Pourquoi une formation sur les archives

1
Pourquoi une formation sur les archives ?

• Le problème de lencombrement des bureaux par
  les archives est récurrent. Différentes
  expériences ont été menées, notamment en 1996
  avec la venue dun stagiaire. La parution en
  février 2005 dune nouvelle instruction
  interministérielle sur les archives a été
  loccasion de relancer la réflexion et il a été
  décidé la mise en place dun projet
  détablissement sur la gestion des archives.

2
Objectifs de la formation

• Donner une information générale sur les archives
• Connaître les procédures et la réglementation en
  vigueur concernant les éliminations, les
  versements et la communicabilité des archives
  publiques
• Connaître les outils de larchivage plan de
  classement, tableau de gestion
• Sensibiliser lensemble des agents à la nécessité
  du classement de leur dossier

3
Environnement législatif et règlementaire

• Loi n 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives
  et ses décrets dapplication codifiée dans le
  code du patrimoine
• Loi n 78-753 du 17 juillet 1978 et notamment son
  titre 1er sur la liberté d accès aux documents
  administratifs, actualisée par la loi 2000-321 du
  12 avril 2000 relative aux droits des citoyens
  dans leur relations avec ladministration
• Ordonnance n 2005-650 du 6 juin 2005 relative à
  la liberté daccès aux documents administratifs
  et à la réutilisation des informations publiques
• Circulaire du 2 novembre 2001 relative à la
  gestion des archives dans les services et
  établissements publics de lÉtat
• Instruction ministérielle (Culture/Éducation) du
  22 février 2005 relative à la conservation des
  archives reçues et produites par les services et
  établissements de lÉtat

4
La responsabilité du fonctionnaire

• Dispositions pénales art. L. 214-3 du code du
  patrimoine
•  Sans préjudice de l'application des
  articles 322-2 et 432-15 du code pénal, le fait,
  pour toute personne, lors de la cessation de ses
  fonctions, de détourner, même sans intention
  frauduleuse, des archives publiques dont elle est
  détentrice à raison de ces fonctions, est puni
  d'une peine d'emprisonnement d'un an et d'une
  amende de 3 750 ou de l'une de ces deux
  peines. 

5
Définitions des archives

• Les archives publiques comprennent lensemble des
  documents qui, quels quen soient la date, la
  forme, ou le support, procèdent de lactivité de
  lÉtat, des collectivités locales, des
  établissements et entreprises publics (article L
  211-1 du code du patrimoine).
• Pourquoi les conserver ?
• Gestion courante disposer en permanence des
  informations utiles à son activités
• Justification des droits et obligations
  conserver les preuves en cas de contestation
• Sauvegarde de la mémoire intérêt historique
• N.B. Ne pas confondre archives et documentation

6
La règle des trois âges

• Il y a trois niveaux darchives
• Archives courantes documents dutilisation
  habituelle et fréquente qui sont conservés pour
  le traitement des affaires quotidiennes
• Archives intermédiaires documents qui, nétant
  plus dusage courant doivent être conservés pour
  des besoins administratifs ou juridiques
• Archives définitives documents qui, ayant subi
  des tris, ne sont conservés quà des fins de
  preuve juridique ou pour la documentation
  historique
• Ce qui différencie ces types darchives, cest la
  DUA (Durée dUtilité Administrative). Pendant
  cette période, la destruction ou le versement aux
  archives ne peuvent être opérés.

7
Quelques définitions

• Le producteur des archives
• Le service versant
• Le plan de classement
• Le tableau de gestion des archives

8
Les difficultés liées à la procédure darchivage

• Difficulté liée à la détermination de la DUA
• Linstruction du 22 février 2005 indique pour
  chaque type darchive la durée pendant laquelle
  les documents doivent être conservés dans les
  locaux en tant quarchives courantes ou
  intermédiaires, puis le sort final.
• Difficulté liée au support d archivage
• La multiplication des bases de données et
  des documents sous forme électronique soulève
  deux problèmes
• la pérennité du support,
• la valeur probante de l archive.

9
Le tableau de gestion

• Linstruction du 22 février 2005 propose des
  tableaux de gestion comportant l indication
  dune DUA, le sort final et d éventuelles
  observations.
• Le sort final à l issue de la DUA peut être de
  trois ordres
• Le tri est indiqué par la lettre T.
• La conservation est indiquée par la lettre C.
• La destruction est indiquée par la lettre D.
• Dautres documents peuvent ne pas être recensés
  dans ces tableaux. Il appartient alors au chef de
  service, en accord avec la direction de
  létablissement et la personne chargée des
  archives, de déterminer les tableaux de gestion
  appropriés.

10
Un exemple de tableau de gestion Médecine et
infirmerie universitaires
11
La communication des archives

• Principe la loi du 17 juillet 1978 prévoit que
  tout document administratif à caractère non
  nominatif est communicable de plein droit (les
  documents à caractère nominatif ne sont
  communiqués quà lintéressé) dès leur
  publication. Les autres documents sont
  communicables à lexpiration dun délai de 30
  ans.
• Des dérogations pour certains types darchives,
  des délais spéciaux sont prévus aux fins de
  préserver la vie privée ou les secrets de la
  défense nationale.
• Ex 120 ans à compter de la date de naissance
  pour les dossiers de personnel

12
Archivage électroniqueet développement
deladministration électronique

• 1) Enjeux
• Nouveau contexte juridique loi 2000-230 du
  13/03/2000 portant adaptation du droit de la
  preuve aux technologies de linformation et
  relative à la signature électronique.
• Développement de ladministration électronique,
  documents multimédias et dématérialisation de
  certains actes administratifs.
• 2) Principes
• Pérenniser linformation électronique sur un
  très long terme par la  conservation à plat 
• séparation de linformation de sa mise en forme
  (logiciel, programme) et du support (disque dur,
  CD Rom).
• conversion des données dans un langage
  standardisé (xml, pdf)
• Conserver les données sur des supports stables
  (réflexion sur des plates-formes darchivage)
• Remonter les données sur un logiciel de
  consultation.

13
Perspectives

• Le contrat détablissement 2008-2011 devrait
  comporter un volet sur larchivage électronique
  en lien avec le SCD. Il est envisagé la mise en
  uvre dune plateforme.