Controles Internos

1
Controles Internos
2
Control Interno

• Es el plan de la organizacion y todos los metodos
  relacionados y medidas de un negocio para
• Salvaguardar los activos de la empresa de robos
  por empleados, robos o usos no autorizados
• Exaltar la precision y veracidad de la data de
  contabilidad al reducir riegos de errors e
  iregularidades en los procesos de contabilidad

3
Control Interno

• La importancia del control interno es tal que en
  el 1977 el Congreso de los Estados Unidos creo
  The Foreign Corrupt Practice Act que requiere
  que todas las companias estadounidenses mantengan
  un sistema de control interno adecuada.
• La Comision Nacional en Reportes Fraudulentos
  concluyo que todas las corporaciones que son
  publicas tienen que mantener un sistema de
  control interno

4
Principios del Control Interno
5
Establecimiento de Responsabilidades

• El Control es mas efectivo cuando solo hay una
  persona responsible por una tarea especifica.
  (Cajeros)

6
Segregacion de Tareas

• El trabajo de un empleado debe sin duplicidad de
  esfuerzo, proveer una base confiable para evaluar
  el trabajo de otro.
• Actividades Relacionadas Cuando un individuo es
  responsable por todas las actividades
  relacionadas, hay posibilidad de errores y fraude
• Contabilidad para activos Cuando un empleado es
  custodio del activo, y otro mantiene el record de
  uso del activo el custodio del activo
  probablemente no lo use para cosas personales

7
Procedimientos de Documentacion

• Los documentos deben proveer evidencia de las
  transacciones y eventos ocurridos
• Documentos deben ser preparados cuando el suceso
  ocurre
• Documentos pre-numerados permiten que todos los
  documentos de una serie sean contabilizados

8
Controles Fisicos,Mecanicos y Electronicos

• Controles Fisicos Son los utilizados para
  salvaguardad los activos Ejemplo Cajas Fuerte,
  Almacenes con acceso controlado, Bovedas de los
  bancos.
• Controles Mecanicos y Electronicos Estos
  aumentan la veracidad y la precision de los
  records de contabilidad. Ejemplo Monitores,
  Sensores de movimiento Alarmas etc.

9
Verificacion Interna Independiente

• La revision,comparacion y reconciliacion de la
  data preparada por otros empleados
• Son mas efectivas cuando
• Se hacen por sorpresa
• Se utilizan grupos independientes o externos
• Discrepancias y errores son reportados y
  corregidos
• Auditores Independientes revisan las actividades
  de los departamentos y determinan si estan de
  acuerdo con las politicas establecidas y hacen
  recomendaciones para su mejoramiento

10
Otros Controles

• La obligacion del empleado que trabaja las
  transacciones de efectivo envuelve el obtener
  seguros contra la apropiacion ilegal de fondos
  por empleados deshonestos
• Rotacion de las tareas de los empleados y enviar
  a los empleados de vacaciones va desanimar a los
  empleados de robar ya que ellos no van a esconder
  sus actividades ilicitas permanentemente.

11
Limitaciones del Control Interno

• El costo de establecer los procedimientos de
  control no debe exceder los beneficios esperados
• Y que el factor humano como el cansancio , el
  descuido y la indiferencia son factores
  importantes como lo es la confabulacion de dos o
  mas individuos para esquivar los controles
  internos.

12
Controles de Efectivo

• Cash Controls

13
Controles Internos sobre el efectivo recibido

• El efectivo consiste de monedas, billetes,
  cheques, giros que tengamos a mano o depositados
  en el banco
• Control de los recibos de efectivos en las ventas
  over the counter son centralizados a traves de
  las cajas registradoras
• Cuando existe un descuadre de efectivo en las
  cajas se le conoce como un exceso o una falta de
  efectivo
• Recibos por correo de facturas o ventas a credito
  son la manera mas comun de recibir efectivo y
  todos los recibos por correo deben ser abiertos
  en presencia de dos personas

14
Controles Internos sobre desembolsos de efectivo

• Mas control mas efectivo de los desembolsos es
  cuando se pagan en cheque, con exepcion de
  cantidades pequenas que se pagan del petty cash
• El uso de un sistema de voucher permite que una
  red de aprobaciones por individuos autorizados
  actuando independientemente para asegurar que los
  desembolsos por cheques estan debidamente
  autorizados

15
Transferencias Electronicas

• El efectivo puede ser transferido por telefono,
  computadora etc. Un ejemplo los depositos de
  nomina de los empleados

16
Petty Cash Fund

• Este fondo es el de dinero en efectivo para
  pequenas cantidades
• La operacion de este fundo envuelve
• Establecimiento del fondo debito a Petty Cash y
  Credito a Cash
• Hacer pagos al fondo, deben estar documentados
  por vouchers de petty cash prenumerados
• Reestablecimiento del fondo debitar cuenta de
  gastos apropiada y credito a Cash

17
Uso del Banco

• Uso de los bancos contribuyen significativamente
  a buenos controles internos por
• Proveer contoles fisicos para el almacenamiento
  de cash
• Minimizar las cantidades de efectivo a tener a
  mano
• Crear un record doble de todas lastransacciones
  bancarias.

18
Uso del Banco

• Depositos hechos por empleados autorizados y
  documentados por las hojas de deposito
• Un cheque es una orden esctita por el depositante
  indicandole al banco el pagar una suma especifica
  de dinero a un receptor designado

19
Un estado bancario contiene

• Cheques pagados y otros debitos que reducen el
  balance de la cuenta del depositante
• Depositos y creditos que aumentan el balance en
  las cuentas del depositante
• El balance de la cuenta luego de cada transaccion

20
Uso del Banco

• Un memorando de debito es cuando el banco nos
  cobra los cargos por servicio o cheques sin fondo
• Un memorando de credito es cuando el banco pudo
  haber cobrado cuentas por cobrar del depositante

21
Reconciliaciones Bancarias
22
Reconciliaciones Bancarias

• El proceso de hacer los balances de los libros
  igual al balance del banco.

23
Reconciliaciones Bancarias

• Ajustamos los balances del banco por lo
  siguiente
• Depositos en Transito, son aquellos depositos no
  registrados por el banco. Estos se ANADEN al
  balance del banco
• Cheques que se emitieron pero que aun no se han
  pagado. Estos se RESTAN al balance del banco

24
Reconciliaciones Bancarias

• Ajustamos el balance de los libros por lo
  siguiente
• Cualquier error del banco
• Cualquier memorando

25
(No Transcript)
26
Entradas de la reconciliacion bancaria
Cobro de las Notas a recibir Esta entrada usa 4
cuentas. Los Intereses de 50 no han sido
acumulados y el cargo por servicio se lleva
contra Gastos Miscelaneos
27
Entradas de la reconciliacion bancaria
Error en los libros Un analisis del Cash
Disbursment Journal demuestra que el cheque No.
443 fue un pago a la cuenta de Andrea Company, un
suplidor. El cheque fue de 1,226.00 y se
registro como 1,262.00
28
Entradas de la reconciliacion bancaria
NSF Check Un cheque sin fondo se convierte en
una cuenta por cobrar del depositante.
29
Entradas de la reconciliacion bancaria
Cargos por servicios bancarios Cargos por
impresion de cheques y otros cargos por servicio
son debitados a la cuenta de gastos miscelaneos
30
Reportando el Efectivo

• Efectivo en mano, efectivo en banco y el petty
  cash se combinan para ser reportados en los
  estados financieros bajo Efectivo (Cash)
• Cash Equivalent son inversiones altamente
  liquidas con una madurez de tres meses o menos
  que puede ser convertida en una cantidad
  especifica de dinero