Esquema de la Unidad

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I.E.S. JOSÉ ISBERT CURSO 07-08
UNIDAD Nº 5
HOJA DE CÁLCULO EXCEL
2º E.S.O.
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1.- QUE ES UNA HOJA DE CALCULO
Es una herramienta informática, desarrollada en
la década de los setenta, capaz de efectuar todo
tipo de cálculos con los datos que posee, los
cuales se encuentran relacionados mediante
expresiones matemáticas. Podemos considerar que
una hoja de cálculo es algo así como un gran
trozo de papel cuadriculado, que se construye a
partir de varias filas y columnas. En este papel,
además de poder introducir datos, se nos brinda
la posibilidad de poder trabajar con ellos
directamente.

• Las hojas de cálculo permiten
• Almacenar y manipular datos numéricos,
  alfanuméricos, (texto), de fecha y hora,
  etcétera.
• Analizar los datos y calcular fórmulas o
  funciones matemáticas aplicadas sobre los datos.
• Formatear y representar gráficamente los datos.

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2.- CÓMO SE ORGANIZA LA INFORMACION EN UNA HOJA
DE CALCULO?

• La información que nosotros vayamos introduciendo
  se organiza en un documento de trabajo llamado
  Libro.

Un Libro esta compuesto de Hojas. Por defecto
Excel nos muestra sólo tres Hojas, pero nosotros
podemos crear bastantes más.
Cada hoja está dividida en cuadriculas
rectangulares definidas por 256 columnas (que se
nombran con letras de izquierda a derecha desde
la A hasta la Z, continuando con AA, hasta AZ
luego BA hasta BZ, y así sucesivamente, hasta la
ultima columna que es la IV) y 65.536 filas
numeradas correlativamente de arriba abajo.
A esas cuadriculas rectangulares en una Hoja de
Excel se les denomina celdas.
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PRINCIPIO DE UNA HOJA DE CALCULO
FINAL DE UNA HOJA DE CALCULO
Columna A
Columna IV
Fila 1
Primera celda de la hoja
Ultima celda de la hoja
Fila 65536
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Podríamos encontrar una comparación entre una
Hoja de un Libro de Excel y un armario de con
multitud de cajones pequeños, donde podemos
guardar, como sabes, diodos, resistencias de
colores, interruptores, etc.
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Cuántos cajones tendríamos en nuestro armario,
si lo comparamos con las celdas de una hoja
Excel?
256 columnas
256 columnas x 65.536 filas 16.777.216
celdas (cajones)
65.536 filas
Pero esto en una sola hoja, es decir, es como si
en un aula-taller podemos disponer de varios
armarios de 16.777.216 cajones cada uno. Esto
nos da una idea de la gran capacidad para
almacenar datos y para poder trabajarlos en lo
que es una hoja de Excel, cuanto ni mas en un
Libro. Por tanto es casi seguro que nunca
llenarías una hoja de Excel con los datos que
pudiéramos necesitar.
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3.- INTRODUCCION DE DATOS
Las hojas de calculo admiten cualquier tipo de
datos textos, números, fechas, formulas, etc.,
pero a diferencia de los procesadores de texto,
es preciso especificar que tipo de dato es el que
introducimos, para que de esta forma el programa
haga el tratamiento correcto a cada tipo de dato,
de tal modo que los números puedan operarse y los
textos ejerzan la función de informar pero no
operar.
Los tipos básicos de datos con que trabajan las
hojas de calculo son
Textos o rotulos
NOTAS ALUMNOS
3 5.2 10 2
Números o valores
Fechas
11-10-02
Formulas
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Cualquiera que sea el tipo de dato que se
introduzca en una celda, debemos validarlo, es
decir, dar la orden para que pase a formar parte
de la celda.

• La validación de un dato se puede realizar de
  tres formas distintas
• Una vez escrito el dato, pulsando sobre la tecla
  INTRO. El dato queda en la celda y el cursor pasa
  a la celda situada inmediatamente debajo. (Es
  quizás la forma que mas se utiliza).
• Una vez escrito el dato, pulsando con el ratón
  sobre el botón de validar que aparece en la Barra
  de formulas, el cursor se mantendrá en la celda
  ocupada por el dato validado.
• Una vez escrito el dato, pulsamos sobre la tecla
  del cursor que nos lleve a la celda sobre la que
  a continuación queremos escribir (derecha,
  izquierda, arriba y abajo). También muy utilizado.

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4.- CONCEPTOS BÁSICOS.-

• Fila es un conjunto de varias celdas dispuestas
  en sentido horizontal.

• Rango se denomina rango a un conjunto de celdas
  contiguas de una hoja de cálculo.
• Se define mediante letras y números. Se nombra
  mediante la celda de una esquina del rango
  (generalmente la superior izquierda), dos puntos
  y la celda de la esquina opuesta. Por ejemplo, al
  rango que comprende las celdas D4, D5, E4, E5, F4
  y F5 se denomina D4F5.

• Título de fila se sitúa siempre a la izquierda y
  nombra a las filas mediante números.

• Columna es un conjunto de varias celdas
  dispuestas en sentido vertical.

• Título de columna se sitúa siempre en la parte
  superior y nombra a las columnas mediante letras.

Título de columna

• Celda es la cuadrícula comprendida en la
  intersección de una fila y una columna y en ella
  se introducen los datos, ya se trate de texto,
  números, fechas, fórmulas, etc. Una celda se
  nombra mediante el nombre de la columna, seguido
  del nombre de la fila (igual que en los juegos de
  hundimiento de barcos). Por ejemplo, la celda
  situada en la intersección de la columna C con la
  fila 2, se denomina C2.

Celda C2
Fila 2
Títulode fila
Rango D4F5
Columna B
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5.- LA VENTANA DE MICROSOFT EXCEL
El aspecto de la ventana es el siguiente. Se
pueden apreciar las distintas partes
Barra de título
Barra de menús
Barra de formato
Barra de fórmulas
Barra de herramientas estándar
Cuadro de nombre
Zona de trabajo
Barra de estado
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B) LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTANDAR
a) LA BARRA DE TITULO
Lo primero que vemos en la parte superior de la
ventana principal de Excel es el nombre de la
aplicación y del libro de trabajo que estamos
utilizando.
La mayor parte de los botones de Excel en la
Barra Estándar, son verdaderamente estándar. Se
trata de los mismos botones que en otros
programas de Microsoft, como por ejemplo en Word.
No obstante, hay algunas diferencias en la manera
en que los botones funcionan, lo que podría
causar problemas. 
C) LA BARRA DE FORMATO
Con la Barra de Formato puedes cambiar el aspecto
de la hoja de cálculo y de sus números. Como los
números son tan importantes dentro de la hoja de
cálculo, Excel dispone de varios botones para dar
formato a los mismos. Los otros botones para dar
formato funcionan como se espera.   
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D) LA BARRA DE FORMULAS
Debajo de la barra de herramientas se encuentra
la barra de fórmulas y celdas. En ella, iremos
viendo el contenido de la celda que seleccionemos
y lo que vayamos escribiendo.
E) LA BARRA DE ESTADO
La Barra de Estado está bastante escondida al
fondo de la ventana.  Se ve muy vacía la mayor
parte del tiempo. Su función es la de mantenernos
informados sobre que es lo que está sucediendo y
sobre cual es el estado. 
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6.- TIPOS DE DATOS Y SU FORMATO

• Todas las características que afectan al aspecto
  visual de la información contenida en una celda
  se pueden ajustar de tres modos
• por medio de la barra de menús, mediante la
  opción Formato, haciendo clic en Celdas...
• b) por medio del menú contextual que se despliega
• con el botón derecho del ratón cuando nos
• encontramos en la celda a la que se quiere
  ajustar
• el formato, mediante la opción "Formato del
  celdas...
• (o Ctrl1).
• c) Por medio de la barra de herramientas de
  Formato

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• En el caso de los datos numéricos se pueden
  establecer distintas formas de visualización con
  o son decimales, con símbolo de moneda, usar el
  punto separador de miles, presentar los números
  negativos precedidos del signo (-) o en color
  rojo,.. etc.

Cantidades monetarias
Datos de contabilidad
Fechas
Números fraccionarios
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• En el caso de los datos de texto, por defecto,
  los datos se muestran en las celdas con fuente
  Arial en un tamaño de 10 puntos, en negro y sin
  estilos de fuente.

Si queremos que se muestren los datos con otras
características de fuente, utilizamos la ficha
Fuente del cuadro de diálogo Formato de
celdas. Existe también la opción de utilizar
WordArt
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• Excel contempla varios formatos predeterminados
  (autoformatos) que se pueden aplicar a las tablas
  de datos. Para ello, previamente se deben
  seleccionar el conjunto de datos de la tabla a
  los que se les quiere aplicar un formato
  estándar.
• Luego se elige la opción de menú Formato y se
  hace clic sobre Autoformato

A no ser que se indique lo contrario, se
ajusta la fuente, el estilo de número, la
alineación, los bordes, las tramas y los
tamaños de celdas.
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7.- SELECCIÓN Y DESPLAZAMIENTO EN UNA HOJA DE
CÁLCULO

• Para seleccionar una celda, simplemente se pincha
  sobre ella.

• Para seleccionar toda la hoja, se pincha el botón
  Seleccionar todo.

• Para seleccionar una fila completa, se pincha
  sobre el título de la fila.

• Se puede cambiar de celda utilizando las flechas
  de desplazamiento del teclado y las teclas
  Inicio, Fin, Av Pág y Re Pág, directamente o
  combinadas con la tecla ltControlgt.

• Para seleccionar una columna completa, se pincha
  sobre el título de la columna.

• Para seleccionar un rango se pincha en una celda
  de la esquina del rango y se arrastra hasta la
  esquina opuesta. o pulsamos sobre la primera y
  luego sobre la última teniendo la tecla Mayús
  presionada

• En hojas muy extensas resulta más rápido utilizar
  el cuadro de diálogo Ir a... (que se puede abrir
  pulsando la tecla de función ltF5gt o Edición ?
  Ir a...) e introducir o seleccionar la celda
  deseada y pinchar Aceptar.

• Para modificar el tamaño de una columna, se
  posiciona el puntero del ratón en la línea
  divisoria de las etiquetas de columna y se
  arrastra.

• Para seleccionar celdas o grupos de celdas que no
  sean adyacentes basta seleccionar la siguiente
  celda o grupo manteniendo presionada la tecla
  Ctrl.

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8.- FÓRMULAS
Para introducir una fórmula, se activa la celda
correspondiente, se teclea el signo igual () y
se introduce la fórmula. Para aceptar se pulsa
ltIntrogt o se pincha en otra celda.
Operadores aritméticos Operadores aritméticos Operadores aritméticos Operadores aritméticos
Operador Signo Ejemplo Resultado
Potencia 63 216
Producto 63 18
División / 6/3 2
Suma 63 9
Resta 63 3
Excel te ofrece la opción de no tener que teclear
la misma operación varias veces. Para ello, debes
situarte en la esquina inferior derecha de la
celda donde aparece un pequeño cuadro negro. Al
aproximarte a él, el puntero del ratón cambia de
aspecto, pasando de ser una cruz hueca a una cruz
negra. Pinchando con el puntero del ratón sobre
la esquina y arrastrando se repetirá la operación
a todas las celdas.
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• Si se quiere que una de las variables de una
  fórmula tome el valor de una celda determinada,
  dicha variable se ha de sustituir por el nombre
  de la celda.

Prioridad entre operadores Prioridad entre operadores Prioridad entre operadores
Prioridad Operador Signo
1. Potencia
2. Producto
2. División /
3. Suma
3. Resta

• Cuando una celda está vacía o contiene un dato no
  numérico, el cálculo se realizará tomando cero
  como valor de esa celda.

• Si en una fórmula varios operadores tienen la
  misma prioridad, se realizan las operaciones de
  izquierda a derecha.

• Para cambiar el orden de prioridades en una
  fórmula se pueden utilizar paréntesis.

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Una opción muy interesante es la de
Insertar.función. Cuando tenemos un conjunto de
datos, a veces es interesante realizar la media,
o localizar el máximo o mínimo de un conjunto de
datos, o multiplicar por un factor
corrector.etc. Para ello, hay que seleccionar
la celda en la que queremos pegar un resultado, y
en ella insertar la función que va a hallar ese
resultado. Fíjate en el siguiente
ejemplo Queremos que el promedio de las
cantidades que aparecen en las celdas A2 y B2
aparezca en la casilla seleccionada. Para ello
vamos a InsertarFunción y nos aparece la
siguiente pantalla, en la que seleccionando un
tipo de función y aceptando, se pegará en la
casilla seleccionada y calculará automáticamente
el resultado
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9.- MODIFICAR

• Para tener espacio para insertar el título de la
  hoja, basta con activar una celda cualquiera de
  la primera fila y pinchar Insertar ? Fila.
  Repetir Insertar ? Fila si se desea dejar una
  fila en blanco debajo del título.

• Para insertar una fila se activa una celda
  cualquiera de la fila siguiente donde se quiera
  insertar la nueva fila y se pincha Insertar ?
  Filas, desde la barra de menús.

• Para insertar una columna, se procede de forma
  similar se activa una celda cualquiera de la
  columna situada a la derecha de donde se quiera
  insertar la nueva y se pincha Insertar ?
  Columnas.

• Para eliminar toda una fila o columna basta con
  activar una celda de la misma y pinchar Edición ?
  Eliminar, seleccionar la opción deseada en
  cuadro de diálogo y pulsar Aceptar.

• Las operaciones de Copiar, Cortar y Pegar en
  Excel funcionan de forma análoga a otros
  programas de Windows. En primer lugar se
  selecciona la celda, fila, columna, rango u hoja
  deseada y se pincha el botón correspondiente de
  la barra de herramientas estándar.

• Para Mover el contenido de una o más celdas, una
  vez seleccionadas, se desplaza el puntero del
  ratón hacia el marco de la zona seleccionada
  hasta que el aspecto del mismo adopte forma de
  flecha entonces, se pincha y se arrastra al
  lugar deseado.

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10.-GRÁFICOS
Este asistente guía todo el proceso, que consta
de los siguientes pasos

• Seleccionar el tipo de gráfico y pinchar
  Siguiente.

• Introducir el título del gráfico y los títulos
  para el eje X y el eje Y. Pinchar Siguiente.

• Seleccionar los distintos valores que se deseen
  visualizar en el gráfico y pinchar Siguiente.

• Indicar la ubicación del gráfico (se permite
  situarlo en una hoja nueva (dentro del mismo
  libro) o en alguna de las que ya tiene el libro)
  y pinchar Finalizar.

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11.- IMPRIMIR
Antes de imprimir se puede ver el aspecto que va
a presentar la hoja impresa pinchando en el botón
Vista preliminar de la barra de herramientas
estándar.
Para modificar la configuración de la página
basta con pinchar en el botón Configuración...,
en la vista preliminar. Se abrirá el
correspondiente cuadro de diálogo (también se
puede abrir pinchando Archivo ? Configurar
página...).
Este cuadro de diálogo nos permite

• Configurar el tamaño del papel y la orientación,
  ajustar la escala, elegir la calidad de impresión
  y la numeración de páginas.

• Configurar los márgenes y el centrado de la
  página.

• Crear encabezados y pies de página.

• Establecer el área de impresión, impresión de
  títulos, líneas de división, comentarios, etc.

Una vez configurada la página, se imprime
pinchando el botón Imprimir de la barra de
herramientas estándar o Archivo ? Imprimir...
desde la barra de menús, si se desea abrir el
cuadro de diálogo con las opciones de impresión.
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12.- DOCUMENTOS PREDEFINIDOS
Microsoft Excel cuenta con varias plantillas de
documentos predefinidos que se pueden
personalizar. Una de estas plantillas es para la
confección de facturas.
Inicio ? Nuevo documento de Office ?
Soluciones de hoja de cálculo ? Factura.
La factura es un documento que detalla las
operaciones de venta de bienes o prestación de
servicios, que expide el acreedor y entrega al
pagador.
Una factura debe cumplir los siguientes
requisitos

• Poner su nombre factura.

• Tener un número de orden.

• Contener el nombre, número de identificación
  fiscal y dirección de las partes vendedora y
  compradora.

• Debe constar el concepto por el cual se expide,
  así como el número de unidades y el importe de
  cada uno de los productos y servicios que figuren
  en la misma.

• En la factura deben ir desglosados los impuestos
  que correspondan.