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ACADEMIE DE REIMS
LA GESTION DES VOYAGES SCOLAIRES
Lycée Les Lombards de Troyes 26 janvier 2009
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LES PRINCIPAUX TEXTES
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LES PRINCIPAUX TEXTES
Article L.551-1 du Code de lEducation
Circulaire n76-260 du 20 août 1976 relative aux
sorties et voyages collectifs délèves
Circulaire n79-186 du 12 juin 1979 relative aux
sorties et voyages collectifs délèves à
caractère facultatif
Circulaire n86-317 du 22 octobre 1986 et
circulaire n88-254 du 6 octobre 1988 portant
déconcentration de la délivrance des
autorisations de sorties et voyages collectifs
délèves
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LES DIFFERENTES SORTES DE VOYAGES
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LES DIFFERENTES SORTES DE VOYAGES
LES SORTIES
LES VOYAGES
Déplacements dune journée effectués par un
groupe délèves et son encadrement hors des
locaux de létablissement scolaire
Déplacements pédagogiques comportant au moins une
nuitée effectués par un groupe délèves et son
encadrement hors des locaux de létablissement
scolaire
Les voyages collectifs délèves ne doivent pas
excéder 5 jours pris sur le temps scolaire
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LES DIFFERENTES SORTES DE VOYAGES
Les sorties obligatoires
Une sortie est dite obligatoire si
Elle concerne la classe entière ou un niveau
déterminé
Elle sinscrit dans le cadre officiel des
programmes ou du projet détablissement
Elle sexécute sur le temps scolaire
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LES DIFFERENTES SORTES DE VOYAGES
Les sorties et voyages facultatifs (organisés par
lEPLE)
Une sortie est considérée comme facultative si
Elle concerne une ou plusieurs classes ou
seulement quelques élèves
Elle permet datteindre un objectif éducatif sans
sinscrire dans les programmes officiels
Elle se déroule en totalité ou en partie sur le
temps scolaire ou pendant les vacances scolaires
Les élèves ne participant pas à un telle activité
restent dans létablissement (emploi du temps
normal ou aménagé)
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LES DIFFERENTES SORTES DE VOYAGES
Les sorties et voyages facultatifs (organisés par
une association)
Relèvent de lintiative privée. Objet conforme
aux missions que lassociation a définies dans
ses statuts
Sans lien avec létablissement, sont placées sous
la responsabilité exclusive de leurs organisateurs
Sont organisées et gérés par les membres et les
instances de lassociation agissant en cette
qualité en dehors du temps scolaire
Le trésorier est chargé du maniement et de la
détention des sommes destinées à financer
lactivité
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LES DIFFERENTES SORTES DE VOYAGES
Source Académie dAix-Marseille
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LES DIFFERENTES SORTES DE VOYAGES
Les voyages européens et internationaux
1.Voyages européens et internationaux en dehors
du cadre déchanges (ne sont pas prioritaires
sauf sil sagit de mettre en place un futur
échange) 2. Voyages européens et internationaux
dans le cadre déchanges ou dappariements
(prioritaires) 3. Voyages organisés dans le cadre
de partenariats européens type Comenius,
Leonardo, Erasmus(prioritaires) ? Notion de
mobilités transnationales ? Différenciation à
faire entre mobilités individuelles (cadres,
enseignants ou élèves) et mobilités
collectives. ? Critère déligibilité des voyages
proposés (stratégie académique- projet
détablissement) Notion de projet transversal-
Thématique dintérêt commun- Production commune-
Evaluation des impacts (implication ensemble
communauté scolaire)- Plan de diffusion et
communication.
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• 1. Voyages européens et internationaux en dehors
  du cadre déchanges
• ? Texte de référence Circulaire du 20/08/76
  (critères pédagogiques, sélection des
• élèves, encadrement, ordre de service circulaire
  du 16/09/74, responsabilité/loi du 5 avril 37
  notion de faute de surveillance et transfert de
  responsabilité, ordonnance du 4/02/59)
• ? Texte de référence Circulaire du 12/06/79 (5
  jours pris sur le temps scolaire, allégement
  procédures envisagé)
• 2. Voyages européens et internationaux dans le
  cadre déchanges ou dappariements (réciprocité)
• ? Texte de référence Circulaire du 19/10/76
  (Subvention possible circulaire 15/01/82 rôle
  recteur- Procédure dhomologation circulaire
  23/05/89- Durée possible- réciprocité)
• ? Texte de référence lycées professionnels
  uniquement circulaire du 8/11/78
  (particularités connaissances technologiques,
  thème de travail ,visites dusines,
  PPLC/intervention de linguistes) circulaire du
  6/8/93 pour les échanges franco-allemands

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? Texte de référence Circulaire du 23/05/1989
simplification procédure de 76/ procédure Recteur
(site académique) ? Texte de référence
Circulaire du 1/08/91Envoi ambassade demande/
homologation du recteur après acceptation de
lambassade
3. Voyages organisés dans le cadre de
partenariats européens type Comenius, Leonardo,
Erasmus ? Texte de référence idem
appariements/échanges (durée) Mobilités élèves
séjours détude ou stages en entreprise
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• ? Textes de référence communs à tous types de
  voyages
• Dans le temps scolaire
• ? Texte de référenceCirculaire du 9/07/81(régime
  dérogatoire/autorisation collective de sortie
  territoire soumise au préfet pour
  authentification par le CE sur la base dune
  liste nominative après vérification des
  autorisations parentales/ 10 à 100
• élèves/Modèles/ Existence et avantages du
  passeport collectif européenaccord du 16/12/61)
• ? Texte de référence Circulaire du 22/10/86
  autorisations délivrés par le CE- Consultation
  IA/ pour pays soumis à visa (Circulaire du
  13/05/99 Info IA 30 jours avant Lettre MAE)
  6/10/88Ordres de service-Avis de départ DAREIC-
  Gestion remplacement (Note 14/10/86)
• b. Hors du temps scolaire
• ? Texte de référence Circulaire du 22/10/86
  idem pour sorties hors temps scolaire

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• ? Texte de référence Circulaire du 16/10/96
  Sortie du territoire délèves mineurs
• ressortissants de pays tiers à lUE (décision du
  conseil du 30/11/94)Création dun document
  collectif à la fois passeport collectif et visa
  dentrée -Service concerné préfecture (liste
  alphabétique des élèvesphotos,autorisation
  parentale,
• Nom enseignant accompagnateur)
• NB Royaume-Uni continue dexiger un passeport
  individuel
• élèves majeurs (titre de séjour document de
  voyage individuel)
• ? Texte de référence Circulaire du 23/09/99
  Sorties des mineurs à létranger (autorisation
  parentale délivrée par le maire ou la préfecture
  pièce didentité (carte didentité, passeport
  après accord des parents, passeport périmé de
  moins de 5 ans avec autorisation parentale,
  passeport collectif européen)
• Toujours avoir en tête
• -Continuité service public (temps pris sur le
  temps scolaire/protocole de remplacement du
  1/1/06/Base volontariat- HSE maxi 60h)
• Egalité de traitement
• -Gratuité(sorties obligatoires)/ participation
  des familles non discriminatoire (sorties
  facultatives)

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• Cas particuliers
• a.Echanges individuels délèves
• ? Texte de référence Circulaire du 21/06/88
  (convention entre EPLEautorisation sortie du
  territoire pour mineurs transfert autorité
  parentale, Carte dassurance Européenne maladie,
  assurance pour élèves en FP effectuant stages en
  entreprises)
• b. Mobilités individuelles enseignants ou cadres
  
• ? Texte de référence Circulaire du 17/01/77
• 2 cas
• sur instruction de ladministration centrale
  ordre de mission ministre
• fiche de frais de mission
• dans le cadre du service public de léducation
  (19/10/76 20/08/76)-
• Autorisation recteur 1 mois avant départ- ordre
  de service recteur

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• Responsabilités en cas daccident
• ? loi n84 du 11/01/84 victime du dommage
  enseignant/accident de service (ordre de mission)
• ? Loi du 5 avril 37 (responsabilité civile) .
• -Responsable du dommage enseignant envers élèves
  étrangers à létranger (substitution de létat ne
  joue pas/ loi du lieu de laccident prime) / Mais
  en cas de faute non intentionnelle substitution
  de létat joue. (article 11 loi du 11/01/84)
• Victime élèves/ En dehors de toute faute
  reconnue/ Assurance maladie de la SS prend en
  charge réparation des dommages (nécessité pour
  familles de souscrire une assurance individuelle
  accidentautorisation parentale sortie
  circulaire 9/7/81)
• ? Note de service du 26/01/88 accidents dans une
  entreprise (demande du CE à la CPAM/ maintien
  droit/ Stages visés article D 412-6 sans
  rémunération

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• Gestion administrative des voyages à létranger/
  Cycle dun projet
• Les démarches nécessaires
• A. Délais (article L421-11 et L421-14 du code de
  léducation
• -30 jours à compter de la date de réception par
  les autorités d econtrôle (préfecture,collectivité
  ,rectorat) pour les actes budgétaires
• - 15 jours pour les actes de passation ou
  exécution de contrats et conventions
  (autorisation CAsignature CE)
• - 15 jours pour les actes relatifs à laction
  éducatrice
• B. Les formulaires (Site académique Aides aux
  établissements et formulaires)
• Préparer le projet/ Constituer une équipe/
  Trouver des partenaires
• Réunion dinformation/ réalisation dune charte
  interne
• 2. Demande dautorisation dorganisation de
  sortie pédagogique 30 jours
• Avant le CA 30/08/85 Elaboration dun acte
  administratif pour le calendrier prévisionnel de
  toutes les sorties prévues dans lannée- Acte
  pour le principe de la sortie-Acte pour le
  budget)
• 3. Préparer le projet budget prévisionnel (remis
  au gestionnaire 15 jours avant/régies davance)-
  projet pédagogique, implication élèves
  remplacements enseignantscadresparents
  programme.

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4. Avant le départ liste délèves (pbms
médicaux éventuels), chaîne téléphonique,consignes
en cas durgence, assurances (enseignant pour
lui-même) IA/DAREICavis de départ (un mois
avant)ordres de mission Engagement entreprise
transport (registre préfectoral), pays soumis à
visa, situation pays de destination
(www.diplomatie.gouv.fr) Dossier élève
autorisations parentales, assurances élèves,
carte européenne dassurance maladie, carte
didentité ou passeport, autorisation soins
médicaux, sorties nocturnes, n police
dassurance et responsabilité civile.
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LES VOYAGES SCOLAIRES Gestion financière
La délibération relative au financement du voyage
Le CA donne son accord sur la programmation et le
financement des voyages scolaires (Décret 2005 du
9/9/05) NB Trois devis demandés/ Ces appels
doffres ne sont pas obligatoires.Ils le
deviennent si le montant du voyage excède 335 000
euros.
Délibération relative au financement des voyages
acte transmis à lautorité chargée du contrôle
de légalité pour devenir exécutoire
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LES VOYAGES SCOLAIRES
La participation des familles
Dépend du caractère obligatoire ou facultatif du
voyage (cf circulaire n79-186 du 12 juin 1979)
Les sorties obligatoires
En vertu du principe de gratuité de
lenseignement, aucune participation financière
ne peut être demandée aux familles pour les
sorties sinscrivant dans le cadre dune action
éducative obligatoire, organisée pendant le temps
scolaire. Ces sorties doivent donc être prises en
charge par létablissement (ou dautres sources
de financement)
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LES VOYAGES SCOLAIRES
Les sorties facultatives
Il sagit de sorties dépassant le temps scolaire
et qui, tout en permettant datteindre un
objectif éducatif, ne sinscrivent pas
nécessairement dans les programmes officiels
denseignement.
Ces sorties peuvent faire lobjet dune
contribution financière des familles dont le
montant doit rester raisonnable
Circulaire du 20 août 1976  Le projet de
voyage ou de sortie doit toujours être retenu au
niveau de létablissement, en tenant compte du
coût qui ne doit en aucun cas avoir pour
conséquence une ségrégation des élèves en
fonction des ressources financières de leurs
familles 
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LES VOYAGES SCOLAIRES
Ne sapplique pas aux voyages faisant lobjet
dune réglementation particulière classes de
nature, appariements
Le coût des accompagnateurs
Ce coût ne saurait être pris en charge ni par les
familles ni par les intéressés eux-mêmes
(directive de 97 réactivée en septembre 2005) (cf
DAF A3 21 mai 2002)
Différentes CRC ont estimé, quen vertu du
principe de gratuité de lenseignement,
lencadrement des voyages qui relèvent dune
mission de service public ne doit pas être
supporté par les familles des élèves.
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LES VOYAGES SCOLAIRES
Le coût du voyage des accompagnateurs ne doit
donc pas être à la charge des familles.
Les éventuelles subventions ou conditions
avantageuses en matière de tarification doivent
bénéficier à lensemble des participants, et non
concerner la seule part propre aux
accompagnateurs.
Ne remet pas en cause la gratuité de ces voyages
pour les accompagnateurs (quils soient
enseignants ou bénévoles)
Accompagnateurs peuvent être des enseignants,
des personnels ATOSS, des aides-éducateurs, des
parents délèves, des anciens élèves (ordres de
mission établis par le CE)
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LES VOYAGES SCOLAIRES
Il faut donc prévoir sur le budget de
létablissement les modalités du financement de
ce coût (subventions Etat ou CT, ressources
propres, partenariat privé, crédits européens,
actions diverses menées par les parents délèves)
Précisions sur le montant de la participation des
familles
Le montant précis doit être fixé par le CA
(interdiction dadopter un montant maximal ou une
fourchette)
Paragraphe 41221 circulaire du 28 mars 1988
 Tout ordre de recette doit comporter les bases
de la liquidation  de façon à permettre au
comptable de procéder au contrôle qui lui incombe
en vertu de larticle 12 du décret du 29 décembre
1962
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LES VOYAGES SCOLAIRES
Si le CA se borne à voter un montant maximal pour
la participation des familles pour lensemble des
voyages scolaires, il remettrait entre les mains
de lordonnateur le pouvoir de fixer et
dapprouver la recette correspondante
Or, le décret du 30 août 1985 ne prévoit pas la
possibilité pour le CA de déléguer ses
compétences relatives à la détermination dune
recette budgétaire
Le comptable, dans ce cas de figure, ne
disposerait pas de la pièce nécessaire
(délibération du CA) pour exercer le contrôle qui
lui incombe
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• Dans les établissements, les dépenses peuvent
  être imputées
• Sorties obligatoires
• entièrement sur le chapitre A1  Activités
  pédagogiques et éducatives 
• Si la totalité de la dépense est financée par les
  ressources propres de létablissement.
• ou/et sur les services spéciaux J1 enseignement
  technique J3 projet détablissement
• J4 zone prioritaire N85 subvention de la
  collectivité territoriale pour le développement
• des activités culturelles et péri-éducatives
• 2. Sorties facultatives
• Sur le chapitre N3  appariements, voyages,
  échanges  sil y a dautres participations.
• Les frais des voyages des accompagnateurs peuvent
  être imputés sur A1 ou N3

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Projet européen Conseil Gestion
subvention/Prévoir une subdivision du compte 401
Fournisseurs-projets européens (permet un
rapprochement rapide recettes-dépenses) Frais de
mission remboursés sur la base de la
réglementation en vigueur www.minefi.gouv.fr)/
Décret du 3/7/06) Avance sur frais de mission sur
la base dun état de frais prévisionnel Garder
justificatifs 5 ans/ Rapport final agence- bilan
financier
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• Calendrier des dépenses
• Avant le voyage
• 27/05/97 dérogation à la règle du paiement après
  service fait (cas du
• recours à une agence de voyages)
• -Pendant le voyage Régie davances (pour éviter
  gestion de fait)/
• Régisseur davances (arrêté du 10/09/98/
  21/11/05 délai exécutoire de 15 jours)/
  Comptabilité simplifiée à tenir

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LES VOYAGES SCOLAIRES
La participation du FSE
La participation dune association à la mise en
place dun voyage scolaire est possible, mais
encadrée
Lassociation ne saurait se substituer à lEPLE
La pratique consistant pour lassociation à faire
lavance des frais et à se faire rembourser par
lEPLE (qui va lui reverser la subvention quil a
reçu pour le voyage concerné) est interdite
subdélégation de crédits proscrite (article 15 du
D. du 02 mai 1938)
2 solutions ou lEPLE gère les dépenses
afférentes, ou il restitue la subvention à la
collectivité qui pourra lattribuer à
lassociation
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LES VOYAGES SCOLAIRES
Rappel Si le voyage sinscrit dans le temps
scolaire, la gestion doit être effectuée dans le
budget de lEPLE et non par une association ad
hoc (Ccomptes 1997 ? Gestion de fait)
La passation dune convention de mandat par
laquelle létablissement confie à lassociation
la gestion dun voyage scolaire relevant en
principe de sa responsabilité est une pratique
condamnée par le juge des comptes
Une association peut contribuer au financement
dun voyage facultatif
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LES VOYAGES SCOLAIRES
Le FSE peut organiser certaines activités
 commerciales  (tombola, ventes de cartes)
afin de reverser les bénéfices à lEPLE, si ces
activités sont conformes aux buts fixés par les
statuts de lassociation
Il faut veiller à respecter la réglementation
concernant la participation des élèves à des
activités rémunérées (ex législation du travail
par rapport à lempaquetage de colis en magasin)
Ces activités sont interdites au niveau de
lEPLE, puisquelles contreviendraient au
principe de spécialité régissant tout
établissement public
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LES VOYAGES SCOLAIRES
LEPLE peut recevoir un don de lassociation
( Le CA autorise lacceptation de dons et
legs ), mais à la condition que létablissement
garde toujours la maîtrise de la gestion et de
lorganisation du voyage concerné
Le don effectué par lassociation péri-éducative
ne saurait bénéficier uniquement à ses seuls
membres car ce serait discriminatoire
Lapplication de tarifs différenciés
En principe, cette pratique est prohibée (DAF A3
du 24 mars 2003)
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LES VOYAGES SCOLAIRES
LEPLE se doit de respecter les principes qui
régissent le service public de lenseignement,
parmi lesquels se trouve le principe dégalité.
Un établissement ne peut y porter atteinte quen
se fondant sur des critères sociaux
Il est possible dinstaurer une discrimination
entre les élèves concernant le montant dun
voyage scolaire, à condition de la justifier par
la situation financière de la famille.
Proposer un tarif préférentiel aux seuls
adhérents dune association revient à établir un
critère de discrimination qui nest pas admis
dans lenseignement public du second degré
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LES VOYAGES SCOLAIRES
La possibilité dinstaurer des tarifs
différenciés est prévue par larticle 147 de la
loi du 29 juillet 1998 (loi dorientation
relative à la lutte contre les exclusions)
Les tarifs des services publics administratifs à
caractère facultatif peuvent être fixés en
fonction du niveau du revenu des usagers et du
nombre de personnes vivant au foyer
Les droits les plus élevés ainsi fixés ne peuvent
être supérieurs au coût par usager de la
prestation concernée
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• Les sources de financement
• Un principe envisager plusieurs sources / Aide
  DAREIC montage dossiers
• La globalisation des crédits
• Les crédits échappant à la globalisation
• Actions denvergure à linitiative du rectorat
• LOFAJ pour le franco-allemand
• LEurope des subventions inégalées par toutes
  les autres sources
• de financement cumulées
• Europe-education-formation.fr
• 4. Collectivités territoriales
• 5. FSE ou associations loi 1901 (dons votés en
  AG)/ Actions diverses (arrêté préfectoral
  nécessaire Revue du droit scolaire
• 18/11-12/96/ accord CE)
• 6.Fonds propres de létablissement
• 7. Mécénats dentreprises
• 8. Familles (caractère non discriminatoire
  Article L 551-1 du code de léducation)/ CA fixe
  montant
• Chèques vacances possibles (note de service
  n2005-205 du 30/11/2005- Agrément de lANCV)
• 9. Autres (fonds de lamitié France-Nouvelle-Zélan
  de, British Council)
• Cf. LE GUIDE DE LINTERNATIONAL (SITE ACADEMIQUE)

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La régie de recettes et la régie
davances -Arrêté du 21/11/05 paru au JO du
19/12/05 modifie larrêté du 11/10/93 habilitant
les CE à instituer des régies -Nouvelles
dispositions (articles 1er et 6) -Les décisions
de création de régies de recettes et davances
sont exécutoires dans un délai de 15 jours après
leur transmission Au comptable supérieur du
trésor territorialement compétent ou de lagent
Comptable de létablissement siège en cas de
regroupement -Régisseurenseignant (peut
encaisser participations familles/ autre
procédure possibleConvention de
mandat/procuration sur papier libre -Conseil
Carte bancaire provisoire pour la durée du
projet
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Annulation des voyages Prévoir une assurance
annulation voyage auprès du voyagiste Notification
aux familles à prévoir Contrôles préalables
auprès des entreprises de transport Application
de la réglementation (arrêté du 2/7/82 relatif
aux réglementations Sociales des
transportsrèglement CEE 3820/85 et 3821/5 du
20/12/85 relatif Au temps de conduite et de
repos)
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LES VOYAGES SCOLAIRES
La gestion des reliquats
Le CA ne peut pas décider daffecter à un autre
usage des recettes qui ont été versées par les
familles pour un voyage scolaire précis
? Impossible de conserver ces sommes pour un
autre voyage, ou de les reverser à une caisse de
solidarité
2 cas de figure (Article 21 LF 22 décembre 1966
modifié)
Les reliquats sont supérieurs ou égaux à 8
Ils doivent être obligatoirement reversés aux
familles
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LES VOYAGES SCOLAIRES
Les reliquats sont inférieurs à 8
Ils doivent faire lobjet dune notification
auprès de chaque famille concernée qui disposera
dun délai de 3 mois pour en demander le
remboursement
Si la famille ne répond pas dans le délai requis,
le reliquat sera acquis par lEPLE, et le CA
pourra alors valablement décider de son
affectation