Sin ttulo de diapositiva

1
PROYECTO DE MODERNIZACIÓN DE SECRETARÍAS DE
EDUCACIÓN Encuentro de Gerentes de
Modernización y Líderes de Sistemas de
Información Zona 2 Bogotá, 17, 18 y 19 de
mayo de 2006
2
Objetivos

• Preparar a los Gerentes y Líderes de sistemas de
  información para gestionar las diferentes
  dimensiones del proyecto para dinamizar la
  modernización de las Secretarías de Educación.

• Presentar el marco general del proyecto de
  modernización, sus
• dimensiones y programación para el 2006.
• Aclarar el papel, compromisos sobre el logro de
  los resultados
• e interacción de las diferentes instancias del
  proyecto.
• Trabajar en la apropiación temática del proyecto
  por parte de los
• gerentes de proyecto y Líderes de sistemas de
  información.
• Identificar los riesgos para la implantación del
  proyecto en las
• Secretarías de Educación y plantear acciones
  de mitigación.
• Fortalecer la concepción de equipo de trabajo
  entre Gerentes de
• proyecto y Líderes de sistemas de Información.

3
Agenda
Miércoles 17 de mayo
4
Agenda
Jueves 18 de mayo
5
Agenda
Viernes 19 de mayo
6
Pautas de trabajo

• Disposición
• Participación
• Puntualidad
• Celulares apagados

7
Eficiencia del sector Educativo
Calidad y Cobertura
Programas Orientados a asegurar la calidad de las
inversiones, mejorar la eficiencia y la
transparencia sectorial.

• Modernización institucional del Ministerio de
  Educación Nacional.
• Desarrollo e implantación del sistema de
  información del sector educativo.
• Concertación de los planes de gestión y desempeño
  con las instituciones de educación superior.
• Modernización de las entidades departamentales y
  municipales.

• Debilidades del Sector

8
Modernización de las Secretarías

• Ayudar a consolidar los procesos de
  reorganización y fortalecimiento de las
  secretarías, para que amplíen su capacidad de
  apoyo a las instituciones educativas a su cargo y
  logren cumplir las metas fijadas por los tres
  ejes de la revolución educativa.

No es solo cumplir Es cumplir de la mejor manera
y optimizando los recursos disponibles
9
Metas

• Lograr la modernización de 65 Secretarías de
  Educación, con apoyo técnico y financiero
• 28 secretarías departamentales.
• 31 secretarías de municipios certificados.
• 4 secretarías de municipios no certificados.
• 2 secretarías distritales.

10
Componentes
ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS
GENTE Y CULTURA
PROCESOS -Productos y Servicios-
SECRETARÍA EFICIENTE
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ESTRUCTURA
11
Proyectos
Sistemas Información y Tecnología
Procesos
Actividades de Gestión
Estructura
Gente y Cultura

• Diagnóstico, diseño e implementación de procesos
  Zona 1
• Cartagena
• 35 Secretarías
• No Certificados

Tipificación de estructuras

• Sistemas de información
• Matrículas
• Financiero
• Recursos Humanos
• Calidad Educativa
• Atención al ciudadano
• Datacenter

• Programas
• Página web
• Encuentros Gerentes
• Chats Foros
• Correo Electrónico
• Operación padrino
• Habilidades gerenciales
• Conversatorios
• Guías de proyecto

Actualización Información de contacto
Revisión estructura por Secretaría
Movilización y Seguimiento proyectos

• Diagnóstico, diseño e implementación de procesos
  Zona 2
• Chocó
• Región 1
• Región 2
• Región 3

Convenio
Interventorías
Informe de Gestión
Capacitación en ofimática
Interventorías
Actividades Complementarias
Actividades Complementarias
Equipos
Organización Hojas de Vida
Licenciamiento Suite
Conectividad
Depuración de nómina
Licenciamiento Antivirus
12
Procesos
13
Cadena de Valor
ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS
MACROPROCESOS DIRECCIONAMIENTO
A. Gestión estratégica de la secretaria de
educación
B. Gestión de Programas y Proyectos
D. Gestión de la calidad del Servicio educativo
C. Gestión de la Cobertura del Servicio
Educativo
E. Atención al usuario
MACROPROCESOS MISIONALES
Gestión de la inspección y vigilancia de
establecimientos educativos
Gestión de la información
MACROPROCESOS DE APOYO
Gestión de recursos humanos
Gestión Administrativa de bienes y servicios
Gestión financiera
Control Interno
Gestión de tecnología Informática
Asuntos legales y públicos
Administración del Sistema de Gestión de Calidad
14
Concentración en lo estratégico
MACROPROCESOS DIRECCIONAMIENTO
ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS
A. Gestión estratégica de la secretaria de
educación
MACROPROCESOS MISIONALES
B. Gestión de Programas y Proyectos
D. Gestión de la calidad del Servicio educativo
C. Gestión de la Cobertura del Servicio
Educativo
E. Atención al usuario
MACROPROCESOS DE APOYO
Gestión de la inspección y vigilancia
Gestión de la información
Gestión de recursos humanos
Gestión Administrativa de bienes y servicios
Gestión financiera
Control Interno
Gestión de tecnología Informática
Asuntos legales y públicos
Administración del Sistema de Gestión de Calidad
15
Mejoramiento procesos Zona 2 - Estrategia
Sistemas de información
16
Mejoramiento procesos Zona 2 - Estrategia
Calidad Educativa
Servicio al ciudadano
Recursos Humanos
Gestión Financiera
Cobertura
Estructura
Gestión Proyecto
17
Mejoramiento procesos Zona 2 - Estrategia
Objetivo Diseñar una cultura enfocada hacia
el trabajo por procesos y el mejoramiento
continuo e implementar prácticas que promuevan el
desarrollo de la cultura, para un grupo de
Secretarías de Educación participantes en el
proyecto de modernización Componente Procesos.
Etapas y duración
Secretarías participantes En total está dirigido
a 22 Secretarías de Educación distribuidas en
tres regiones
18
Mejoramiento procesos Zona 2 - Grupos
Boyacá 4
Tolima 4
Caquetá 1
Región 3
Girardot 1
Florencia 1
Meta 2
Convenciones El número inferior indica la
tipología de la Secretaría específicamente para
el componente de procesos Zona 2
19
Gente y Cultura
20

Gente y Cultura
21
Estrategias
22
Estrategias
www.modernizacionsecretarias.gov.co

• Publicación de experiencias exitosas de las
  diferentes Secretarías de Educación
• Publicación de información y documento necesarios
  para la gestión del proyecto
• Indicadores de Gestión
• Publicación de artículos sobre temas de interés
  para las Secretarías
• Realización de Chats y foros especializados

23
Estrategias
Encuentros con funcionarios del Proyecto de
Modernización Promover la apropiación y liderazgo
de la Secretaría en su transformación y para
garantizar un avance adecuado del proyecto y
mejorar las posibilidades de permanencia de la
dinámica de cambio en las Secretarías de
Educación. Capacitación en Ofimática Mejorar las
competencias de los funcionarios en el uso de
herramientas de ofimática y los programas
licenciados en el componente de Sistemas de
información. En el 2006 se completará un grupo de
63 Secretarías de Educación con 1.316
funcionarios capacitados a través de 4.500 horas.
Operación padrino Fortalecer el contacto de las
Secretarías con el equipo de proyecto de
modernización del MEN, para mejorar la gestión de
proyectos.
24
Estrategias

• Plan de Reconocimiento a la Gestión
• Promover el logro de las metas propuestas para la
  modernización de las Secretarías de Educación y
  reconocer el compromiso y dedicación de los
  implicados en la ejecución y logros del proyecto
  de modernización.
• Plan de Reconocimiento a la Gestión Gerentes de
  Modernización Zona 1
• Plan de Reconocimiento Implantación del SIMAT
• Reconocimiento a la Secretaría de Educación de
  Itagüí - SIMAT
• Plan de Reconocimiento Líderes de Sistemas de
  Información

25
Estrategias

• Durante el 2006
• Posicionar el uso de la página web del proyecto
  de modernización como herramienta de gestión
• Posicionar el uso de correos electrónicos y
  Outlook para mejorar la eficiencia de la
  comunicación
• Desarrollar los planes de reconocimiento a la
  gestión
• Desarrollar programas para el desarrollo de
  habilidades gerenciales
• Guías de gestión

26
Gestión de la transformación
27
Instancias de movilización del proyecto
28
Comités de trabajo en una Secretaría
29
El rol del Gerente del proyecto de Modernización

• El Gerente del proyecto de modernización tiene
  como propósito fundamental administrar la
  ejecución de todas las dimensiones del Proyecto
  de Modernización en la Secretaría de Educación,
  de manera que las actividades que se desarrollen
  tiendan a garantizar la implementación y
  apropiación de los nuevos modelos dentro de una
  dinámica de mejoramiento continuo.
• Administrar el proyecto se refiere a ejercer un
  liderazgo activo en las actividades estratégicas
  y operativas del proyecto en las etapas de
  planeación, ejecución, seguimiento y
  retroalimentación.
• El gerente del proyecto deberá asumir un rol como
  gestor diferente para cada caso, dado que el
  Proyecto de Modernización se conforma a partir
  del desarrollo de diferentes proyectos inscritos
  en cada una de las dimensiones o actividades
  complementarias, y que cada uno de estos
  proyectos tiene alcances distintos, que a su vez,
  la ejecución en cada Secretaría depende de las
  necesidades expresadas en los diagnósticos.

30
El rol del Gerente del proyecto de Modernización

• Es un funcionario de planta de la Secretaría de
  Educación que debe estar dedicado de tiempo
  completo al proyecto.
• Constituye un vínculo esencial entre la
  Secretaría y el equipo de trabajo del Proyecto de
  Modernización de Secretarías de Educación del
  Ministerio de Educación Nacional.
• El gerente es un par, un interlocutor con
  conocimiento del sector educativo, de la
  organización y cultura de la Secretaría de
  Educación. En esta dirección, el gerente debe ser
  visto como un experto que aporta su experiencia
  en el sector y que se apropiará de las
  metodologías de mejoramiento propuestas en el
  Proyecto.
• El gerente es un recurso valioso y costoso que
  asigna la Secretaría para el proyecto, es
  responsabilidad del Secretario de Educación, de
  la Secretaría y del mismo Gerente del Proyecto de
  Modernización generar el mayor valor de la labor
  que desempeña.
• Dentro de la estructura del proyecto, el Gerente
  le debe reportar al Secretario de Educación
  quien es el director del Proyecto en la
  Secretaría- y mantener comunicación con el
  padrino asignado en el equipo de modernización
  del Ministerio.

31
Retos para la transformación

• Implementación de la estructura
• Retos
• Socialización e interpretación de la estructura
• Articulación de la estructura con el Ente
  Territorial
• Apropiación de la nueva estructura, funciones y
  perfiles de cargos
• Implementación de los procesos
• Retos
• Participación de los servidores de la Secretarías
  de Educación y del Ente Territorial en el diseño
  detallado y validación de procesos
• Dedicación de tiempo y participación activa de
  los funcionarios de la Secretarías de Educación y
  del Ente Territorial en la implantación de los
  procesos
• Implementación de gente y cultura
• Retos
• Comprensión de la articulación de la cultura para
  el logro de los objetivos de la Secretaría
• Construcción de la cultura en el día a día
• Implementación de los sistemas de información
• Retos
• Actualización de la infraestructura disponible en
  la Secretaría (servidores, equipos,
  licenciamiento de sistemas operativos y bases de
  datos, redes, corriente interna)

32
Riesgos del Proyecto

• Dedicación de los facilitadores al proyecto

• Dedicación de los Gerentes al proyecto

• Tipo de vinculación de los Gerentes y los
• facilitadores

• Continuidad del Gerente y los facilitadores en la
  
• Secretaría

33
Sistemas de información
34
Componentes
Corresponde a la información que requiere y
genera la Secretaría para cumplir con sus
objetivos además de los equipos de cómputo y
comunicaciones, los procedimientos de seguridad y
contingencia y el software utilizado para
ejecutar los procesos.
35
Objetivos Específicos

• SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA
• Proveer a las SEDs de herramientas conceptuales
  y tecnológicas para la construcción de
  organizaciones basadas en la información.
• Proveer a las SEDs la infraestructura básica en
  herramientas de cómputo y conectividad.
• Con base en el análisis de procesos determinar
  los puntos estratégicos donde la automatización
  de procesos agregue valor. En estos puntos,
  implementar herramientas de software y hardware.

36
Objetivos Específicos
Sistema de Información
Software Hardware capacitación
SED Basada en la información
Procesos
Secretaría Basada en la información

Conectividad DataCenter
Sistema de Información
Software Hardware capacitación
SED Basada en la información
Procesos
37
Propuesta Estratégica

• Se plantea una estrategia a largo plazo e
  integrada con los diferentes componentes del
  Proyecto de Modernización.
• Asegurar sostenibilidad, mantenibilidad y
  administración de la plataforma tecnológica a
  costos razonables.
• Definir para las Secretarías, a nivel general y
  particular, el entorno informático y tecnológico
  necesario para apoyar adecuadamente las
  funciones, metas y objetivos misionales, que
  establezca el proceso de Reingeniería.
• Definir la articulación de las Secretarías con su
  entorno.
• Considerar una estrategia integral que permita
  gestionar, ofrecer y suministrar en forma
  eficiente y segura, los servicios y productos que
  desarrollan las Secretarías de Educación y el
  MEN, para tratamiento propio así como información
  relevante y de interés del Sector Educativo.

38
Beneficios

• Dan soporte a los principales procesos misionales
  y de apoyo de la secretaría
• Están desarrollados acorde con los procedimientos
  establecidos
• Son adaptables, escalables y de fácil
  actualización.
• La secretaría no necesita hacer grandes
  inversiones en TICs.
• Hardware, Software, Licenciamiento y
  Comunicaciones.
• El soporte técnico se hace en forma especializada
  y centralizada
• Se crea un estándar para la administración de la
  información.
• Facilitan el soporte a la toma de decisiones
• Mejoran la eficiencia de la secretaría.
• Mejoran la interrelación secretaría - comunidad
  educativa

39
Sistemas de Información y Tecnología

• El diseño de sistemas de información incluye
  sistemas de gestión de información que cubren los
  procesos que por su complejidad y relevancia para
  la Secretaría de Educación, generan trascendencia
  en la implantación y mejoramiento de los mismos.
• Los sistemas de gestión de información que apoyan
  procesos misionales son
• Gestión Estratégica
• Gestión de Calidad del Servicio Educativo
• Gestión de Atención al Ciudadano
• Gestión de Cobertura del Servicio Educativo
• Gestión de Programas y Proyectos
• Contempla sistemas de gestión de información que
  apoyan procesos de soporte
• Gestión Administrativa
• Gestión Financiera
• Gestión de RRHH y Nómina
• El diseño está fundamentado en Premisas y
  Políticas Tecnológicas.

• Gestión Documental
• Gestión de Calidad
• Gestión de Control Interno

40
Esquema de Integración
41
Data Center
La información es de la SED
DATA CENTER
Portal
Seguridad
Servidor WEB
Servidor de Aplicaciones
Servidor de Bases de Datos
SED Cali
SED Cali
Matriculas
RRHH
SED Guainía
SAC
. . .
SED Sahagún
Financiero
SED Sahagún
SED Guainía
42
Data Center
Acceso por medio de un Portal
Portal del Sistema Educativo
Servicios de Directorio
Integración
Gestión Estratégica Gestión y Control
Financiero
Sistemas Legados Secretarías y Entes Externos
Sistemas Secretarías
Gestión de Talento Humano Gestión de
cobertura Gestión de calidad del
servicio Gestión de atención al ciudadano
Bases de datos relacionales y datamarts
43
Cronograma.
Datacenter y conectividad Secretarías de
Educación.
Mayo-Junio
Julio 2006 Enero 2008
Feb 2008
Mes 1-2
Mes 3 al 20
Mes 21

• ACTIVIDADES
• Aprovisionamiento
• Instalación
• Equipos Datacenter
• Conectividad SE
• Configuración
• Puesta en marcha
• Tunning

• ACTIVIDADES
• Operación de los servicios
• Conectividad
• Correo electrónico
• Navegación
• Aplicaciones SIMAT- RR_HH SGCF - CALIDAD

ACTIVIDADES Cierre de contrato
Capacitación
Las secretarías deben hacer acondicionamientos o
mejoramiento (eléctricos físicos red LAN)
44
Cronograma.
Sistema de Información de Gestión y Control
Financiero.
Plan Alcance
Diseño
Desarrollo
Pruebas
Implantación
Soporte
Mes 1-2
Mes 3 al 10
Mes 11 - 13
Piloto para 10 Secretarias

• Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS)
• Carga de datos
• Capacitación técnica y funcional

45
Cronograma.
Sistema de Información de Recursos Humanos
Planeación
Parametrización
Desarrollo
Instalación configuración
Migración
Producción
Capacitación
Soporte
Documentación
Mes 1
Mes 2 al 4
Mes 7 - 16
Mes 4 al 7
El cronograma se ajustará considerando la entrada
en producción del Modulo de Nómina en las 15
secretarías que tienen actualmente el Software en
arriendo.
46
Etapas.
Sistema de Información de Calidad del Sector
Educativo
Cierre Evaluación
Ajuste al Diseño
Adjudicación Contratación
Inicio de Proyecto
Desarrollo
Producción
Mayo
Junio
Julio
Mes 1 - 18
El cronograma se ajustará considerando la fecha
de cierre de contratación con la firma
seleccionada.
47
MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL
República de Colombia