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" LAS CLAVES DE LA EFICIENCIA OPERATIVA Y EL
SERVICIO A LOS CLIENTES"  "Como identificar los
Costos Ocultos y Generar Acciones de Mejora
Junio 2007
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Disparadores - Preguntas

• Tienen alguna metodología que apliquen en forma
  sistemática para identificar los costos
  ocultos o ineficiencia?
• Los cuantifican ?
• Manejan indicadores ?
• Cuales son los relevantes ?

• Las comunicaciones entre las áreas de la empresa
  juegan a favor de la eliminación de
  las ineficiencias en forma importante o marginal
  ? Coordinan entre áreas ? Se tiene
  una visión integral ?
• Como recomienda enfocar una política de ataque a
  los costos ocultos o ineficiencias ? Que
  experiencia de éxito puede comentar ?

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Desarrollo y Metodología

• - Definir
• Alcance del proceso o cadena Logística.
• Mapeo Macro Proceso.
• Objetivos y Responsabilidades.
• Informacion del Negocio

• - Principales Variables
• Procesos.
• Costos Gastos.
• Servicio. Foco en el Cliente.
• Tiempos.
• Recursos.

• - Indicadores
• Como utilizarlos.
• Datos Básicos para Control.
• Nivel de Servicio.

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Agenda y Metodología
Desarrollo y Metodología

• - Modelo Utilizado
• Integración de equipo.
• Comunicación.
• Resultados Comunes.

• - Recomendaciones
• Experiencias.Casos.
• Resumen Sugerencias.

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Alcance e información
Datos Anuales, proyecto o Presupuesto Productos
Cantidades - Valores F.O.B. Tiempos Días
por procesoTransporte Marítimo - Terrestre
Fletes Costos. Gastos Operativos
Fabrica - Proveedor Ubicación -
Distancias Deposito destino m2 - m3.
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Metodología
Cuales son las Reglas de Juego
Quienes intervenimos? Que espera y necesita
el Cliente? ( Interno y Final) Que debemos
hacer ? Como nos comunicamos y con quien ? De
que negocio estamos hablando ? Como evaluamos
resultados?
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Análisis de una Cadena de Suministro
Conocer y entender la importacia de cada etapa
del proceso.
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Análisis de una Cadena de Suministro
Foco en el Proceso y No en las Actividades
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Análisis de una Cadena de Suministro
Foco en el Proceso y No en las Actividades
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Compartiendo Información
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Compartiendo Información
C. I. F.
Transporte Marítimo - Puerto - Aduana
Contrato Empresa Naviera Frecuencia - Booking
Barcos Verificación Contenedores Contenedores /
Unidades x Viaje Lay Out Carga Documentación
Requerida
Procesos
Cash Flow Flete Marítimo Gastos Puerto /
Importación Honorarios Despachante Terminales
Portuarias Impuestos / Tasas aduaneras Canales Gas
tos Comunicación
Costos Gastos
Recursos
Personal Importac. Despachante Sistema Licencias
Vigentes Forwarder
Flete por Producto Devolución de
Contenedores Fondos en Sistema María Días
Forzoso Licencias Vigentes
Indicadores
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Compartiendo Información
PRECIO LANDED
Deposito de Productos de la Empresa
Ingreso Almacenamiento Control de
Inventario Picking Salidas - Despacho Preparación
de Entregas
Procesos
Inventario Averías - Obsoletos -
Discontinuos Devoluciones - Diferencias Mano de
Obra. Autoelevadores-Baterías-Cargadores Pallets
- Zorras Espacio M2 / M3
Costos Gastos
Recursos
Personal Operativo Sistema Impresoras Lectoras
R.F. Equipos Mov. Etiquetas
Tiempos Descarga - Preparación de pedidos -
Carga Días y Costo de Inventario - Rotación
Averías - Daños Utilización Mano de obra -
Autoelevadores
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Compartiendo Información
PRECIO VENTA
Distribución de Productos a Clientes
Pedido - Asignación Disponibilidad Preparación de
Transporte Zonas de Distribución M3 por Categoría
de Camión Horarios y Turnos Entrega a Expresos
Procesos
Costo de Flete Utilización M3 disponibles Devoluc
iones - Errores - Causas Pedidos Urgentes,
Incompletos Demoras en liberación de Camiones
Costos Gastos
Recursos
Coordinadoras de turnos entrega Personal
Operativo Sistema Impresoras Lectoras
R.F. Camiones
Unidades / M3 entregadas x Mes x Día x
Vehículo Costo Real vs presupuestado Horas
utilización de Puertas Nivel de Servicio Tiempo
de entrega Por Cliente , por transportista por
preparador
Indicadores
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C.I.F.
LANDED
F.O.B
VENTA
Ex Works
Producto
Deposito Fabril
FABRICA
Puerto Exp.
Puerto Imp.
Deposito P.T.
Retailer
Pedido -Asignación Disponibilidad Preparación de
Transporte Zonas de Distribución M3 por Categoría
de Camión Horarios y Turnos Entrega a Expresos
Programación de ordenes Capacidad líneas de
Producción Sistema Información y
seguimiento Confirmación de ordenes Stock en
proceso y seguridad Control de Calidad Normas
Destino
Ingreso Almacenamiento Control de
Inventario Picking Salidas - Despacho Preparación
de Entregas
Contrato Empresa Naviera Frecuencia - Booking
Barcos Verificación Contenedores Contenedores /
Unidades x Viaje Lay Out Carga Documentación
Requerida
Cash Flow Flete Marítimo Gastos Puerto /
Importación Honorarios Despachante Terminales
Portuarias Impuestos / Tasas aduaneras Canales Gas
tos Comunicación
Transferencia de M.P a P.T. Rechazos -
Scrap Producción no solicitada Producción
incompleta Control Inventario
Inventario Averías - Obsoletos -
Discontinuos Devoluciones - Diferencias Mano de
Obra. Autoelevadores-Baterías-Cargadores Pallets-
Zorras Espacio M2 / M3
Costo de Flete Utilización M3 disponibles Devoluc
iones - Errores -Causas Pedidos Urgentes,
Incompletos Demoras en liberación de Camiones
Coordinadoras de turnos entrega Personal
Operativo Sistema Impresoras Lectoras
R.F. Camiones
Fecha de Producción Planificada vs Real Días de
Inventario Ordenes No Liberadas Valor del Stock
de P.T.
Tiempos Descarga - Preparación de pedidos -
Carga Días y Costo de Inventario - Rotación
Averías - Daños Utilización Mano de obra -
Autoelevadores
Flete por Producto Devolución de
Contenedores Fondos en Sistema María Días
Forzoso Licencias Vigentes
Personal Importac. Despachante Sistema Licencias
Vigentes Forwarder
Personal Operativo Sistema Impresoras Lectoras
R.F. Equipos Mov. Etiquetas
Personal Importac. Despachante Sistema Licencias
Vigentes Forwarder
Unidades / M3 entregadas x Mes x Día x
Vehículo Costo Real vs presupuestado Horas
utilización de Puertas Nivel de Servicio Tiempo
de entrega Por Cliente , por transportista por
preparador
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Disparadores - Preguntas

• Las comunicaciones entre las áreas de la empresa
  juegan a favor de la eliminación de las
  ineficiencias en forma importante o marginal ?
  Coordinan entre áreas ? Se
  tiene una visión integral ?

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Coordinación LOGISTICA
Somos un equipo con un objetivo comun. Es clave
la comunicación e informacion
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Disparadores - Preguntas

• Como recomienda enfocar una política de ataque
  a los costos ocultos o ineficiencias ?

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Eficiencia Operativa -Recomendaciones

• Cuando conocemos en detalle nuestros
  procesos, tenemos datos, podemos medir, tener
  indicadores, y asi encontrar desvios con lo
  presupuestado.

• La variable TIEMPO, implica generalmente
  dinero, ya sea un costo o un gasto.

• Todos precisamos tiempo para realizar nuestro
  proceso, cuando se acorta o se extiende puede
  modificar la expectativa de nuestro cliente
  y crear ineficiencias.

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Eficiencia Operativa -Recomendaciones

• Si algo se modifica o varia en el proceso
  conocido, sin duda implica un CAMBIO, que
  afecta a uno o varios procesos que estan
  vinculados.

• Un CAMBIO, somos también las personas.

• Aquello que medimos, podemos mejorar o
  corregir.

• Si sabemos comunicarlo en la forma apropiada y
  en el momento oportuno, podremos actuar,
  pudiendo evitar, corregir y descubrir
  posibles costos ocultos o ineficiencias.

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Eficiencia Operativa

• Una visión integral, nos permite
• Análisis de metas y objetivos comunes.
• Buscar una base de datos actualizada.
• Compartir Reglas de Juego.
• Detalle de costos y gastos en cada etapa.
• Comparar Real vs. Presupuestado y analizar
  desvíos.
• Establecer indicadores
• Definición
• Formula de calculo
• Responsable
• Recursos/ Sistema
• Frecuencia

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Disparadores - Preguntas

• Que experiencia de éxito puede comentar ?

• Objetivo individual . Modifica Programa
  Producción.
• Cambio de Precio - Canales Rojo Morado.
• Licencias - Documentación - Interpretaciones.

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Compartiendo una experiencia
Deposito Distribución Capacidad Operativa Espacio
- Recursos
Transito - Puerto- Aduana Capacidad de
Transporte Frecuencia Barcos
Fabrica Capacidad Produc. Programac. Semanal
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Objetivo individual . Modifica Programa
Producción.
Modifica el programa de Producción concentrando
todos los modelos en los primeros días del mes,
se embarca Contenedores por sku.

• Mayor Cantidad de Contenedores en los
  primeros barcos.
• Booking Contenedores.
• Traslado de Vacíos.
• Acuerdos con Naviera.

• Carga trabajo descompensada.
• Horas Extras.
• Falta espacio.
• Bocas Descarga.
• Viajes a Retail.
• Camiones sin descargar.

• Genera Stock.

• Ocupa línea producción.

• Cash Flow.

• Días Forzoso.
• Oficializacion Despachos
• Camiones retirar Cont.
• Procesar documentación.
• 2do Movimiento.

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Ineficiencias - Costos ocultos
Sobre cuales podemos accionar?

• Pedidos incompletos.
• Codigo equivocado.
• Documentos demorados o errores.
• Contenedores no en condiciones. (daños
  -precintos -mal cargados)

• Manteniento preventivo Equipos.
• Errores en procesamiento datos.
• No comunicar problemas.
• No tener Indicadores.
• Ausentismo - Accidentes.

• Caída de Sistema.
• Picos y Valles.
• Fallas de coordinación Retail.
• Entregas con errores.
• Flete Falso.

• Cambios Schedule de Barcos.
• Huelgas . Manifestaciones .Piquetes.
• Turnos en Terminales.
• Proceso Aduanero . Verificacion Canales.

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Resumen - Sugerencias

• Costos y Gastos Presupuesto vs Real.
• Comunicación Objetivos, Procesos y
  Cambios.
• Proceso Integral, luego Actividades.
• Base de Datos Actualizada.
• Indicadores Control y Seguimiento.
• Reglas de Juego Conocidas y compartidas por
  todos.

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Muchas Gracias