Sin ttulo de diapositiva

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Organización.
1.-Aspectos Generales.
El término organización implica una estructura
intencional y formalizada de papeles o puestos.
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Organizar es agrupar actividades necesarias para
alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo
un administrador con la autoridad necesaria para
supervisarlo y coordinar en sentido horizontal y
vertical toda la estructura de la empresa.
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Según Ernest Dale la Organización como proceso
consiste en
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1)Hacer una lista del trabajo que necesita
realizarse para alcanzar los objetivos de la
organización.
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2)Dividir todo el trabajo en actividades que
puedan desempeñar lógica y cómodamente individuos
o grupos. A esto nos referimos como División del
Trabajo.
3)Combinar las actividades de manera lógica y
eficiente. Al hecho de agrupar empleados y
actividades lo llamamos, Departamentalización.
4)Establecer mecanismos para la Coordinación.
Esta integración de los esfuerzos individuales,
de grupo y de departamento, facilita el logro de
los objetivos.
5)Controlar la efectividad de las estructuras
organizacionales y ajustarlas a las necesidades.
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2.-Organización Formal e Informal
2.1-Organización Formal
Es la estructura intencional de papeles de una
empresa formalmente organizada.
La organización formal debe ser flexible. En las
organizaciones debe darse cabida a la
discrecionalidad para aprovechar los talentos
creativos y reconocer las preferencias y
capacidades individuales.
2.2-Organización Informal Chester Bernard,
considera como organización informal cualquier
actividad personal conjunta sin un propósito
colectivo consciente, aunque contribuya a
resultados colectivos.
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Keith Davis la describió como una red de
relaciones personales y sociales no establecidas
ni requeridas por la organización formal pero que
se producen espontáneamente a medida que las
personas se asocian entre sí. Las
organizaciones informales satisfacen necesidades
humanas en una forma en que no lo hacen las
organizaciones formales. Cuáles necesidades?
-Perpetuar la Cultura del Grupo.
-Necesidad de Información.
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Organización Formal e Informal.
Organización Formal
Presidente
Vice-Presidentes
Gte. de División
Gte. de Deptos.
Organización informal Concurrentes asiduos al
café matutino.
Organización informal Equipo de Boliche
Organización informal Grupo de ajedrez
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3.-División Organizacional El Departamento.
Un aspecto de la organización es el
establecimiento de departamentos. La palabra
departamento indica un área, división o sucursal
definida de una organización sobre la que un
administrador tiene autoridad para el desempeño
de actividades específicas. EJ División de
producción, la sucursal de costa oeste, la
sección de investigación de mercados, etc.
4.-Niveles Organizacionales y Tramo de
Administración Los niveles organizacionales
existen porque hay un límite al número de
personas que un administrador puede supervisar
con eficacia, este límite varía según diversas
situaciones. Un tramo amplio de administración se
asocia con pocos niveles organizacionales, uno
estrecho, con muchos niveles.

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4.1-Organización con Tramos Estrechos.
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Ventajas -Control Estricto -Comunicación rápida
entre subordinados y superiores.
Desventajas -Los superiores tienden a intervenir
demasiado en el trabajo de los subordinados. -Much
os niveles de administración. -Altos costos
debido a numerosos niveles. -Distancia excesiva
entre el nivel inferior y el superior.
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4.2-Organización con Tramos Amplios
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Ventajas -Los superiores están obligados a
delegar. -Se deben establecer políticas
claras. -Se debe seleccionar con cuidado a los
subordinados.
Desventajas -Tendencia a que los superiores con
exceso de trabajo de conviertan en cuellos de
botella para la toma de decisiones. -Peligro de
que los superiores pierdan control. -Se requieren
administradores de una calidad excepcional.
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5.-Factores que determinan un tramo eficaz.
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Capacitación de los subordinados Mientras mejor
sea la capacitación de los subordinados, menor
será el número de contactos superior-subordinado
necesarios. Los subordinados bien capacitados no
sólo requieren menos tiempo de sus jefes sino
también menos contacto con ellos.
Claridad de la delegación de autoridad Si un
administrador delega claramente la autoridad para
emprender una tarea bien definida, un subordinado
bien capacitado puede hacerla con un mínimo de
tiempo y atención por parte del superior.
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Claridad de los planes Si los planes están bien
definidos, si son viables, si se ha delegado la
autoridad para llevarlos a cabo y si el
subordinado comprende lo que se espera de él, el
supervisor empleará poco tiempo.
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-
Uso de estándares objetivos Los buenos
estándares objetivos, que revelan con facilidad
cualquier desviación de los planes, permiten a
los administradores evitar muchos contactos que
consumen tiempo y dirigir su atención hacia
situaciones de excepción en puntos críticos para
la ejecución exitosa de los planes.
Rapidez del cambio La rapidez es un determinante
importante del grado hasta el que se pueden
formular políticas y mantener la estabilidad de
las mismas.
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Técnicas de Comunicación Si cada plan,
instrucción, orden o directriz se tiene que
comunicar personalmente y cada cambio en la
organización o problema se tiene que manejar en
forma verbal, obviamente el tiempo del
administrador estará muy ocupado. La habilidad
para comunicar planes e instrucciones en forma
clara y concisa también a aumentar la amplitud
del tramo del administrador.
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Contacto personal necesario En muchos casos se
necesitan reuniones personales. Muchas
situaciones no se pueden manejar por completo con
informe por escrito. Sin embargo, cabe
preguntarse si gran parte del tiempo que se
dedica al contacto personal no se utilizara mucho
mejor dedicándolo a la reflexión y el estudio.
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Variación de acuerdo con el nivel organizacional
Varios proyectos de investigación han encontrado
que el tamaño del área de mando más efectivo,
difiere por nivel organizacional.
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Se encontró que mientras más grande era el
número de especialidades supervisadas, las áreas
efectivas eran más pequeñas en los niveles
superiores, debido a que los altos ejecutivos se
preocupan más por las relaciones de la empresa
con su ambiente externo. La planeación
estratégica y cuestiones de políticas.
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El carácter rutinario de las operaciones tuvo
poco efecto en cualquier nivel. El tamaño (en
términos de personal) influyó poco en los niveles
inferiores pero tuvo un efecto positivo en los
niveles medios.
-Otros factores -Competencia del
administrador. -Sencillez de las
tareas. -Actitudes positivas de los subordinados
hacia la aceptación de responsabilidades, etc.
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6.-Posición de la Administración operacional Un
enfoque situacional. El principio del tramo de
administración establece que existe un límite
para el número de subordinados que un gerente
puede supervisar con eficacia, pero el número
exacto dependerá de la repercusión de ciertos
factores subyacentes. No cabe duda que los
costos de los niveles de supervisión hacen en
extremo deseable que cada administrador tenga
tantos subordinados como pueda supervisar
eficazmente.
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Estudios de viabilidad y retroalimentación
1.-Objetivos de la Empresa
2.-Objetivos, políticas y planes de apoyo
3.-Identif. y clasificación de las
actividades requeridas
4.-Agrup. de actividades a la luz de los
recursos y las situaciones
5.-Delegación de Autoridad
6.-Coord. Horizontal y vertical de relaciones
de autoridad
7.-Integración de personal
8.-Dirección
9.-Control
(Organización)
(Planeación)
(Organización)
PROCESO DE LA ORGANIZACION
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7.-La estructura y el Proceso organizacional
Existe una lógica fundamental en la
organización y el proceso de organización
consiste en
1.-Establecer los objetivos de la empresa.
2.-Formular objetivos, políticas y planes de
apoyo.
3.-Identificar y clarificar las actividades
necesarias para lograrlos.
4.-Agrupar estas actividades de acuerdo con los
recursos humanos y materiales disponibles, y la
mejor forma de usarlos, según las circunstancias.
5.-Delegar en el jefe de cada grupo la autoridad
necesaria para desempeñar las actividades.
6.-Vincular los Grupos en forma horizontal y
vertical, mediante relaciones de autoridad y
flujos de información.
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Departamentalización
-Las Limitaciones del número de subordinados que
se pueden manejar directamente restringiría el
tamaño de las empresas si no fuera por la
departamentalización.
-El agrupamiento de actividades y personas en
departamentos permite ampliar las
organizaciones(al menos en teoría) hasta un grado
indefinido.
1.-Departamentalización por Funciones Corresponde
al agrupamiento de actividades de acuerdo con
las funciones de una empresa abarca todo lo que
las empresas hacen normalmente.
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Ventajas -Es el reflejo lógico de las
funciones. -Mantiene el poder y prestigio de las
funciones principales. -Sigue el principio de la
especialización ocupacional. -Simplifica la
capacitación. -Proporciona los medios de control
estricto en la alta dirección.
Desventas -Resta importancia a los objetivos
globales de la compañía. -Exagera la
especialización y reduce los puntos de vista del
personal clave. -Reduce la coordinación entre las
funciones. -La responsabilidad de las utilidades
se encuentra sólo la alta dirección.
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-Adaptación lenta a los cambios del
ambiente. -Limita el desarrollo de gerentes
generales.
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2.-Departamentalización territorial o geográfica
Es bastante común en las empresas que operan en
áreas geográficas amplias.
Ventajas -Coloca la responsabilidad en un nivel
inferior. -Insiste en los mercados y problemas
locales. -Mejora la coordinación en una
región. -Aprovecha las economías de las
operaciones locales. -Mejor comunicación personal
con los intereses locales. -Proporciona un campo
de capacitación mensurable para los gerentes
generales.
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Desventajas -Requiere más personas con
capacidades de gerente general. -Tiende a
dificultar el mantenimiento de servicios
centrales económicos y puede requerir de
servicios como personal o compras a nivel
regional. -Aumenta el problema del control de la
alta dirección.
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3.-Departamentalización por Clientes
Refleja un interés principal por los clientes.
Ventajas -Estimula la Concentración sobre las
necesidades del cliente. -Le da a los clientes la
impresión de que tienen proveedor comprensivo.
Desventajas -Quizá sea difícil coordinar las
operaciones entre demandas opuestas del
consumidor. -Requiere de gerentes y Staff
expertos en los problemas de los clientes.
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-Quizá no siempre estén definidos con claridad
los grupos de clientes(ej grandes empresas
corporativas en contraste con otros negocios
corporativos)
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4.-Departamentalización por Proceso o por Equipo
Frecuente en empresas Industriales, aquí se reúne
a los empleados y a los materiales con el fin de
llevar a cabo una operación en particular.
Ventajas -Logra ventajas económicas. -Usa
tecnología especializada. -Simplifica la
capacitación.
Desventajas -Difícil coordinación de los
departamentos. -La responsabilidad por las
utilidades está en la alta dirección. -Es
inadecuado para desarrollar gerentes generales.
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(No Transcript)
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5.-Departamentalización por productos
Importante en las grandes empresas con múltiples
líneas.
Ventajas -Coloca la atención y el esfuerzo sobre
la línea de productos. -Facilita el uso de
capital, instalaciones, habilidades y
conocimientos especializados. -Permite el
crecimiento y la diversidad de productos y
servicios. -Mejora la coordinación de las
actividades funcionales. -Coloca la
responsabilidad de las utilidades en el nivel de
la división. -Proporciona un campo de
capacitación mensurable para los gerentes
generales.
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Desventajas -Requiere más personas con
habilidades de gerente general. -Tiende a
dificultar el mantenimiento de servicios
centrales económicos. -Presenta un mayor problema
de control para la alta gerencia.