création d un nouveau compte à la nomenclature
  pour enregistrer les écarts de conversion. Sera
  apuré fin 2002.
• Rappel la somme de conversions est différente
  de la conversion d une somme

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2.4. Le basculement à l euro de la comptabilité
(suite)

• Le basculement par grand type de compte
• les comptes de capitaux (Classe 1)
• par référence aux nouveaux tableaux
  d amortissement en euros fournis par les banques
• les comptes d immobilisations (Classe 2)
• conversion ligne à ligne
• les comptes de stocks et d en-cours (Classe 3)
• conversion des lignes de produits stockés par
  l économe
• les comptes de tiers (Classe 4)
• conversion par ligne au sein d un compte (sauf
  exceptions ciblées)
• les comptes financiers (Classe 5)
• conversion unitaire sauf comptes de
  disponibilités (compte au Trésore, caisse)
• les comptes spéciaux des valeurs inactives
  (Classe 0)

détail Circulaire du 26/3/2001
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2.5. La gestion des régies

• Une formation à la prise en charge des flux en
  euros durant la période transitoire a été
  réalisée fin 1998
• Accroissement du nombre de paiement en euros par
  chèque attendu au second semestre 2001
• Formations au fonctionnement en euro des régies
  (avec flux en francs jusqu en février ) est
  planifié au dernier trimestre 2001
• Prise en compte des capacités du nouveau SIH

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2.6. La paie

• Première paie calculée et versée en euros aux
  agents en janvier 2002
• Un seul bulletin de salaire et pas de double
  affichage. Conseil de changement de couleur du
  nouveau bulletin
• Tests à réaliser au second semestre

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2.7. La dette

• Prendre contact avec les banques et évoquer ces
  points avec le comptable
• Basculement de la gestion du stock de la dette
  long terme ( instruments de couverture) du CHU
  au 1er juillet 2001
• Tous les nouveaux emprunts contractés en 2001 en
  euros
• Ligne de Trésorerie basculement à l occasion
  de son renouvellement novembre 2001
• vérifier le logiciel de gestion de la dette

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3- Informatique et logistique

• 3.1. S.I.H et logiciels
• SIH et logiciels acquis et ou maintenus par la
  DITO gestion DITO même approche avec les
  fournisseurs que pour le passage à l an 2000
• autres logiciels présents dans l établissement
  information d ordre général
• 3.2. Divers
• caisses enregistreuses
• caisses parkings
• Terminaux Electroniques de Paiement
• etc...

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