Intensive Course Human Resources Development Management

1
Intensive Course Human Resources Development
Management

• Managing Effective Personnel Administration
• Things that you will really do at work.
• Delivered by
• Dr.Ir.J.F.X.Susanto.S.MBA.,MM

2
Personnel Administration

1. Usaha-usaha yang dilakukan secara maksimal untuk
   mengelola bidang kepersonalian dalam suatu
   perusahaan dengan berbagai teknik yang
   effective, alat, Policy Procedure yang
   sistimatis untuk mendukung kelancaran operasional
   perusahaan.
2. Meliputi semua fungsi HRD Management, sentral
   data, sentral komunikasi dan sentral kordinasi.

3
Cakupan Adminitrasi Kepersonaliaan

1. Mengelola employee benefits facilities.
2. Memelihara data karyawan.
3. Membuat statistical report yang comprehensive.
4. Sebagai bahan bagi Management untuk mengambil
   keputusan.
5. Agar pengelolaan tenaga kerja bisa effective dan
   effisien.
6. Sebagai comparative advantage bagi perusahan
   dalam persaingan mendapatkan tenaga kerja yang
   potensial, mengembangkan dan mempertahankan
   mereka diperusahaan (recruit, motivate retain).

4
Overview

• Administrasi PP (Policy Procedure)
• Dalam konteks HRDM terkait juga dengan ketentuan
  perundang-undangan yang berlaku mengenai
  ketenagakerjaan.
• Prinsipnya adalah Kalau bisa dipermudah kenapa
  harus dipersulit.
• Management membutuhkan sistim yang baik dalam
  mengelola penggunaan dan pengembangan SDM.
• Mencakup ke-enam fungsi HRDM.
• Sangat diperlukan kemampuan penggunaan komputer
  yang cukup tinggi Word, Excel, Powerpoint,
  Access.

5
Overview (lanjutan)

• Objective HRD Management di perusahaan
• To attract, motivate and retain the quality of
  employees needed.
• To ensure that working environment is conducive
  to the dynamic of the organization.
• To ensure the organisation is staffed with the
  knowledge skills and value requires to achieve
  the companys mission.
• SDM adalah assets perusahaan yang bernilai
  tinggi yang perlu dibina dan dikembangkan dengan
  sistim administrasi kepersonaliaan yang baik.
• Selama ini melupakan bidang Community Relations,
  sehingga banyak perusahaan yang mendapat
  kesulitan dari lingkungan sekitar.

6
Berbagai kompetensi dibidang HRDM

1. Mampu membuat dan meng-administrasi data base
   karyawan.
2. Mengerti mengenai seleksi dan teknik interview
   calon karyawan.
3. Mampu melaksanakan Induction Programme.
4. Mengerti cara menghitung gaji dan upah lembur.
5. Mampu menghitung pajak penghasilan.
6. Mengerti mengenai sistim insentive dan bonus
   tahunan.
7. Mengerti mengenai sistim dana pensiun.
8. Mengerti mengenai tunjangan dan fasilitas
   karyawan.
9. Mengerti mengenai administrasi kepesertaan
   Jamsostek.
10. Mampu meng-administrasi Performance Appraisal.
11. Mampu membuat dokumen transaksi hubungan kerja.
12. Mengerti mengenai Proses Prosedur Penyelesaian
    Perselisihan Hubungan Industrial.
13. Mengerti mengenai pembuatan dan pendaftaran PP.

7
Berbagai kompetensi dibidang HRDM

• Mengerti mengenai tata cara perundingan dan
  pendaftaran PKB.
• Mampu membuat notulen perundingan Bipartit.
• Mengerti mengenai administrasi dan pelaksanaan
  Training.
• Mengerti membuat Laporan Jamsostek.
• Mampu mengurus Ijin-ijin Ketenagakerjaan
• Ijin mempekerjakan Tenaga Kerja Wanita Pada
  Malam Hari.I
• Ijin Penyimpangan Waktu Kerja.
• Ijin Wajib Lapor Perusahaan.
• Laporan Penggunaan Tenaga Kerja / Asing (RPTKA
  IKTA).
• Mampu membuat Laporan Kecelakaan Kerja.
• Mampu meng-administrasi Cuti-cuti, Ijin dan
  Dispensasi.
• Mempu meng-administrasi Medical Service.
• Mampu meng-administrasi Personal Loan untuk
  keperluan pendidikan, medical dan housing, dll.

8
Ruang lingkup administrasi HRD

• Recruitment Selection
• Employee Data Base
• Employment Transaction
• Induction Program
• OJT
• Salary Admin
• Taxation (PPh)
• Bonus system
• Performance Appraisal
• Employee Discipline Counseling
• Training Program
• Briefing Coaching
• Competency Standard
• Licenses
• Pension Scheme

• Jamsostek
• Medical Facility
• Personal Loan
• Housing
• Transportation
• Security
• Safety Health
• Personal Loan
• Educational Assistance
• Uniform
• Canteen
• Social Activities
• Sport Recreation
• Religious Activities
• Community Relations

9
Salary Administration

• Gaji pokok
• Upah bulanan, upah harian, upah borongan.
• Tunjangan (Allowance)
• Annual Gratuity, Production Bonus, Premi
  Incentives
• Upah lembur
• Exemp non-exempt employees
• Perhitungan pajak penghasilan (PPh) PTKP, PKP,
  Biaya Jabatan, Tunjangan Keluarga
• Gross up salary
• Clean wage system
• Gaji Pokok
• Upah lembur
• Ratio 75 upah pokok 25 tunjangan
• Kepmen 102/Men/VI/2003 Tentang Waktu Kerja Lembur
  dan Upah Lembur (signed 25 Juni 2005)

10
Pension Scheme

• Pension Scheme
• Ada Ketentuan Menteri Keuangan mengenai Dana
  Pensiun yang harus masuk ke Custodian Bank.
• Premi dibayar perusahaan dan karyawan, contoh
• Rp.5.000,- oleh perusahaan
• Rp.8.000,- oleh karyawan, potong gaji
• Pengambilan dana pensiun sekali gus, atau
  menerima pensiun bulanan bagi karyawan dan ahli
  warisnya.
• Sekitar 20 bisa diambil untuk modal usaha.

11
Jamsostek Program Jaminan Sosial Tenaga Kerja

• Bersifat normative, sesuai dengan UU 3/1992.
• Program Pemerintah
• Tujuan
• Memberikan perlindungan dasar bagi tenaga kerja
  karena
• Kecelakaan Kerja
• Cacat
• Sakit
• Hari tua
• Meninggal

12
Lingkup Program Jamsostek

• Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK)
• Tenaga Kerja Kecelakaan ? Berangkat Pulang
  jalan yang bisa dilalui.
• Jaminan Kematian (JK)
• Ahli waris ? Tenaga Kerja meninggal
• Jaminan Hari Tua (JHT)
• Usia 55 tahun
• Meninggal
• Cacat total
• PHK
• Meninggalkan Indonesia
• Jaminan Pemeliharaan Kesehatan
• Wajib bagi perusahaan
• Menyelenggarakan sendiri

13
Premi Program Jamsostek

• Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK)
• 1,5
• Jaminan Kematian (JK)
• 0,89
• Jaminan Hari Tua (JHT)
• 2,00 oleh karyawan, dipotong dari gaji
• 3,70 oleh perusahaan
• Jaminan Pemeliharaan Kesehatan
• Menurut pilihan perusahaan
• Total premi yang dibayar kepada Jamsostek 7,37
  
• Oleh Perusahaan 2.00
• Oleh karyawan 5,37

14
Peserta Jamsostek

• Perusahaan, Yayasan, Koperasi
• TK 10 orang
• Upah Rp.1.000.000,- per bulan
• Tenaga Kerja

15
Manfaat Jamsostek
Program Besarnya Iuran Oleh Perusahaan Besarnya Iuran Oleh Karyawan
JK (Jaminan Kesehatan) 0,89
JKK (Jaminan Kecelakaan Kerja) 1,50
JHT (Jaminan Hari Tua) 3,70 2,00
JAMKES (Jaminan Kesehatan) Ada tarif pilihan sesuai keinginan perusahaan. Ada tarif pilihan sesuai keinginan perusahaan.
16
Medical Facilities

• 100 ditanggung oleh perusahaan.
• 75 ditanggung perusahaan, 25 oleh karyawan.
• Diasuransikan kepada Asuransi Kesehatan,
  menggunakan poliklinik dan fasilitas yang ada
  diperusahaan. Perusahaan membayar premi bulanan
  kepada Asuransi dengan beberapa klasifikasi. Ada
  maksimum claim untuk masing-masing pengobatan.
• Perusahaan menyediakan fasilitas medical hanya
  yang ada di poliklinik perusahaan. Cara ini
  kurang effective, sering susah dikontrol.
• Jenis-jenis medical care, diluar kecelakaan kerja
  
• Pengobatan dan perawatan untuk karyawan sendiri
• Pengobatan dan perawatan untuk isteri dan anak
• Pengobatan dan perawatan dirumah sakit
• Penyakit yang tidak ditanggung

17
Housing

• Merupakan penyediaan perumahan dinas milik
  perusahaan atau dikontrakan.
• Diberikan sebagai tunjangan perumahan dan
  merupakan bagian dari gaji bulanan, berarti
  sebagai TT (Tunjangan Tetap).
• Ada yang memberikan tunjangan perumahan kepada
  seluruh karyawan, ada juga yang memberikan kepada
  sebagian saja.

18
Personal Loan

• Perusahaan yang kuat dananya, akan memberikan
  pinjaman kepada karyawan. Contoh pinjaman sebesar
  3 kali gaji, pengembalian sebesar 12,5 dari gaji
  sebulan. Lunas dalam 24 bulan (2 tahun), tanpa
  bunga.
• Loan dapat diberikan untuk keperluan rumah
  tangga, pendidikan anak atau pendidikan karyawan
  sendiri.
• Diperusahaan yang besar, pinjaman diberikan untuk
  housing ownership plan (HOP) atau car onwnership
  plan (COP).
• Untuk housing dan mobil loan diberikan sebesar 48
  kali gaji, dengan pengembalian tetap sebesar
  12,5 sebulan dari gaji.

19
Educational Assistance

• Diberikan kepada karyawan yang ingin melanjutkan
  pendidikan.
• Education assitance tidak mengikat karyawan, tapi
  tugas belajar mengikat karyawan untuk tetap
  bekerja dengan persahaan setelah program
  pendidikan selesai.
• Biasanya menggunakan N1. N adalah lama program
  pendidikan yang diikuti karyawan atas biaya
  perusahaan. 1 adalah tambahan 1 tahun diatas N.
  Kalau pendidikan 2 tahun, maka minimal harus
  bekerja 3 tahun (N 1)

20
Uniform

• Diberikan setiap tahun, 2 pasang pakaian setiap
  tahun.
• Maksud pakaian seragam
• Untuk penampilan yang baik, menjaga image
  perusahaan
• Sebagai promosi perusahaan
• Security Safety
• Ada hari berpakaian bebas.

21
Canteen

• Canteen umumnya dioperasikan oleh perusahaan
  catering. Dibayar sesuai jumlah porsi makanan
  yang dikonsumsi oleh karyawan, tapi ada jumlah
  porsi minimal dalam satu hari.
• Tenaga kerja, perlalatan dan perlengkapan oleh
  catering sendiri.
• Sebaiknya di-kontrak setiap 6 bulan agar mutu
  pelayanan tetap baik.
• Perlu dibentuk team audit kantin yang terdiri
  dari wakil-wakil karyawan dan wakil Management.
• Sistim kupon akan lebih memudahkan dalam hal
  kontrol terhadap penggunaan kantin.

22
Employee Data Base

• MS Access
• Software HRMIS
• MS Excel Spread Sheet
• SN
• Name
• BN
• DOB
• DOH
• Address
• Phone
• Emergency Contact Person/s
• Names of dependants
• Present Position
• As of date
• Previous Position/s

23
Induction Program

• Organisasi perusahaan
• Board of Directors
• Lokasi perusahaan
• Amenities / facilities
• Canteen / pantry
• Toilet
• Clinic
• Lockers
• Parking area
• Safety Procedure (Safety Committee / P2K3),
  Safety Equipment, Gathering Area, Manual)
• Payroll System
• Workers Union

24
Bonus System

• Standard Capacity Index
• Production bonus
• Attendance premium
• Annual bonus / gratuity
• Safety bonus
• Breakage premium
• Medical premium

25
Pension Scheme

• Company premium
• Employee premium
• Accident insurance
• Death insurance
• Pension fund

26
Employment Transactions

• Job offer Diberikan setelah negosiasi
  kompensasi.
• Appointment letter Surat Perjanjian Kerja
• Probation period Harus ditampilkan dalam
  appointment letter.
• PKWT Bisa 2 kali maximum 3 tahun, masa
  percobaan tidak berlaku.
• Permanent Employment Surat Perjanjian Kerja,
  tidak perlu pakai meterai.
• Transfer Antar department
• Promotion Menggunakan formulir untuk promosi.
• Demotion Gaji pokok tidak boleh dikurangi, tapi
  tunjangan berubah.
• OJT Sebagai companys contribution kepada
  masyarakat setempat.

27
Recruitment Selection

• Job vacancy advertisement
• Application letters short listing
• A Sesuai yang dicari
• B Calon bagus tapi belum sesuai dengan yang
  dicari
• C Tidak sesuai sama sekali, masuk dead file.
• Selection process Interviewer minimal tiga
  sekaligus (Manager dan Direktur ybs. dan HRD
  Manager, agar cepat prosesnya.
• Interview Sediakan papan tulis agar calon bisa
  menggunakannya dalam presentasi.
• General employment t.est Buatkan untuk level
  operator (Rank File)
• Technical test Siapkan menurut bidang
  masing-masing.

28
Licenses

• Mempekerjakan TK Wanita Pada Malam Hari
• Penyimpangan waktu kerja
• Wajib lapor perusahaan sesuai UU
• RPTKA IKTA
• Ada Akte Pengawasan yang diberikan oleh Pegawai
  Pengawas Disnaker.
• Ijin pesawat angkat angkut.
• Ijin boiler
• Operator forklift harus ada SIM forklift.
• Formality
• Ijin ketenagakerjaan
• Ijin Kerja Tenaga Asing

29
Leave Administration

• Hak cuti 12 hari setahun.
• Harus diambil habis dalam 6 bulan setelah jatuh
  tempuh.
• Sisa cuti tidak boleh di-uangkan (dijual), tapi
  diperusahaan asing diperbolehkan, sisa yang tidak
  bisa diambil atas kehendak perusahaan mendapat
  tambahan leave on leave (LOL), sebagai suatu
  penalty karena karyawan tidak bisa cuti. Ump.
  Sisa cuti 1-3 hari dapat LOL 1 hari, 4-6 dapat
  LOL 2 hari.
• Collective leave agar dimasukan dalam PP atau
  PKB.
• Permohonan cuti harus 1 minggu dimuka.
• Leave without pay dan emergency leave perlu ada
  dalam PP atau PKB.

30
Periodical Reports Weekly Monthly report

• Training
• Number of training conducted
• Total employees attended
• Total manhours used
• Medical
• Total clinic visits
• Total employees sick
• Total manhours lost
• Total sick leave granted
• Total medical cost
• Recruitment Selection
• Applications received
• Number of candidates interviewed / tested
• Total new hired
• Total leaving

• Karyawan
• Total karyawan per dept.
• Total mandays
• Total manhours
• Total OTWH
• Total OTPH
• Accident
• Number of accident
• Man hours lost
• Employees discipline
• Warning letters issued
• Counseling done

31
Transportation

• Transportasi berada pada seksi General Affairs,
  dalam HRD Dept.
• Menyangkut bus karyawan, operational vehicles dan
  kendaraan milik perusahaan yang di-assign kepada
  executive tertentu.
• Kontrol pemakaian BBM.
• Pengaturan pengemudi.
• Lebih praktis menggunakan leased cars, dimana
  semua maintenance cost ditanggung provider. Tidak
  harus investasi beli kendaraan sendiri. Sopir
  dari perusahaan.

32
Security

• Security merupakan kepanjangan tangan HRD untuk
  menegakan disiplin karyawan.
• Kontrol keamanan sekalian kontrol disiplin
  ditempat kerja.
• Semua anggota keamanan agar mengikuti latihan
  SATPAM di Polres setempat, dan mendapat tanda
  anggota SATPAM.
• Sering-sering mengadakan latihan penyegaran
  karena SATPAM mudah terkena pengaruh negative
  dari orang-orang yang berniat tidak baik.
• Hindari mereka menjadi anggota Serikat Pekerja,
  karena mereka harus mengamankan perusahaan setiap
  waktu.
• Ciptakan hubungan baik dengan Seksi Binamas
  POLSEK setempat agar kontrol ke SATPAM secara
  berkala.
• Harus ada hotline ke Kapolsek apabila ada
  sesuatu gangguan diperusahaan.
• Dalam menangani kasus kriminal HRD Manager
  sebaiknya berada dibelakang layar, biar SATPAM
  yang menangani sesuai dengan kompetensi mereka.

33
Safety Health

• Membentuk P2K3 (Panitia Pembina Keselamatan dan
  Kesehatan Kerja), terdaftar dan diberikan SK
  pembentukan oleh Dinas Tenaga Kerja,
• Mengadakan pelatihan K3.
• Melakukan audit bidang K3 dan sekalian untuk 5S.
• Mengikuti lomba K3 yang diadakan oleh Disnaker.

34
Personal Loan

• Loan Policy
• Maximum 3 months salary
• Back pay in 8 months _at_ 12,5 of basic salary.
• Personal purpose, no restriction.
• HOP (House Ownership Plan)
• Car loan
• Educational Assistance untuk biaya kuliah atau
  sekolah anak.

35
Community Relations - Social Activities

• Sunatan massal bagi masyarakat sekeliling yang
  tidak mampu.
• Membangun sekolah didaerah miskin.
• Membuat pusat pelatihan vacational training,
  seperti kursus welding, instalasi listrik,
  perbaikan alat-alat electronic, kursus montir
  sepeda motor, gulung dinamo, dll.
• Membuat suatu Yayasan dibidang pendidikan.
• Memberikan bea siswa kepada anak-anak karyawan
  yang berprestasi.

36
Sport Recreation

• Ada club olah raga di perusahaan.
• Subsidi dari perusahaan.
• Buat inter department competition.
• Annual picnic (outing) dengan keluarga, per group
  1 bus penuh.
• Tidak mengganggu produksi.
• Biaya dari perusahaan sekian rupiah per karyawan.
• Transport dan penginapan ditanggung perusahaan.

37
Religious Activities

• Mushollah diperusahaan.
• Bentuk pengurus (takmir).
• Kalau mushollah besar jadikan mesjid untuk umum
  sholat Jumat.
• Pengajian atau ceramah agama keliling dirumah
  karyawan (managerial level).
• Perayaan hari besar Islam.
• Sholat ied diperusahaan.
• Qurban Idul Adha untuk masyarakat sekeliling.

38
Community Relations

• Berinteraksi dengan lingkungan RT, RW, Lurah
  dan Kecamatan.
• Urus ijin domisili perusahaan.
• Ijin lokasi.
• Ijin HO.
• Ijin-ijin perusahaan.

39
Training Program

• Training Need Analysis.
• Internal Trainer.
• In-house public training.
• Training Budget.
• Training modules.
• Training evaluation.
• Standard competency.
• Competency based training program.

40
Competency Standard

• Berdasarkan Job Requirement dalam Job
  Description.
• Competencies in
• Technical Skill
• Human Relations Skill
• Conceptual Skill
• Administrative Skill
• Communication Skill
• Computer Skill
• Foreign Language Skill
• Business Skill

41
Semoga Bermanfaat Dalam Perjalanan Karir Anda