Title: Archivacn
1Archivacné riešenia z pohladu legislatívy a
predpisov ...
Bratislava, 03/2006
2Agenda
- archív ako pojem a ako inštitúcia
- (co je to, k comu slúži, jeho história ...)
- nie je archív ako archív
- (Slovenský národný archív verzus NARA)
- archívnictvo a správa registratúry príslušná
legislatíva - (národná a aj medzinárodná)
- archív by nemal byt o forme, ale o obsahu
(alebo "content" - je to dôležité..) - QA
Bratislava, 03/2006
3... archív ako pojem aj ako inštitúcia
- slovo archív je gréckého pôvodu (archeion,
archeia) a v antike pôvodne oznacovalo inštitúciu
alebo budovu, ci písomnosti a dokumenty, ktoré
vznikli z úradnej cinnosti tejto inštitúcie. - riadiacim orgánom archívnictva na Slovensku je
Ministerstvo vnútra SR (urcuje koncepciu rozvoja,
zjednocuje odbornú cinnost archívov a metodiku,
zabezpecuje podmienky na zachovanie archívnych
dokumentov, zabezpecuje ochranu a evidenciu
archívnych dokumentov, kontroluje ich stav a
uloženie v archívoch, koordinuje medzinárodnú
vedeckú spoluprácu, gestoruje aj problematiku
správy registratúry). - podla zákona c. 395/2002 Z. z. tvoria sústavu
archívov na Slovensku verejné archívy,
špecializované verejné archívy a súkromné
archívy - najznámejšie typy archívov
- slovenský národný archív (vznik v 1947 resp.
1952) - štátny ústredný banský archív v (1950)
- oblastné archívy preberajú, evidujú, ochranujú a
sprístupnujú archívne dokumenty pochádzajúce
najmä z cinnosti orgánov štátnej správy
a samosprávy so sídlami v ich územnom obvode, ako
aj ich organizácií a zariadení, dalej univerzít
a právnických osôb v ich územnom obvode, ako aj
právnických osôb a fyzických osôb, ktoré urcilo
ministerstvo vnútra. - úlohou archívov je všestranná starostlivost o
archívne dokumenty, ich odborné a vedecké
spracovanie a sprístupnenie. Starostlivostou o
archívne dokumenty sa rozumie zhromaždovanie
archívnych dokumentov v archívoch, preberanie
archívnych dokumentov od ich pôvodcov, alebo
nadobúdanie od ich vlastníkov, ich riadna ochrana
a bezpecné uschovanie a evidencia. -
-
Bratislava, 03/2006
4... archív ako pojem aj ako inštitúcia
- Niekolko základných pojmov ? ...
- Archív - odborné pracovisko, ktoré preberá,
eviduje, ochranuje a sprístupnuje archívne
dokumenty - Archívna pomôcka - je súbor záznamov o archíve,
archívnom fonde, archívnej zbierke alebo ich
casti, vyhotovený s cielom umožnit prístup
k informáciám ktoré obsahujú. - Archívny dokument - je záznam, ktorý má trvalú
dokumentárnu hodnotu pre poznanie dejín Slovenska
a Slovákov. Archívnym dokumentom je aj filmový
alebo zvukový záznam, ktorý vznikol do roku 1950. - Bádatelna - prevádzkový priestor archívu, urcený
na štúdium archívnych dokumentov. - Degradácia - súhrn všetkých fyzikálnych,
chemických , mikrobiologických a iných procesov,
mechanizmov a reakcií, ktoré spôsobujú
poškodenie, stratu celistvosti a mechanických
vlastností archívnych dokumentov. - Digitalizácia - konverzia textového, grafického,
zvukového ci obrazového dokumentu do binárne
zakódovaného formátu, ciže retazca jednotiek
a núl, ktoré je možné fyzicky zaznamenat na
pamätové médium (pocítacové disky, optické disky,
ROM, a pod.). - Dokument - informacný pramen pozostávajúci
z hmotného nosica informácií a množiny informácií
nan zaznamenaných vo formálnom a obsahovom
usporiadaní. - Evidencia - systematicky vedené alebo usporiadané
záznamy o urcitých sledovaných údajoch. - Fascikel - úložná jednotka pre záznamy, spravidla
menšia ako škatula. - Chronologicko - numerické usporiadanie -
systematizácia spisov v rámci archívneho fondu
podla casového sledu a císelného poradia. - Index - pomocná kniha k podaciemu denníku, ktorá
obsahuje abecedne usporiadané heslá z podacieho
denníka. - Katalogizacná jednotka - najnižšia archívna
jednotka, opísaná v katalógu, spravidla jeden
archívny dokument, listina, spis, mapa, plán,
fotografia alebo jeden záznam v úradnej knihe.
Bratislava, 03/2006
5... archív ako pojem aj ako inštitúcia
- Niekolko záujímavých pojmov ? ...
- Kompaktný disk - médium s laserovým zápisom
nemenných štruktúr údajov vytvorených pri výrobe
disku je urcený najmä pre audiovizuálne úcely. - Krehnutie - zmena mechanických vlastností (najmä
zníženie ohybnosti a flexibility) pri starnutí,
ktorá sa prejavuje zvýšenou lámavostou až
rozpadom materiálu (papiera). - Kyslý papier - papier, ktorý má hodnotu pH nižšiu
ako 5,5. - Ladula - úložná jednotka pre písomnosti
(vyskytuje sa v starších archívnych pomôckach). - Lehota uloženia pocet rokov, pocas ktorých
pôvodca registratúry potrebuje registratúrny
záznam na svoju cinnost. - Mikrofilm - mikrografické médium na priehladnej
podložke vo forme zvitku. - Mikrofiš - mikrografické médium vo forme listu na
priehladnej podložke s mikrozáznamami
usporiadanými v sieti. - Nepravé priora - záznamy, pochádzajúce od
právneho predchodcu, ktoré neboli zaevidované
v registratúre nástupcu, a v urcitom období
slúžili len ako pomocný materiál pri vybavovaní
agendy ? - Pertinencia - vlastnost archívneho dokumentu
o niecom vypovedat, na nieco sa vztahovat. Každý
archívny dokument môže sa vztahovat na niekolko
vecí, preto archívny dokument môže mat rôznu
pertinenciu. - pH ceruzka - indikátor urcený na orientacné
stanovenie povrchového pH papiera. - Písomnost - v užšom slova zmysle - písomne
zaznamenaná informácia - v širšom slova zmysle -
súhrnný názov pre všetky záznamy, bez ohladu na
nosic informácií (písomné, zvukové, obrazové
a iné dokumenty). - Podanie - záznam, zaevidovaný v podacom denníku,
súcast registratúry. - Podatelna - pracovisko pre príjem, evidenciu
a spravidla aj expedíciu písomností.
Bratislava, 03/2006
6... archív ako pojem aj ako inštitúcia
- Niekolko základných pojmov ? ...
- Preberanie archívnych dokumentov súhrn
odborných cinností vykonávaných archívom, ktorých
úcelom je doplnovat archívne dedicstvo. - Predarchívna starostlivost - súhrn odborných
cinností vykonávaných archívom, ktorých úcelom je
doplnovat archívne dedicstvo. - Prírucná registratúra - miesto na docasné
uloženie záznamov pôvodcu (v staršej terminológií
casto aj prírucná spisovna). - Registratúra - súbor všetkých registratúrnych
záznamov evidovaných pôvodcom registratúry. - Registratúrny denník - v casovej a císelnej
následnosti vedená evidencia dorucených
a odoslaných registratúrnych záznamov jedného
pôvodcu za jeden kalendárny rok. Obsahuje údaje
o prijímaní, vybavovaní a uložení registratúrnych
záznamov v registratúre. - Registratúrny plán - cast registratúrneho
poriadku urcujúca miesto registratúrneho záznamu
podla vecnosti, obsahu v registratúre,
systematicky radený zoznam kódov urcuje
registratúrnu znacku (spravidla kód pozostávajúci
z velkých písmen a císiel) pre urcitú vecnú
skupinu registratúrnych záznamov. - Registratúrny poriadok - interná norma právnickej
osoby na evidovanie, ukladanie a vyradovanie
registratúrnych záznamov dorucených a vzniknutých
z cinnosti pôvodcu. - Registratúrny znak - kód urcujúci miesto
registratúrneho záznamu podla jeho obsahu
v registratúre. - Návrh na vyradenie záznamov z registratúry -
písomná žiadost pôvodcu (jeho nástupcu prípadne
likvidátora, správcu konkurznej podstaty)
adresovaná príslušnému archívu o vykonaní
odbornej archívnej prehliadky. Má formálne
a obsahové náležitosti stanovené vyhláškou MV SSR
c. 628/2002 Z.z.. Jeho prílohou sú zoznamy
vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom
hodnoty A navrhnutých na vyradenie a zoznamy
vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku
hodnoty A navrhnutých na vyradenie. - ... urcite uznáte, že mnohé z nich poznáme aj z
oblasti informatiky ... - ... a rozhodne to nie je náhoda ...
Bratislava, 03/2006
7... nie je archív ako archív
- Slovenský národný archív (SNA)
- výnosom z 28. septembra 1928 bol vytvorený
Krajinský archív. - krajinský archív zanikol v 1939 a jeho agendu
prevzal referát pri prezídiu MV s názvom Archív
Ministerstva vnútra - archív ministerstva vnútra, prešiel roku 1945 pod
správu Prezídia Povereníctva vnútra a premenoval
sa na Archív Povereníctva vnútra. - uznesením Zboru povereníkov v 1952 bol zriadený
Slovenský ústredný archív. - vládne nariadenie c. 29/1954 Zb. o archívnictve z
1954 je prvá legislatívna norma v oblasti
archívnictva s funkciou zákona - v 1954 vznikol Štátny slovenský ústredný archív
ako právny nástupca Slovenského ústredného
archívu - roku 1959 uzavrelo ministerstvo vnútra a
ministerstvo školstva a kultúry dohodu o
delimitácii archívnych dokumentov uložených v
múzeách završenie prvej etapy budovania
modernej celoslovenskej ústrednej archívnej
inštitúcie. - zákonom SNR 149/1975 o archivníctve z decembra
1975 bol vybudovaný Štátny ústredný archív
Slovenskej socialistickej republiky. - v 1978 archív získava ako samostatná rozpoctová
organizácia plnú právnu subjektivitu - zákon SNR c. 571/1991 resp. plnené znenie
332/1992 Zb. kodifikoval premenovanie Štátneho
ústredného archívu SR na Slovenský národný archív
vytvorenie centrálnej archívnej inštitúcie
celoslovenského významu. - v 2002 bol prijatý zákon NRSR c. 395/2002 Zb. o
archívoch a registratúrach - a co dalej ?
- akvizicná cinnost - získavanie a ohodnocovanie
písomných, obrazových, zvukových a iných
záznamov, ktoré ich vlastníci ponúkli štátu - sprístupnovanie archívnych dokumentov verejnosti,
bádanie - ešte nieco ?
Bratislava, 03/2006
8... nie je archív ako archív
- NARA (National Archives and Records
Administration) národný archív USA - NARA má iné postavenie ako archívy v Európe
(neochranuje národné dedicstvo, ale garantuje
právo obcana nájst a prezriet si dokumenty ,
ktoré vytvorila vláda USA !!!) - k 12/2005 NARA spravoval 4 mld. dokumentov, ,
10 mio obrázkov, 92.000 filmov, 160.000 audio
záznamov, 2,5 mio máp, 3 mio architektonických
plánov a 15 mio leteckých snímkov - NARA disponuje 11 budovami a je centralisticky
riadená, okrem toho riadi samostatné štátne
archívy v každom zo štátov únie, NARA obslúži
rocne cca. 80.000 bádatelov - NARA je jednoznacne inštitucionalizovaný na
základe zákona z roku 1944 (mimochodom definícia
toho , co je predmetom spracovania NARA je velmi
vágna... všetko co je vytvorené alebo získané
orgánom vlády USA a to v súlade s federálnym
právom a to bez ohladu na formu ...) - problematika digitalizácie a následného
spracovania je riešená už od roku 1930 a dnes
obhospodaruje cca. 1.432.314.8.29.211 bytov ...
- legislatívne je ošetrená oblast prijímania a
ukladania digitálnych dokumentov (www stránok,
e-mailov, dokumentov vo formáte PDF, skenovaných
obrázkov a pod ...) - rok 1998 projekt ERA (Electronic Records
Archives) 3 !!! roky bola iba prípravná a
analytická fáza projektu - výsledkom je norma
pre digi archívy OAIS (Open Archival
Information Standards) - ERA cielom je vytvorit systém, ktorý do
budúcnosti autenticky zachová a sprístupní všetky
typy elektronických dokumentov a to bez
závislosti na konkrétnom HW a SW vybavení ...
Systém by mal umožnit z akéhokolvek miesta USA,
komukolvek a kedykolvek dohladat a následne
sprístupnit relevantné dokumenty a dáta v archíve
NARA utópia ? - projekt ERA má iba 30 zamestnancov !!! ale viac
ako 60 partnerov z komercnej sféry a rozpocet
cca. 100 mio USD/rocne ... projekt je naplánovaný
na 7 rokov ... - ...komentár k porovnaniu SNA a NARA asi nie je
potrebný ... - Zaujímavé linky v súvislosti s NARA
- http//www.regulations.gov
- http//www.ourdocuments.gov
- http//www.firstgov.gov
Bratislava, 03/2006
9... nie je archív ako archív
- ICA (International Council on Archives)
- International Council on Archives (ICA)
medzinárodné združenie archivárov je
decentralizovanou medzinárodnou organizáciou,
ktorá pomocou svojich národných zastúpení a
pobociek realizuje komunikáciu jednotlivých
sekcií a archivárskych inštitúcií na lokálnej a
aj medzinárodnej úrovni, ICA realizuje podporu
lokálnych projektov aj medzinárodných na
expertnej báze. - ICA je profesným (nepolitickým) združením a
organizáciou, ktorá zastrešuje svetovu
archivársku komunituy private aj public
sektora , pricom sa primárne orientuje na
záchranu a využitie svetového archívneho
dedicstva. - ICA má dnes viac ako 1.400 clenov (inštitúcií) v
190 krajinách sveta a okrem toho združuje viac
ako 200 špecialistov pre problematiku
archívnictva a správy registratúry. - ICA úzko spolupracuje s UNESCO a ICCROM a inými
predovšetkým nevládnymi organizáciami -
- ARMA
- medzinárodná asociácia tzv. RECORD MANAGEROV
resp. tzv. správcov registratúry - dôležitá organizácia, tvoriaca v oblasti RM,
správy registratúry a spisovej služby celosvetové
štandardy a trendy -
- Spolocnost slovenských archivárov (SSA)
- združenie archivárov na lokálnej (SR) úrovni a
zastrešenie komunikácie smerom k medzinárodným
inštitúciám (napr. ICA) - cielom a úlohou SSA by mala byt odborná
komunikácia prípadne jej koordinácia na úrovni
private-public a to vo vztahu k tvorbe,
pripomienkovaniu a vysvetlovaniu zákonných noriem
a úprav, k tvorbe štandardov a smerníc a v
neposlednom rade aj k tvorbe globálnej stratégie
v danej oblasti - naposledy sa SSA výraznejšie angažovala v tzv.
kauze zákon o registratúre- vydala Prehlásenie
SSA -
Bratislava, 03/2006
10...archívnictvo a správa registratúry príslušná
legislatíva
- Národné normy a legislatíva SR
-
- Zákon NR SR c. 395/2002 Z.z. o archívoch a
registratúrach a o doplnení niektorých zákonov - Vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky
c. 628/2002 Z. z. z 29. októbra 2002, ktorou sa
vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o
archívoch a registratúrach a o doplnení
niektorých zákonov - Zákon NR SR c. 363/2005 Z. z. ktorý vyhlasuje
úplné znenie zákona c.428/2002 Z.z. o ochrane
osobných údajov. - Opatrenie ministra vntra SR c. 9 o archívnych
rešeršiach a správnych informáciách z 31. januára
2003. - Zákon NR SR c. 527/2003 Z.z. o správnom konaní
(správny poriadok) - Zákon NR SR c. 562/2003 Z.z. o úctovníctve v
znení neskorších predpisov - Zákon NR SR c. 152/1998 Z. z. o stažnostiach
- Zákon NR SR c. 595/2003 Z.z. o dani z príjmu
- Zákon NR SR c. 241/2001 Z. z. o ochrane
utajovaných skutocností a o zmene a doplnení
niektorých zákonov - Vyhláška NBÚ c. 455/2001 Z.z. o administratívnej
bezpecnosti - Zákon NR SR c. 145/1995 Z.z. o správnych
poplatkoch v znení neskorších predpisov - Zákon NR SR c. 211/2000 Z.z. o slobodnom prístupe
k informáciám - ... a ešte asi dalších 20 súvisiacich vyhlášok,
smerníc, stanovísk a úprav odborov ... nie je
toho akosi privela ??? -
Bratislava, 03/2006
11...archívnictvo a správa registratúry príslušná
legislatíva
- Medzinárodné normy a legislatíva
- Z dôvodu existencie lokálnych noriem je
medzinárodná legislatíva velmi pestrá a pomerne
neprehladná, a preto iba niekolko zaujímavých
noriem a štandardov - ISO 19005 Part 1 je klasická ISO norma urcená
pre archiváciu dokumentov zaujímavá je tým, že
v rámci tejto normy bol v roku 2005 prvýkrát
prezentovaný celosvetovo dohodnutý štandard
(meno štandardu PDF/A) pre dlhodobú archiváciu
elektronických dokumentov a to na báze PDF 1.4
(prvá implementácia v rámci Adobe Acrobat 7). - ISO 19005 Part 2 postavené na báze PDF 1.6
výhodou je garancia citatelnosti po x-rokoch
... - ISO 15489 všeobecný ISO štandard používaný pre
potreby tzv. record managementu (správy
registratúry) - DoD 5015.2 americký štandard urcený pre oblast
archivácie a správy registratúry (record
management) - SOA - (2002, Sarban Oxley Act), klúcový zákon
(kauza Enron) - zodpovednost organizácie a jednotlivca ,
- autorizácia,
- definície procesov (workflow), rolí a
organizacných jednotiek, - interné kontroly,
- dokumentácia a jej obeh,
- normy a riadenie kvality,
- bezpecnost a práva prístupu
Bratislava, 03/2006
12...archívnictvo a správa registratúry príslušná
legislatíva
- Medzinárodné normy a legislatíva
-
- lokálne európske štandardy v oblasti RM a
archivácie - DOMEA Nemecko
- TNA 2 Velká Británia
- Protocallo Taliansko
- NOARK Nórsko
- ....
- 499/2004 Z.z. Ceská republika
- 395/2002 Z.z. Slovensko
- -
- MoReq - Model Requirements for the Management of
Electronic Records - vychádzajúca principiálne z TNA 2
- všeobecná EÚ norma iniciovaná EK a akceptovaná
všetkými clenskými štátmi
Bratislava, 03/2006
13... archív by nemal byt o forme, ale o obsahu
- IDC hovorí
-
- ... už viac ako 43 firiem v USA zrealizovalo
projekty a zaviedlo technológie s cielom splnit
legislatívne predpisy a normy a predovšetkým s
cielom vdaka uvedenému získat konkurencnú výhodu
na domácom a aj na zahranicnom trhu ... - Gartner hovorí
-
- ... firmy, ktoré postupujú pri svojej cinnosti v
zhode s legislatívnymi normami a v zhode s tzv.
compliance managementom ušetria cca. 40-50
nákladov v porovnaní s firmami, ktoré túto
potrebnú zhodu robia náhodne, alebo pod tlakom
reštrikcných opatrení štátu (pokuty a pod ...)
Bratislava, 03/2006
14... archív by nemal byt o forme, ale o obsahu
- Preco to riešit ?
-
- Elektronické dokumenty verzus papierové
- Ukladanie dokumentov - klasické šanóny PC ci
servery - Nárast elektronickej komunikácie email
- Chaos namiesto poriadku
- vela kopií, málo pravidiel, mnoho kreativity
- cím sofistikovanejšia organizácia - tým väcší
chaos - konzervativné organizácie sa tvária, že
e-komunikácia neexistuje - problém je aj v chápaní postavenia archívu v
organizácií - problémom je aj absencia znalostí a know-how u
pracovníkov archívov
Bratislava, 03/2006
15... archív by nemal byt o forme, ale o obsahu
dôsledky vznik špecifických riešení a aplikácií
Archiving and storage solutions fyzické
uložiská dokumentov, HSM riešenia, sofistikované
riešenie pre dlhodobú správu, ukladanie a
dohladávanie dokumentov Content management
uložisko dokumentov, verzovanie, bezpecnost,
vyhladávanie,skenovanie a publikovanie dokumentov
Record management (správa registratúry)
evidovenie, ukladanie, pridelovanie,
termínovanie, vyradovanie registrtúrnych
záznamov (písomností) Knowledge management
vyhladávanie v rôznych datových zdrojoch,
združovanie podla spolocného obsahu, obsahová
analýza Workflow jednotiaca aplikácia
umožnujúca prepojenie rôznych typov podnikových
aplikácií a riešení Collaboration, Mobility,
Output management , Dátová a aplikacná integrácia
...
16... archív by nemal byt o forme, ale o obsahu
- RECORD - písomný alebo akýkolvek iný materiál
vytvorený alebo dorucený v priebehu cinnosti
organizácie, ktorý - ...dokladuje jednotlivé funkcie organizácie,
zásady a taktiky organizácie , jednotlivé
rozhodnutia, pracovné postupy, prevádzku
organizácie a jej dalšie aktivity... - papier verzus elektronický záznam
Bratislava, 03/2006
17record management - princíp
... archív by nemal byt o forme, ale o obsahu
E-mail Fax
Elektronické dokumenty
Ostatné elektronické dokumenty
Papierové dokumenty
El. pošta
Records Management
DMS
Archív
Bratislava, 03/2006
18... archív by nemal byt o forme, ale o obsahu
- BEST PRACTICES IMPLEMENTÁCIA
-
- Klasifikácia, kvantifikácia dokumentov
- Identifikácia problémových oblastí
- Návrh postupu vytipovanie prioritných oblastí
- Podla problematiky, produktu zákazníka
- Podla cielov zákazníka
- Podla typu dokumentov
- Podla organizacných jednotiek
- Realizácia
Bratislava, 03/2006
19... archív by nemal byt o forme, ale o obsahu
- Predpripravené riešenie zamerané na jednu oblast
dokumentov - Využitie už existujúcich postupov
- Postupné riešenie postupné vstrebávanie
užívatelmi i administrátormi - Vyvarovat sa tzv. komplexnej realizácie
- Lahko uchopitelné a kvantifikovatelné riešenie
- Vhodný pomer Výkon/Cena
- Možnost rozširovania
Bratislava, 03/2006
20... archív by nemal byt o forme, ale o obsahu
- BEST PRACTICES RIZIKÁ ...
-
- precenenie technológie a jej možností
(nenaplnené sny ) - (viac ako 50 projektov neuspokojila zákazníkov,
neexistuje - korelácia medzi výškou investície a spokojnostou
zákazníka !) - nepochopenie business logiky zo strany
dodávatela - (dôležitá rola tzv. business architekta ...)
- neexistencia tzv. donátora projektu (duchovný
otec/matka ...) - nejednoznacnost a netransparentnost vonkajšieho
prostredia - (nestabilita v oblasti legislatívy a jej zmien a
pod ... u nás napríklad zákon 395 ...)
Bratislava, 03/2006
21...archív by nemal byt o forme, ale o
obsahu... ste v dobrých rukách ...
Bratislava, 03/2006
22... dakujem za pozornost
- Mgr. Milan Ištván
- výkonný riaditel
- Partnerstvá pre prosperitu,
- obcianske združenie
- Jašíkova 2, 821 03 Bratislava
- 421 905 351 962
- milan_at_p3.sk
- www.p3.sk
Bratislava, 03/2006