Mise en place d

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Mise en place dune démarche dadaptation à
lemploi des personnelsau regard de la
population accueillie

• Résidence Retraite Yves COUZY
• 2008-2009

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Sommaire

• Présentation de la structure
• Le contexte
• Objectifs de la démarche GPEC
• Porteurs de projet et communication
• Les outils
• Les fiches de postes
• Les fiches de compétences / évaluation des
  compétences
• Lentretien annuel
• La méthodologie plan de travail interne
• - Lexistant,
• - Les outils mis en place en 2009
• - Création dun volet social dans le PE,
• - Une démarche partenariale
• Pour Conclure les points forts et les points
  faibles

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1. Présentation de la structure

• La résidence retraite Yves COUZY, (anciennement
  les Amandiers, St Paul et Valmalle) est installée
  à St André de Sangonis depuis novembre 2004.
• Elle est conventionnée EHPAD depuis le 1er
  septembre 2005
• Elle accueille 50 résidents dont 10 en espace
  protégé (maladie dAlzheimer et apparentées)
• Elle offre des possibilités daccueil de jour (5
  places), daccueil temporaire et de week-end
• GMP 740 / PMP 240 au 06/10/2009 une population
  très dépendante

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2. Le contexte

• A lautomne 2008, La résidence retraite Yves
  COUZY est sollicitée pour participer à une
  démarche globale de GPEC (gestion prévisionnelle
  des emplois et des compétences) en région LR dans
  le cadre dun partenariat SYNERPA/FHP coordonnée
  et financée par FORMAHP
• Elle sinscrit dans la démarche qui sintègre
  totalement aux travaux entamés sur le terrain

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3. Objectifs de la démarche

• Répondre aux impératifs de gestion des ressources
  humaines (réglementaire et de fonctionnement)
• Développer un management opérationnel mise en
  place ou amélioration du rôle des cadres de
  proximité
• Sinscrire dans la logique de refonte du Projet
  détablissement (groupe de travail
  pluridisciplinaire)

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3. Objectifs de la démarche

• De façon générale, répondre à des attentes fortes
  de nos personnels souvent en difficultés face à
  un public chaque jour plus dépendant (nécessité
  dun accompagnement sur le terrain en terme
  dorganisation et de soutien psychologique)
• Proposer à nos résidents des pratiques
  professionnelles, adaptées, personnalisées et
  bientraitantes

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4. Porteurs de projet et communication

• Les instances dirigeantes
• impliquées dès le début de la démarche (Gérant,
  Directrice et Directrice Adjointe), elles sont le
   porteur de projet 
• Les IRP
• La déléguée du personnel est informée et
  associée à la réflexion dès fin 2008. Formation
  effectuée en septembre 2009
• Communication salariés et  usagers  Cf. diapo
  démarche interne

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5. Les outils les fiches de poste

• Les fiches de poste existaient avant la mise en
  place de la démarche GPEC, mais correspondaient
  davantage à des fiches de tâche.
• Travail effectué à partir des fiches métiers du
  répertoire RAMSES
• Des fiches de postes décrivant clairement les
  diplômes requis, les missions, les responsables
  hiérarchiques, le contexte de travail ont été
  rédigées
• Présentation aux équipes des nouvelles fiches de
  poste en avril 2009
• Signature par les salariés au cours du 1er
  semestre 2009.

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5. Les fiches de compétences / Evaluation des
compétences

• Création de fiche de compétences type
• Choix dun système de cotation
• Création dune grille dévaluation du nouveau
  salarié par ses pairs
• Création dun RDV systématique de fin de période
  dessai
• Grille de compétence complétée lors de
  lentretien de fin de période dessai
• Grille reprise lors de lentretien annuel

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5. LEntretien Annuel

• En place depuis 2006
• Evolution de la rédaction des comptes rendus
• Evolution du support pour les EAE 2009
• Attente dune formation par lintermédiaire du
  réseau GPEC LR (2010)

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6. Méthodologie un plan de travail interne

• Les étapes
• Etat des lieux de lexistant (interne et externe)
• Création dun volet  social  dans le projet
  détablissement en cours délaboration incluant
  les objectifs à court, moyen et long terme (N à
  N5)
• Inscription de ce travail dans une démarche
  partenariale

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6. Etat des lieux de lexistant

• Les documents qui existaient déjà
• Les fiches de postes
• Les fiches dentretien annuel dévaluation
• Un document daccueil et de suivi destiné aux
   intérimaires  et aux  saisonniers 
• Un document daccueil et de suivi des stagiaires
• Le plan de formation annuel

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6. Etat des lieux de lexistant

• Les procédures dintégration de nouveaux
• personnels qui existaient déjà
• Un référent  hiérarchique  (souvent IDE ou AS)
• Le  doublet  systématique à chaque nouvelle
  embauche avec un personnel titulaire
• Le tutorat des stagiaires ou personnels en cours
  de formation en interne (2 tuteurs formés par an
  depuis 2007)
• Groupe de travail ou de régulation suite à des
  situations difficiles (décès pénibles, situations
  de stress ponctuelles)
• avec parfois lapport dun animateur extérieur
  (psychologue)
• - Un petit journal interne à lattention des
  résidents, familles et personnels (rubrique  en
  coulisse )

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6. Les outils mis en place en 2009

• Suite aux premières journées réseau et formation,
  différents outils ont été créés ou actualisés
• Les fiches de tâches
• Les fiches de postes
• Les fiches de compétences
• Grille dévaluation du nouveau salarié
• Mise en place dun RDV systématique de fin de
  période dessai
• Le livret daccueil des nouveaux salariés
• Le livret daccueil et les fiches de suivi des
   intérimaires  et  saisonniers  (remis à
  jour)
• Le livret daccueil et les fiches de suivi des
  stagiaires (remis à jour)

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6. Création dun volet  social  dans le
Projet dEtablissement

• Principaux objectifs
• Apporter une définition claire de la démarche
• Vision globale de la GPEC Travailler sur la base
  dindicateurs suivis dans le rapport de branche
  du SYNERPA
• Cibler les actions à mener sur une période de 5
  ans (2008-2012)

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6. Le volet  social  du PE

• Une définition claire
• La GPEC sinscrit dans une prise en compte de la
  GRH sur la durée.
• Cest une démarche prospective qui vise une
  meilleure adaptation de lentreprise à
  lévolution de son secteur dactivité et à son
  environnement, en adaptant les compétences au
  contenu des activités.
• Plus concrètementla GPEC permet de mieux définir
  les missions propres à chaque métier, de mieux
  gérer le plan annuel de formation, le recrutement

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6. Le volet  social  du PE

• Une partie rédactionnelle introductive présente
  les indicateurs suivis annuellement dans le
  rapport de branche du SYNERPA
• Pyramide des âges, ETP, CDI et CDD, ratio
  dencadrement au lit, suivi des absences par type
  (MA, AT/MP, Maternité)
• Une partie action cible les objectifs à 5 ans
  sous forme de fiches actions
• Action
• Objectifs
• Moyens/Méthodes
• Référent
• Échéance
• Evaluation/Indicateur

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6. une démarche partenariale

• Les équipes (34 ETP pour 40 à 45 personnes
  physiques)
• 1. Information de la mise en place de la démarche
  lors de la réunion de rentrée 2008
• 2. Réunion par métiers (soin et hébergement) de
  présentation des fiches de poste (printemps 2009)
• 3. Groupe de travail pluridisciplinaire de
  refonte du Projet détablissement une rencontre
  mensuelle.
• Diffusion du nouveau PE à tous les personnels
  (janvier 2010)
• 4. Objectif printemps 2010 nouvelle évaluation
  interne (en vue du renouvellement de notre
  convention tripartite) qui traitera, entre autre,
  de la gestion RH et de la GPEC.

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6. une démarche partenariale

• Les usagers (résidents et familles)
• 1. La mise en place de la démarche à lordre
• du jour du Conseil de la vie sociale de
• novembre 2008
• 2. Information dans la  lettre aux familles  du
• 1er trimestre 2009
• 3. Réunion annuelle dinformation de juin 2009
• qui évoque la démarche en cours

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7. Pour conclure

• Les points forts
• Un travail partenarial riche et créateur de liens
  (échange réseau et partenariats internes)
• Un retour très positif des usagers
• Des équipes impliquées et responsabilisées,
  plutôt satisfaites de la mise en œuvre de la
  démarche (amélioration des outils GRH, meilleur
  suivi du recrutement et des missions de chacun,
  amélioration de lévaluation annuelle)
• Une méthodologie participative qui répond aux
  attentes du terrain un fort sentiment
  dappartenance de la part des équipes
• Un nouvel outil de recueil dindicateurs sociaux

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7. Pour conclure

• Les points faibles
• Une démarche portée par le pool de direction
  (chronophage et ambitieuse) une stratégie
  dadaptation à lemploi dordre managériale et
  organisationnelle
• Un travail sur la durée qui implique un suivi et
  une évaluation régulière

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7. Pour conclure

•  
•  Une adaptation réussie ne peut advenir que sil
  existe, de part et dautre, un ajustement 
• Humanitude, Yves Gineste/Jérôme Pellissier