Title: Systemy informatyczne zarzadzania
1Systemy informatyczne zarzadzania
W. Bartkiewicz
Wyklad 3. Systemy transakcyjne. Podsystem
sprzedazy
2Diagram kontekstowy podsystemu sprzedazy
3Podstawowe zadania przetwarzania transakcyjnego w
podsystemie sprzedazy
- Udzielanie informacji i odpowiadanie na zapytania
klientów, - Przyjmowanie zamówien,
- Wysylka towarów,
- Wystawianie rachunków,
- Rejestracja platnosci od klientów
4Udzielanie informacji klientom
- Wspomaganie odpowiedzi na pytania o stan
realizacji zamówien, czy tez biezace bilanse
kont, uzyskiwane poprzez wyszukanie informacji w
zbiorach danych dotyczacych klientów i zamówien
sprzedazy. - Rejestracja i analiza zapytan i komentarzy
klientów w celu polepszenia jakosci obslugi
klienta i wdrazania programów CRM (Customer
Relationship Management). - Bezposrednie udostepnianie klientom informacji
marketingowej i katalogowej na temat oferty
przedsiebiorstwa.
5Podstawowe zadania przetwarzania transakcyjnego w
podsystemie sprzedazy
- Udzielanie informacji i odpowiadanie na zapytania
klientów, - Przyjmowanie zamówien,
- Wysylka towarów,
- Wystawianie rachunków,
- Rejestracja platnosci od klientów
6Przyjmowanie zamówien (1) Zlozenie zamówienia
- Proces sprzedazy uruchamia zamówienie sprzedazy,
przekazywane w okreslonej sformalizowanej formie
przez klienta. - Formy tego dokumentu moga byc róznorodne, np.
przeslany pisemny formularz, zgloszenie ustne w
punkcie sprzedazy, czy tez forma elektroniczna,
np. zgloszenie telefoniczne, EDI (Electronic Data
Interchange), zakup przez Internet. - W wiekszosci przypadków, zwlaszcza przy sprzedazy
kredytowej, odbiorca skladajacy zamówienie, musi
byc zdefiniowany w systemie przetwarzania
zamówien. - W takim przypadku niezbedne jest utrzymywanie w
systemie kartoteki klientów. System sprawdza czy
istnieje rekord klienta o danym identyfikatorze,
i ewentualnie zada podania informacji potrzebnych
do jego utworzenia.
7Przyjmowanie zamówien (2) Kartoteka klientów
- Kartoteka klientów typowe dane
- numer klienta identyfikator jednoznacznie
okreslajacy go w systemie, - inne identyfikatory (np. REGON, NIP, PESEL),
- pelna nazwa i adres klienta,
- dane dotyczace sposobu kontaktu (np. telefon,
fax, e-mail), - kody kraju regionu oraz waluty w jakiej nastapia
rozliczenia, - limit kredytu kupieckiego,
- aktualne saldo kredytu (moze byc pobierane z
systemu kont naleznosci). - Dodatkowe informacje czesto przypisywane
konkretnemu klientowi - kod grupy klientów,
- kod listy cenników lub listy dyskont,
- sposób platnosci,
- uzgodnione warunki platnosci,
- kod sprzedawcy obslugujacego klienta.
8Przyjmowanie zamówien (3) Kartoteka zamówien
Po sprawdzeniu czy istnieje rekord klienta (i
ewentualnym jego utworzeniu) wstepnie
rejestrowane jest samo zamówienie.
- Kartoteka zamówien typowe dane
- kod zamówienia sprzedazy,
- data zlozenia,
- data realizacji,
- kod klienta,
- kod sprzedawcy (jesli nie jest na stale
przypisany klientowi), - adres dostawy (moze byc rózny od adresu klienta),
- warunki dostawy (jesli nie sa jednolite dla
klienta). - Pozycje towarowe zamówienia (w odrebnym zbiorze
danych) - kod wyrobu,
- kod zamówienia,
- ilosc.
9Przyjmowanie zamówien (4) Weryfikacja zamówienia
- Po wprowadzeniu danych zamówienia, a przed jego
zarejestrowaniem system przetwarzania zamówien
wykonac musi kilka istotnych sprawdzen, które
prowadzic moga do odrzucenia zamówienia. - Pierwszym z nich jest sprawdzenie wiarygodnosci
kredytowej klienta. W tym celu system oblicza
wartosc zamawianych towarów, konfrontujac ja z
limitem i saldem kredytu dostepnego dla danego
klienta. Informacje te moga byc przechowywane w
kartotece klientów w systemie sprzedazy, badz byc
pobierane z systemu obslugujacego konta
naleznosci. - W przypadku zbyt wysokiego poziomu zadluzenia
klienta, system umieszcza zamówienia sa na
specjalnym raporcie odmów kredytowych. Nie musi
to oznaczac automatycznie odrzucenia zamówienia.
Decyzja o ewentualnym podniesieniu limitu
kredytu, podejmowana jest jednak przez czlowieka.
10Przyjmowanie zamówien (5) Weryfikacja zamówienia
- Decyzje tego typu sa bowiem bardzo powazne i
istotne dla bezpieczenstwa organizacji. Wiaza sie
ze wzrostem ryzyka kredytowego powstania
niesciagalnych naleznosci. Moga wiec byc
podejmowane przez niewielka, uprawniona do tego
grupe osób. - Stad tez istotne znaczenie ma identyfikacja w
systemie pracownika odpowiedzialnego za przyjecie
zamówienia, oraz przechowywanie w rekordzie
zamówienia informacji o tym pracowniku. - Kolejne kwestia jest sprawdzenie dostepnosci
zamawianych towarów i zamrozenie ich na potrzeby
zamówienia. W tym celu system przetwarzania
zamówien musi odwolac sie do kartoteki wyrobów
gotowych w systemie magazynowym.
11Przyjmowanie zamówien (6) Kartoteka wyrobów
gotowych
- Kartoteka wyrobów gotowych typowe dane
- kod wyrobu,
- opis,
- cena (w przypadku stosowania zróznicowanych
cenników, cena moze byc elementem poszczególnych
cenników), - jednostka miary,
- ilosc na stanie rzeczywista ilosc towaru
znajdujaca sie w magazynie, - ilosc zaalokowana ilosc towarów zarezerwowana
na potrzeby zamówien, - ilosc w drodze towary przesylane do magazynu z
innego skladu, które nie dotarly jeszcze na
miejsce, - ilosc zamrozona towary zablokowane z innych
przyczyn niz zamówienie (np. nowy towar do chwili
sprzedania towaru starszego), - ilosc dostepna ilosc na stanie ilosc
zaalokowana ilosc zamrozona
12Przyjmowanie zamówien (7) Dostepnosc towaru
- System sprawdza, czy dostepna jest odpowiednia
ilosc towaru, jesli tak to akceptuje zamówienie.
W kartotece wyrobów, dla zamówionego wyrobu ilosc
dostepna jest pomniejszana, a ilosc alokowana
powiekszana o wielkosc podana na zamówieniu. - W przypadku jesli nie ma mozliwosci realizacji
zamówienia z powodu zbyt malej ilosci dostepnych
wyrobów w magazynie (i nie ma mozliwosci ich
odmrozic, nie ma równiez mozliwosci ze zostana
dostarczone w najblizszym czasie) tworzone jest
zapotrzebowanie na niezbedne uzupelnienia, które
stanie sie podstawa do ich produkcji lub zakupu.
Zamówienia zostaja do tego czasu zawieszone. - Jesli ilosc towaru jest ograniczona i pojawi sie
jednoczesnie kilka zamówien próbujacych alokowac
ilosc przekraczajaca dostepne zasoby mozliwe jest
priotytetowanie odbiorców. Priorytet dla klienta
okreslany jest wówczas podczas definiowania go w
systemie informacyjnym.
13Przyjmowanie zamówien (8) Akceptacja zamówienia
- Sprzedaz dla jednego klienta moze byc prowadzona
z wielu magazynów, niekoniecznie znajdujacych sie
w tym samym miejscu. System przetwarzania
zamówien powinien uwzgledniac te mozliwosc i
pozwalac na alokacje towarów w wielu magazynach. - Informacje wspomagajace prace sprzedawcy powinny
wiec zawierac zestawienia stanów zapasów danego
towaru zarówno sumarycznie, jak i w rozbiciu na
poszczególne magazyny. - W przypadku jesli zamówienie zostanie ostatecznie
zaakceptowane, tworzony jest jego rekord w pliku
zamówien otwartych, czyli bedacych w trakcie
realizacji. - Po zakonczeniu realizacji zamówienie zostanie
zamkniete, tzn. jego rekord zostanie zapisany do
pliku historii zamówien, przechowywanego dla
celów analitycznych.
14Przyjmowanie zamówien (9) Tworzone dokumenty
- System przyjmowania zamówien tworzy na wyjsciu
szereg dokumentów. Do najwazniejszych nalezy
oczywiscie sam dokument zamówienia, drukowany w
kilku kopiach na potrzeby róznych komórek
organizacji. - Innym przykladem sa noty kompletacyjne. Dokument
taki autoryzuje zwolnienie towarów z magazynu do
dzialu wysylki i stanowi dla pracowników magazynu
formalne polecenie podjecia odpowiednich dzialan.
Nota kompletacyjna jest zwykle drukowana w takiej
kolejnosci, aby jak najefektywniej mozna bylo
wyszukac towary w magazynie.
15Podstawowe zadania przetwarzania transakcyjnego w
podsystemie sprzedazy
- Udzielanie informacji i odpowiadanie na zapytania
klientów, - Przyjmowanie zamówien,
- Wysylka towarów,
- Wystawianie rachunków,
- Rejestracja platnosci od klientów
16Wysylka towarów (1) Dokument Wz
- System informatyczny obslugujacy proces dostawy
towarów do odbiorcy, przede wszystkim ma za
zadanie kontrole wyplywu towarów na zewnatrz
przedsiebiorstwa. - Jednym z jego podstawowych zdan jest tworzenie
dokumentu wydania zewnetrznego (Wz). - Na podstawie not kompletacyjnych identyfikowane
sa towary, które wydane maja byc z magazynu.
Odpowiednie ilosci poszczególnych towarów wraz z
nota kompletacyjna przekazywane sa do dzialu
wysylki, gdzie dostawa rejestrowana jest w
systemie. - Tworzona moze byc ponadto dokumentacja spedycyjna
dostawy (np. list przewozowy).
17Wysylka towarów (2) Kartoteka wysylanych
towarów
- Przechowywane sa zwykle takie dane dotyczace
dostawy, jak - numer dokumentu Wz,
- kod przewoznika,
- kod zamówienia sprzedazy,
- numer pracownika dzialu wysylki,
- warunki dostawy,
- adres dostawy.
- Pozycje towarowe dostawy (przechowywane w
odrebnym zbiorze danych) - numer wyrobu,
- numer dokumentu Wz,
- ilosc.
18Wysylka towarów (3) Rejestracja dostawy
- System informatyczny powinien porównywac ilosci
poszczególnych towarów z wartosciami podanymi na
nocie kompletacyjnej i z faktycznymi ilosciami
przechowywanymi dla zamówienia na rzecz którego
realizowana jest dostawa. - Róznice moga powstac zarówno z tego powodu, ze
okreslone wyroby nie byly przechowywane w
lokalizacji wskazanej na nocie kompletacyjnej,
jak równiez z powodu nieustannej niedokladnosci
zapisów magazynowych, spowodowanej stratami
magazynowania. - W takim przypadku dzial dostaw inicjuje
zapotrzebowanie brakujacych wyrobów i wprowadza
poprawne wartosci dostarczone na specyfikacji
wysylkowej. - Po zarejestrowaniu wysylki system aktualizuje
odpowiednie stany magazynowe w kartotece wyrobów.
19Wysylka towarów (4) Spedycja
- Jednym z podstawowych problemów podczas
przygotowywania dostawy jest równiez wybór
sposobu dostarczenia towaru klientowi. - Tradycyjnie, wiele przedsiebiorstw do jej
realizacji utrzymuje swoje wlasne srodki
transportowe. - Jest to obszar zastosowan systemów
informatycznych ewidencji i wykorzystania srodków
transportu. - Coraz wiecej jednak przedsiebiorstw wynajmuje
wyspecjalizowanych przewozników. Wybór
odpowiedniego przewoznika wymaga zbierania i
przechowywania informacji o jego dzialaniu
(procent dostaw po czasie, uszkodzenia towarów,
itp.). - Wspomaganie procesu wysylki moze wiec równiez
wymagac zastosowania systemu informatycznego
ewidencji firm przewozowych.
20Podstawowe zadania przetwarzania transakcyjnego w
podsystemie sprzedazy
- Udzielanie informacji i odpowiadanie na zapytania
klientów, - Przyjmowanie zamówien,
- Wysylka towarów,
- Wystawianie rachunków,
- Rejestracja platnosci od klientów
21Rachunki i konta naleznosci (1) Rozrachunki z
klientem
- Kolejna operacja przetwarzania danych w cyklu
wplywów zwiazana jest z ewidencja i obsluga
rozrachunków z klientem. - Na tym etapie funkcjonuja dwa podstawowe systemy
transakcyjne - fakturowanie wystawianie faktury dla klienta,
- konta naleznosci obciazanie jego konta
naleznoscia za kupiony towar. - Faktura sprzedazy powiadamia klientów o kwocie
jaka ma zaplacic i gdzie ja ma zaplacic. Pozycje
towarowe na fakturze sa zazwyczaj bezposrednio
przenoszone z dokumentu Wz (lub grupy dokumentów
Wz). - Dane z faktur przechowywane sa zazwyczaj w
zbiorze danych okreslanym jako kartoteka
sprzedazy.
22Rachunki i konta naleznosci (2) Kartoteka
sprzedazy
- Kartoteka sprzedazy (faktur) typowe dane
- numer faktury,
- data i czas wystawienia,
- kwota,
- numer klienta,
- numer dokumentu Wz.
- Pozycje towarowe na fakturze
- numer faktury,
- ilosc,
- cena.
23Rachunki i konta naleznosci (3) System
rozrachunków
- Faktury przygotowywane byc moga po otrzymaniu
dokumentu Wz z dzialu dostaw. Jest to przyklad
systemu postbillingu, poniewaz faktury sa
wystawiane po potwierdzeniu wysylki towarów.
Systemy tego typu powszechne sa w
przedsiebiorstwach produkcyjnych, gdzie dozwolony
jest zwykle pewne opóznienie miedzy dostarczeniem
zamówienia a wysylka dóbr. - W przeciwienstwie do tego np., w
przedsiebiorstwach handlu wysylkowego
wykorzystywany moze byc system prebillingu.
Faktura wystawiana (ale nie wysylana) jest
natychmiast po zaaprobowaniu zamówienia (tzn. po
sprawdzeniu zdolnosci kredytowej i dostepnosci
towarów). Równiez wtedy aktualizowane sa spisy
magazynowe, konta naleznosci i ksiega glówna.
Eliminuje to koniecznosc tworzenia pewnych
dokumentów, np. faktura moze pelnic jednoczesnie
role zamówienia sprzedazy. Wymaga jednak
ekstremalnie dokladnych spisów magazynowych,
poniewaz wszystkie nieistniejace towary
umieszczone na fakturze wymagaja wpisów
wyrównawczych w ksiegowosci i dodaniu informacji
o ich zapotrzebowaniu na fakturze.
24Rachunki i konta naleznosci (4) Tworzenie
faktury
- W kartotece faktur tworzony jest nowy rekord
danych, na podstawie którego drukowanych jest
kilka kopii faktury. - W kartotece klientów konto klienta jest obciazane
wartoscia sprzedazy. - Otwarte zamówienia sprzedazy sa zamykane do pliku
historii zamówien sprzedazy. - Po przetworzeniu wszystkich faktur, system
generuje wpis podsumowujacy do dziennika,
odzwierciedlajacy laczna kwote wysylana na konto
sprzedazy i konta naleznosci w zakladowym planie
kont (ksiedze glównej).
25(No Transcript)
26(No Transcript)
27Rachunki i konta naleznosci (5) System
rozrachunków
- Na podstawie wszystkich transakcji, które
nastapily w poprzednim miesiacu, wykonywane jest
sprawozdanie miesieczne, wykorzystywane równiez
do poinformowania klienta o jego biezacym saldzie
naleznosci. - Czasami niezbedne jest dokonanie wpisów
wyrównujacych na koncie klienta. Np. jesli klient
oddaje pewne towary, lub dokonuje zwrotów
gwarancyjnych towarów uszkodzonych, jego konto
kredytowe musi zostac zaktualizowane w celu
odzwierciedlenia tego faktu. Wymaga to utworzenia
kolejnego dokumentu, tzw. noty kredytowej,
autoryzujacej dokonanie odpowiednich wyrównan na
koncie klienta, po otrzymaniu informacji z punktu
przyjecia, ze towary zostaly rzeczywiscie
zwrócone i przyjete na stan w magazynie. Kopie
noty kredytowej przesylane sa równiez do
ksiegowosci, w celu autoryzacji dokonania wpisów
wyrównujacych na kontach naleznosci, oraz do
klienta.
28Rachunki i konta naleznosci (6) System
rozrachunków
- Podobnej procedury wymaga sytuacja gdy
uszkodzenia sa minimalne klient godzi sie na
zatrzymanie towarów przy redukcji cen. - Okazjonalnie moze wystapic sytuacja, ze wszelkie
próby pozyskania naleznosci od klienta za
dostarczone towary zawioda. Konto klienta musi
zostac wówczas wypisane jako niesciagalne.
Równiez w takiej sytuacji niezbedne jest
utworzenie noty kredytowej, autoryzujacej
wypisanie konta.
29Rachunki i konta naleznosci (7) Konta
naleznosci
- Dwie podstawowe metody utrzymywania kont
naleznosci - W metodzie otwartej faktury (open invoice method)
klient placi za kazda fakture. Platnosci klienta
sa ksiegowane w odniesieniu do poszczególnych
faktur. Sprawozdanie miesieczne wyszczególnia
wszystkie zalegle faktury, rozwazajac ich terminy
platnosci indywidualnie. - Inaczej jest w metodzie bilansowej
(balance-forward). Klienci placa w niej zwykle
kwote wskazana na w sprawozdaniu miesiecznym, a
nie na pojedynczych fakturach. Wplaty dokonywane
sa w odniesieniu do calego bilansu konta, a nie
faktury. Sprawozdanie miesieczne zwykle zawiera
bilans poczatkowy, wszystkie biezace oplaty i
bilanse naleznosci, ale nie analizuje terminów
platnosci poszczególnych faktur.
30Rachunki i konta naleznosci (8) Konta
naleznosci
- Przewaga metody otwartej faktury polega na
mozliwosci dostosowania polityki platniczej do
poszczególnych transakcji (np. oferowanie znizek
za platnosci natychmiastowe), poniewaz w systemie
informacyjnym sledzona jest kazda faktura. Daje
ona w wyniku równiez bardziej jednostajny
strumien pieniedzy z oplat w czasie miesiaca. Jej
wada jest dodatkowa zlozonosc systemu
informacyjnego, zwiazana z utrzymywaniem statusu
kazdej faktury dla kazdego klienta. - Przedsiebiorstwa majace znaczna liczbe klientów,
dokonujacych wielu malych zakupów w miesiacu,
takie jak np. instytucje kart kredytowych takich
jak Visa czy MasterCard, czy tez duze sieci
detaliczne, uzywaja zwykle metody bilansowej.
Metoda ta dla nich jest bardziej efektywna,
pozwala bowiem na unikniecie koniecznosci
rejestracji wplat pienieznych za kazda sprzedaz.
31Podstawowe zadania przetwarzania transakcyjnego w
podsystemie sprzedazy
- Udzielanie informacji i odpowiadanie na zapytania
klientów, - Przyjmowanie zamówien,
- Wysylka towarów,
- Wystawianie rachunków,
- Rejestracja platnosci od klientów
32Ewidencja wplywów pienieznych (1) Aplikacje
kasowe
- Ostatnim krokiem w cyklu sprzedazy jest ewidencja
wplat od odbiorców. - Na tym etapie wykorzystywane sa przede wszystkim
aplikacje kasowe rejestrujace wplaty, jak równiez
generujace róznego rodzaju dokumenty zwiazane z
kontrola tego procesu wewnatrz przedsiebiorstwa,
oraz niezbedne do wykonania operacji bankowych.
33Ewidencja wplywów pienieznych (2) Kartoteka
wplat
- Kartoteka wplat typowe dane
- numer potwierdzenia wplaty,
- data,
- kwota,
- numer klienta,
- numer faktury,
- numer konta bankowego,
- numer kasjera.
34Ewidencja wplywów pienieznych (3) Rozliczanie
wplat
- Obok aplikacji kasowych na w procesie rejestracji
wplat wykorzystywane sa takze systemy
transakcyjne obslugi kont naleznosci oraz
ewidencji sprzedazy. - Wszystkie konta klienta w kartotece klientów oraz
odpowiednie konta syntetyczne w ksiedze glównej,
sa aktualizowane wplacona kwota, otwarte faktury
sprzedazy sa zaznaczane jako splacone, zamykane
poprzez przeslanie do pliku historii.