Presentaci

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Control como fase del proceso Administrativo
Presentado por Odeny González
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DIRECCION La eficiencia con la cual puede ser
operada cualquier organización dependerá, en gran
medida, de la forma en que se utilice y
administre a sus trabajadores. Definición Es el
elemento mas dinámico del proceso administrativo
que implica la responsabilidad que tiene todo
jefe de dirigir, conducir, motivar, ordenar e
impulsar al personal subordinado a la mejor
realización de sus funciones, con el máximo de
eficiencia y colaboración.
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IMPORTANCIA DE LA DIRECCION Algunos autores
consideran que es el elemento mas importante y
complejo de la administración, puesto que se
ponen en juego aspectos relacionados con el
comportamiento individual y de grupo. En la
dirección se ejerce el mando, se delega la
autoridad, se toman decisiones, se coordinan y
supervisan las actividades y todo ello a través
de un proceso de comunicación que ya de por si es
complejo
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PRINCIPIOS DE LA DIRECCION COORDINACION Lograr
coordinar los intereses individuales y
grupales IMPERSONALIDAD DEL MANDO Cuanto mas se
impersonalice la orden, será mejor
obedecida. RESPECTO A LA LINEA JERARQUICA Al
transmitirse una orden deben asegurarse los
conductos previamente establecidos y jamás
saltarlos sin razón. RESOLUCION DE CONFLICTOS
Debe procurarse que los conflictos se resulevan
lo mas pronto posible de modo que, sin lesionar
la disciplina, puedan producir mayor tranquilidad
a los implicados en el.
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ALGUNAS CARACTERISTICAS DE LA DELEGACION DE
AUTORIDAD - Puede ser general o específica -
Puede ser temporal o ilimitada - Puede ser
individual o colectiva - Aumenta la eficacia
administrativa - Favorece la especialización -
Permite que las decisiones sean tomadas con mayor
base sobre la realidad
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MANDO Si la autoridad es la capacidad de mandar y
el derecho a ser obedecido, el mando es el
ejercicio de ese derecho y de esa capacidad. El
poder mandar, incluye tres elementos Determinar
lo que debe hacerse Establecer como debe
hacerse Propiciar y vigilar que lo que debe
hacerse se haga Algunos autores identifican a
estas tres funciones como sigue Directiva la
primera, propiamente administrativa, la segunda y
supervisora de ejecución la tercera
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La toma de decisiones es un factor esencial de la
función directiva, ya que, con base en ellas se
marca el cambio a seguir de la organización. El
proceso de la toma de decisiones es como sigue -
Diagnosticar el problemaDefinir el problema -
Definir las aternativas mas adecuadas - Analizar
las alternativas y compararlas - Seleccionar la
alternativa mas adecuada
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PRINCIPIOS DE SUPERVISION El concepto actual de
la supervisión, supone un ámbito de
responsabilidad mas amplio y complejo que el de
la administración tradicional basada unicamente
en la autoridad y el conocimiento del trabajo,
sino que ademas ubica como fundamental la
satisfacción del usuario y el desarrollo
personal. - Satisfacción del cliento o usuario
Es la única razón de la organización -
Rentabilidad Costo rendimiento de las
operaciones cotidianas - Desarrollo de Personal.
Mediante oportunidades y aprendizaje - Aceptación
del cambio Verlo como algo natural - Actitud
crítica constructiva Comunicar juicios e ideas -
Excelencia en la persona Calidad de vida y
trabajo
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TRES PASOS EN EL PROCESO DE CONTROL
1.- Establecimiento de normas o estándares de ejecución Define el estado de equilibrio o eficiencia que se desea lograr La administración enfocada a procesos se basa en mejorar procesos mas que en perfeccionar funciones Con este enfoque se marcan estándares que comprenden sistemas, procedimientos , métodos de trabajo, seguimientos operacionales y auditorías que deben formar parte de un sistema de calidad Las normas de calidad mexicanas están sustentadas en las normas ISO-9000
2.- Medición de la ejecución real en relación con los estándares establecidos Requiere que la información sea procesada, interpretada y comparada con los estándares de ejecución a fin de establecer conclusiones sobre la ejecución real.
3.- Aplicación de la acción correctiva Requiere una tomas de decisiones sobre modificaciones o ajustes a los recursos de la empresa, para esto es necesario conocer las causas de desviación
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CARACTERISTICAS DE UN BUEN CONTROL - Selección
de los criterios de control - Recolección,
concentración y procesamiento de datos -
Interpretación de los resultados - Elaboración de
reporte de resultados - Utilización del mismo,
para aplicar las medidas correctivas
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EL CONTROL CONSTA DE CUATRO ETAPAS Evaluación de
resultados Comparación de los resultados con los
planeado Determinación de las causas de
desviación Retroalimentación
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INDICADORES Son los intrumentos cuya aplicación
nos muestra la tendencia y la desviación de una
actividad sujeta e influencias internas y
externas con respecto a una unidad de medida
convencional. En la administración y evaluación
por procesos, los indicadores fortalecen la
autonomía de gestión, en virtud de que a través
de la medición que realicen los responsables en
los niveles de operación conocerán de manera
inmediata la situación en que se desarrollan sus
servicios y de tomar oportunamente las medidas
correctivas o de preferencia preventivas, que
mejoren su actuación y resultados
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Los indicadores deben contar con las tres
características siguientes CONGRUENCIA
Característica de la información que la hace
coincidir en su forma y tamaño CONSISTENCIA
Característica de la información estadística
mediante la cual los datos se basan en los mismos
principios y reglas particulares de
cuantificación CONFIABILIDAD Característica de
la información que el usuario acepta y utiliza
para tomar decisiones basándose en ellas.
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TIPOS DE INDICADORES
INDICADORES DE EFICIENCIA Son los que permiten determinar cuantitativamente el grado de cumpliiento de las metas en un período determinado EFICACIA Resultados obtenidos Metas programadas La eficiencia es la capacidad de lograr los objetivos y metas programados con los recursos disponibles en un tiempo determinado
INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD Se utilizan para determinar el rendimiento de los insumos empleados en la consecución de una meta o en la ejecución de una tarea, en una unidad de tiempo. Productividad Bienes o servicios producidos Insumos utilizados La productividad puede medirse en función de los recursos humanos, materiales y financieros, sin embargo, no es siempre necesario utilizr las tres relaciones. El indicador se seleccionará en función del insumo mas relevante a considerar en el proceso que mida.
INDICADORES DE CALIDAD Los indicadores de calidad persiguen dimensionar o cuantificar valores de tipo cuantitativo, es decir, maniifiestan el grado de satisfacción de las expecttvas o requerimientos de nuestros usuarios internos y externos, tales como tiempos de espera, oportunidad, atención y solución a quejas, satisfacción por el otorgamiento del servicio, tiempos de traslado, etc. Se dice que un producto o servicio es de calidad cuando satisface plenamente al usuario