Elektronick

1
Elektronická archivaceTelefónica O2 Czech
Republic14. sympozia EDI (FACT a eB)Praxe
elektronické komunikace v obchodních vztazích
Tomáš Trejbal, Head of corporate product
markering
2
Agenda

• Predstavení spol. Telefónica O2 Czech Republic
• Pojmem elektronický dokument (ED)
• Pojem výmena elektronických dokumentu (EDI)
• Legislativa a EDI
• Principy elektronické archivace
• Trendy v EDI a EDI archivaci
• Možnosti elektronické archivace s Telefónica O2
• Jak O2 EDI Archiv funguje
• Možnosti O EDI Archivu

2
3
Telefónica O2 prináší svým klientum zkušenosti a
znalosti svetového hráce
Alaska
United Kingdom
Germany
Ireland
USA
Czech Rep.
Spain
China
Colombia
Slovakia
Italy
El Salvador
Mexico
Nicaragua
Morocco
Puerto Rico
Panama
Guatemala
Venezuela
Peru
Ecuador
Brazil
Uruguay
Chile
Argentina
pusobící ve 23 zemích
4
Telefónica O2 v Ceské republice

• Preferovaný ICT partner zákazníku v komercním
  prostredí i verejné správe
• První skutecne plne integrovaný Telco IT
  poskytovatel
• Nabízející ucelené hlasové a datové portfolio v
  Ceské Republice
• Provozující nejvetší fixní a mobilní sítí
• Jeden ze strategický základních kamenu pro
  budovaní konvergence v rámci Telefónica group

5
Spolecnost Telefónica O2 svým obchodním partnerum
prináší oborová rešení pro pokrytí konkrétních
potreb
6
Elektronický dokument (ED) Výmena elektronických
dokumentu (EDI)

• Elektronický dokument
• soubor digitálních záznamu, které
  zprostredkovávají textové (alfanumerické),
• obrazové a zvukové informace a které vznikají,
  uchovávají se a využívají se
• pouze prostrednictvím výpocetní techniky
• EDI (Electronic Data Interchange) elektronická
  výmena dat (zpráv)
• Jedná se o elektronickou výmenu strukturovaných
  standardních zpráv mezi dvema aplikacemi dvou
  nezávislých subjektu
• Dokumenty jsou posílány pres schránky od
  odesilatele k príjemci a naopak
• Informacní systémy komunikují automatizovane s
  minimem lidských zásahu
• Hlavním cílem EDI je postupné nahrazování
  papírových dokumentu elektronickými se stejnou
  právní váhou

3
7
Legislativa a EDI

• Od 1.5.2004 je možné používat EDI faktury bez
  elektronického podpisu
• Elektronickou fakturaci upravuje Zákon c.
  235/2004 Sb. o dani z pridané hodnoty.
• Konkrétne vystavování danových dokladu je rešeno
  v odstavci 4 26.
• Zjednodušený výklad tohoto odstavce ríká
• Elektronická faktura, která má sloužit jako
  plnohodnotný elektronický doklad, je nutné bud
  opatrit presne definovaným typem elektronického
  podpisu nebo ji vytvorit v presne definovaném
  formátu EDI a predat predepsaným zpusobem (cl. 2
  Doporucení komise 1994/820/ES ze dne 19. ríjna
  1994 o právních aspektech elektronické výmeny
  informací.

4
8
Predpokládaný vývoj e-Fakturace a e-Archivace

• 36 spolecností již využívá elektronickou
  fakturaci v komunikaci se svými dodavateli a
  zákazníky.
• 29 plánuje implementovat elektronickou fakturaci
  v následujících 12 mesících

Pricewaterhousecoopers,2005
6
9
Prínosy e-Fakturace a e-Archivace
Snížení nákladu (61 )
Rychlejší proplácení faktur (38)
Zvýšení výkonnosti (71 )
Snížení množství sporu mezi dodavateli a
odberateli (21 )
Zdroj Pricewaterhousecoopers 2005
2
10
Nejcastejší zpusoby provádení archivace

• Z pruzkumu vyplynulo, že pres využívání
  elektronické fakturace
• 80 archivuje faktury papírove
• 72 archivuje i elektronicky (na serverech)

Pricewaterhousecoopers,2005
7
11
Výzvy v EDI archivaci

• Hlavní problém e-archivace není ve výberu
  vhodného (legislativne uznatelného) rešení
• nejvetší problém cítí dotázaní manageri práve v
  garanci úschovy za zachování integrity dokumentu
  v souladu se zákonem o DPH (10 let v CR)
• Bylo by chybou využívat bežné systémy, které
  nevyhovují požadavkum legislativy (backup
  systémy)
• Budování duveryhodného úložište EDI dokumentu
  casto rozhodujícím faktorem pro prechod na
  elektronickou komunikaci

12
O2 EDI Archiv

• Zcela outsourcované a transparentní rešení bez
  nutnosti investic do HW a SW, využití sítové a
  hostingové infrastruktury O2
• Vysoká pripadaná hodnota ke stávající službe EDI
  (Electronic Data Interchange), centrální sdílený
  archiv elektronických faktur ve formátu EDI
• Zabezpecení v souladu s platnou legislativou a
  všeobecne uznávanými bezpecnostními standardy,
  právní záruka za obsah archivu
• Napojení na centrální transakcní systém O2 beze
  zmen v systému zákazníka, služba je soucástí B2B
  solutions

10
13
Možnosti elektronické archivace s Telefónica O2

• Bylo rozhodnuto , že kvalita rešení bude stvrzena
  nezávislým auditem KPMG
• O spolehlivosti komunikacní EDI infrastruktury
  vypovídá auditní zpráva EDI systému za uplynulých
  12 mesícu. Za uvedenou dobu bylo posláno více než
  4 500 000 zpráv a služba EDI byla dostupná v
  99,993 do 38 sekund.
• Pocet obsluhovaných schránek dosáhl více než 1000
  s nepretržitým pripojením všech obchodních
  retezcu operující v CR a SR a více než 100
  významných zahranicních sítí.

14
Unikátní konkurencní výhoda nabídky O2

• Právní záruka uchovaných danových dokladu
• Telefónica O2 Czech Republic rucí za obsah
  archivu a prebírá odpovednost za prokázání
  správnosti a úplnosti v plném rozsahu vcetne
  náhrady prípadné vzniklé škody (pokuty, neuznané
  DPH, soudní výlohy)
• Zákazník získá elektronickou fakturaci BEZ
  NÁRUSTU RIZIKA, které je u konkurencních inhouse
  rešení znacné bývá casto duvodem pro zachování
  papírové fakturace

11
15
EDI ve spolecnosti Telefónica O2
Od roku 1999 jsme získali partnerství s GEIS
(nyní GXS)

• Služby a produkty v oblasti EDI
• Konektivita do nejvetší EDI síte MARK400 (GXS
  (dríve General Electric) a IBM)
• Tvorba prekladových map (EDIFACT a.j.).
  Outsourcing prekladu EDI inhouse
• Prekladové programy (lokální instalace)
• Archivacní a podpisové programy
• SLA na dostupnost služby (konektivita, EDIswitch,
  mezinárodní sít X.400)
• Dohled a Call Center 24x7

V rámci výberového rízení (zajištení
profesionálních služeb v oblasti EDI) vyhrála
spolecnost PROFINIT s.r.o., která se podílí na
instalacích služby u našich zákazníku
12
16
O2 EDI Archiv Nástroj pro správu a archivaci
obchodních dokumentu
RNDr. Jaroslav Flejberk, senior konzultant.
Profinit s.r.o. Mgr. Zbynek Lauer, specialista
pro zákaznická rešení, Telefónica O2 Czech
Republic
17
Profinit základní informace

• Profinit Professionals in IT
• Od roku 2007 clen New Frontier Holdingu (NFH)
• 90 zamestnancu, 212 Mil CZK
• Pobocky Praha, Bratislava
• Více než 10 let zkušeností v oblasti IT služeb
• Celosvetové zkušenosti
• Klícové kompetence
• Vývoj softwarových systému
• Data Warehousing / Business Intelligence
• Enterprise Content Management

18
Jak pracuje O2 EDI Archiv
15
19
O2 EDI Archiv
Logování na úrovni aplikace
Aplikacní log
VAS/log/EDI archiv
Warning logy
Error logy
Aplikacní log
Warning log
Exception logy
Error log
LOG 4 Knihovna
SW Aplikace Archiv EDI zpráv
Systém Exception log
SQL logy
SQL log
EDI archiv log
DEBUG logy
EDI archiv log 1
Third part y log
Logování na úrovni databáze
ORACLE 10g
Dle certifikované konfigurace
VAS/log
Logování na úrovni operacního systému
RHEL 4 U2 HP Hardware
Dle certifikované konfigurace
16
20
Vyhledávání v O2 EDI Archiv
17
21
Vyhledávání O2 EDI Archiv
18
22
Telefónica O2 je významný EDI VAN poskytovatel
EDI služeb

• EDI programové vybavení Telefónicy O2
• zajištuje pro více než 2000 zákazníku prenos
  obchodních dokumentu v elektronické podobe
• je zapojeno do celosvetové síte O2 (pres
  propojení do díte X400 pres GXS)
• umožnuje zákazníkum preklady obchodních dokumentu
  mezi formáty XML, iDOC, INHOUSE do standardního
  formátu EDIFAKT a naopak
• zjištuje bezpecný prenos servery iGate na bázi
  HTTPs
• umožnuje svým klientum využití elektronického
  podpisu kvalifikovaným certifikátem obchodního
  dokumentu v EDIFAKT formátu.

19
23
Telefónica O2 je významný EDI VAN poskytovatel
EDI služeb

• umožnuje šifrování obchodního dokumentu v EDIFAKT
  formátu na bázi
• umožnuje prevod dokumentu v rámci kódových
  stránek.
• umožnuje zákazníkum archivaci obchodních
  dokumentu na jejich HW
• umožnuje zákazníkum archivaci obchodních
  dokumentu na HW TO2 a garantuje úschovu a
  nezmenitelnost dokumentu po dobu vyžadovanou
  státní správou

20
24
EDI programové vybavení Telefónica O2 interní
21
25
EDI programové vybavení Telefónica O2 u
zákazníku

• Komunikacní modul iGate klient
• slouží pro HTTPs komunikaci s EDISWITCHem
• Modul EDIARCHIV
• Slouží k ukládání a archivaci EDI dokumentu
  (faktura, objednávka , dodací list)
• Umožnuje zobrazení, vyhledávání, trídení a
  filtrování EDI dokumentu
• Bezpecne prokazuje verohodnost a neporušenost EDI
  dokumentu v case

22
26
EDI programové vybavení Telefónica O2 u
zákazníku

• Modul EDISIGN
• Základní modul pro podepisování EDI zprávy
  privátním klícem majitele certifikátu
• Kontroluje certifikát zda privátní klícem vytvárí
  zarucený elektronický podpis
• Kontroluje platnost certifikátu v case, vztah na
  korenové certifikáty certifikacní autority
• Pridaná utilita EDICHECK kontroluje pravost
  podpisu EDI zprávy

23
27
EDI programové vybavení Telefónica O2 u
zákazníku

• Modul EDICRYPT
• Šifruje verejným klícem certifikátu obchodního
  partnera dokument v EDI formátu
• Zašifrovaný dokument lze precíst pouze
  privátního klícem majitele certifikátu.
• Modul EDICONVERT
• prekládá obchodní dokumenty v EDI formátu z
  jednoho módu ceštiny do druhého.

24
28
EDISIGN
25
29
EDICONVERT
26
30
EDIARCHIV
27
31
EDIARCHIV ukázka kontroly Certifikátu
28
32
Hostovaný O2 EDI Archiv
HOSTOVANÝ EDIARCHIV Strategickým cílem mnoha
spolecností je snížení headcount podpurných
cinností V Evrope neexistuje krome archivu O2 -
komercní elektronický archiv EDI
dokumentu Archivace elektronických faktur je u
O2 postavena na Telefónica O2 rešení bez
nutnosti investovat u zákazníka do nového HW
a SW Telefónica O2 nese právní záruku za obsah
archivu Napojení na centrální transakcní a EDI
systém Telefónicy O2 bez potreby zmen v
systému zákazníka Vývoj a architektura systému
EDI ARCHIV dle EAL2, ITSEM a CSN OS Redhat
Linux, databáze Oracle, aplikacní server Tomcat
29
33
Výhody Hostovaného O2 EDI Archivu

• Elektronická archivace faktur v
• hostovaném EDIARCHIVu Telefónicy O2
• Archivace po zákonem urcenou dobu (v soucasnosti
  10 let po ukoncení úcetního období)
• Prístup k uschovaným dokumentum dle auditovaného
  procesu na Read Only nosici
• Uživatelské oprávneni jsou omezené na ctení
• Zabezpeceni dokumentu proti smazání jak na nosici
  tak na EDI archivu
• Hledání dokumentu dle kritérií

30
34
Výhody Hostovaného O2 EDI Archivu

• Export dokumentu do PDF je možný (zákon
  nevyžaduje urcitý formát, pouze citelnou podobu)
• Tisk dokumentu v citelné podobe a v originální
  podobe (danový doklad ve formátu EDIFACT)
• Logování aktivity a evidence prístupu je
  provádena na EDI archivu dle bezpecnostní
  dokumentace
• Prohlášení o shode s legislativou, vydané KPMG
  Advisory, s.r.o.
• Odpadá nutnost zasílání papírových tištených
  FAKTUR k odberateli zákazníka O2

31
35
Dekujeme za pozornost Prostor pro dotazy
32