Le Programme Fonctions Support

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Le Programme Fonctions Support

• Evaluation du déploiement par anticipation
• AFPA PAYS DE LA LOIRE

Frédéric GAREM Cédric BOURDIOL
CCE du 22 février 2006
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Sommaire

• Introduction
• Notre mission en Pays de Loire
• Le statut de la restitution du 22/02/06
• Démarche et méthodologie
• Conditions de déroulement de la mission
• Choix des situations analysées
• Où en est-on au 22/02/06 ?
• Ce qui a été fait
• Ce qui reste à faire
• Les problématiques
• Présentation des premiers résultats / hypothèses
  de travail
• Objectifs du déploiement anticipé
• Les parti pris de PFS
• Une différence profonde dapproche PFS / DEGEST
• Nos premiers éléments de résultats
• Perspectives

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Introduction notre mission en Pays de Loire

• Un éclairage des partenaires sociaux sur les
  aspects
• Conditions de déploiement du PFS en Pays de Loire
  principalement sous langle de la conduite de
  projet et du dispositif daccompagnement,
• Impact de ce déploiement sur les conditions de
  travail des salariés,
• Niveau de résolution des difficultés identifiées
  en Picardie,
• Impacts des nouveaux SI (SIRC V2, SIPIL) sur les
  situations des agents.
• La formulation de recommandations utiles au
  traitement des dysfonctionnements observés en
  Pays de Loire et au processus de déploiement
  généralisé de PFS.

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Introduction le statut de la restitution du
22/02/06

• Un point détape sur létat davancement de nos
  travaux
• Une signature de la convention tardive
  (03/02/06),
• Limpossibilité dintervenir en Pays de Loire
  avant le 06/02/06,
• En cours le recueil et lanalyse des documents
  transmis (premiers documents sur PFS Pays de
  Loire transmis le 07/02/06),
• Des interventions terrain en cours de
  réalisation,
• Une étape ultérieure danalyse et de valorisation
  des résultats,
• Une étape ultérieure de présentation des
  conclusions finales et de formalisation des
  recommandations.

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Introduction démarche et méthodologie

• Lanalyse du niveau de résolution des difficultés
  identifiées en Picardie et autres évolutions
  depuis le 16/11/05
• Lanalyse du processus de déploiement retenu en
  Pays de la Loire
• Entretiens avec les acteurs de la conduite de
  projet
• Analyse de données qualitatives
• Le recueil et lanalyse de données portant sur
  les caractéristiques régionales et les effets de
  PFS
• Lanalyse de situations de travail impactées par
  PFS
• Entretiens individuels et collectifs
• Observations ouvertes et systématiques
• Participation (audition libre) à certaines
  réunions (revue de process, CRE)

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Introduction conditions de déroulement de la
mission

• Un très bon accueil de la part des acteurs dans
  les structures régionales/locales,
• Un faible niveau de formalisation du processus de
  déploiement Pays de la Loire (vs expérimentation
  Picardie),
• Des données quantitatives fournies sous forme
  brute (absence de signification des sigles
  utilisés),
• Une notion  dauditeur libre  (revue de
  processus) problématique.
• Une période (vacances) non propice à nos
  déplacements en centres.
• Des conditions serrées pour la réalisation de
  notre point détape (Centre dAngers).

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Introduction choix des situations analysées

• Sur un plan national
• Entretien avec la responsable PFS
• Entretien avec le coach PFS Pays de Loire
• Sur un plan régional
• Entretien avec le DR, pilote de PFS
• Entretien avec le DRA, copilote de PFS
• Entretiens avec les RRH, RRA, CDRG (responsable
  PRG), CSR, CG et secrétaire adjoint du CRE,
• Audition libre de la revue de process (09/02/06),
• Participation au CRE extraordinaire du 13/02/06,
• Entretiens et observations en plate forme
  régionale (process achats, administration des
  ventes et FDD)
• Sur un plan local entretiens et observations
  sur les sites
• CFPA de Saint Herblain CROP
• CFPA dAngers
• CFPA de Saint-Nazaire
• CFPA de Doué-La-Fontaine.

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Introduction choix des situations analysées
(suite)

• En CFPA
• Entretien avec léquipe Direction directeur,
  CDRG, CDRF(s),
• Entretiens et observations avec le personnel
  concerné par les process HA, FDD, ADV (LA, AT,
  responsable commercial, accueil),
• Entretien collectif avec des formateurs,
• Entretien avec le secrétaire du CHSCT,
• Entretien si possible avec le médecin du travail.

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Où en est-on au 22/02/06 ?
22/02/06

• Ce qui est fait
• Entretiens au niveau national
• Entretiens au niveau régional
• Audition libre de la revue de process
• Participation au CRE extraordinaire
• Entretiens et observations en PRG
• Entretiens et observations au niveau local
• CFPA de Saint-Herblain
• CROP
• CFPA dAngers.

• Ce qui reste à faire
• Entretiens et observations au niveau local
• CFPA de Saint-Nazaire
• CFPA de Doué-La Fontaine,
• Analyse des données qualitatives et quantitatives
• Élaboration des conclusions finales et des
  recommandations.

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Où en est-on au 22/02/06 ?

• Les problématiques
• Quel degré de partage des diagnostics AFPA/DEGEST
  ?
• En létat actuel, le déploiement est-il
  envisageable ?
• Problèmes techniques, procéduraux et
  organisationnels identifiés / résolus ?
• Dispositif daccompagnement validé ?

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3. Les premiers résultats / hypothèses de travail
Objectif du déploiement anticipé en Pays de la
Loire

• Première étape du déploiement PFS après
  Expérimentation Picardie
• Plusieurs objectifs
• Mise en place des procédures de déploiement
  (reprises de données)
• Validation du dispositif daccompagnement
  (formations)
• Production dun modèle de déploiement et des
  recommandations pour la généralisation de PFS à
  lensemble des régions

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3. Les premiers résultats / hypothèses de travail
Les partis pris de PFS

• Les processus sont validés suite à
  lexpérimentation Picardie
• Autant que faire ce peut, les agents doivent
   rentrer  dans le processus et  ne pas en
  dévier  (certification des comptes)
• PFS se situe dans un processus damélioration
  permanente les ajustements sont nécessaires
  (procédures, organisations) et ne remettent pas
  en question les principaux choix établis
• Les SI évoluent en parallèle  dans le bon sens 
  (amélioration permanente)

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3. Les premiers résultats / hypothèses de travail
Une différence profonde dapproche PFS / DEGEST

• Approche PFS

PFS
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3. Les premiers résultats / hypothèses de travail
Une différence profonde dapproche PFS / DEGEST

• Approche PFS

Point de vue du Process
PFS
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3. Les premiers résultats / hypothèses de travail
Une différence profonde dapproche PFS / DEGEST

• Approche PFS

Point de vue du Process
 Le process tourne mais suppose des
adaptations 
PFS
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3. Les premiers résultats / hypothèses de travail
Une différence profonde dapproche PFS / DEGEST

• Approche PFS

Mesures dadaptations
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3. Les premiers résultats / hypothèses de travail
Une différence profonde dapproche PFS / DEGEST

• Approche PFS
• Approche DEGEST

Mesures dadaptations
DEGEST
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3. Les premiers résultats / hypothèses de travail
Une différence profonde dapproche PFS / DEGEST

• Approche PFS
• Approche DEGEST

Mesures dadaptations
Point de vue de lactivité
DEGEST
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3. Les premiers résultats / hypothèses de travail
Une différence profonde dapproche PFS / DEGEST

• Approche PFS
• Approche DEGEST

Mesures dadaptations
 Les agents rencontrent des difficultés
(Induites par PFS, Autres) 
Point de vue de lactivité
DEGEST
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3. Les premiers résultats / hypothèses de travail
Une différence profonde dapproche PFS / DEGEST

• Approche PFS
• Approche DEGEST

Mesures dadaptations

• Traitement des dysfonctionnements
• Remise en question doptions PFS,
• Autres

 Les agents rencontrent des difficultés
(Induites par PFS, Autres) 
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3. Les premiers résultats / hypothèses de travail
Une différence profonde dapproche PFS / DEGEST

• Approche PFS
• Approche DEGEST
• On ne peut pas obtenir les mêmes résultats

Mesures dadaptations

• Traitement des dysfonctionnements
• Remise en question doptions PFS,
• Autres

 Les agents rencontrent des difficultés
(Induites par PFS, Autres) 
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3. Les premiers résultats / hypothèses de travail
Nos analyses à ce jour

• Entretiens avec les auteurs du PFS sur les plans
  national et régional
• Les entretiens et observations
• Plateforme régionale de gestion
• Centres AFPA de St Herblain et Angers
• CROP
• La revue de process du 09/02/06

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3. Les premiers résultats Issus du terrain

• Une forte motivation individuelle et collective à
  participer à la mise en place du PFS
• Un sentiment partagé sur la normalité des
  dysfonctionnements rencontrés liés au démarrage
  de toute transformation
• De nombreuses améliorations constatées depuis le
  bilan Picardie mais
• Encore de nombreux points non résolus
  (essentiellement SI)
• Des points qui remontent de moins en moins
  (sentiment de fatalité)

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3. Les premiers résultats Issus du terrain

• Des conditions de travail profondément modifiées
  voire dégradées par la mise en uvre du PFS
• Des organisations non finalisées qui peuvent
  faire obstacle au déroulement quotidien des
  activités dun Centre
• Des activités de travail alourdies par des
  stratégies de contournement du process qui
  cherchent à compenser les limites fonctionnelles
  des nouveaux SI
• Des gênes récurrentes dans le déroulement de
  lactivité des agents dues aux limites techniques
  des SI
• Une lassitude accrue des utilisateurs face à
  leurs difficultés et amplifiée par les limites
  apparentes de la Hot Line
• Une modification profonde des conditions
  dexercice du métier de formateur
• Un bouleversement des habitudes et des repères
  lié à la disparition des magasins

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3. Une typologie de dysfonctionnements Sur le
contenu et les impacts de PFS

• Les Systèmes dInformation
• Des situations  non bloquantes  mais
   gênantes  au regard des exigences de PFS
• Une absence de visibilité quant à la valeur
  ajoutée des nouveaux systèmes (SIPIL, SIRC v2,
  Ulysse v2) et aux modes dutilisation (SIPIL)
• Les procédures non finalisées (Comment fait-on ?)
• Les organisations non finalisées (Qui fait quoi
  ?)
• Les équipements de travail (dispositifs de
  manutention, signalétique)
• Les impacts sur les conditions de travail des
  formateurs (relations avec les fournisseurs,
  respect des budgets)
• Les inconnues quant à la répartition des rôles et
  des responsabilités (critères de choix des
  fournisseurs, élaboration des budgets)

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3. Une typologie de dysfonctionnements Sur le
dispositif de déploiement / accompagnement

• La formation des utilisateurs (contenu et
  quantité)
• Les relations entre région expérimentée et région
  en déploiement
• La constitution des paniers
• Les conditions de recrutement en PRG
• Larticulation entre la politique des achats et
  les relations avec les fournisseurs
• Lorganisation des flux matières duvre en
  Centre

• La Hot Line Visibilité sur le degré de
  résolution des dysfonctionnements signalés
• Les mesures daccompagnement du PFS (exemple du
  CROP)
• Le management (traitement des cas particuliers)
• Le dialogue social (exemples du CRE et des CHSCT)

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3. Des sentiments généraux issus du terrain

•  On subit plus le déploiement quon ne bénéficie
  de ses vertus 
•  On ne voit pas les intérêts de
  lexpérimentation picarde 
•  Au regard de la complexité du dossier PFS
  léchéancier de déploiement paraît plus que
  serré 
•  On a des doutes sur les réelles économies au
  niveau des achats 
• Un glissement dans la temporalité de PFS
•  On ne déploie pas, on expérimente 

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3. La Revue de Process du 09/02/06

• Des conditions de déroulement difficiles temps
  imparti vs étendue des sujets abordés, rythme,
  nombre et diversité dinterlocuteurs
• Une absence de visibilité quant aux choix des
  participants
• Une vision parcellaire des problématiques
  collectives
• De nombreux points qui touchent moins le contenu
  des process que leur articulation entre eux
• Beaucoup de points de dysfonctionnements ayant
  trait aux SI (Qui doit sadapter à qui ?)

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3. La Revue de Process du 09/02/06 (suite)

• Une confrontation entre  logique dutilisation 
  et  logique produit 
• Des dilemmes entre choix PFS et choix régionaux
  (cas du workflow)
• Des réponses  rapides  à des problèmes
  complexes (exemple de la pression sur les
  fournisseurs et de la solution technique)
• Une autocensure exprimée a posteriori par
  certains des participants devant limportance
  accordée à la réunion

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4. Perspectives

• La poursuite de nos analyses en Centres ainsi que
  le recueil et lanalyse de documents
• La finalisation de nos conclusions et
  recommandations définitives
• Les conditions de validation du pré déploiement
  du PFS en Pays de la Loire
• Les conditions de généralisation aux autres
  régions
• La poursuite de notre mission dans le cadre de la
  généralisation