PELAKSANAAN SISTEM

1
PELAKSANAAN SISTEM PENJAMINAN MUTU DI TINGKAT
FAKULTAS
Disajikan dalam Lokakarya Penjaminan Mutu di
Perguruan Tinggi Forum HEDS Bidang
Pendidikan Bandar Lampung, 30 31 Mei 2006
2
1
STANDAR
7
Standar Baru
2
PENINGKATAN MUTU
PELAKSANAAN
3
6
SIKLUS SPMPT
MONITORING
RUMUSAN KOREKSI
4
AUDIT INTERNAL
EVALUASI DIRI
5
3
LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN SISTEM PENJAMINAN
MUTU DI FAKULTAS

• Dekan mengangkat PD I sebagai Penanggung-jawab
  Pelaksanaan Sistem Jaminan Mutu di Fakultas
  (PPSJMF).
• Dekan membentuk Tim Jaminan Mutu Fakultas
  (TJMF), yang terdiri atas Koordinator, Sekretaris
  dan Anggota.
• Tim Jaminan Mutu Fakultas merumuskan
• a. Kebijakan Mutu Akademik
• b. Standar Mutu Akademik tingkat Fakultas
• c. Manual Mutu Akademik
• d. Manual Prosedur Akademik,
• yang kemudian disyahkan oleh Senat Fakultas.

4
4. TJMF bersama PPSJMF menyusun a. Manual
Mutu b. Manual Prosedur tingkat Fakultas.
Penyusunan dengan mengacu pada Kebijakan Mutu
Akademik dan Standar Mutu Akademik. 5. Ketua
Jurusan dan Ketua Prodi menyusun Kompetensi
Lulusan dan Spesifikasi Prodi. 6. Dekan membentuk
(a) Komisi Koordinasi Kegiatan
Akademik (K3A) di tingkat Fakultas,
(b) Tim Koordinasi Kegiatan Akademik (TK2A) di
tingkat Jurusan, dan (c) Tim Koordinasi
Semester (TKS) di setiap Program Studi.
5
7. TK2A dan TKS melakukan Pemantauan, evaluasi
dan koreksi proses pembelajaran semester.
8. K3A menyusun laporan evaluasi diri dan rencana
tindak lanjut untuk peningkatan mutu proses
pembelajaran serta melaporkannya kepada Dekan. 9.
Dekan berdasarkan laporan K3A memasukkan rencana
tindak lanjut ke dalam Rencana Kegiatan dan
Anggaran Tahunan. 10. K3A, TK2A dan TKS
melaksanakan peingkatan mutu proses pembelajaran.
6
HAL-HAL YANG HARUS DILAKUKAN DALAM RANGKA
PENJAMINAN MUTU

1. Membuat kebijakan mutu akademik.
2. Membuat standar prosedur.
3. Menyusun manual mutu akademik.
4. Menyusun manual standar prosedur akademik
5. Sosialisasi, pelatihan dan konsultasi.
6. Melaksanakan pembelajaran sesuai standar
   prosedur.
7. Melakukan monitoring dan evaluasi.
8. Melakukan audit mutu akademik dan permintaan
   tindakan koreksi.
9. Melakukan tindakan koreksi dan peningkatan mutu.
10. Memfasilitasi pelaksanaan penjaminan mutu.

7
STANDAR MUTU 1

• Secara umum standar mutu adalah
• Suatu pernyataan tentang mutu yang dapat diukur
  atau dinilai, merupakan kesepakatan bersama.
• Pernyataan ini tentang berbagai hal atau aspek
  yang dianggap penting, ditentukan pada tingkat
  minimum yang dikehendaki.
• Pernyataan tentang setiap hal atau aspek itu
  hanya diukur atau dinilai dengan terpenuhi (ya)
  atau tidak terpenuhi (tidak) saja.

8
STANDAR MUTU 2

• Standar mutu ada yang ditetapkan
  oleh pihak luar universitas seperti
  yang diatur dalam undang-undang,
  kepres, kepmen, kepdirjen, dan lain-lain,
  misalnya (1) program pendidikan S1 berbobot
  144-160 sks, (2) Masa studi program S1 tidak
  melebihi 7 tahun.
• Standar mutu ada pula yang ditetapkan oleh
  universitas, fakultas, atau jurusan.

9
ORGANISASI PELAKSANA SISTEN JAMINAN MUTU FAKULTAS
SENAT FAKULTAS
PEMBUAT KEBIJAKAN
D E K A N
FASILITATOR
PEMBANTU DEKAN I
PENANGGUNG-JAWAB
STANDAR AKADEMIK MANUAL MUTU AKADEMIK
TIM JAMINAN MUTU
KOMISI KOORDINASI KEGIATAN AKADEMIK
EVALUASI DIRI RENCANA TINDAK LANJUT
Tim Koordinasi Kegiatan Akademik
MONITORING EVALUASI KOREKSI PEMBELAJARAN
Tim Koordinasi Semester
10
STANDAR MUTU HARUS DAPAT DIUKUR/DINILAI 1

• Setiap pernyataan tentang mutu
  harus dapat diukur/dinilai terpenuhi
  (ya), atau tidak terpenuhi (tidak),
  misalnya
• 1. Minimum 25 dosen tetap jurusan berpendidikan
  S2/S3 dalam bidang yang relevan.
• 2. Setiap kuliah dimulai paling lambat 15 menit
  sesudah dan berakhir paling cepat 15 menit
  sebelum waktu yang telah ditentukan.

11
STANDAR MUTU HARUS DAPAT DIUKUR/DINILAI 2
3. Ujian diadakan minimum 2 kali dalam satu
se-mester untuk setiap mata kuliah, yaitu ujian
tengah semester dan ujian akhir semester. 4.
Jadwal pelajaran sudah diumumkan kepada dosen dan
mahasiswa paling lambat seminggu sebelum semester
dimulai. 5. Daftar nama mahasiswa yang akan
mengikuti kuliah sudah diterima oleh dosen yang
bersangkutan sebelum semester dimulai.
12
STANDAR MUTU HARUS DAPAT DIUKUR/DINILAI 3
6. Garis besar rencana perkuliahan selama satu
semester sudah diberikan kepada mahasiswa paling
lambat pada hari pertama kuliah. 7. Nilai akhir
mahasiswa untuk setiap mata kuliah sudah diterima
oleh jurusan/fakultas paling lambat 2 minggu
sesudah ujian akhir semester diadakan. 8. Setiap
hasil penelitian dosen harus diseminar-kan di
forum dosen jurusan/fakultas, paling lambat 6
bulan sesudah penelitian selesai.
13
PENYUSUNAN STANDAR MUTU

• Tidak ada standar mutu yang universal.
• Standar mutu disusun sendiri oleh setiap
  institusi, kecuali yang sudah diatur oleh yang
  lebih atas.
• Standar mutu disusun mengenai berbagai hal atau
  aspek yang dianggap penting oleh institusi ybs.
• Standar mutu ditentukan pada tingkat minimum yang
  dikehendaki, sehingga mampu dilaksanakan dan
  dipertahankan.

14
PENILAIAN PELAKSANAAN STANDAR MUTU

• Penilaian terhadap setiap butir standar mutu
  hanya ada dua macam, yaitu ya (terpenuhi), atau
  tidak.
• Jadi tidak ada penilaian berupa hampir
  terpenuhi, lebih baik daripada tahun lalu,
  atau secara teoretis terpenuhi, tetapi belum
  dalam praktiknya.
• Penilaian terhadap standar mutu dila-
  kukan secara berkala melalui audit
  internal, misalnya pada tiap akhir tahun.

15
CONTOH
STANDAR MUTU JURUSAN 1

• Jurusan atau bagian merupakan unit
  organisasi terkecil di perguruan tinggi
  yang melaksanakan missi tridharma
  perguruan tinggi, yaitu pendidikan, penelitian,
  dan pengabdian pada masyarakat.
• Standar mutu tiap jurusan perlu disu-sun agar
  pelaksanaan missi tridharma perguruan tinggi itu
  dapat terjamin mutunya.

16
CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN 1

• 1 2. Visi, missi, tujuan
• Visi, missi, dan tujuan jurusan ditinjau dan
  disepakati minimum sekali dalam 4 tahun.
• 3. Input mahasiswa
• Jurusan ikut menentukan kriteria
  penerimaan mahasiswa barunya.
• Jumlah calon mahasiswa yang melamar minimum
  20 orang/tahun/program studi S1.
• Jumlah mahasiswa baru yang diterima minimum 15
  orang/tahun/program studi S1.

17
CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN 2

• 4. Kurikulum
• Kurikulum sesuai dengan Kurnas.
• Kurikulum disusun sesuai dengan
  ketentuan dalam SK Mendikbud No. 056/U/1994.
• Peninjauan kurikulum dilakukan minimum sekali
  dalam 4 tahun dengan memperhatikan saran-saran
  para lulusan dan pihak-pihak pengguna lulusan.
• Peninjauan isi setiap mata kuliah oleh peer
  group jurusan dilakukan minimum sekali dalam 2
  tahun.

18
CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN 3

• 5. Dosen dan karyawan
• Jumlah dosen tetap untuk tiap program studi S1
  minimum 6 orang dan yang berpendidikan S2/S3
  dalam bidang yang relevan minimum 33.
• Tiap dosen harus punya rencana pengem-bangan
  kemampuan akademik yang sesuai dengan kebutuhan
  jurusan dan disetujui oleh ketua jurusan.
• Rencana pengembangan kemampuan aka-demik tiap
  dosen ditinjau dan disesuaikan dengan kebutuhan
  jurusan minimum sekali dalam 2 tahun.

19
CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN 4

• Penugasan dosen oleh jurusan harus
  sesuai dengan bidang keahliannya.
• Beban kerja tiap dosen di lingkungan per-
  guruan tinggi sendiri minimum 9 sks/semester.
• Beban kerja tiap dosen dalam bidang pendidikan
  di jurusan sendiri minimum 3 sks/semester.
• Setiap dosen dengan pangkat lektor ke atas harus
  membimbing (sebagai ketua pembimbing) minimum 3
  orang mahasiswa S1 tiap tahun.

20
CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN 5

• Setiap dosen dengan masa kerja 2 tahun atau
  lebih harus mencapai skor TOEFL minimum 500.
• Setiap dosen dengan masa kerja 2 tahun
  atau lebih harus mampu mencari infor-
  masi ilmiah melalui internet.
• Setiap dosen melaporkan ke-
  giatannya pada setiap akhir
  semester (formulirnya dise-
  diakan oleh jurusan).

21
CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN 6

• Jumlah tenaga teknisi/laboran/pustakawan minimum
  10 orang per jurusan dan minimum 60
  berpendidikan D3 dalam bidang yang sesuai
  tugasnya.
• Jumlah tenaga administrasi minimum 6
  orang/jurusan dengan pendidikan yang sesuai
  dengan tuntutan bidang tugasnya.
• Jam kerja efektif tiap karyawan untuk
  melaksanakan tugas-tugas jurusan minimum 6
  jam/hari kerja.

22
CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN 7

• 6. Sarana dan prasarana
• Ruang kuliah minimum 200 m2, gt 0.50 m2/mhs.
• Ruang kuliah dibersihkan minimum sekali sehari.
• Tersedia 1 OHP untuk setiap ruang kuliah.
• Tersedia pengeras suara untuk ruang kuliah dengan
  100 mahasiswa atau lebih.
• Pencahayaan di setiap ruang kuliah cukup sehingga
  semua mahasiswa dapat membaca tulisan di papan
  tulis.

23
CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN 8

• Setiap kali praktikum (bukan demonstrasi)
  tersedia minimum 1 set alat dan bahan
  praktikum untuk setiap 3 orang mahasiswa.
• Air, gas, dan listrik untuk keperluan praktikum
  tersedia cukup bagi setiap mahasiswa.
• Peralatan praktikum dibersihkan setiap
  kali selesai digunakan.
• Peralatan untuk keselamatan seperti pemadam api,
  PPPK, tempat menyim- pan bahan berbahaya
  tersedia di setiap lab yang memerlukannya.

24
CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN 9

• Ruang kerja bagi dosen, minimum seluas 4 m2
  dengan 1 meja dan 1 kursi untuk tiap dosen.
• Minimum ada 1 PC untuk setiap 3 orang dosen.
• Ada ruang rapat jurusan minimum seluas 25 m2.
• Perpustakaan jurusan minimum ada 1 judul buku
  teks per mata kuliah MKDK, 2 judul buku teks per
  mata kuliah MKK. Untuk setiap 10 mahasiswa yang
  mengambil suatu mata kuliah tersedia minimum 1
  eksemplar buku per judul buku teks untuk mata
  kuliah tersebut.

25
CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN 10

• 7. Dana dan pembiayaan
• Ketersediaan dana yang minimum diperlukan secara
  wajar dalam pelaksanaan suatu kegiatan merupakan
  syarat (necessary condition) terjaminnya mutu.
  Bila dana yang tersedia kurang dari minimum
  yang diper-lukan, maka akibatnya pada penurunan
  mutu.
• Biaya penyelenggaraan kuliah minimum Rp /
  sks/50 mhs/semester.
• Biaya praktikum minimum Rp .../30mhs/semester.

26
CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN 11

• Total biaya perawatan sarana dan prasarana
  minimum Rp ../ semester.
• Biaya operasional jurusan minimum Rp ../sem.
• Dana untuk keperluan dosen meningkatkan
  kemam-puan akademik minimum Rp ../orang/tahun.
• Dana untuk pengadaan buku, jurnal, akses
  internet, dan pustaka lainnya minimum Rp /tahun.

STANDAR MUTU
27
CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN 12

• 8. Pengelolaan program
• Ada Renstra jurusan yang ditinjau ulang minimum
  sekali dalam 5 tahun.
• Ada basis data tentang dosen, mahasiswa, dan
  fasilitas yang tersimpan dalam komputer.
• Rapat dosen jurusan minimum sekali dalam sebulan.
• Ada buku pedoman tentang tata cara pengelolaan
  program-program jurusan.

28
CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN 13

• 9. Sistem pengajaran
• Jadwal pelajaran sudah diumumkan ke-
  pada dosen dan mahasiswa paling lam-
  bat 1 minggu sebelum semester dimulai.
• Daftar mahasiswa peserta kuliah sudah
  diterima dosen ybs paling lambat pada hari
  pertama kuliah.
• Garis besar rencana perkuliahan selama 1 semester
  untuk setiap mata kuliah sudah disampaikan kepada
  mahasiswa oleh dosen paling lambat pada hari
  pertama kuliah pada awal semester.

29
CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN 14

• Kehadiran dosen memberi kuliah tidak kurang dari
  100, bila berhalangan diganti pada hari lain.
• Setiap kuliah dimulai paling lambat 15 menit
  sesudah dan berakhir paling cepat 15 menit
  sebelum waktu yang telah ditentukan.
• Nilai akhir setiap mata kuliah ditentukan
  berdasarkan minimum dua kali ujian, yaitu ujian
  tengah semester (UTS) dan ujian akhir semester
  (UAS).
• Berkas jawaban ujian dikembalikan kepada
  mahasiswa setelah diperiksa dan dinilai oleh
  dosen.

30
CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN 15

• Bila dosen memberikan tugas kepada maha-siswa,
  maka laporan pelaksanaan tugas itu harus
  diperiksa dan kemudian dikembalikan kepada
  mahasiswa.
• Dosen harus menyediakan waktu konsultasi bagi
  mahasiswa minimum 1 jam/minggu/sks di luar waktu
  kuliah.
• Dalam pembimbingan skripsi dosen harus bertemu
  dengan mahasiswa untuk membicara-kan masalah
  skripsi minimum sekali dalam sebulan.

31
CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN 16

• Persentase lulusan yang dihasilkan terhadap
  jumlah mahasiswa jurusan tidak kurang dari 15
  tiap tahun.
• Persentase lulusan dengan masa studi lebih dari 5
  tahun kurang dari 20 untuk setiap angkatan.
  Catatan Mahasiswa yang tidak menyelesaikan
  studi dianggap masa studinya ?, jadi gt 5 tahun.
• Lulusan yang masa penyelesaian skripsinya lebih
  dari 1 tahun kurang dari 20 tiap tahun.

32
CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN 17

• 10. Penelitian dan pengabdian pada masyarakat
• Minimum ada satu penelitian dalam setiap dua
  tahun yang dilakukan oleh tim dosen jurusan.
• Setiap dosen berpangkat lektor keatas atau yang
  sudah S2/S3 menulis publikasi sebagai penulis
  utama dalam jurnal ilmiah yang tera-kreditasi
  oleh Ditjen Dikti minimum satu artikel setiap 5
  tahun.
• Setiap hasil penelitian dosen harus disemi-narkan
  pada forum urusan/fakultas/universitas paling
  lambat dalam waktu 1 tahun setelah penelitian
  selesai.

33
CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN 18

• Setiap dosen berpangkat lektor keatas atau yang
  S2/S3 harus melakukan kegiatan pene-
  litian senilai minimum kum/tahun.
• Setiap dosen yang belum berpangkat
  lektor harus melakukan kegiatan pene-
  litian senilai minimum . kum/tahun.
• Setiap dosen melakukan kegiatan
  pada masyarakat senilai minimum
  kum setiap 3 tahun.

34
CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN 19

• 11. Layanan kepada mahasiswa
• Penjelasan kepada mahasiswa baru tentang peranan
  bidang ilmu yang diasuhnya dan kaitannya dengan
  bidang ilmu lain, serta prospek lapangan kerja
  dalam bidang ilmu tersebut.
• Tutorial tiap semester bagi mahasiswa yang lemah
  secara akademik.
• Penyuluhan kepada mahasiswa
  yang akan lulus tentang kesem-
  patan kerja dan pengembangan
  karir.

35
CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN 20

• Evaluasi
• ? Evaluasi diri jurusan diadakan
  minimum sekali tiap 4 tahun.
• ? Studi penelusuran lulusan (tracer study) serta
  pe-ngumpulan pendapat dan saran-saran dari pihak
  luar tentang program-program jurusan dilakukan
  minimum sekali dalam 4 tahun.
• ? Evaluasi mahasiswa pada akhir semester untuk
  setiap mata kuliah diadakan melalui angket.

36
CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN 21

• 13. Lulusan
• Ada basis data lulusan yang selalu di-update.
• Sarana komunikasi antara jurusan dan lulusan
  (newsletter) terbit minimum sekali tiap tahun.
• Persentase lulusan tiap angkatan yang menunggu
  lebih dari 2 tahun baru dapat pekerjaan tidak
  lebih dari 25 (dari hasil studi penelusuran
  lulusan). Catatan Lulusan yang tidak bekerja
  dianggap masa tunggunya gt 2 tahun.

37
CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN 22

• 14 15. Sistem informasi dan pengembangan
• Sistem informasi untuk keperluan manajemen
  jurusan dan program-
  programnya
  berfungsi.
• Komisi Pengembangan
  jurusan bersidang
  minimum sekali tiap tahun.

SIM
38
PERUMUSAN KEBIJAKAN TTG MUTU
SUSUN/TINJAU STANDAR MUTU
AUDIT INTERNAL
MEMENUHI STANDAR MUTU?
UPAYA MEMPERTA- HANKAN / MENING- KATKAN MUTU
Ya
AUDIT INTERNAL
Tdk
SUSUN PRIORITAS
UPAYA MEMENUHI STANDAR MUTU
Bagan alir penjaminan mutu
39
AUDIT INTERNAL 1

• Audit internal dilakukan oleh Tim Mutu Jurusan
  (TMJ), setiap butir standar mutu dinilai apakah
  ya (terpenuhi) atau tidak dengan menggunakan
  suatu check list.
• Audit internal dilakukan setiap akhir semester.
• Butir-butir mutu yang dinilai tidak memenuhi
  standar disusun urutan prioritasnya untuk
  diperhatikan.
• Hasil penilaian dilaporkan oleh TMJ kepada Ketua
  Jurusan.

40
AUDIT INTERNAL 2

• Butir-butir standar mutu yang dinilai tidak,
  diupayakan perbaikannya sesuai urutan prioritas.
• Butir-butir standar mutu yang dinilai ya
  diupaya-kan untuk dipertahankan atau ditingkatkan
  pelaksanaannya.
• Berdasarkan hasil audit internal, ambang batas
  butir-butir standar mutu --khususnya yang telah
  dinilai ya-- dapat dinaikkan sehingga mutu
  kinerja jurusan selalu ditingkatkan dari waktu ke
  waktu.

41
AUDIT INTERNAL 3
Checklist untuk penilaian butir-butir standar
mutu jurusan
No. Butir-butir standar mutu Ya Tdk
1. Visi, missi, dan tujuan jurusan ditinjau dan disepakati minimum sekali dalam 4 tahun ?
2. Jurusan ikut menentukan kriteria peneri-maan mahasiswa barunya. ?
.. . .
74. Komisi Pengembangan Jurusan bersidang minimum sekali tiap tahun. ?
42
P E N U T U P

• Standar mutu jurusan ditentukan menurut kemauan
  dan kesepakatan dalam jurusan sendiri.
• Palaksanaan standar mutu jurusan perlu
  dievaluasi secara berkala dari waktu ke waktu
  untuk keperluan perbaikan dan peningkatan mutu.
• Standar mutu perlu selalu ditingkatkan sesuai
  tuntutan pelanggan dan kemampuan jurusan.
• Diharapkan mutu kinerja jurusan akan terja-min
  dan meningkat secara berkesinambung-an.

43
TERIMA KASIH ATAS PERHATIAN ANDA