MANUAL DE PROCESOS

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MANUAL DE PROCESOS

• Administración parlamentaria

Vitoria-Gasteiz, 14 de Julio de 2005
2
Índice

• 0. Mapa de Procesos General 3
• Procesos Integradores 5
• I1 Planificación
• I2 Relaciones Internas, Externas y Comunicación
• 2. Procesos Clave 43
• C1 Asistencia Parlamentaria
• C2 Servicios Jurídicos
• C3 Estudios
• 3. Dirección de Gestión Parlamentaria.105
• A1 Gestión Económico Financiera
• A2 Gestión de RRHH
• A3 Gestión de los Recursos Físicos y Materiales
• A4 Gestión de Compras y Contrataciones
• A5 Gestión de la Seguridad
• A6 Gestión de los Sistemas de Información
• ANEXOS 168

3
0. Mapa de Procesos General
4
Mapa de Procesos General de la Administración
Parlamentaria
PROCESOS INTEGRADORES
Planificación
Relaciones Internas y Externas
PROCESOS CLAVE
Servicios jurídicos
Estudios
Asistencia parlamentaria
PROCESOS DE APOYO
Gestión económico - financiera
Gestión de RRHH
Gestión de los Recursos Físicos y Materiales
Gestión de los sistemas de información
Gestión de compras y contrataciones
Gestión de seguridad
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1. Procesos Integradores
6
I1. Planificación
7
Inventario de procesos de Planificación
El proceso de Gestión de la Planificación engloba
aquellas actividades que marcan las actuaciones
seguidas por la Administración Parlamentaria, su
seguimiento y Evaluación.
Planificación estratégica
8
Planificación Estratégica
9
Planificación Estratégica
Realizar el análisis de la Situación Actual
Realizar el Diagnóstico Global
Definir del nuevo Escenario Objetivo
Elaborar el Plan de Acción
Comunicar el Plan de Acción
Realizar el Seguimiento del Plan de acción
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I2. Relaciones Internas, Externas y Comunicación
11
Inventario de procesos de Relaciones Internas ,
Externas y comunicación
El proceso de Gestión de las Relaciones Internas,
Externas y comunicación engloba a todas las
actividades asociadas a dar servicio al cliente
interno y externo, además de gestionar todos los
actos, viajes eventos y la comunicación del
Parlamento Vasco.
Organización de eventos oficiales de la Cámara
Gestión de la comunicación interna
Organización de desplazamientos y viajes
Gestión de la Comunicación Externa
Organización de visitas no institucionales
Organización de viajes de Funcionarios
Gestión del dossier de Prensa
Gestión del Manual de Gestión Corporativa
Gestión de invitados al Pleno
Organización de viajes de Parlamentarios
Organización de actos institucionales
Acogida a Parlamentarios
Organización de viajes de Mesa y Presidente
Organización de visitas institucionales
Acogida a comparecientes
Plenos Txikis
Relación con los medios de comunicación
Acreditación de Prensa
Gestión de espacios
Información a la prensa
12
Gestión de la Comunicación Externa
13
Gestión de la Comunicación Externa
Recopilar las informaciones publicadas en prensa
Elaborar el dossier de prensa
Enviar el documento para introducir en la web
Enviar el dossier de prensa digital a Protocolo
Introducir el dossier de prensa en la Web
Revisión del documento
Generar la de base de datos de prensa
14
Gestión de la Comunicación Externa
15
Gestión de la Comunicación Externa
Adjudicación
Realización del desarrollo del Manual de Identidad
Implantación en los servicios del Manual
Aprobación del Manual
Supervisión de la Utilización
Propuesta de Modificaciones
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Gestión de la Comunicación Externa
17
Gestión de la Comunicación Externa
Notificación por los Grupos Parlamentarios de la
hora y nº aproximado de parlamentarios a
acreditarse
Informar a los Servicios implicados en el acto de
acreditación
Rececionar a los Parlamentarios
Cumplimentar la documentación de cada
parlamentario y entrega de la Guía de la
Administración
Entregar la credencial y la tarjeta provisional
Tomar una fotografía para archivo
Presentación de todos los servicios
Visita a la Administración Parlamentaria
Visitar la Sede finalizando en el Grupo
Parlamentario correspondiente
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Gestión de la Comunicación Externa
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Gestión de la Comunicación Externa
Invitar al Compareciente a la Comisión
Recepcionar la notificación de la Comparecencia
Elaborar el Programa teniendo en cuenta la
recepción y la seguridad del compareciente
Fijar con el compareciente el programa del viaje
Notificar la propuesta de comparecencia
Enviar detalles específicos de la comparecencia
Realizar agradecimiento al compareciente
Recepción de los comparecientes y inicio de la
comparecencia1
Enviar a Organización y RRHH la Comunicación de
la actividad de Gastos sujeta a compensación de
Gastos
NOTA 1 El Compareciente cumplimentará la
Comunicación de la actividad de Gastos sujeta a
compensación de Gastos
20
Gestión de la Comunicación Interna
NOTA En la actualidad no existe un proceso
definido de Comunicación Interna. Se ha definido
un Plan de Mejora en la Comunicación Interna en
el que se establecen canales de comunicación
(tablón de anuncios y buzón de sugerencias)
21
Organización de eventos oficiales de la Cámara
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Organización de eventos oficiales de la Cámara
Recepción de la Llamada
Solicitar el listado de las personas que van a
asistir a la visita1
Notificar a Seguridad el listado con el VºBº
Concretar las fechas de la visita hora e idioma
Dar el VºBº a los listado
Enviar la comunicación a Ujieres, Presidencia a
Mantenimiento
Notificar la llegada de la visita
Entregar obsequios
Guiar la visita
NOTA 1 1 semana antes por mail o por fax
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Organización de eventos oficiales de la Cámara
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Organización de eventos oficiales de la Cámara
Recepción de la petición de los invitados de cada
Grupo Parlamentario1
Enviar a seguridad una copia del VºBº del
Presidente con los invitados de cada grupo
Enviar el listado de invitados al Presidente para
dar el VºBº
Recepción de Autoridades
Acompañar al Palco
Recepcionar al personal
Recepción de una llamada (persona, centro
escolar o asociación) con interés de asistir a
un Pleno
Facilitar el mail o fax con los datos (nombre y
DNI) al Presidente para dar el VºBº
Se envía el fax de confirmación al interesado
NOTA 1 A los Grupos se les entregan las normas
sobre los invitados. El Plazo de remisión al
Servicio de Protocolo de los invitados por parte
de los grupos finaliza 48 horas antes de la
celebración del Pleno.
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Organización de eventos oficiales de la Cámara
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Organización de eventos oficiales de la Cámara
Presentar la Propuesta de Acto a la Mesa
Elaborar la Propuesta del Acto
Aprobar el Acto
Realizar la Propuesta del listado de invitados
junto con la propuesta de invitación
Aprobar los invitados
Realizar los listados definitivos para Seguridad
Entregar la invitaciones solicitando confirmación
de asistencia
Notificar el acto1
Contratar las infraestructuras necesarias
Cerrar el expediente del acto2
Desarrollar el acto
NOTA 1 A los servicios por si es necesaria su
colaboración, a la prensa NOTA 2 El Cierre del
Expediente se produce una vez entregadas las
fotografías, enviadas las cartas de
agradecimiento, introducido el acto en la web y
pagadas las facturas asociadas.
27
Organización de eventos oficiales de la Cámara
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Organización de eventos oficiales de la Cámara
Contratar los servicios que no estén cubiertos
Notificar a los servicios la organización de una
visita institucional
Aprobar el programa (la persona que lo va a
recibir)
Solicitud de visita
Elaborar le Programa de la Visita
Recepcionar a la visita
Notificar a la Prensa
Entregar el obsequio
Valorar el obsequio a entregar
Enviar Fotos de la visita
29
Organización de eventos oficiales de la Cámara
30
Organización de eventos oficiales de la Cámara
Reunión para Gestionar la actividad entre
organizaciones/ Gobierno Vasco/ Parlamento
Preparar materiales
Organizar la reunión de la Comisión compuesta por
los representantes de los Centros educativos1
Organizar el Pleno infantil en el Parlamento
Vasco1
Diseñar y editar la publicación sobre el Pleno
infantil
NOTA 1 Estas actividades conllevan la
coordinación con otros servicios de la
Administración Parlamentaria
31
Organización de desplazamientos y viajes
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Organización de desplazamientos y viajes
Recepcionar carta de autorización
Comentar al interesado las posibilidades de
locomoción
Autorización por el letrado o presidente
Notificar y autorizar el curso
Realizar la inscripción al curso
Si no es gratuito se notifica a interventor para
que ingrese la matrícula del curso
Realizar copia de Billetes y enviar a
Intervención para el cobro de dietas
Rececionar la Inscripción al curso
Organizar el viaje
Enviar a a la persona los billetes
Realizar el viaje
Proporcionar el traslado
Notificar a Organización y RRHH para
indemnización por razón de servicio (valoración y
autorización de dietas)
33
Organización de desplazamientos y viajes
34
Organización de desplazamientos y viajes
Realizar la Propuesta de viaje en las que se
personaliza el viaje de acuerdo con el Programa
Realizar la inscripción por medio de una
notificación a Intervención
Acuerdo de la Mesa basado en un escrito de una
Comisión
Solicitar los nombres de las personas que van a
viajar
Elección del viaje por el viajero
Notificar a Intervención, Personal y a la
Comisión Correspondiente
Recepción de los gastos y cierre de expediente
Proporcionar el traslado
Realizar el Viaje
Preparar un dossier turístico
Realizar las Reservas
Entregar una carpeta explicando lo que es
necesario
Notificar el viaje a la Prensa
Preparar obsequios
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Organización de desplazamientos y viajes
36
Organización de desplazamientos y viajes
Acuerdo de la Mesa
Notificar a Intervención, Personal, prensa e
incluir en la web
Recepcionar el Acuerdo de Mesa y el Programa
Gestionar los desplazamientos y el Programa
Solicitar los billetes
Preparar documentación y obsequios para contactos
institucionales
Decisión del Presidente
Cierre de expediente con cartas de agradecimiento
a las personas que nos han rececpionado
Incorporación de Protocolo realizando Funciones
de Relaciones Públicas
Devolver a cada miembro de la Mesa los regalos
37
Relación con los medios de Comunicación
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Relación con los medios de Comunicación
ALTA
Recepcionar la comunicación de los medios de
comunicación exponiendo las personas a las que se
les va a realizar la acreditación, junto con
fotografía y DNI
Enviar carta, pautas de acreditación y normativa
de prensa a los medios de comunicación interesados
Firmar el recibí de la tarjeta por parte del
Medio de Comunicación
Enviar datos a Seguridad
BAJA
Recepcionar la devolución de la Tarjeta
acreditativa
Acreditar Sustitutos
39
Relación con los medios de Comunicación
40
Relación con los medios de Comunicación
Enviar Comunicación a la prensa solicitando las
necesidades y acreditaiones
Realizar la planificación de medios y espacios
con horarios de emisión, montajes, recogidas....
Realizar un listado general de las personas que
van a estar presentes
Rececionar las acreditaciones
Comunicar a Mantenimiento las necesidades
Dimensionar las zonas
Ejecutar el acto
Rececionar las necesidades
Notificar a Seguridad
41
Relación con los medios de Comunicación
42
Relación con los medios de Comunicación
Enviar a Protocolo Notas de presidencia
(Mesa) Notas de grupos parlamentarios Informes
jurídicos.....
Volcar a la web en la parte de Notas de Prensa y
Comunicados
Distribuir a la Prensa
Volcar la información a la web
Generar el documento de actividad semanal que se
pasa a la prensa
Comunicados de Visitas oficiales, convocatorias
de ruedas de prensa y comunicados de viajes
oficiales
Comunicar la Actividad Parlamentaria
43
2. Procesos Clave
44
C1. Asistencia Parlamentaria
45
Inventario de procesos de Asistencia Parlamentaria
El proceso de Asistencia Parlamentaria engloba
todas las actividades asociadas a proporcionar el
soporte administrativo, personal y técnico al
Parlamento Vasco, los órganos parlamentarios, y
en general, a toda la actividad parlamentaria.
Asistencia a la Mesa
Gestión del Registro General
Asistencia al Pleno y a las Comisiones
Asistencia a la Junta de Portavoces
Preparar la documentación para presentar a la
Mesa.
Gestionar el servicio de asistencia al Pleno.
Ejecutar los acuerdos de la Mesa.
Gestionar el servicio de asistencia a las
Comisiones.
Controlar y archivar los expedientes de la Mesa.
Controlar y archivar los expedientes de Pleno y
Comisiones.
Publicación de documentos oficiales
Gestión de peticiones de información parlamentaria
Asistencia a la Junta Electoral
Asistencia a la Comisión de Arbitraje
Elaborar y difundir del Boletín Oficial del
Parlamento Vasco.
Elaborar y difundir el Suplemento del Boletín
Oficial del Parlamento Vasco.
Elaborar y difundir el Diario de Sesiones.
Elaborar y difundir el Diario de Comisiones.
46
Gestión del Registro General
47
Gestión del Registro General
48
Gestión del Registro General
Presentar la documentación
Recibir la documentación
Registrar la entrada, y solicitar formato
electrónico si es posible
SI
NO
Enviar la documentación a U. Edición y fotocopiado
Escanear la documentación
Escanear la documentación
Texto extenso
Enviar la documentación
Susceptible de Mesa
SI
NO
Dirigido a otros servicios
Preparar la documentación para presentar a la Mesa
SI
NO
Necesita contestar?
Enviar la documentación original en papel al
servicio correspondiente
NO
SI
Archivar
Escrito de contestación
NOTA 1 Parlamentarios, Grupos parlamentarios,
funcionarios de la Administración parlamentaria,
Gobierno Vasco, Administraciones Públicas,
ciudadanos, etc.
49
Asistencia a la Mesa
50
Asistencia a la Mesa
Asuntos susceptibles de Mesa (Gestionar el
Registro General )
Clasificar la documentación
Preparar carpetas A, B, C1
Confirmar la fecha y horario de la reunión de la
Mesa
Elaborar la convocatoria con el orden del día de
la reunión de la Mesa
Realizar el listado de asuntos de cada carpeta, y
ordenarlos según el número del Registro de
Entrada, asignándoles un número correlativo
Celebrar la reunión de la Mesa
Cerrar las carpetas con convocatoria, acta de la
reunión anterior , apartados A,B,C. Enviar las
carpetas a los miembros de la Mesa
Incluir la celebración de la reunión de la Mesa
en la actividad semanal en la web
Ejecutar los Acuerdos de Mesa
Elaborar el acta de la reunión de la Mesa
Mantener base de datos de la mesa2
NOTA 1 A- iniciativas parlamentarias B- otros
escritos C- documentos asociados a la
Administración parlamentaria. NOTA 2 Asignar un
código a cada asunto según el tipo y cumplimentar
un formulario con los datos de cada uno de los
asuntos tratados.
51
Asistencia a la Mesa
52
Asistencia a la Mesa
53
Asistencia a la Mesa
Comunicar los acuerdos de la Mesa
Asuntos necesitan abrir expediente?
Comunicar acuerdos a quien corresponda,
adjuntando la documentación asociada
NO
SI
Abrir expedientes
Comunicar acuerdos a quien corresponda,
adjuntando la documentación asociada
Archivar
Controlar y archivar los expedientes de la Mesa
NOTA La documentación es enviada a los servicios
correspondientes antes de que se celebre la
reunión de la Mesa, con objeto de que se puedan
adelantar las actividades oportunas. En el caso
de los expedientes gestionados desde la Sección
de Plenos y Comisiones se enviarán los documentos
originales una vez sean vistos por la Mesa.
54
Asistencia a la Mesa
55
Asistencia a la Mesa
Imprimir el historial del expediente, y ponerlo
como carátula de la carpeta
Ejecutar los Acuerdos de la Mesa (abrir
expediente)
Abrir una carpeta con la documentación del
expediente
Archivar en la caja de expedientes en curso.
Imprimir el nuevo historial del expediente, y
sustituir la carátula de la carpeta
Tramitar de expedientes
Actualizar la lista de expedientes en curso
Expediente cerrado?
NO
SI
Archivar en la caja de expedientes cerrados
Imprimir el nuevo historial del expediente, y
sustituir la carátula de la carpeta
Actualizar la lista de expedientes cerrados
56
Asistencia a la Junta de Portavoces
57
Asistencia a la Junta de Portavoces
58
Asistencia a la Junta de Portavoces
Traducir la convocatoria
Notificar la convocatoria de la reunión de la
Junta de Portavoces
Recibir convocatoria, y enviarla a traducir
Incluir el orden del día de la reunión de la
Junta de Portavoces en la actividad semanal en la
web
Preparar la convocatoria
Celebrar la reunión de la Junta de Portavoces
Enviar fax con la convocatoria a la Secretaría
del Gobierno
Preparar y enviar carpetas con la documentación1
a los miembros de la Mesa, portavoces de los
grupos parlamentarios, Gobierno e intérpretes.
Informar del orden del día del Pleno
Preparar escrito con el orden del día del Pleno y
solicitar firma del Presidente
Enviar fax con el orden del día del Pleno a la
Secretaría del Gobierno
Enviar el orden del día del Pleno a U. de
Publicaciones Oficiales
Recibir el orden del día revisado (también lo
recibe la Sc de Plenos y Comisiones)
Modificar la relación de asuntos susceptibles de
Pleno
Incluir el orden del día del Pleno en la
actividad semanal en la web
Actualizar la base de datos de la Junta de
Portavoces. Anexar el acta
Mecanografiar el acta de la Junta de Portavoces
Traducir el acta
Recibir el acta traducida, dar formato en el
programa de publicación y recoger firmas del
Presidente y Letrado Mayor
Preparar el Guión del Pleno (se traduce, lo
revisa el Letrado Mayor, y se envía al Presidente)
NOTA 1 Convocatoria, acta de la reunión anterior,
asuntos susceptibles de pleno, etc
59
Asistencia al Pleno y a las Comisiones
60
Asistencia al Pleno y a las Comisiones
61
Asistencia al Pleno y a las Comisiones
Ejecutar los acuerdos de la Mesa
Traducir la documentación / iniciativas
Tramitar los expedientes
Enviar la documentación / iniciativas a traducir
Abrir expediente de reunión del Pleno, e incluir
la convocatoria
Elaborar el tocho del Pleno y distribuirlo a
los grupos parlamentarios
Celebración de la sesión del Pleno
Enviar el orden del día aprobado en la Junta de
Portavoces
Elaborar (Plenos y comisiones) y Difundir del
Diario de Sesiones (U. Publicaciones Oficiales)
Recibir la grabación externa de la sesión del
Pleno1
Elaborar el índice del Pleno
Publicar en la web el vídeo de la sesión según el
índice del Pleno (D. Sistemas Información)
Enviar las certificaciones a quien corresponda
Elaborar las certificaciones
Recoger firmas
Tramitar los expedientes
Ejecutar los acuerdos del Pleno
Elaborar el acta de la sesión del Pleno
Traducir el acta
Incluir el acta en el expediente de reunión del
Pleno, y cerrar éste cuando se publique el Diario
de Sesiones
Recoger firmas del Presidente y Secretario de la
Mesa
NOTA 1 La Sección de Mantenimiento archiva las
cintas de las grabaciones del Pleno.
62
Asistencia al Pleno y a las Comisiones
63
Asistencia al Pleno y a las Comisiones
64
Asistencia al Pleno y a las Comisiones
Traducir la documentación / iniciativas
Ejecutar los acuerdos de Mesa
Tramitar los expedientes
Enviar la documentación / iniciativas a traducir
El presidente de la comisión y el letrado
asignado acuerdan fecha y orden del día de la
sesión
Enviar correo electrónico a los grupos
parlamentarios con la documentación o el enlace a
la ubicación en la web de la misma.
Traducir convocatoria
Elaborar convocatoria con el orden del día
Enviar la convocatoria al Gobierno Vasco y grupos
parlamentarios, e incluirla en la actividad
semanal en al web
Abrir expediente de reunión de la comisión, e
incluir la convocatoria
Elaborar (Plenos y comisiones) y Difundir del
Diario de Comisiones (U. Publicaciones Oficiales)
Celebración de la sesión de la comisión
Recibir la grabación externa de la sesión y
archivarla hasta fin de la legislatura
Elaborar el índice de la comisión
Publicar en la web el vídeo de la sesión según el
índice de la comisión (D. Sistemas Información)
Elaborar las certificaciones
Enviar las certificaciones a quien corresponda
Recoger firmas
Tramitar los expedientes
Ejecutar los acuerdos de la comisión
Elaborar el acta de la sesión de la comisión
Traducir el acta
Recoger firma del Letrado asignado y enviarla por
correo electrónico al Gobierno y grupos
parlamentarios
Incluir el acta en el expediente de reunión de la
Comisión, y cerrar éste cuando se publique el
Diario de Comisiones1
NOTA 1 Una vez aprobada el acta en la sesión
siguiente de la Comisión, se envía al Presidente
y Secretario de la misma para que la firmen
electrónicamente, y luego se incluye en el
expediente de reunión sustituyendo a la existente.
65
Asistencia al Pleno y a las Comisiones
66
Asistencia al Pleno y a las Comisiones
Imprimir el historial del expediente, y ponerlo
como carátula de la carpeta
Abrir una carpeta con la documentación del
expediente
Ejecutar los Acuerdos de la Mesa
Abrir expedientes1
Actas de las sesiones de Plenos y Comisiones
Archivar en la caja de expedientes en curso.
Imprimir el nuevo historial del expediente, y
sustituir la carátula de la carpeta
Actualizar la lista de expedientes en curso
Tramitar los expedientes
Expediente cerrado?
NO
SI
Archivar en la caja de expedientes cerrados
Imprimir el nuevo historial del expediente, y
sustituir la carátula de la carpeta
Actualizar la lista de expedientes cerrados
NOTA 1 En general, la Unidad de Secretaría del
Letrado Mayor es la responsable de abrir los
expedientes, excepto cierto tipo de expedientes
que se abren en la Sección de Plenos y
Comisiones, como por ejemplo las solicitudes de
comparecencia a petición de grupo, solicitudes de
comparecencia a petición de comisión, asuntos no
relacionados con iniciativas parlamentarias y
otros escritos.
67
Publicación de documentos oficiales
68
Publicación de documentos oficiales
Recibir la documentación en papel y vía mail
Recibir la documentación sujeta a publicación
Preparar documentos y enviarlos al Sv Traducciones
Corregir el original
Enviar la documentación1 en papel y en formato
electrónico
Recibir los textos traducidos vía mail y el
original en papel
Recibir los acuerdos de Mesa y Pleno
Elaborar un documento por cada iniciativa a
doble columna (bilingüe) en el programa de
publicación
Corregir los textos traducidos
Distribuir a traductores
Ejecutar los acuerdos de la Mesa
Enviar a Gobierno los acuerdos a publicar en el
BOPV
Añadir la relación de iniciativas en curso
Elaborar índice
A
Componer el Boletín
Enmaquetar el Boletín
Recibir la copia en papel, y revisar / modificar
Enviar el Boletín a U. Edición y Fotocopiado
Solicitar copias a U. Edición y Fotocopiado
B
Enviar el índice a U. Secretaría del Letrado
Mayor, y el texto completo a la Sc Plenos y
Comisiones
Vincular el documento e introducirlo en la web
Enviar el mail comunicando publicación
Distribuir el Boletín
Trocear el Boletín, y alimentar la base de datos
Archivar los textos
NOTA 1 Aunque la mayor parte de la documentación
procede de la Unidad de Secretaría del Letrado
Mayor, algunos documentos son enviados por la
Sección de Plenos y Comisiones Acuerdos de
Pleno, comparecencias en Comisión, etc
Continúa en pág siguiente
69
Publicación de documentos oficiales
Elaborar un documento con el decreto y el índice
y enviar a la U. Edición y Fotocopiado
Proyecto de Ley?
Limpiar el documento (cabeceras, pies, etc), dar
forma, añadir encabezado y pie, etc.
Enviar la documentación del Gobierno / Ararteko1
NO
SI
B
Corregir la copia en papel en castellano y Euskera
Recibir la copia en papel del Proyecto de Ley
Preparar en el programa de publicación
Introducir modificaciones
Enviar copia en papel de la Publicación del
Proyecto de Leyal Sv. Traducciones
Formular propuesta de modificación del proyecto
de ley en Castellano y Euskera
A
Continúa en pág anterior
B
A
NOTA 1 Proyectos de Ley, y otros documentos
planes, informes, etc, que están en bilingüe y
normalmente encuadernados.
70
Publicación de documentos oficiales
NOTA Todas las actividades son realizadas de
forma secuencial por la Unidad de Publicaciones
Oficiales.
71
Publicación de documentos oficiales
Extraer la relación de asuntos concluidos de la
base de datos
Elaborar y dar forma al documento
Elaborar índice y vicularlo al documento
Publicar en la Web
Comunicar la publicación
72
Publicación de documentos oficiales
73
Publicación de documentos oficiales
74
Publicación de documentos oficiales
Recibir las transcripciones en formato electrónico
Transcribir las grabaciones de las sesiones del
Pleno
Elaborar un único documento con las
transcripciones de una sesión del Pleno
Publicar en la Web el Diario de Sesiones
provisional
Recibir la Transcripción corregida
Corregir la transcripción (castellano y euskera)
Recibir el texto original y la traducción
Componer el Diario de Sesiones definitivo
Remitir el texto a traductores externos
Enviar el Diario de Sesiones a U. Edición y
Fotocopiado
Devolver la copia en papel, y revisar / modificar
Recibir la traducción externa
Vincular el Diario de Sesiones y sustituir en la
web el Diario Provisional por el Definitivo
Solicitar copias a U. Edición y Fotocopiado
Revisar la traducción, elaborar el índice y
enviar a publicaciones
Distribuir el Diario de Sesiones
Enviar el mail comunicando publicación
Archivar los textos
Trocear el Diario de Sesiones, y alimentar la
base de datos
75
Publicación de documentos oficiales
NOTA Todas las actividades son realizadas de
forma secuencial por la Sección de Plenos y
Comisiones, excepto la corrección de la
transcripción que la realiza el Servicio de
Traducciones.
76
Publicación de documentos oficiales
77
Publicación de documentos oficiales
Grabaciones de las sesiones de comisiones
Transcribir la grabación de las sesiones de
Comisiones
Corregir la transcripción
Publicar en la web la transcripción sin corregir
Publicar en la web el Diario de Comisiones,
sustituyendo la transcripción sin corregir.
Recibir la transcripción corregida
Comunicar la Publicación
Distribuir las copias del diario de Comisiones
Trocear el Diario de Comisiones, y alimentar la
base de datos
Archivar los textos
78
Gestión de peticiones de información parlamentaria
79
Gestión de peticiones de información parlamentaria
Solicitar información
Tomar los datos
Recibir la petición
Información de legislatura en curso?
NO
SI
Consultar y pedir al Servicio de Archivo y
Publicaciones no Oficiales
Buscar y proporcionar información
Buscar información
Asesoramiento verbal?
NO
Preparar y enviar la documentación
SI
Contestar verbalmente
NOTA 1 Parlamentarios, Grupos parlamentarios,
Gobierno Vasco, Administración interna.
80
Asistencia a la Junta Electoral
NOTA La sede de la Junta Electoral es el
Parlamento Vasco y el Secretario de la misma es
el Letrado Mayor, por lo que todas las
actividades asociadas a la asistencia a la Junta
Electoral son realizadas por la Secretaría del
Letrado Mayor.
81
Asistencia a la Junta Electoral
Registrar la documentación
Elaborar orden del día y convocatoria
Clasificar la documentación 1
Enviar documentación a los miembros de la junta
electoral
Ejecutar acuerdos
Archivar la documentación
Registrar la salida de la documentación
NOTA 1 Según orden del Registro de Entrada
82
Asistencia a la Comisión Arbitral
NOTA La sede de la Comisión Arbitral es el
Parlamento Vasco, por lo que todas las
actividades asociadas a la asistencia a la misma
son realizadas por la Secretaría del Letrado
Mayor.
83
C2. Servicios Jurídicos
84
Inventario de procesos de Servicios Jurídicos

• El proceso de Servicios Jurídicos engloba todas
  las actividades asociadas al asesoramiento
  juridico y técnico a la Junta, los Plenos y
  Comisiones , así como representar y defender
  legalmente el Parlamento Vasco ante terceros.

Elaborar informes jurídicos
Asistencia legal
Asesoría Jurídica
Representación Procesal
85
Elaborar informes jurídicos
86
Elaborar informes jurídicos
Solicitar el Informe
Elaborar informe
Asignar informe a letrado
Informe Original al Solicitante
Aprobar informe
Remisión a pagina web
Archivar copia del informe
87
Asistencia Legal
NOTA Por la Casuística de este subproceso y por
la falta de evidencias no es posible diagramarlo.
88
Asistencia Legal
89
Asistencia Legal
Documentación relacionada con el Recurso
Personamiento Procesal
Designación Representante1
Acudir a Tribunales
Dar cuenta de actuaciones
NOTA 1 La mesa delega en el Presidente la
Designación del Representante y para ello, éste
consulta al Letrado Mayor
90
C3. Estudios
91
Inventario de procesos de Estudios
El proceso de Estudios engloba todas las
actividades asociadas a dar servicio al Cliente
Interno y Externo, además de organizar,
gestionar, custodiar, inventariar y catalogar la
base documental del Parlamento Vasco
Publicación de documentos no oficiales
Gestión Física de la Colección de la Biblioteca
Gestión del Archivo General
Servicios al Usuario
Información
Acceso al documento
Gestión de la Colección Legislativa
92
Gestión del Archivo General
93
Gestión del Archivo General
Documentación generada durante la legislatura
Intervención de la Información Parlamentaria y
Administrativa
Archivar
Registrar la documentación
Recepcionar la documentación
94
Gestión Física de la Colección de Biblioteca
95
Gestión Física de la Colección de Biblioteca
Sellar, Poner nº registro y nº ejemplar en la
monografía
Registrar los datos bibliográficos mínimos en
CATÁLOGO
A
Comprobar los materiales seleccionados en el
CATALOGO y en la BASE DE DATOS DE PEDIDOS
Seleccionar el material bibliográfico
(Monografías y Revistas)
Gestión de Compras en Biblioteca
Registrar en CATÁLOGO (modulo de Gestión)
Sellar la Revista
B
Sellar y registrar la entrada del boletín
Fotocopiar índices de los boletines
Pasar copias a Documentación
Comprobar los CD y Expurgar el papel
Archivar1
Suscripción a Publicaciones Oficiales
Sellar y registrar la entrada del CD
C
Continúa en pág siguiente
1 Los boletines del gobierno se mantienen 1 año
antes de archivo en depósito y los de Parlamentos
se bajan a archivo periódicamente.
96
Gestión Física de la Colección de Biblioteca
Mantener el fondo histórico
Catalogar el Libro - Descripción bibliográfica -
Análisis del Contenido
Poner la Signatura al libro y colocar el tejuelo
Poner a disposición del Usuario
A
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Ley Nueva o modificaciones
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Recepcionar los textos
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Análisis de modificaciones de la ley actual
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Publicaciones no oficiales
104
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Solicitud de Publicación no oficial
Revisar y Corregir los textos
Recepcionar los textos
Componer y Formatear los textos
Realizar la propuesta de adjudicación
Ejecutar los acuerdos de mesa
Pedir presupuestos a imprentas
Revisar y corregir
Recepcionar los libros de imprenta
Distribuir los textos
105
3. Procesos Apoyo
106
A1. Gestión Económico Financiera
107
Inventario de procesos de Gestión
Económico-Financiera
El proceso de Gestión Económico Financiera
engloba la gestión de toda la actividad económica
y presupuestaria, así como el pago de facturas
que se genera por la actividad del Parlamento
Vasco.
Gestión presupuestaria
Gestión Contable
Elaboración y aprobación del presupuesto
Contabilidad de gastos
Fiscalización del Gasto
Liquidación del Presupuesto
108
Gestión Presupuestaria
109
Gestión Presupuestaria
Comunicar directrices a las Direcciones
Elaborar propuestas presupuestarias
Entregar las propuestas presupuestarias
Elaborar el proyecto de presupuesto
Elevar y Exponer proyecto de presupuesto a la Mesa
Aprobar y Elevar a la Comisión el proyecto de
presupuesto
Informar a la Comisión de Urgencia Legislativa,
Reglamento y Gobierno para aprobación definitiva
110
Gestión Presupuestaria
111
Gestión Presupuestaria
Incorporar el presupuesto correspondiente si
procede
Enviar informe o solicitud
Elaborar informe a favor o en contra en función
de la existencia o no de consignación
presupuestaria
Indicar la forma de adjudicación más idónea
(Compra Directa, petición ofertas, concurso...)
Aprobar gasto
Ordenar y asumir gasto1
NOTA 1 Esta actividad en el caso de nominas,
seguros sociales y liquidación de impuestos nace
en el momento de la aprobación del presupuesto
112
Gestión Presupuestaria
113
Gestión Presupuestaria
Proceder al cierre de las partidas presupuestarias
Aprobar y Elevar a la Comisión el proyecto de
liquidación del presupuesto
Exponer proyecto de liquidación de presupuesto a
la Mesa
Informar a la Comisión de Urgencia Legislativa,
Reglamento y Gobierno para aprobación definitiva
114
Gestión Contable
115
Gestión Contable
Recepcionar y Revisar la factura
Contabilizar el gasto (Fiscalización)
Presentar a Mesa para la autorización del gasto y
la aprobación del pago
Autorizar el gasto
Aprobar el pago
Efectuar y Contabilizar el Pago
116
A2. Gestión de RRHH
117
Inventario de procesos de Gestión de Recursos
Humanos
El proceso de Gestión de Recursos Humanos engloba
la ejecución de todos los trabajos
administrativos relacionados con el personal de
la Administración del Parlamento Vasco y
Parlamentarios, desde la contratación hasta el
término de la relación laboral, con todos los
procesos intermedios de nóminas, seguros, dietas,
acreditaciones etc.
Administración de Personas
Selección y Contratación de Personal
Gestión de Formación
Gestión de la Seguridad y la Prevención de
Riesgos Laborales
Registro de Personal
Control Horario
Coordinación de las Revisiones Médicas
(parlamentarios y funcionarios)
Confección de Nominas
Plan de acogida
Indemnizaciones por razón de servicio
118
Selección y Contratación de Personal
ELAO Boletín Oficial del Parlamento Vasco
119
Selección y Contratación de Personal
Publicar la OFERTA PÚBLICA DE EMPLEO y la RPT en
el BOPV y en el ELAO 1
Elaborar la OFERTA PÚBLICA DE EMPLEO
Aprobar la RPT y la OFERTA PÚBLICA DE EMPLEO
Revisión de la RPT
Elaborar las Bases cada proceso de selección en
colaboración con las direcciones y la Comisión de
Personal
Aprobar las Bases
Publicar las Bases en el BOPV y en el ELAO
Elaborar las listas provisionales de Admitidos
Aprobar las listas provisionales de Admitidos
Publicar la lista en el ELAO
Publicar la lista en el tablón de anuncios y web
Elaborar las listas definitivas y la composición
del Tribunal solicitando a la Mesa la designación
del presidente
Aprobar las listas definitivas y la composición
del Tribunal con el presidente
Realizar la convocatoria de constitución del
Tribunal
A
Continúa en pág siguiente
NOTA 1 En el BOPV se publica la RPT y la oferta
pública y en el ELAO únicamente la RPT
120
Selección y Contratación de Personal
A
Publicar la convocatoria del 1er ejercicio en el
ELAO
Preparar los recursos necesarios (aulas,
ordenadores, personal...)
Remitir notificación personal de convocatoria de
ejercicio y publicar en Internet y tablón de
anuncios
Preparar las pruebas
Corregir las pruebas
Preparar la Resolución con los resultados de las
pruebas de la fase oposición
Dar VºBº y emitir de la Resolución
Emitir la convocatoria del Tribunal para la fase
de concurso (en caso que exista)
Establecer el calendario de ejercicios
Cuantificar los méritos del Concurso
Preparar las resoluciones con los resultados del
proceso selectivo, lista de aprobados y la
propuesta de nombramiento
Dar VªBª y Emitir las resoluciones con los
resultados del proceso selectivo, lista de
aprobados y la propuesta de nombramiento
B
Continúa en pág siguiente
121
Selección y Contratación de Personal
Emitir informe a la MESA adjuntando la resolución
del Tribunal
B
Realizar acuerdo de Mesa aceptando la propuesta
del Tribunal y ordenando la publicación en el ELAO
Publicar las listas y la propuesta de nombramiento
Señalar al opositor el Plazo para la entrega de
la documentación original o compulsada requerida
en las bases de la convocatoria
Realizar acuerdo de Mesa aceptando el informe y
ordenando la publicación en el Boletín de
resolución con plazo de toma de posesión
Remitir a la Mesa el Informe del Director de
Organización y RRHH señalando la entrega de la
documentación original
Nombramiento como funcionario en prácticas
Registro de Personal
Plan de Acogida
Nombramiento definitivo
122
Selección y Contratación de Personal
Elaborar la OFERTA PÚBLICA DE EMPLEO
Revisión de la RPT
Aprobar la RPT y la OFERTA PÚBLICA DE EMPLEO
Elaborar las bases con directores y la comisión
de personal
Publicar las bases en el ELAO
Aprobar las bases
Publicar la lista en el BOParlamento, en el la
Intranet y Tablón de anuncios
Recepcionar las instancias
Aprobar las listas de admitidos
Elaborar las listas de admitidos
Realizar la convocatoria de composición del
Tribunal
Realizar el calendario de ejercicios
Enviar la convocatoria
Realizar la resolución de las pruebas y el acta
del Tribunal
Realizar un acuerdo de Mesa aceptando la
propuesta del Tribunal y ordenando la publicación
en el ELAO
Actualización del Registro de Personal
Publicar la propuesta de nombramiento
123
Selección y Contratación de Personal
Realizar un informe solicitando autorización para
iniciar el proceso de contratación de personal1
Realizar un informe solicitando la cobertura de
una vacante
Aprobar el informe del Director de Organización y
RRHH
Registro de Personal
NOTA 1 Utilizando listas de aprobados sin plaza
en la última oposición convocada o bien
utilizando los servicios de IVAP o LANGAI, en
este último caso se propone la designación de una
comisión de valoración
124
Selección y Contratación de Personal
125
Selección y Contratación de Personal
Funcionarios de carrera, Interinos y contratados
Toma de posesión del funcionario Firma del
contrato
Realizar alta en SS
Entrega la tarjeta identificativa1, del Manual de
Acogida, Calendario laboral, normas...
Apertura de Expediente
Recoger firma de la toma de posesión o del
Contrato
Parlamentarios
Remitir los Expedientes al Archivo del Parlamento
(Dirección de Estudios)
Recepción de la Credencial de la Junta Electoral
Apertura de Expediente
Acreditación de Parlamentarios
Personal Eventual
Recepción de la comunicación del Grupo
Parlamentario de incorporación del personal
Técnico Presidente o miembros de la Mesa
Realizar alta en SS
Apertura de Expediente
NOTA 1 Para funcionarios sujetos a control
horario
126
Selección y Contratación de Personal
127
Selección y Contratación de Personal
Recoger datos personales y entrega de las
condiciones salariales
Notificar a todos los funcionarios la nueva
incorporación
Realizar la acogida al nuevo funcioario
Entregar el Manual Informativo para el personal
del Parlamento Vasco y el Reglamento, realizando
una explicación
Establecer de los objetivos de la persona
incorporada
Informar sobre los programas a utilizar
Realizar la ruta por la Administración
Parlamentaria
Realizar visita Guiada y formación básica
Entregar un breve informe a la Dirección de
Organización y RRHH
Notificar a la Mesa para su nombramiento como
funcionario de carrera
Establecer un programa formativo individualizado
Revisar los objetivos marcados
128
Administración de personas
129
Administración de personas
Recoger fichajes diarios1
Remitir a Directores/Jefes (mensualmente) el
listado de los fichajes
Revisión de fichajes de cada mes
Cotejar la información
Recepcionar los justificantes de los permisos
solicitados
Cumplimentar la información con los días
autorizados para el cómputo de horas extras
Realizar cómputo de horas extras, retrasos y
permisos
NOTA 1 Previamente se introduce en el sistema
informático el calendario laboral, los turnos
elegidos por cada persona y las vacaciones
130
Administración de personas
131
Administración de personas
Ejecutar el Pago
Recoger datos de distintas fuentes
Preparar los listados de tranferencias
Emitir los recibos de las nóminas a los
interesados
Verificar y control de las nóminas
Modificar fechas e introducir altas, bajas, etc
Remitir Nómina y TC a Intervención
Recepcionar de las Nóminas
Editar la Nómina
Remitir TC a Seguridad Social
132
Administración de personas
133
Administración de personas
Parlamentarios y Funcionarios
Nota de Protocolo
Entrada en Registro Personal
Calcular y autorizar las indemnizaciones
Remitir el informe de indemnizaciones a
Intervención
Justificantes de gastos y solicitud de liquidación
Comparecientes y Miembros de Tribunales
Impreso de gastos y justificantes
134
Gestión de Formación
135
Gestión Contable
Establecer contacto con empresas de formación/IVAP
Seleccionar opciones de formación
Elaborar y presentar proyecto de Plan de Formación
Detectar necesidades de Formación
Aprobar proyecto de Plan de Formación
Informar a los directores para que informen al
personal de acciones formativas
Recepción de la solicitud de asistencia
Organizar grupos
Informar a las empresas/IVAP
Impartir formación
Cumplimentar encuesta
Recepción de listas de asistencias
Entregar análisis y memoria de resultados a
Letrado Mayor
Entregar certificados a funcionarios
Recepcionar certificados por parte del IVAP
Comunicar memoria a funcionarios
136
Gestión de la Seguridad y la Prevención de
Riesgos Laborales
137
Gestión de la Seguridad y la Prevención de
Riesgos Laborales
Recoger las solicitudes del personal sobre las
revisiones que desean realizar
Planificar la Cita
Comunicar el inicio de las Revisiones médicas a
toda la administración
Contactar con el Médico
Planificar las revisiones médicas
Controlar las Facturas
Remitir las Facturas a Intervención
138
A3. Gestión de los Recursos Físicos y Materiales
139
Inventario de procesos de Gestión de Recursos
Físicos y Materiales
El proceso de Gestión de Recursos Físicos y
Materiales engloba el mantenimiento, conservación
y mejora de las instalaciones actuales, desde los
edificios a las infraestructuras, la preparación
de propuestas y presupuestos de obras y la
relación y comunicación con proveedores.
Mantenimiento Preventivo
Mantenimiento correctivo
Conducción de las instalaciones
Ampliación y mejora de instalaciones
140
Mantenimiento Correctivo
141
Mantenimiento Correctivo
Recepción de petición 1
Cumplimentar la hoja de actividad
SI
Elegir al personal (Interno o externo)
Supervisar el trabajo realizado
Comunicar al peticionario
Ejecutar la actividad
URGENTE?
NO
Incorporar en planificación semanal
NOTA 1 Si la petición presupone una compra se
solicita justificación escrita
142
Mantenimiento Preventivo
143
Mantenimiento Preventivo
Elaboración del Plan de Mantenimiento Preventivo
Revisión del Plan de Mantenimiento Preventivo
Identificación de los equipos
Realización del Mantenimiento
144
Ampliación y mejora de las instalaciones
145
Ampliación y mejora de las instalaciones
Recepción de petición 1
Cumplimentar la hoja de actividad
URGENTE?
SI
Comunicar al peticionario si existe
Elegir al personal (Interno o externo)
Supervisar el trabajo realizado
Ejecutar la actividad
NO
Presupuesto e informe para asegurar financiación
Búsqueda de solución cuantificada. Documentar la
solución
Incorporar en planificación semanal
NOTA 1 Si la petición presupone una compra se
solicita justificación escrita
Bºº
146
Conducción de las instalaciones
147
Conducción de las instalaciones
Lectura de egutegia o recepción de petición 1
Cumplimentar la hoja de actividad
Valorar las necesidades y planificar las
soluciones
SI
Elegir al personal y negociar pautas
Supervisar el trabajo realizado
Ejecutar la actividad
Elegir al personal Interno ?
NO
Presupuesto e informe para asegurar financiación
NOTA 1 Si la petición presupone una compra o
contratación externa se solicita justificación
escrita
148
A4. Gestión de Compras y Contrataciones
149
Inventario de procesos de Gestión de Compras y
contrataciones
El proceso de Gestión de compras y
subcontrataciones engloba al despliegue de las
tareas administrativas que se producen desde la
atención de la solicitud o necesidad de realizar
una determinada adquisición hasta la distribución
de la misma, y las actividades inherentes a ello
(contratación mediante concurso público, relación
y gestión de proveedores)
Gestión de compras y contrataciones
Gestión de compras y contrataciones en Biblioteca
150
Gestión de Compras y contrataciones
151
Gestión de Compras y contrataciones
Estudiar las distintas posibilidades de
aquisición-compra
Realizar y enviar el informe o solicitud a
Intervención General
Recepcionar la petición escrita
Realizar la petición escrita de materiales
Recepcionar el informe
Autorizar el gasto 1
Fiscalización del gasto
Recepcionar y controlar los suministros
Recepcionar la factura y dar el VºBº
Realizar la Petición 2
Contabilidad de gastos

• NOTA 1 La persona responsable de autorizar el
  gasto será distinta en función de la cuantía
• AUTORIZACIÓN DEL LETRADO MAYOR Para cuantías de
  gastos entre 3000 y 6000
• COMPRA DIRECTA POR LA DIRECCIÓN Para cuantías
  de gastos inferiores a 3000
• AUTORIZACIÓN DE LA MESA DEL PARLAMENTO Para
  cuantías de gastos superiores a 6000 que se
  pueden subdividir en
• Sistema de petición de ofertas, para casos que
  en que no sea preciso u obligatorio el sistema de
  concurso público
• Sistema de concurso público, cuando sea
  obligatorio o así los estime la Mesa del
  Parlamento
• NOTA 2 Excepcto la de los gastos autorizados por
  Mesa que las realiza la Intervención General

152
Gestión de Compras y contrataciones en Biblioteca
153
Gestión de Compras y contrataciones en Biblioteca
Elaborar el petitorio incluido precios
SI
Monografías- Subscripciones?
Recepcionar el petitorio
NO
Elaborar y enviar el informe de consignación a la
Mesa
Comunicar la autorización a la Dirección de
Estudios
Realizar el pedido de nuevas adquisiciones
Recepcionar y verificar el pedido
Recepcionar las facturas
Comprobar y visar las facturas
Remitir las facturas a intervención
Contabilidad de gastos
154
A5. Gestión de la Seguridad
155
Inventario de procesos de Gestión de la seguridad
El proceso de Gestión de la seguridad pretende
realizar los trámites administrativos y coordinar
los recursos humanos necesarios para proporcionar
seguridad a los parlamentarios, visitas y
funcionarios de la administración del Parlamento
Vasco.
Gestión de accesos internos
Gestión de la seguridad externa
Gestión de tarjetas acreditativas a las
instancias del Parlamento Vasco
Coordinación de seguridad con la policía
municipal, autonómica y estatal
Control de acceso de personas
Carga y descarga de Paquetería
156
Gestión de Accesos Internos
157
Gestión de Accesos Internos
ALTA
Elaborar un escrito informando de las personas a
acreditar y de los datos necesarios para la
realización de la acreditación
Necesidad de Acreditación
Realizar informáticamente la tarjeta acreditativa
Enviar datos a seguridad
Archivo de la Documentación
Recopilar la documentación de las personas a
acreditar
Entregar la tarjeta a la persona a acreditar
Entregar la tarjeta al área correspondiente
Recepcionar la Tarjeta
BAJA
Comunicar la baja de la persona acreditada
Elaborar un escrito informando de las personas
que causan baja
Enviar el escrito a Seguridad acompañado de la
tarjeta acreditativa
Cursar la baja informáticamente y destrucción de
la tarjeta acreditativa
NOTA 1 En el Caso del Personal adscrito a los
Grupos Parlamentarios, una vez el Grupo se
constituye envían su propuesta de las personas de
confianza a la Mesa para la aprobación y esta
aprobación se envía a Seguridad para la
realización y entrega de las tarjetas
acreditativas. En caso de Baja es obligatoria la
entrega de la tarjeta acreditativa.
158
Gestión de Accesos Internos
159
Gestión de Accesos Internos
Recepción de las áreas1 del listado de personas
autorizadas
Persona que accede a la sede
Se comunica a la persona a la que visita
Recepción2 de la persona
Recepción del listado de personas que acceden al
Parlamento
VºBº de las personas que acceden al Parlamento
Control de acceso y entrega de tarjeta de
visitante
Envío del listado a la Unidad de Ujieres
Vº Bº al listado de personas enviado por las áreas
NOTA 1 Protocolo (prensa no acreditada o
sustitutos) y Mantenimiento (Comunica el inicio y
fin de obra y las personas que acceden) NOTA 2 En
la sede administrativa es el servicio de Ujieres
y en la sede principal es la Ertzaintza
160
Gestión de Accesos Internos
161
Gestión de Accesos Internos
ENTRADA
Otra Paquetería1
Autorizar la Paquetería
Correos
Escanear la Paquetería
Distribuir la Paquetería
SALIDA
Autorización de salida
VºBº de la Autorización de Salida
Comprobar que la persona que se lleva la
mercancía es la persona autorizada
Envíar la Autorización de Salida
Recepción de la Autorización de Salida
NOTA 1 En el caso de Suministros de
Mantenimiento, el Servicio de Mantenimiento
previo a la recepción de la mercancía informará
al Servicio de Seguridad de la mercancía
suministrada, el vehículo y la persona que trae
la mercancía, la persona de mantenimiento que
recepcionará la mercancía.
162
Gestión de la seguridad externa
163
A6. Gestión de los Sistemas de Información
164
Inventario de procesos de Gestión de los sistemas
de Información
El proceso de Gestión de los Sistemas de
Información engloba todas las actividades
asociadas a la Gestión de los sistemas
informáticos, para asegurar su buen
funcionamiento y mejora y afecta a todas las
personas que trabajan en el Parlamento.
Gestión de la Seguridad Informática
Gestión de aplicaciones informáticas
165
Gestión de Aplicaciones Informáticas
166
Gestión de Aplicaciones Informáticas
Diseñar o modificar sistemas de gestión
Realizar el mantenimiento de los sistemas
informáticos
Detectar necesidades de los usuarios
Dar formación en aplicaciones informáticas a los
usuarios
167
Gestión de la Seguridad Informática
168
ANEXO 1 Simbología de los Flujogramas
169
Simbología en flujogramas

• Símbolos utilizados en los flujogramas de procesos

Documento múltiple
Proceso detallado en otro flujograma
Almacenamiento de datos en el sistema informático
Proceso
Decisión
Archivo físico
Documento
Fin de proceso
input / output
NOTA En los flujogramas se indica con un
asterisco () la unidad organizativa Responsable
de proceso
170
ANEXO 2 Responsable de Proceso
171
Responsable de Proceso

• Es el responsable de su definición, análisis,
  seguimiento y mejora. Es aquel puesto de trabajo
  / sección / servicio que por su participación
  relevante en el proceso o subproceso se le
  atribuye la función de asegurar el buen
  funcionamiento del mismo y su mejora continua, a
  través de los mecanismos que se establezcan.
• Es la persona responsable del buen funcionamiento
  del proceso y de que el resultado satisfaga las
  expectativas de sus clientes. Es, en definitiva,
  el encargado de garantizar que el proceso sea
  eficaz, eficiente y flexible.
• Habrá de tener poder para actuar sobre el mismo,
  capacidad de liderazgo y una visión global del
  efecto del proceso sobre el entorno.

PROPIETARIO
172
3. Asignación de responsabilidades
Responsable de Proceso

• Cada proceso va a tener una única persona
  responsable de su gestión
• Conoce las necesidades y expectativas de
  clientes
• Con autoridad y conocimientos necesarios para
  coordinar el proceso y aprobar cambios
• Con capacidad para liderar equipos
• Factor clave de éxito en la implantación
  operativa del proceso
• Asume la responsabilidad sobre el proceso en su
  conjunto
• Responsable de alinear los objetivos del
  proceso con los de la organización y efectuar su
  seguimiento
• Gestiona los recursos asignados al proceso,
  cualquiera que sea la unidad funcional a la que
  pertenecen
• No tiene que por qué tener autoridad jerárquica
  sobre todo el Personal implicado en el proceso,
  pero participa en la definición de su perfil y
  gestiona su planning de trabajo
• Motor de mejora continua del proceso
• Gestionará interacciones con otros procesos