Systemy informatyczne zarzadzania - PowerPoint PPT Presentation

1 / 34
About This Presentation
Title:

Systemy informatyczne zarzadzania

Description:

Title: Sieci neuronowe w prognozowaniu podejmowanie decyzji i analiza niepewno ci Author: Witold Bartkiewicz Last modified by: Witek Created Date – PowerPoint PPT presentation

Number of Views:87
Avg rating:3.0/5.0
Slides: 35
Provided by: WitoldBar5
Category:

less

Transcript and Presenter's Notes

Title: Systemy informatyczne zarzadzania


1
Systemy informatyczne zarzadzania
W. Bartkiewicz
Wyklad 3. Systemy transakcyjne. Podsystem
sprzedazy
2
Diagram kontekstowy podsystemu sprzedazy
3
Podstawowe zadania przetwarzania transakcyjnego w
podsystemie sprzedazy
  • Udzielanie informacji i odpowiadanie na zapytania
    klientów,
  • Przyjmowanie zamówien,
  • Wysylka towarów,
  • Wystawianie rachunków,
  • Rejestracja platnosci od klientów

4
Udzielanie informacji klientom
  • Wspomaganie odpowiedzi na pytania o stan
    realizacji zamówien, czy tez biezace bilanse
    kont, uzyskiwane poprzez wyszukanie informacji w
    zbiorach danych dotyczacych klientów i zamówien
    sprzedazy.
  • Rejestracja i analiza zapytan i komentarzy
    klientów w celu polepszenia jakosci obslugi
    klienta i wdrazania programów CRM (Customer
    Relationship Management).
  • Bezposrednie udostepnianie klientom informacji
    marketingowej i katalogowej na temat oferty
    przedsiebiorstwa.

5
Podstawowe zadania przetwarzania transakcyjnego w
podsystemie sprzedazy
  • Udzielanie informacji i odpowiadanie na zapytania
    klientów,
  • Przyjmowanie zamówien,
  • Wysylka towarów,
  • Wystawianie rachunków,
  • Rejestracja platnosci od klientów

6
Przyjmowanie zamówien (1) Zlozenie zamówienia
  • Proces sprzedazy uruchamia zamówienie sprzedazy,
    przekazywane w okreslonej sformalizowanej formie
    przez klienta.
  • Formy tego dokumentu moga byc róznorodne, np.
    przeslany pisemny formularz, zgloszenie ustne w
    punkcie sprzedazy, czy tez forma elektroniczna,
    np. zgloszenie telefoniczne, EDI (Electronic Data
    Interchange), zakup przez Internet.
  • W wiekszosci przypadków, zwlaszcza przy sprzedazy
    kredytowej, odbiorca skladajacy zamówienie, musi
    byc zdefiniowany w systemie przetwarzania
    zamówien.
  • W takim przypadku niezbedne jest utrzymywanie w
    systemie kartoteki klientów. System sprawdza czy
    istnieje rekord klienta o danym identyfikatorze,
    i ewentualnie zada podania informacji potrzebnych
    do jego utworzenia.

7
Przyjmowanie zamówien (2) Kartoteka klientów
  • Kartoteka klientów typowe dane
  • numer klienta identyfikator jednoznacznie
    okreslajacy go w systemie,
  • inne identyfikatory (np. REGON, NIP, PESEL),
  • pelna nazwa i adres klienta,
  • dane dotyczace sposobu kontaktu (np. telefon,
    fax, e-mail),
  • kody kraju regionu oraz waluty w jakiej nastapia
    rozliczenia,
  • limit kredytu kupieckiego,
  • aktualne saldo kredytu (moze byc pobierane z
    systemu kont naleznosci).
  • Dodatkowe informacje czesto przypisywane
    konkretnemu klientowi
  • kod grupy klientów,
  • kod listy cenników lub listy dyskont,
  • sposób platnosci,
  • uzgodnione warunki platnosci,
  • kod sprzedawcy obslugujacego klienta.

8
Przyjmowanie zamówien (3) Kartoteka zamówien
Po sprawdzeniu czy istnieje rekord klienta (i
ewentualnym jego utworzeniu) wstepnie
rejestrowane jest samo zamówienie.
  • Kartoteka zamówien typowe dane
  • kod zamówienia sprzedazy,
  • data zlozenia,
  • data realizacji,
  • kod klienta,
  • kod sprzedawcy (jesli nie jest na stale
    przypisany klientowi),
  • adres dostawy (moze byc rózny od adresu klienta),
  • warunki dostawy (jesli nie sa jednolite dla
    klienta).
  • Pozycje towarowe zamówienia (w odrebnym zbiorze
    danych)
  • kod wyrobu,
  • kod zamówienia,
  • ilosc.

9
Przyjmowanie zamówien (4) Weryfikacja zamówienia
  • Po wprowadzeniu danych zamówienia, a przed jego
    zarejestrowaniem system przetwarzania zamówien
    wykonac musi kilka istotnych sprawdzen, które
    prowadzic moga do odrzucenia zamówienia.
  • Pierwszym z nich jest sprawdzenie wiarygodnosci
    kredytowej klienta. W tym celu system oblicza
    wartosc zamawianych towarów, konfrontujac ja z
    limitem i saldem kredytu dostepnego dla danego
    klienta. Informacje te moga byc przechowywane w
    kartotece klientów w systemie sprzedazy, badz byc
    pobierane z systemu obslugujacego konta
    naleznosci.
  • W przypadku zbyt wysokiego poziomu zadluzenia
    klienta, system umieszcza zamówienia sa na
    specjalnym raporcie odmów kredytowych. Nie musi
    to oznaczac automatycznie odrzucenia zamówienia.
    Decyzja o ewentualnym podniesieniu limitu
    kredytu, podejmowana jest jednak przez czlowieka.

10
Przyjmowanie zamówien (5) Weryfikacja zamówienia
  • Decyzje tego typu sa bowiem bardzo powazne i
    istotne dla bezpieczenstwa organizacji. Wiaza sie
    ze wzrostem ryzyka kredytowego powstania
    niesciagalnych naleznosci. Moga wiec byc
    podejmowane przez niewielka, uprawniona do tego
    grupe osób.
  • Stad tez istotne znaczenie ma identyfikacja w
    systemie pracownika odpowiedzialnego za przyjecie
    zamówienia, oraz przechowywanie w rekordzie
    zamówienia informacji o tym pracowniku.
  • Kolejne kwestia jest sprawdzenie dostepnosci
    zamawianych towarów i zamrozenie ich na potrzeby
    zamówienia. W tym celu system przetwarzania
    zamówien musi odwolac sie do kartoteki wyrobów
    gotowych w systemie magazynowym.

11
Przyjmowanie zamówien (6) Kartoteka wyrobów
gotowych
  • Kartoteka wyrobów gotowych typowe dane
  • kod wyrobu,
  • opis,
  • cena (w przypadku stosowania zróznicowanych
    cenników, cena moze byc elementem poszczególnych
    cenników),
  • jednostka miary,
  • ilosc na stanie rzeczywista ilosc towaru
    znajdujaca sie w magazynie,
  • ilosc zaalokowana ilosc towarów zarezerwowana
    na potrzeby zamówien,
  • ilosc w drodze towary przesylane do magazynu z
    innego skladu, które nie dotarly jeszcze na
    miejsce,
  • ilosc zamrozona towary zablokowane z innych
    przyczyn niz zamówienie (np. nowy towar do chwili
    sprzedania towaru starszego),
  • ilosc dostepna ilosc na stanie ilosc
    zaalokowana ilosc zamrozona

12
Przyjmowanie zamówien (7) Dostepnosc towaru
  • System sprawdza, czy dostepna jest odpowiednia
    ilosc towaru, jesli tak to akceptuje zamówienie.
    W kartotece wyrobów, dla zamówionego wyrobu ilosc
    dostepna jest pomniejszana, a ilosc alokowana
    powiekszana o wielkosc podana na zamówieniu.
  • W przypadku jesli nie ma mozliwosci realizacji
    zamówienia z powodu zbyt malej ilosci dostepnych
    wyrobów w magazynie (i nie ma mozliwosci ich
    odmrozic, nie ma równiez mozliwosci ze zostana
    dostarczone w najblizszym czasie) tworzone jest
    zapotrzebowanie na niezbedne uzupelnienia, które
    stanie sie podstawa do ich produkcji lub zakupu.
    Zamówienia zostaja do tego czasu zawieszone.
  • Jesli ilosc towaru jest ograniczona i pojawi sie
    jednoczesnie kilka zamówien próbujacych alokowac
    ilosc przekraczajaca dostepne zasoby mozliwe jest
    priotytetowanie odbiorców. Priorytet dla klienta
    okreslany jest wówczas podczas definiowania go w
    systemie informacyjnym.

13
Przyjmowanie zamówien (8) Akceptacja zamówienia
  • Sprzedaz dla jednego klienta moze byc prowadzona
    z wielu magazynów, niekoniecznie znajdujacych sie
    w tym samym miejscu. System przetwarzania
    zamówien powinien uwzgledniac te mozliwosc i
    pozwalac na alokacje towarów w wielu magazynach.
  • Informacje wspomagajace prace sprzedawcy powinny
    wiec zawierac zestawienia stanów zapasów danego
    towaru zarówno sumarycznie, jak i w rozbiciu na
    poszczególne magazyny.
  • W przypadku jesli zamówienie zostanie ostatecznie
    zaakceptowane, tworzony jest jego rekord w pliku
    zamówien otwartych, czyli bedacych w trakcie
    realizacji.
  • Po zakonczeniu realizacji zamówienie zostanie
    zamkniete, tzn. jego rekord zostanie zapisany do
    pliku historii zamówien, przechowywanego dla
    celów analitycznych.

14
Przyjmowanie zamówien (9) Tworzone dokumenty
  • System przyjmowania zamówien tworzy na wyjsciu
    szereg dokumentów. Do najwazniejszych nalezy
    oczywiscie sam dokument zamówienia, drukowany w
    kilku kopiach na potrzeby róznych komórek
    organizacji.
  • Innym przykladem sa noty kompletacyjne. Dokument
    taki autoryzuje zwolnienie towarów z magazynu do
    dzialu wysylki i stanowi dla pracowników magazynu
    formalne polecenie podjecia odpowiednich dzialan.
    Nota kompletacyjna jest zwykle drukowana w takiej
    kolejnosci, aby jak najefektywniej mozna bylo
    wyszukac towary w magazynie.

15
Podstawowe zadania przetwarzania transakcyjnego w
podsystemie sprzedazy
  • Udzielanie informacji i odpowiadanie na zapytania
    klientów,
  • Przyjmowanie zamówien,
  • Wysylka towarów,
  • Wystawianie rachunków,
  • Rejestracja platnosci od klientów

16
Wysylka towarów (1) Dokument Wz
  • System informatyczny obslugujacy proces dostawy
    towarów do odbiorcy, przede wszystkim ma za
    zadanie kontrole wyplywu towarów na zewnatrz
    przedsiebiorstwa.
  • Jednym z jego podstawowych zdan jest tworzenie
    dokumentu wydania zewnetrznego (Wz).
  • Na podstawie not kompletacyjnych identyfikowane
    sa towary, które wydane maja byc z magazynu.
    Odpowiednie ilosci poszczególnych towarów wraz z
    nota kompletacyjna przekazywane sa do dzialu
    wysylki, gdzie dostawa rejestrowana jest w
    systemie.
  • Tworzona moze byc ponadto dokumentacja spedycyjna
    dostawy (np. list przewozowy).

17
Wysylka towarów (2) Kartoteka wysylanych
towarów
  • Przechowywane sa zwykle takie dane dotyczace
    dostawy, jak
  • numer dokumentu Wz,
  • kod przewoznika,
  • kod zamówienia sprzedazy,
  • numer pracownika dzialu wysylki,
  • warunki dostawy,
  • adres dostawy.
  • Pozycje towarowe dostawy (przechowywane w
    odrebnym zbiorze danych)
  • numer wyrobu,
  • numer dokumentu Wz,
  • ilosc.

18
Wysylka towarów (3) Rejestracja dostawy
  • System informatyczny powinien porównywac ilosci
    poszczególnych towarów z wartosciami podanymi na
    nocie kompletacyjnej i z faktycznymi ilosciami
    przechowywanymi dla zamówienia na rzecz którego
    realizowana jest dostawa.
  • Róznice moga powstac zarówno z tego powodu, ze
    okreslone wyroby nie byly przechowywane w
    lokalizacji wskazanej na nocie kompletacyjnej,
    jak równiez z powodu nieustannej niedokladnosci
    zapisów magazynowych, spowodowanej stratami
    magazynowania.
  • W takim przypadku dzial dostaw inicjuje
    zapotrzebowanie brakujacych wyrobów i wprowadza
    poprawne wartosci dostarczone na specyfikacji
    wysylkowej.
  • Po zarejestrowaniu wysylki system aktualizuje
    odpowiednie stany magazynowe w kartotece wyrobów.

19
Wysylka towarów (4) Spedycja
  • Jednym z podstawowych problemów podczas
    przygotowywania dostawy jest równiez wybór
    sposobu dostarczenia towaru klientowi.
  • Tradycyjnie, wiele przedsiebiorstw do jej
    realizacji utrzymuje swoje wlasne srodki
    transportowe.
  • Jest to obszar zastosowan systemów
    informatycznych ewidencji i wykorzystania srodków
    transportu.
  • Coraz wiecej jednak przedsiebiorstw wynajmuje
    wyspecjalizowanych przewozników. Wybór
    odpowiedniego przewoznika wymaga zbierania i
    przechowywania informacji o jego dzialaniu
    (procent dostaw po czasie, uszkodzenia towarów,
    itp.).
  • Wspomaganie procesu wysylki moze wiec równiez
    wymagac zastosowania systemu informatycznego
    ewidencji firm przewozowych.

20
Podstawowe zadania przetwarzania transakcyjnego w
podsystemie sprzedazy
  • Udzielanie informacji i odpowiadanie na zapytania
    klientów,
  • Przyjmowanie zamówien,
  • Wysylka towarów,
  • Wystawianie rachunków,
  • Rejestracja platnosci od klientów

21
Rachunki i konta naleznosci (1) Rozrachunki z
klientem
  • Kolejna operacja przetwarzania danych w cyklu
    wplywów zwiazana jest z ewidencja i obsluga
    rozrachunków z klientem.
  • Na tym etapie funkcjonuja dwa podstawowe systemy
    transakcyjne
  • fakturowanie wystawianie faktury dla klienta,
  • konta naleznosci obciazanie jego konta
    naleznoscia za kupiony towar.
  • Faktura sprzedazy powiadamia klientów o kwocie
    jaka ma zaplacic i gdzie ja ma zaplacic. Pozycje
    towarowe na fakturze sa zazwyczaj bezposrednio
    przenoszone z dokumentu Wz (lub grupy dokumentów
    Wz).
  • Dane z faktur przechowywane sa zazwyczaj w
    zbiorze danych okreslanym jako kartoteka
    sprzedazy.

22
Rachunki i konta naleznosci (2) Kartoteka
sprzedazy
  • Kartoteka sprzedazy (faktur) typowe dane
  • numer faktury,
  • data i czas wystawienia,
  • kwota,
  • numer klienta,
  • numer dokumentu Wz.
  • Pozycje towarowe na fakturze
  • numer faktury,
  • ilosc,
  • cena.

23
Rachunki i konta naleznosci (3) System
rozrachunków
  • Faktury przygotowywane byc moga po otrzymaniu
    dokumentu Wz z dzialu dostaw. Jest to przyklad
    systemu postbillingu, poniewaz faktury sa
    wystawiane po potwierdzeniu wysylki towarów.
    Systemy tego typu powszechne sa w
    przedsiebiorstwach produkcyjnych, gdzie dozwolony
    jest zwykle pewne opóznienie miedzy dostarczeniem
    zamówienia a wysylka dóbr.
  • W przeciwienstwie do tego np., w
    przedsiebiorstwach handlu wysylkowego
    wykorzystywany moze byc system prebillingu.
    Faktura wystawiana (ale nie wysylana) jest
    natychmiast po zaaprobowaniu zamówienia (tzn. po
    sprawdzeniu zdolnosci kredytowej i dostepnosci
    towarów). Równiez wtedy aktualizowane sa spisy
    magazynowe, konta naleznosci i ksiega glówna.
    Eliminuje to koniecznosc tworzenia pewnych
    dokumentów, np. faktura moze pelnic jednoczesnie
    role zamówienia sprzedazy. Wymaga jednak
    ekstremalnie dokladnych spisów magazynowych,
    poniewaz wszystkie nieistniejace towary
    umieszczone na fakturze wymagaja wpisów
    wyrównawczych w ksiegowosci i dodaniu informacji
    o ich zapotrzebowaniu na fakturze.

24
Rachunki i konta naleznosci (4) Tworzenie
faktury
  1. W kartotece faktur tworzony jest nowy rekord
    danych, na podstawie którego drukowanych jest
    kilka kopii faktury.
  2. W kartotece klientów konto klienta jest obciazane
    wartoscia sprzedazy.
  3. Otwarte zamówienia sprzedazy sa zamykane do pliku
    historii zamówien sprzedazy.
  4. Po przetworzeniu wszystkich faktur, system
    generuje wpis podsumowujacy do dziennika,
    odzwierciedlajacy laczna kwote wysylana na konto
    sprzedazy i konta naleznosci w zakladowym planie
    kont (ksiedze glównej).

25
(No Transcript)
26
(No Transcript)
27
Rachunki i konta naleznosci (5) System
rozrachunków
  • Na podstawie wszystkich transakcji, które
    nastapily w poprzednim miesiacu, wykonywane jest
    sprawozdanie miesieczne, wykorzystywane równiez
    do poinformowania klienta o jego biezacym saldzie
    naleznosci.
  • Czasami niezbedne jest dokonanie wpisów
    wyrównujacych na koncie klienta. Np. jesli klient
    oddaje pewne towary, lub dokonuje zwrotów
    gwarancyjnych towarów uszkodzonych, jego konto
    kredytowe musi zostac zaktualizowane w celu
    odzwierciedlenia tego faktu. Wymaga to utworzenia
    kolejnego dokumentu, tzw. noty kredytowej,
    autoryzujacej dokonanie odpowiednich wyrównan na
    koncie klienta, po otrzymaniu informacji z punktu
    przyjecia, ze towary zostaly rzeczywiscie
    zwrócone i przyjete na stan w magazynie. Kopie
    noty kredytowej przesylane sa równiez do
    ksiegowosci, w celu autoryzacji dokonania wpisów
    wyrównujacych na kontach naleznosci, oraz do
    klienta.

28
Rachunki i konta naleznosci (6) System
rozrachunków
  • Podobnej procedury wymaga sytuacja gdy
    uszkodzenia sa minimalne klient godzi sie na
    zatrzymanie towarów przy redukcji cen.
  • Okazjonalnie moze wystapic sytuacja, ze wszelkie
    próby pozyskania naleznosci od klienta za
    dostarczone towary zawioda. Konto klienta musi
    zostac wówczas wypisane jako niesciagalne.
    Równiez w takiej sytuacji niezbedne jest
    utworzenie noty kredytowej, autoryzujacej
    wypisanie konta.

29
Rachunki i konta naleznosci (7) Konta
naleznosci
  • Dwie podstawowe metody utrzymywania kont
    naleznosci
  • W metodzie otwartej faktury (open invoice method)
    klient placi za kazda fakture. Platnosci klienta
    sa ksiegowane w odniesieniu do poszczególnych
    faktur. Sprawozdanie miesieczne wyszczególnia
    wszystkie zalegle faktury, rozwazajac ich terminy
    platnosci indywidualnie.
  • Inaczej jest w metodzie bilansowej
    (balance-forward). Klienci placa w niej zwykle
    kwote wskazana na w sprawozdaniu miesiecznym, a
    nie na pojedynczych fakturach. Wplaty dokonywane
    sa w odniesieniu do calego bilansu konta, a nie
    faktury. Sprawozdanie miesieczne zwykle zawiera
    bilans poczatkowy, wszystkie biezace oplaty i
    bilanse naleznosci, ale nie analizuje terminów
    platnosci poszczególnych faktur.

30
Rachunki i konta naleznosci (8) Konta
naleznosci
  • Przewaga metody otwartej faktury polega na
    mozliwosci dostosowania polityki platniczej do
    poszczególnych transakcji (np. oferowanie znizek
    za platnosci natychmiastowe), poniewaz w systemie
    informacyjnym sledzona jest kazda faktura. Daje
    ona w wyniku równiez bardziej jednostajny
    strumien pieniedzy z oplat w czasie miesiaca. Jej
    wada jest dodatkowa zlozonosc systemu
    informacyjnego, zwiazana z utrzymywaniem statusu
    kazdej faktury dla kazdego klienta.
  • Przedsiebiorstwa majace znaczna liczbe klientów,
    dokonujacych wielu malych zakupów w miesiacu,
    takie jak np. instytucje kart kredytowych takich
    jak Visa czy MasterCard, czy tez duze sieci
    detaliczne, uzywaja zwykle metody bilansowej.
    Metoda ta dla nich jest bardziej efektywna,
    pozwala bowiem na unikniecie koniecznosci
    rejestracji wplat pienieznych za kazda sprzedaz.

31
Podstawowe zadania przetwarzania transakcyjnego w
podsystemie sprzedazy
  • Udzielanie informacji i odpowiadanie na zapytania
    klientów,
  • Przyjmowanie zamówien,
  • Wysylka towarów,
  • Wystawianie rachunków,
  • Rejestracja platnosci od klientów

32
Ewidencja wplywów pienieznych (1) Aplikacje
kasowe
  • Ostatnim krokiem w cyklu sprzedazy jest ewidencja
    wplat od odbiorców.
  • Na tym etapie wykorzystywane sa przede wszystkim
    aplikacje kasowe rejestrujace wplaty, jak równiez
    generujace róznego rodzaju dokumenty zwiazane z
    kontrola tego procesu wewnatrz przedsiebiorstwa,
    oraz niezbedne do wykonania operacji bankowych.

33
Ewidencja wplywów pienieznych (2) Kartoteka
wplat
  • Kartoteka wplat typowe dane
  • numer potwierdzenia wplaty,
  • data,
  • kwota,
  • numer klienta,
  • numer faktury,
  • numer konta bankowego,
  • numer kasjera.

34
Ewidencja wplywów pienieznych (3) Rozliczanie
wplat
  • Obok aplikacji kasowych na w procesie rejestracji
    wplat wykorzystywane sa takze systemy
    transakcyjne obslugi kont naleznosci oraz
    ewidencji sprzedazy.
  • Wszystkie konta klienta w kartotece klientów oraz
    odpowiednie konta syntetyczne w ksiedze glównej,
    sa aktualizowane wplacona kwota, otwarte faktury
    sprzedazy sa zaznaczane jako splacone, zamykane
    poprzez przeslanie do pliku historii.
Write a Comment
User Comments (0)
About PowerShow.com