curso de auditor de 5S

1
Formação de Auditores de 3S Revisão 13
Haroldo Ribeiro
2
Parte 1Fundamentos da Auditoria de 5S
Objetivo Nivelar conceitos e oferecer
informações sobre a sistemática de auditoria de 5S
3
Significado do 5S
SEIRI
Utilização adequada dos recursos e instalações
evitando desperdícios Ordenação adequada dos
recursos tornando o ambiente seguro e
produtivo Limpeza com postura de Inspeção visando
o Zelo pelos recursos e instalações
Padronização de ambientes e atitudes visando
a manutenção dos 3S e a saúde física e
mental Autodisciplina no cumprimento de normas,
regras e procedimentos
SEITON
SEISO
SEIKETSU
SHITSUKE
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Objetivos da Auditoria de 5S

• Possibilitar melhorias no ambiente auditado
• Medir o padrão atual
• Comparar o padrão com a meta
• Servir como ferramenta de manutenção do programa
• Servir como feed-back para avaliação do plano de
  implantação
• Comparar a evolução entre instalações
• Verificar estágio de consolidação da implantação

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Fundamentos Para Uma Boa Auditoria de 5S

• Dominar os conceitos do 5S, e não formatações que
  não agregam valor
• Observar potenciais de melhorias de acordo com o
  estágio atual da área. Não adianta ser detalhista
  em área com padrões muito baixos de 5S
• Adequar os critérios às características de cada
  área
• Usar o bom senso
• Contar com a boa vontade do auditado

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Características do Auditor de 5S

• Estar fundamentado nos Critérios de Avaliação
• Ter capacidade de negociar. Não gerar polêmica
  para problemas insignificantes
• Ser ético

• Ter familiaridade com a área auditada
• Ter independência da área auditada
• Ser organizado
• Ser flexível
• Ser capaz de resistir às pressões
• Ser imparcial
• Ser objetivo

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Parte 2Dicas para a Condução das Auditoria de 5S
Objetivo Apresentar sugestões da postura do
auditor antes, durante e depois das auditorias de
5S
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Dicas Para o Auditor de 5S (Antes da visita)

• Caso não tenha familiaridade com a área a ser
  auditada procure visitá-la antes da auditoria
• Confirme antecipadamente com o auditado o dia,
  horário e o acompanhante para evitar perda de
  tempo ao chegar à área
• Caso tenha interesse em fazer registro
  fotográfico combine com o auditado antes de
  iniciar a visita
• Reanalise os critérios de avaliação antes da
  auditoria
• Imprima os registros da auditoria anterior para
  utilizá-la como check-list
• Providencie os recursos para a auditoria (EPI,
  formulário, critério, prancheta, etc.)
• Procure chegar junto com o outro auditor no local
  a ser auditado
• Combine com o outro auditor o procedimento da
  auditoria
• Evite chegar atrasado
• Registre o horário de início da auditoria

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Dicas Para o Auditor de 5S (Durante a visita)

• Crie um clima agradável na chegada à área
• Dificulte adiamentos
• Não inicie a auditoria sem um representante da
  área
• Informe ao auditado como serão feitos os
  registros (discutir à medida que encontra o
  problema ou após a visita)
• Faça um roteiro lógico para evitar perda de tempo
• Cadencie o tempo de acordo com as características
  do ambiente
• Não avalie locais em fase de transformação ou em
  reforma. Caso seja parte significativa, adie ou
  suspenda a auditoria. Caso não seja
  significativa, informe no relatório a exclusão da
  parte não auditada
• Seja observador, principalmente em pontos de
  difícil acesso e locais fechados
• Registre todas as anormalidades para facilitar a
  definição das notas. Mas lembre-se que relatório
  de auditoria não é lista de pendências
• Registre também o que se destaca de positivo

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Dicas Para o Auditor de 5S (Durante a visita
Continuação)

• Não avalie os compartimentos de uso particular
  (aqueles que as pessoas guardam recursos
  desnecessários para as suas funções). Caso haja
  um volume suspeito, pergunte que tipo de recursos
  são mantidos nos compartimentos
• Evite bate-boca com o(s) avaliado(s). Caso gere
  polêmica, siga a visita e informe que no final
  retornará à discussão
• Não ironize as situações anormais
• Não tente ensinar ao auditado como resolver os
  problemas encontrados
• Registre os problemas detectados pelo próprio
  auditado e que passaram despercebidos
• Esteja atento para a ausência de sinalizações
• Entreviste as pessoas à medida que você está
  visitando a área
• Use amostragem quando há vários itens similares
• Não altere nada no ambiente que você está
  auditando

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Dicas Para o Auditor de 5S (Durante a visita
Continuação)

• Evite tocar em instalações ou recursos que possam
  provocar acidentes
• Não audite interiores de locais e compartimentos
  que pertençam às outras áreas
• Garanta que todos os locais e compartimentos
  sejam auditados perguntando ao auditado

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Dicas Para o Auditor de 5S (Após a visita)

• Evite discordar do outro auditor na presença do
  auditado
• Nunca defina as notas nem conclua auditoria sem
  antes discutir com o auditado sobre os registros
  feitos
• A cada leitura do problema espere o auditado
  refletir antes de passar para a próxima
• Pergunte ao auditados sobre as providências para
  alguns problemas, tais como Conservação das
  instalações e recursos (1.4), Identificações e
  Sinalizações (2.1), Layout (2.4), Fonte de
  Sujeira (3.2) e Sistemática de Limpeza (3.3)
• Desconfie, questione e induza ao auditado afirmar
  o problema antes de tomar uma decisão
• Após apresentar os argumentos, mantenha no
  relatório apenas o que o auditado concorde.
  Quando se tratar de riscos de acidentes, oriente
  o auditado consultar o especialista em Segurança.
  Enquanto não houver a constatação de que o risco
  não existe, mantenha o registro no relatório
• Evite se envolver emocionalmente ou na solução do
  problema

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Dicas Para o Auditor de 5S (Após a visita -
continuação)

• Seja afirmativo. Não emita opiniões. Cite apenas
  o que constatou, não aumentando a dimensão do
  problema
• Seja específico no registro de problemas
  localizados
• Caso algum problema não comportamental tenha sido
  solucionado até a conclusão da discussão, você
  poderá eliminá-lo dos seus registros
• Não retire o registro de problemas que o auditado
  promete solucioná-los após a visita
• Não registre problemas em função do que você
  conhece a área no dia-a-dia (auditoria dos 3
  primeiros S)
• Não julgue as pessoas

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Dicas Para o Auditor de 5S (Consenso das notas
entre Auditores)

• Consense as notas com o outro auditor, na
  ausência do auditado
• Classifique cada problema e agrupe-os de acordo
  com os itens de avaliação
• Verifique em qual descrição das notas o conjunto
  de problemas de um item se encaixa. Nunca defina
  nota sem ler as descrições de todas as notas de
  cada item
• Observe nos critérios que notas intermediárias
  entre duas notas nem sempre significam uma
  quantidade maior ou menor de problemas
• Seja cuidadoso para as notas extremas (1 e 5)
• Não atribua notas para os itens não aplicáveis,
  ou seja, deixe a nota em branco

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Dicas Para o Auditor de 5S (Consenso das notas -
continuação)

• Caso não haja um consenso entre auditores para
  notas vizinhas, estabeleça a nota maior. Em casos
  de diferença superior à 1 ponto, deixe a nota em
  branco.
• Não se baseie na nota anterior. Concentre-se na
  auditoria atual.
• Evite citar nomes, exceto quando for a única
  alternativa de se referenciar ao local

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Dicas Para o Auditor de 5S (Fechamento das notas
com o auditado)

• Apresente a nota para cada item avaliado e leia o
  que está escrito nos critérios, dando um tempo
  para o auditado refletir
• Caso haja discordância da nota, leia todos os
  registros relacionados ao item em questão. Após
  os argumentos do auditado, quem define a nota é o
  auditor. Porém, quem define se um problema é
  significante ou não é o auditado, após os
  argumentos do auditor
• Caso você tenha cometido algum erro na
  classificação de problemas, revise a nota quando
  for coerente
• Após definir uma nota, evite acrescentar outros
  itens que não foram registrados
• Não se deixe envolver emocionalmente pelas
  justificativas do auditado
• Sempre que houver polêmica, pule para outro item.
  No final, o item polêmico será rediscutido
• Conclua a auditoria agradecendo a atenção
• Registre o horário de término

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Dicas Para o Auditor de 5S (Após a auditoria)

• Elabore o relatório o mais rápido possível
• Escreva as frases de forma afirmativa
• Faça uma descrição na linguagem do auditado
• Zele pela língua portuguesa
• Entregue o relatório de acordo com a recomendação
  que recebeu
• Apresente sugestões de melhorias para a
  coordenação de auditoria

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Parte 3O que e como auditar cada S
Objetivo Facilitar a extração do padrão real de
5S durante as auditorias (revisão 13).
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1. SEIRI

• 1.1. Utilização dos recursos existentes nos
  locais abertos
• Todos os recursos existentes nos pisos, mesas e
  outros locais abertos são compartilhados e usados
  adequadamente (não há excesso, improvisações,
  recursos desnecessários, recursos inadequados ou
  usados inadequadamente, falta ou desperdício).
  Pode existir uma ou outra irregularidade
  insignificante para as características do
  ambiente.

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Conceitos

• Excesso Verificar se o histórico de consumo
  justifica a manutenção da quantidade observada no
  local.
• Improvisações São aquelas feitas por falta do
  recurso adequado que pode comprometer a segurança
  e eficiência da atividade. Não confundir com as
  adaptações que não geram riscos.
• Recursos desnecessários São aqueles que não
  precisariam estar naquele local, ou porque são
  obsoletos ou porque não há previsão imediata de
  uso.
• Recursos inadequados São aqueles que prejudicam
  a eficiência e a segurança (não incluir questões
  ergonômicas)
• Falta É a ausência de um recurso que traz
  prejuízos àquele ambiente, levando as pessoas às
  improvisações ou perda de tempo com deslocamentos
  e/ou esperas desnecessárias.
• Desperdício É o consumo e/ou descarte
  desnecessário de um recurso, por questões
  culturais.

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Dicas

• Para saber se o recurso é usado adequadamente,
  questionar o usuário. Se necessário comparar a
  utilização com outra pessoa que realiza tarefa
  similar ou consultar o responsável pela área. O
  auditor pode desconfiar de uma anormalidade, mas
  não pode fazer a sua opinião prevalecer sobre a
  do usuário. Não confundir este item com a
  desordem. Por exemplo, um material que está
  largado, mas é utilizado naquele local, não deve
  ser criticado neste item e sim no SEITON.
• Lembrete
• Falta ou inadequação de locais de guarda serão
  classificados no item 2.2

22
1. SEIRI

• 1.2. Utilização dos recursos existentes nos
  compartimentos fechados
• Todos os recursos existentes nos armários,
  arquivos, gavetas e outros compartimentos
  fechados são compartilhados e usados
  adequadamente (não há excesso, improvisações,
  recursos desnecessários, recursos inadequados ou
  usados inadequadamente ou falta). Pode existir
  uma ou outra irregularidade insignificante para
  as características do ambiente.

23
Dicas

• Observe que a diferença deste item para o item
  1.1 é que este trata do nível de utilização dos
  recursos que estão em compartimentos fechados. Se
  você não perguntar ao auditado se o que está
  sendo guardado realmente está adequado, você terá
  dificuldade de apontar problemas. Uma dica,
  desconfie sempre que você registrar menos
  problemas no item 1.2 em relação ao item 1.1.
  Pergunte com que freqüência o recurso é
  utilizado.
• Peça para o auditado abrir os compartimentos
  fechados e proceda como no item anterior.
  Lembre-se que os compartimentos pessoais não são
  auditados internamente.
• Nota Considerar compartimentos pessoais somente
  aqueles destinados à guarda de objetos que
  pertencem ao funcionário, e não à empresa e que
  não são necessários para a sua função, ou seja,
  se o funcionário for deslocado para outro local
  poderia levá-los (não confundir com materiais
  confidenciais ou de uso restrito do funcionário).
  Mesmo estando identificados como pessoal,
  pergunte qual o conteúdo, auditando-os quando
  guardam materiais necessários à rotina do
  usuário. Se há bastante material ou espaço
  ocupado por recursos pessoais, questionar ao
  líder da área para saber se há coerência em se
  manter estes objetos, nesta quantidade, na
  empresa.

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1. SEIRI

• 1.3. Estado de conservação de instalações e
  recursos
• Todas as instalações e recursos estão em bom
  estado de conservação. Pode existir uma ou outra
  irregularidade insignificante para as
  características do ambiente.

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Dicas

• Deve ser verificada a gravidade e a dimensão do
  problema com relação ao processo. Neste item deve
  ser apontada a evidência do problema, sem levar
  em consideração possíveis justificativas. É uma
  forma de retratar os reais problemas de
  conservação das instalações prediais, elétricas,
  hidráulicas e dos recursos produtivos e de apoio
  da empresa. Não confundir problemas de
  conservação com sujeira. Sujeira é eliminada com
  limpeza, problema de conservação é eliminado com
  reparo.
• Comprometer a funcionalidade significa que o
  possível problema de conservação na situação
  atual, reflete diretamente na produtividade do
  processo auditado.
• Não confundir problemas generalizados com vários
  problemas. Problemas generalizados significam
  vários problemas na maioria dos recursos e
  instalações da área.
• Nota 1 Sempre que um problema de conservação
  gerar risco, citar no relatório

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1. SEIRI

• 1.4. Controle dos problemas de conservação
• Há justificativa formal para todos os problemas
  de conservação, levando-se em consideração as
  características do ambiente. Pode existir uma ou
  outra irregularidade insignificante para as
  características do ambiente.

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Dicas

• Este item verifica se as pessoas estão atentas
  para os problemas de conservação do ambiente,
  além de estarem tomando providências para a sua
  correção.
• Pode ser cobrada a documentação que comprove a
  solicitação para a correção. Documentações já
  esquecidas (caducas que nem o próprio solicitante
  lembra quando e por quem foi emitida), bem como
  um volume de solicitações emitidas em vésperas de
  auditorias não devem ser aceitas como
  justificativas formais.
• Observe que, para a área receber a pontuação
  máxima neste item, o problema deve estar
  monitorado de forma que não gera risco. Podem ser
  desenvolvidos pela área sistemas provisórios
  adequados de sinalização, isolamento ou até mesmo
  procedimento específico para aqueles afetados
  pelo possível problema.
• Verificar também se a solução apontada evitará a
  reocorrência do problema, por não está sendo
  atacada a sua causa
• Nota 1 Quando não há justificativa formal,
  classificar o problema como item 1.3 e 1.4

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2. SEITON

• 2.1. Identificações e Sinalizações
• Em todos os locais há identificações e
  sinalizações que facilitam a localização e evitam
  perda de tempo e riscos. Pode existir uma ou
  outra irregularidade insignificante para as
  características do ambiente.

29
Dicas

• Quem deve definir a necessidade ou não de
  identificação é o usuário. Lembrando que a
  identificação deve ser feita para facilitar o
  acesso e interpretação por qualquer pessoa que
  precise utilizar o recurso. A identificação
  também deve ser feita para que substitutos
  eventuais ou efetivos tenham a mesma facilidade
  de acesso que o responsável atual pelos recursos.
  
• Podem ser verificadas sinalizações de segurança e
  de acesso aos locais e postos de trabalho.
• Qualquer problema de identificação e sinalização,
  exceto a padronização, deve ser classificado
  neste item, mesmo que conceitualmente pertençam a
  outros S (desgaste, improvisações, problemas de
  localização, dificuldade para leitura e/ou
  interpretação).
• Identificação como Diversos é permitida quando
  for única em cada posto ou local e quando há
  poucos itens, de maneira que o acesso e a
  reposição não sejam dificultados

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2. SEITON

• 2.2. Definição e adequação de locais para a
  guarda de recursos (não inclui Layout)
• Há locais definidos e adequados para todos os
  recursos utilizados (formato, dimensões, tipo de
  material, etc.). Pode existir uma ou outra
  irregularidade insignificante para as
  características do ambiente.

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Dicas

• Este item verifica se há uma preocupação em
  definir o local de guarda de cada recurso móvel,
  visando a facilidade de acesso, a reposição, a
  segurança, o conforto e a preservação. Isto
  inclui objetos pessoais como bolsa, pasta,
  casaco, paletó, sobretudo, guarda-chuva, sapatos,
  etc. Objetos que a guarda é fortuita e não
  repetitiva como presentes, ornamentos, compras
  para pequenas reformas, não precisam ter um local
  permanente para a sua guarda, porém devem ser
  colocados em locais que não dificultem o acesso e
  a circulação e/ou não gerem riscos.
• De maneira geral, deve ser evitada a colocação de
  recursos úteis ao ambiente diretamente no piso ou
  sobre armários.
• Classificar neste item todos os problemas de
  recursos úteis ao ambiente mas sem local definido
  e que estejam soltos ou em outros locais.
• Cuidado para não incluir neste item se a
  localização dentro do ambiente está adequada
  (Será item 2.4 - Layout).

32
2. SEITON

• 2.3. Ordem dos recursos
• Todos os recursos estão classificados e
  organizados (não há recursos úteis fora dos
  locais de guarda, mistura, dificuldade de
  localização visual e física ou risco). Pode
  existir uma ou outra irregularidade
  insignificante para as características do
  ambiente.

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Conceitos

• Mistura Materiais de características muito
  diferentes e incompatíveis.
• Dificuldade de localização visual Recursos
  colocados por trás, muito acima ou muito abaixo
  da linha de visão do usuário na posição de pé,
  obrigando-o a inclinar-se ou subir em um suporte
  (banco ou escada), para localizar visualmente o
  recurso.
• Dificuldade de localização física - Evidentemente
  deve ser levada em consideração a freqüência de
  uso do recurso. Os recursos de uso esporádico
  podem ser guardados de forma mais compacta e em
  locais mais altos, mais baixos ou por trás, desde
  que o acesso não cause maiores transtornos.
  Lembre-se que o parâmetro é de 8 segundos para se
  acessar os recursos de uso freqüente e de 30
  segundos os de uso esporádico.
• Risco Quando o acesso gerar risco de acidentes
  pessoais, das instalações e/ou dos recursos.

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Dicas

• Neste item se avalia a preocupação das pessoas no
  dia-a-dia em manter os recursos ordenados.
  Portanto, é um item que pode ter um padrão
  variando ao longo das auditorias.
• Observar que materiais espalhados sobre mesas e
  bancadas não obrigatoriamente estão em desacordo
  com este item, desde que estejam sendo analisados
  e utilizados no momento.
• Empilhamento de materiais e documentos dificulta
  o acesso físico e visual, além de promover a
  desordem na reposição. Por isto deve ser
  criticado neste item. O mesmo ocorre com
  armazenamento de materiais diferentes em
  prateleiras, dificultando o acesso.

35
2. SEITON

• 2.4. Layout
• A disposição de todos os recursos produtivos e de
  apoio está adequada, facilita a circulação e o
  acesso, evitando riscos, desgaste e desperdício
  de tempo. Pode existir uma ou outra
  irregularidade insignificante para as
  características do ambiente.

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Dicas

• Neste item se avalia a capacidade de planejamento
  para manter o ambiente funcional e seguro, ou
  seja, a distribuição dos recursos permanentes
  deve facilitar o acesso, circulação, limpeza e
  evitar acidentes.
• Para auditar este item pergunte ao auditado quais
  são os problemas que os funcionários da área
  enfrentam no dia-a-dia por limitações de espaço,
  por problemas de projeto, por circulação de meios
  de transporte ou de pessoas de outras áreas, etc.
• Não devem ser avaliadas neste item as
  deficiências de sequência de produção ou
  localização de prédios e ambientes. Também não
  devem ser confundidas as deficiências de layout
  (2.4) com a desordem (2.3).
• Problemas de layout que não dependem da equipe
  e/ou que estejam para serem resolvidos também
  devem ser apontados neste item, até que sejam
  definitivamente solucionados.

37
3. SEISO

• 3.1. Nível de limpeza (sujeira provocada por
  falha das pessoas)
• Não há sujeira provocada pelas pessoas nem por
  falta de cumprimento da sistemática de limpeza.
  Pode existir uma ou outra irregularidade
  insignificante para as características do
  ambiente.

38
Dicas

• Neste item é avaliada a falta de interesse e até
  de tempo das pessoas em manter o ambiente limpo.
  Isto inclui o não cumprimento da sistemática de
  limpeza, independente do motivo. Não são
  considerados neste item a sujeira em roupas ou em
  calçados.

39
3. SEISO

• 3.2. Controle das Fontes de Sujeira (caso
  existam)
• A fonte de sujeira (máquinas, equipamentos,
  manuseio de produtos) não gera riscos de
  acidentes e a extinção de sua(s) fonte(s) foi
  considerada inviável técnica e financeiramente
  pelos órgãos competentes da empresa. Pode existir
  uma ou outra irregularidade insignificante para
  as características do ambiente.

40
Dicas

• Este item avalia o esforço da equipe e da empresa
  para eliminar as fontes de sujeira.
• Observe que a ausência de sujeira no momento da
  auditoria não é evidência de que a fonte de
  sujeira não exista ou esteja sob controle. Logo,
  pergunte ao auditado quais são as fontes de
  sujeira existentes no ambiente.
• Resíduos gerados por fontes que não têm solução
  conhecida, mas têm intervalos previstos para a
  limpeza, não devem ser considerados como sujeira.
  Também não pode ser considerada como sujeira os
  resíduos contidos que serão removidos após
  concluída uma atividade ou em períodos definidos
  (desde que não estejam acumulados e/ou provocando
  riscos).
• Para a sujeira provocada pelo ambiente externo ou
  ações da natureza devem ser cobradas as
  providências para bloqueá-la ou reduzi-la.
• Uma questão que gera dúvidas entre auditores é
  sobre vazamentos e derramamentos de produtos em
  função de problemas de conservação. Neste caso,
  quando o problema não é contido, gerando riscos
  de acidente, contaminação do piso e/ou
  possibilita que as pessoas ou meios de
  transportes espalhem a sujeira em outros pontos,
  deve ser considerado neste item também, além de
  ser criticado como problema de conservação.
• Para ambientes onde não há fontes de sujeira,
  este item não deve ser avaliado.

41
3. SEISO

• 3.3. Sistemática de Limpeza
• Há uma frequência definida e adequada para a
  limpeza de todo o tipo e local de sujeira (gerada
  por processos, manuseio de produtos, intempéries,
  animais, árvores, transportes, etc.). A
  sistemática inclui todos os locais de difícil
  acesso.

42
Dicas

• Neste item se avalia o planejamento para manter o
  ambiente limpo, inclusive os locais de difícil
  acesso, mesmo que o serviço de limpeza seja feito
  por terceiros.
• A sujeira provocada por ações da natureza, fontes
  externas e/ou fontes internas mas sem solução,
  deve ser removida em períodos definidos e
  adequados.
• Observe que a ausência de sujeira no momento da
  auditoria não é evidência de que haja uma boa
  sistemática de limpeza. Logo, pergunte ao
  auditado qual é a sistemática de limpeza.
• É muito comum o auditado informar que executa a
  limpeza em um determinado período e/ou que os
  funcionários fazem a limpeza à medida que sujam.
  Neste caso utilize-se de evidências de sujeiras
  acumuladas, principalmente em locais de difícil
  acesso, para questionar se há frequência
  definida, adequada e escrita para estes pontos.
• Em ambientes de uso coletivo, deve ser verificada
  a existência de avisos eficientes para a
  manutenção da limpeza pelos usuários.

43
3. SEISO

• 3.4. Coletores de resíduos sólidos
• Todos os coletores de resíduos sólidos são
  adequados e usados adequadamente (quantidade,
  localização, conservação, higiene, tipo e
  tamanho, freqüência de retirada, identificação,
  sinalização, prática da coleta seletiva, etc.).
  Pode existir uma ou outra irregularidade
  insignificante para as características do
  ambiente.

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Dicas

• Este item verifica de que forma o ambiente está
  estruturado para tratar os resíduos sólidos
  descartados no dia-a-dia.
• Todos os problemas relacionados ao descarte de
  resíduos sólidos, mesmo que pertençam a outro
  "S", devem ser registrados neste item.
• Verifique que este item não avalia apenas a
  prática da coleta seletiva. Inclusive a coleta
  seletiva só deve ser cobrada quando a empresa
  estiver estruturada a praticá-la.