Projet de disposition selon les risques

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Projet de disposition selon les risques

• Présentation au forum GI
• Janvier 2006

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Aperçue

• Contexte
• Occassion
• But du project
• Méthodologie
• Échéancier et couts
• Analyse approfondie
• Résultats clés
• Leçons apprises
• Prochaines étapes

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Contexte

• Grande quantité de renseignements de lheritage
  doumentaire non gérés concernnant les activitiés
  opérationnelles, entreposés dans les ministères
  fédéraux
• Moratoire sur la destruction
• Réorganisations gouvernmentales
• Aucun outil efficace à cet égard
• Défi Créer un processus qui aide les cadres
  intermédiaires et supérieurs à être à laise
  quant à lapprobation pour disposer des documents

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Occasion

• Fonds de mise en oeuvre de la GIG a donné
  loccasion dexaminer des options innovatrices
• Bibliothèque et Archives Canada (BAC) et Santé
  Canada (SC) ont présénté une proposition,
  laquelle a été acceptée, sur lélaboration dune
  méthodologie de disposition en function des
  risques
• Le project sest vu accorder un financement de
  375 k sur 2 ans 250 k la première année et 125
  k la deuxième année

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But du Projet

• Élaborer un processus plus efficace de
  disposition des documents fondé sur une approche
  selon les risques
• Comparer les résultats de l'approche selon les
  risques à ceux de l'approche traditionnelle
• Déterminer la faisabilité de l'utilisation d'une
  approche selon les risques à l'échelle
  gouvernementale

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Méthodologie

• Approche traditionnelle
• Organiser le contenu des dossiers par date et les
  examiner pour déterminer le sujet des documents
• Appliquer le plan de classification aux dossiers
• Confirmer ce qui suit
• il existe une autorisation de disposer des
  documents
• Le délai de conservation a été respecté
• Prendre la décision de disposer du document
• s'il existe une autorisation de disposer des
  documents et que le délai de conservation a été
  respecté, en disposer
• s'il n'existe aucune autorisation de disposer des
  documents ou que le délai de conservation n'a pas
  été respecté, le conserver

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Méthodologie (suite)

• Selon les risques
• Choisir la boîte à évaluer
• Évaluer le contenu de la boîte en fonction des
  critères suivants

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Échéancier et coûts
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Analyse approfondie
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Résultats clés

• Il s'agissait plus d'une validation des
  principes que d'un projet pilote
• L'élaboration d'une nouvelle méthodologie
  nécessitait une approche flexible plutôt que
  l'approche rigide associée aux projets pilotes
• La méthodologie a été raffinée de façon continue
  au fur et à mesure que nous avons mieux compris
  la nature de lhéritage documentaires des
  dossiers des activités opérationnelles

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Résultats clés (suite)

• L'approche selon les risques permet de régler la
  question des dossiers d'activités opérationnelles
• Il n'existe aucune situation sans risque
• L'approche selon les risques doit être appuyée
  par le chef du Ministère/de l'organisation
• Le processus et les décisions doivent être
  documentés de façon responsable et fiable
• L'approche doit s'adapter aux divers profils de
  risque

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Leçons apprises

• Il est important d'informer les principaux
  acteurs et de créer un consensus avant la mise en
  uvre du projet (gestionnaire du projet,
  conseillers juridiques, représentants du
  programme, spécialistes de la disposition au sein
  de votre organisation)
• Les cadres (directeurs et directeurs généraux)
  hésitent à signer pour disposer des documents
  fondés sur l'approche selon les risques (il faut
  donc obtenir le soutien du sous-ministre)

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Leçons apprises (suite)

• La logistique peut être élaborée (demande et
  retour des boîtes, installations, etc.)
• Les installations sont un point clé (espace
  requis pour entreposer et traiter des milliers de
  boîtes)
• Il peut être difficile de recruter du personnel
  pour le projet
• Il ne faut pas sous-estimer la formation et
  l'encadrement nécessaires du personnel
• Un partenariat solide entre BAC et le
  ministère/l'organisme concerné est un élément clé
  du projet

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Prochaines étapes

• Finaliser la méthodologie et les processus au
  sein de BAC et pour d'autres ministères
• Peaufiner la méthodologie du projet pilote
• Obtenir l'approbation gouvernementale et l'appui
  des cadres supérieurs, y compris le
  Bibliothécaire et Archiviste du Canada, le
  Commissaire à l'information et à la protection de
  la vie privée
• Amorcer la disposition de lhéritage documentaire
  des renseignements des activités opérationnelles
  au sein des organismes gouvernementaux