MANAJEMEN PERKANTORAN

1
MANAJEMENPERKANTORAN
2
MANAJEMEN PERKANTORAN

• Sebagai suatu cabang manajemen yang berhubungan
  dengan pelayanan (service) dalam perolehan,
  pencatatan dan penganalisisan informasi,
  perencanaan dan pengkomunikasian yang dengna
  fungsi-fungsi itu manajemen organisasi merawat
  aktivanya, mengembangkan fungsi-fungsi dan
  kegiatan-kegiatannya dan mencapai
  sasaran-sasarannya.

3
Peran pelayanan Kantor

• Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk
  pimpinan organisasi agar dapat membuat keputusan
  yang tepat
• Melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi
  karena berfngsi sebagai pusat ingatan dan sumber
  dokumen
• Memberikan pelayanan administrasi bagi
  kepentingan dan pelayanan kepada masyarakat

4

• Pekerjaan kantor terhadap tugas pokok organisasi
  dapat bersifat pelayanan, penyajian bahan-bahan
  keterangan dan sebagai pusat ingatan atau sumber
  dokumen.
• Kantor bersifat sentrietal dan sentrifugal

5
Tujuan Manajemen Perkantoran

• Menerima Informasi
• mencatat informasi
• Memproses informasi
• Menyajikan informasi
• Merawat aktiva
• Dengan menggunakan sebuah sistem yaitu
• Sistem Informasi Manajemen (SIM).

6
Sistem Informasi Manajemen (SIM)

• Merupakan suatu sistem pemrosesan data spesifik
  yang dirancang untuk melengkapi manajemen dengan
  informasi mutakhir, signifikan dan proyektif
  dalam waktu yang nyata
• Produknya dalam bentuk informasi akan disajikan
  kepada fungsi-fungsi lain yang relevan dan
  membutuhkan, salah satunya adalah fungsi
  kepemimnpinan. Pimpinan membutuhkan informasi
  terutama untuk membuat keputusan. Karena itulah
  Manajemen Perkantoran Modern bekaitan dengan
  ketatausahaan yang mengelola informasi dengan
  bantuan SIM dan proses pembuatan keputusan yang
  dilakukan oleh pemimpin organisasi,

7
PERUBAHAN PARADIGMA

• KONVENSIONAL
• 1. Bersifat TAYLORISTIK
• MK sebagai kajian
• mengenai organisasi tingkat bawah
• 2. KLERIKALISTIK MK sebagai pekerjaan Tata
  USaha
• 3. TEKNIS MK hanya berhubungan dengan
  keputusan-keputusan operatif-teknis
• 4. SEKUNDER MK merupakan fungsi sekunder
  terhadap tujuan usaha manaj.prod. Berfungsi
  sebelum MK berfungsi

• STRUKTURAL
• 1. DRUCKERSITIK
• MK sebagai kajian mengenai sistem Informas
• untuk pembuatan keputusan
• 2. FUNGSIONALISTIK Man. Perkantoran
• a) Menghimpun dan merekam data intern dan
• ekstern organisasi
• b) Menganalisis data agar menjadi informasi
• yang signifikan
• c) Menyajikan informasi untuk pembuatan
• keputusan
• d) Merawat Aktiva
• 3. MANAJERIAL MK menyajikan informasi untuk
• pross pembuatan keputusan bagi semua
• hierarki manajemen baik keputusan teknis,
• operatif, eksekutif maupun manajerial
• 4. PARTISIPATIF MK mempunyai fungsi yang sama
• dengan fungsi manajemen lainnya.

8

• Penerapan teknologi informasi baru yang semakin
  intensif dan ekstensif menyebabkan perubahan
  paradigma dalam manajemen perkantoran.
• Sungguhpun sangat kecil kemungkinan untuk
  memformalkan seluruh hubungan non formal yang
  diperlkukan oleh arus pekerjaan dalam penerapan
  teknologi informasi baru namun masih tetap ada
  peluang untuk meminimalisasi konflik utama antara
  teknologi informasi baru dan organisasi
  perkantoran

9
Kantor dapat bertindak sebagai

1. Sebagai pusat syaraf administrasi dan perencanaan
   kebijakanaan
2. Sebagai perantara (penghubung) satu pabrik dengan
   pemasok bahan yang dibutuhkan
3. Sebagai tempat penyelesaian persoalan
4. Sebagai koordinator
5. Sebagai penghubung dengan masyarakat.

10
Beberapa alternatif pendekatan untuk menghadapi
konflik antara kebutuhan teknologi dan kebutuhan
organisasi

1. Manajemen memodifikasi teknologi informasi agar
   dapat menyesuaikan diri dengan organisasi
   perkantoran yang telah ada dan telah berjalan
2. Manajemen memodifikasi organisasi perkantoran
   agar dapat mentapkan dan memformalkan
   hubungan-hubungan yang diminta oleh teknologi
   informasi
3. Manajemen mempertahankan baik organisasi
   perkantoran yang ada maupun teknologi informasi
   yang tersedia dengan memperkenalkan mekanisme
   agar dapat mengurangi ketidaksesuaian dan konflik
   di antara organisasi dan teknologi informasi.

11
SILABUS MANAJEMEN PERKANTORAN

1. Manajemen dan fungsi manajemen
2. Bidang manajemen
3. Kepemimpinan dan manajemen perkantoran
4. Sistem informasi manajemen
5. Pemrosesan data
6. Sistem informasi perkantoran
7. Komunikasi dalam manajemen perkantoran
8. Pengorganisasian kantor

12
PENGERTIAN MANAJEMEN

• 1.Manajemen sebagai individu atau sekelompok
  individu yang bertanggung jawab utnuk
  menganalisis, merumuskan keputusan dan
  memprakarsai tindakan yang memadai yang dapat
  menghubungkan organisasi
• 2.Manajemen sebagai suatu proses pengalokasian
  masukan suatu organisasi melalui perencanaan,
  pengarahan dan pengawasan agar dapat memproduksi
  dan memasarkan keluaran yang dibutuhkan oleh para
  pelanggan sehingga sasaran organisasi itu dapat
  tercapai.

13

• 3. Manajemen sebagai kegiatan pengalokasian dan
  pengintegrasian masukan organisasi dalam suatu
  lingkungan melalui fungsi-fungsi yang didasarkan
  pada norma-norma tertentu dengan jalan
  memproduksi keluaran yang dibutuhkan masyarakat
  agar tujuan organisasi itu dapat tercapai
• 4.Manajemen sebagai ilmu yang mengkaji upaya
  manusia untuk mencapai tujuan yang telah
  diperhitungkan dengan bantuan sejumlah
  sumber-daya melalui metode yang efesien dan
  efektif.

14
FUNGSI MANAJER DAN PEMIMPIN

• Dalam kehidupan sehari-hari istilah
  pemimpin
• dan manajer kerapkali digunakan bergantian
• tanpa membedakannya secara signifikan.
• Dalam abebrapa hal banyak para ahli merasa
• perlu membedakannya.
• Manajer adalah seorang yang bertanggung jawab
  terhadap perencanaan, pengorganisasian,
  pengarahan (kegiatan mempengaruhi) dan
  pengawasan terhadap orang-orang.
• Pemimpin adalah seorang yang mempengaruhi
  orang- orang lain dalam kelompok formal dan
  informasl untuk mencapai tujuan organisasi
  melalui pemanfaatan berbagai metode dan
  pendekatan.

15

• Kepemimpinan adalah pengaruh antar-pribadi
  yang dilakukan dalam situasi dan menuju, melalui
  proses komunikasi pencapai tujuan.
• Hubungannya dengan fungsi manajemen perkantoran
  adalah bahwa informasi yang disusun dalam
  ketatausahaan suatu organisasi akan berguna baik
  untuk manejer maupun pemimpin.
• Semua menejer melaksanakan fungsi kepemimpinan
  namun semua pimpinan tidak harus melaksanakan
  fungsi-fungsi manajemen.

16
BIDANG MANAJEMEN
Manajemen produksi Menambah nilai barang atau jasa
Manajemen Pemasaran Menyalurkan barang dari produsen kepada konsumen
Manejemen personalia Mengelola sumber daya manusia
Manajemen Keuangan Mengelola keuangan sebagai alat pembayaran
Manajemen Perkantoran Mengelola fakta, data menjadi informasi
17
Tujuan Informasi

1. Informasi Deskriptif
2. Informasi Penjelasan
3. Informasi Prediktif
4. Informasi Evaluatif
5. Informasi Inovatif

18
Corak Sistem Informasi

• Sistem Informasi berdasarkan organisasi
• Sistem informasi berdasarkan karyawan
• Sistem informasi berdasarkan komputer