Presentaci

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U. A. E. M. SECRETARÍA DE DOCENCIA DIRECCIÓN DE
CONTROL ESCOLAR ARCHIVO DE LA DCE INSTRUCTIVO
PARA LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
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JUSTIFICACIÓN La rápida evolución que está
dándose en el campo de la comunicación
electrónica, proporciona un excelente medio para
la difusión universal de los fondos archivísticos
obteniendo al mismo tiempo beneficios para la
conservación de los documentos, ya que una vez
digitalizados, la necesidad de manipulación
disminuirá sensiblemente. La localización de los
documentos será más rápida, la visualización
directa de los mismos en pantalla, la posibilidad
de consulta remota y la facilidad de obtener
copias de los documentos en papel o en soportes
informáticos, mejorando la utilización por parte
de las áreas académicas.
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• OBJETIVOS
• Adecuado control de la información.
• Mayor eficiencia en los servicios de consulta.
• Menos volúmen de almacenamiento.
• Conservación física de la documentación.

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La Dirección de Control Escolar adquirió un
equipo de Digitalización sofisticado, con la
capacidad de digitalizar 75 documentos por minuto
con las siguientes características 3 Scanners, 4
Equipos de Computo, 1 Servidor de almacenamiento,
con un Robot para el respaldo y 42 Licencias de
Consulta.
SERVIDOR DE IMAGENES
INTERNET
75 DOC. POR MINUTO SCANNER
INDEXAR
P.C. DE DIGITALIZACIÓN
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Se compone de cuatro estructuras 1.-
Digitalizar.- Es codificar numericamente una
información. 2.- Indexar.- Es nanlizar y destacar
el titulo de un documento o de su contenido
alguna palabra clave que lo caracteriza para
poder serencontrado mediante esta palabra
ejemplo Nombre No
Cuenta o RFC etc. 3.- Almacenar.- Es la acción
de gardar las imágenes en el servidor. 4.-
Consultar.- Es la acción de buscar y visualizar
las imágenes en pantalla una vez digitalizados
los docuementos. La digitalización se realiza por
series documentales de 50/-5, Los documentos se
separan y clasifican por tipo documental ejemplo
50 Recibos de Inscripción, 50 Cédulas de
preinscripción, 50 actas de nacimiento, 50
certificados de Secundaria etc.
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• para llevar acabo la digitalización ir a
  programas y dar dos clips en el programa DIGI
  MASIVE anotar la contraseña digi al Ingresar al
  sistema ir a la opcion configurar escanner el
  cual contiene dos opciones de adecuar el tipo de
  documento siendo las siguientes las mas
  recomendadas
• Normal Blanco y Negro, tamaño doble carta,
  región fronend back.
• 200 puntos x pulgada, duplex, brillo.
• El primer documentos debe contener el número de
  cuenta
• Cada serie se deposita fisicamente en la entrada
  del escanner al ir siendo digitalizados los
  documentos simultaniamente sus imágenes pasan a
  una Pc. Donde son visualizadas, selecionadas y
  verificadas que sean las correspondientes a la
  serie respectiva, una vez que todo esta
  correctamente
• Se la la indicación de liberación al icono de
  Lote el cual se compones de las siguientes sigla
  D0107092001 y su significado es
• La serie documental, No de escanner, el año
  lectivo, el mes, el día y No de lote consecutivo
  agrupandose como vayan siendo enviados ejmplo

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(No Transcript)
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• Una vez que el Lote ha sido liberado las imágenes
  son enviadasA otra Pc, a un programa llamado
  Captura Masiva en el cual son capturados e
  indexados
• (clasificados electrónicamente) y canalizados a
  su bandeja respectiva.
• para llevar acabo la Indexación ir a programas y
  dar dos clips en el programa
• Captura Masiva, anotar la contraseña INDEXA al
  Ingresar al sistema son desplegas las opciones
  de
• TBLENTAC Tabla de Actas
• TBLENTALU Tabla de Alumnos
• En la tabla de Alumnos nos despliega las
  siguientes 4 bandeja en las cuales
• Son enviadas las imágenes de los docuementos de
  acuerdo al documento o
• Nivel de estudios correspondientes ejemplo
• Bandeja 1
• Documentos Generales
• Actas de Nacimiento
• Certificados de Secundaria

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• Bandeja 2
• Nivel Medio Superior Bachillerato
• Recibos de pago de inscripción
• Cédulas de preinscripción
• Protestas Universitarias
• Convenios
• Certificado de Bachillerato
• Dictámenes de revalidación
• Historias Académicas
• Bandeja 3
• Nivel Superior Licenciatura
• Recibos de pago de inscripción

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• Bandeja 4
• Nivel Superior Posgrado
• Solictud de inscripción
• Recibo de preinscripción
• Certificado de Diplomado
• Certificado de Especialidad
• Certificado de Maestria
• Certificado de Doctorado
• Al elegir la bandeja correspondiente serán
  desplegados los siguiente campos de captura
• Clave del alumno ( numero de cuenta).
• Apellido del alumno,
• Nombre del alumno,

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Sexo del alumno. Fecha de nacimiento del
alumno. Fecha de alta del Alumno. En el caso de
las Actas de Calificaciones será, Clave de la
Escuela. Generación Grupo. Clave de la Materia y
periodo Escolar. Una vez realizada la captura
correspondiente del Lote correspondiente, las
imágenes son transferidas y almacenadas en el
servidor y puede realizarse su consulta por los
Jefes (as) de los Deparatmentos de Control
Escolar de cada Espacio Académico en la Internet
a traves de la siguiente Dirección
hhttp//148.215.124.61/dce/ Mediante los
siguientes pasos
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USUARIOS WEB DE SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN http//1
48.215.124.61/dce/
33 ESC231 ESC231 Jefe de Ctrl. Esc. de ESC231
34 ESC301 ESC301 Jefe de Ctrl. Esc. de ESC301
35 ESC302 ESC302 Jefe de Ctrl. Esc. de ESC302
36 ESC303 ESC303 Jefe de Ctrl. Esc. de ESC303
37 ESC304 ESC304 Jefe de Ctrl. Esc. de ESC304
38 ESC305 ESC305 Jefe de Ctrl. Esc. de ESC305
39 ESC306 ESC306 Jefe de Ctrl. Esc. de ESC306
40 ESC307 ESC307 Jefe de Ctrl. Esc. de ESC307
41 ESC308 ESC308 Jefe de Ctrl. Esc. de ESC308
42 SITDCE DCESIT Usuario de Títulos
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