La nouvelle gouvernance lHEGP o en sommesnous

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 La nouvelle gouvernance à lHEGPoù en
sommes-nous ? 
Marie-Noëlle GERAIN-BREUZARD DRH Marie-Andrée
LAUTRU Directeur des Affaires Médicales Hôpital
Européen Georges Pompidou
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Sommaire

• Ouverture de lhôpital la V1
• De la V1 à la V2, organisation de la V2
• Pourquoi des pôles NG ?
• Où en sommes nous ?
• La suite nos urgences, les 100 prochains jours

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• HEGP Chiffres clés
• 75O lits
• 5O 5OO hospitalisations
• 235 OOO consultations
• 3 000 personnels non médicaux
• 4OO personnels médicaux en équivalent plein
  temps
• 3 axes médicaux laccueil des urgences, la
  prise en charge des pathologies du cancer, la
  prise en charge des pathologies
  cardio-vasculaires

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• Ouverture de lhôpital la V1

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Les pôles à lHEGP Un peu dhistoire

• Lorganisation des activités en pôles est issue
  du projet médical (1995-96), et du cadre de
  fonctionnement et de structures adopté par le CA,
  avec 3 objectifs
• La prise en charge globale du malade
• La construction dun réseau de soins coordonnés
• Une gestion au plus près du malade

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LES POLES A LHEGP V1

• 4 pôles cliniques
• 1 pôle biologie-médicaments
• Imagerie et anesthésie-réanimation sont des pôles
  mono-service
• Les pôles ont la structure de FGC
• 1 coordonnateur médical élu pour 3 ans
• 1 coordonnateur paramédical à mi-temps
• 1 comité de pilotage
• 1 assemblée du pôle
• 1 bureau de pôle
• EVALUATION prévue avant le renouvellement des
  coordonnateurs audit externe réalisé en 2004

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LES POLES A LHEGP V1

• AUDIT EXTERNE 3 experts (1 AP-HP, 1 France, 1
  étranger)
• Constats
• - la logique du pôle est plus médicale
  quadministrative
• - les pôles ont facilité lapprentissage de
   la vie en commun 
• - lhabitude est prise de travailler au niveau
  du pôle sur certains dossiers classement par
  pôle de la révision des emplois médicaux,
  demandes déquipements lourds, informatique, la
  gestion dune enveloppe  petits équipements 
  par les cadres sup.
• - organisation variable dun pôle à lautre
• Recommandations
• - redécoupage à prévoir
• - aller plus loin dans la délégation de gestion

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• De la V1 à la V2 organisation de la V2

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LES PÔLES A LHEGP V2

• HEGP 1 des 4 sites expérimentateurs de
  lanticipation nouvelle gouvernance
• La mise en place de groupes de travail sur
• Le nouveau découpage
• Les missions du pôle et le mode de désignation de
  lexécutif du pôle
• Le contrat dobjectifs et de moyens
• Le règlement intérieur
• La délégation de gestion
• Un texte fondateur sur la NG adopté par le CCM en
  novembre 2004 puis présenté à toutes les
  instances de lhôpital

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En résumé de la V1 à la V2

• PREMIERE VERSION (2000 - 2004)
• Décision AP-HP dans le cadre Loi 1991 (F.G.C.)
• Délégation de gestion limitée et paramédicaux peu
  impliqués
• Apprentissage de la vie en commun
• Expérience novatrice, originale et évaluée (audit
  externe)

• DEUXIEME VERSION
• Décision ministérielle modification CDSP
• Délégation de gestion et implication de tout le
  personnel
• Anticipation pour 4 hôpitaux AP-HP, dont HEGP

Projet dordonnance basé sur lexpérience de
quelques centres étrangers et français
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Architecture des pôles à lHEGP V2 (validée par
le CA)

• POLE URGENCES-RESEAUX
• POLE CANCEROLOGIE-SPECIALITES
• POLE CARDIO - VASCULAIRE
• POLE BIOLOGIE - MEDICAMENTS
• POLE IMAGERIE - EXPLORATIONS FONCTIONNELLES
• POLE PREVENTION ET READAPTATION
• (Anesthésie, réanimations et surveillance
  continue devront être constituées en pôle dici
  la fin 2005)

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SELECTION DES CANDIDATS RESPONSABLE DE POLES
Un processus de candidature sur le modèle de la
Recherche
Avant Projet


Médecin Porteur de Projet
Contributeurs Projet
Désignation Cadre Administratif Coordonnateur
Paramédical Constitution Instances Pôles
Nomination AP-HP DG Pdt CME Pour 4 ans
Proposition HEGP Dir. Pdt CCM
Comité daudition HEGP Externe
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Un avant-projet porteur de sens, pour lancer le
pôle

• Un projet collectif et mobilisateur
• La démarche de construction est aussi importante
  que le fond
• Une réflexion cohérente et réaliste dans le
  contexte AP-HP
• Plan stratégique AP-HP, décliné GHU
• Service Public
• T2A
• Fondé sur une analyse des forces et faiblesses
• Réaliste et sans complaisance
• À partir dindicateurs factuels
• Un avant-projet complet
• Médical et Recherche/Enseignement
• et aussi Qualité des soins et Prise en charge
  du Patient, Ressources Humaines,
• Avec un volet Management du porteur de projet
• Une vision densemble sans entrer dans les
  détails

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Pourquoi des pôles ?
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Missions des Pôles NG une réponse sur 4 axes

• Optimiser la prise en charge du patient
• Assumer notre vocation dexemplarité
• Développer rapidement notre activité
• Fidéliser les équipes

• Garantir plus de fluidité et dhomogénéité
• Agir sur notre futur pour définir des modes de
  fonctionnement nouveaux
• Développer des filières de prise en charge et
  mettre en place une gestion collective de nos
  moyens
• Faciliter lévolution professionnelle, la
  formation, les projets de recherche, la
  réactivité aux appels doffres

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Une organisation de lhôpital autour des Pôles
Conseil Exécutif HEGP
POLE clinique
Informatique médicale, Santé publique,
Recherche,
POLE clinique
POLE Médico technique
Patient
Service Anesthésie
POLE clinique
POLE Médico technique
Blocs opératoires
POLE clinique
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Les défis dun pôle Clinique

• Optimiser lorientation du patient le bon
  choix
• Optimiser la prise en charge au sein de la
  filière médicale
• Fluidifier lallocation des ressources

Patient
Moyens partageables
Conseil Exécutif Hôpital
Mode dentrée dans le Pôle HDJ, SAU, Cons
Filière de soins
Autres Pôles Cliniques
Filière de soins
Blocs opératoires
Pôles Médico techniques
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Les défis dun pôle Médico Technique

• Assurer la performance technique de ses
  prestations
• Assurer une relation médicale sans couture
  avec chaque pôle clinique

Conseil Exécutif Hôpital
Développer la performance de ses moyens
techniques
Miroir Relation médicale commune
Miroir Relation médicale commune
Pôles Cliniques
Pôles Cliniques
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Les Pôles un bon niveau de décision et de
regroupement

• Une exigence dévolution de plus en plus rapide
  de lhôpital public, qui met sous pression nos
  modes dorganisation actuels
• Patient
• AP-HP
• Tutelles
• Un découpage entre le Monde Administratif et le
  Monde Médical qui conduit à un manque de
  réactivité
• Le Pôle HEGP est un bon niveau de prise de
  décision et de regroupement de moyens synergiques
• Un univers médical cohérent
• Un regroupement significatif de moyens 200 lits
  et 400 personnes environ
• Des espaces de liberté, de développement et
  doptimisation au sein de chaque Pôle

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Le Pôle un management stratégique

• La structure le pôle
• Un projet fédérateur et une stratégie sur 4 ans
• Des moyens
• Des indicateurs de suivi
• Un pilotage associant soignants et gestionnaires
  dans les décisions

• Plusieurs services synergiques et complémentaires
• Partagé entre les équipes, avec la volonté de
  travailler ensemble
• Optimisés, affectés et gérés par le Pôle
• Qui permettent une évaluation régulière de
  lefficience
• Qui permet dajuster en permanence les moyens et
  les activités aux résultats

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Les missions du Pôle Nouvelle Gouvernance
Services rendus au Patient
Motivation et responsabilisation des Equipes
Efficience et gestion collective des moyens
POLE

• Sengage sur un projet
• Médical
• Objectif Activité
• Qualité prise en charge Patient
• Ressources humaines
• Recherche Clinique/Enseignement

Praticien Responsable de Pôle équipe

• Gère et
• arbitre objectif/moyens
• Moyens personnels
• Moyens financiers
• Crédits en investissement
• Lits

Un Contrat dObjectifs et de Moyens (COM) annuel
signé entre le Directeur de lHôpital et le
praticien responsable de pôle
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Les structures de Pilotage du Pôle NG
Comité de Pilotage du Pôle Oriente et conseille
Exécutif du Pole Praticien Responsable de
Pôle Assisté - dun Coordonnateur Paramédical -
dun Cadre Administratif Décide et réalise
Conseil du Pôle Propose et Communique
Conseil Exécutif de lhôpital Assure la
cohérence densemble et arbitre
inter-pôles Valide le COM et le volet budgétaire
annuel Contrôle latteinte des objectifs
Les instances de lhôpital demeurent
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Où en sommes-nous ?
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Dispositif de communication

• juillet 2004
• séminaire cadres supérieurs chefs de service
• novembre 2004
• organisation de tables rondes permettant
  lécoute de 10 des Personnels médicaux et
  non médicaux
• Inscriptions sur la base du volontariat,
  cordonnées par le pôle ouvertes aux représentants
  syndicaux
• février 2005
• séminaire des cadres supérieurs
• avril 2005
• séminaire des responsables de pôle

-
25
Lexécutif

• Nomination de lexécutif
• Les responsables de pôles sont en attente de leur
  nomination par la DG
• Les cadres administratifs et para-médicaux seront
  connus et seront nommés dès que les chefs de pôle
  le seront
• Conseil exécutif
• Composé, mais pas opérationnel
• Maintien du  bureau exécutif  jusquaux
  nominations officielles

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Définition des rôles de lexécutif du pôle

• Chef de pôle
• Vision stratégique, leadership, exécution (signe
  le COM)
• Coordonnateur paramédical
• Organisation des soins et gestion des RH
• Cadre administratif
• aide au pilotage médico-économique et référent
  règlementaire
• Directeur référent coache le chef de pôle

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Le schéma dorganisation des Cadres
Supérieurs et de Proximité
E X E P C O U L T E I F
Responsable du pôle

Coordonnateur paramédical
Coordonnateur administratif
Cadre X
Cadre Y
Cadre
C A S D U R P E E S R I E U
Missions transversales
RH
Soins / Qualité
Logistique
Missions opérationnelles
C P A R D O R X E I S M I T E
SERVICE
SERVICE
SERVICE
SERVICE
SERVICE
SERVICE
SERVICE
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La délégation de gestion

• La démarche APHP
• Un groupe de travail piloté par le Siège a
  identifié les secteurs de délégation de gestion
  et a bâti un socle de la délégation
• Domaines
• Gestion de lactivité et définition des
  structures
• Gestion économique et financière
• Gestion de linvestissement
• Gestion du personnel médical
• Gestion du personnel non médical

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Un modèle de fiche validée
Domaine Gestion du personnel non médical
Fiche V3
PNM 04
Action
Recruter le personnel non médical du pôle
Le pôle
- établit la fiche de poste et la transmet à la
direction de lhôpital - est destinataire de la
liste des candidats présélectionnés par la
direction de lhôpital - reçoit les candidats
présélectionnés - fait son choix parmi ces
candidats (sauf pour le choix du coordonnateur
paramédical du pôle il est nommé par le
directeur de lhôpital sur avis du directeur des
soins et en accord avec le médecin responsable du
pôle)
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La direction de l hôpital
- contrôle la fiche de poste transmise par le
pôle (cf éléments de contrôle interne) et, le cas
échéant, demande au pôle une précision ou une
modification - publie la fiche de poste en
fonction des modalités et de la date de
recrutement arrêtées avec le pôle (cf fiche PNM
03) - reçoit les candidats et effectue une
présélection sur la base de critères objectifs
(diplômes, qualifications, parcours
professionnel,) - transmet au pôle la liste des
candidats quelle a présélectionnés - met en
uvre la procédure de recrutement une fois arrêté
le choix du candidat par le pôle - affecte les
personnels non médicaux recrutés dans les pôles
La structure médicale rattachée à l hôpital
- donne au pôle son avis sur le choix des
personnels non médicaux susceptibles de
travailler dans la structure
Éléments de contrôle interne

• par la direction de lhôpital
• - contrôle des fiches de postes par la
  vérification de 
• la conformité des liaisons hiérarchiques et
  fonctionnelles avec les règles dorganisation
  locales et institutionnelles
• la conformité des tâches avec lemploi et le
  grade
• la conformité du temps de travail avec la
  réglementation

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La délégation de gestion

• La démarche à l HEGP
• La délégation de gestion au Pôle est conditionnée
  par la performance du système dinformation

• Les moyens délégués lits, budget, tableau des
  emplois, budget de formation, de remplacement
• Pilotage médico-économique du pôle à partir des
  conférences budgétaires par pôle (mars)
• Suivi de lactivité
• Prévision des niveaux dactivité et de recettes
• Suivi budgétaire du pôle
• Prévision des niveaux dactivité et de recettes
• Indicateurs
• Turn over, taux dabsentéisme, taux daccidents
  du travail
• coefficient doccupation des lits, DMS, IP..
• Nombre de plaintes, taux dinfections nosocomiales

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Délégation de gestion

• Le tableau de bord synthétique du Pôle
• Situation financière comptable
• Taux dexhaustivité
• DMS et indices de performance
• Recette GHS
• Indicateurs de qualité
• demandes dexamens biologiques
• demandes dexamens dimagerie
• taux dutilisation de la prescription connectée

33
La suite
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Nos urgences

• Articuler la construction du projet
  détablissement (2005-2010) avec la logique de
  pôle
• Redéfinir place et rôle des instances
  (sous-commissions et bureau de la CME)
• Définir place et mode de gestion des structures
  transversales (bloc opératoire)
• Structurer un pôle anesthésie-réanimations
• Finaliser la trame du COM

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Reste à faire dans les 100 jours

• Formaliser le COM de chacun des pôles
• Finaliser le règlement intérieur
• Mettre en place le conseil exécutif
• Former lexécutif du pôle
• Constituer et mettre en place les conseils de
  pôle
• Organiser un forum de lancement des pôles à
  destination de lensemble du personnel