Presentaci

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Formulación de Bases de Licitación y Términos de
Referencia Daniel Fredes Castro División Clientes
Santiago Junio de 2006
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AGENDA
Agenda de actividades

• Completar Bases y TDR
• Resoluciones y Autorizaciones
• Aperturas
• Ficha FULL CHP
• Adjudicación

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Selección del Proceso de Compra

• Es Convenio Marco?

• Si. Compra por Chilecompra express

• Es excepción del artículo 8º?
• Proveedor único
• Naturaleza
• Menor a 100 UTM
• Etc.

• Si. Licitación Privada o Trato Directo

• Licitación Pública

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Creación de Bases o TDR

• Proceso en tres pasos

• Creación de bases en 11 pasos
• Selección de productos
• Antecedentes y contactos del organismo demandante
  
• Antecedentes administrativos
• Etapas y plazos
• Requisitos de Participación e Instrucciones para
  presentación de Ofertas
• Antecedentes Legales
• Criterios de Evaluación
• Montos y Duración del Contrato
• Naturaleza y Montos de las Garantías
• Requerimientos Técnicos y Otras Cláusulas
• Ingreso de Anexos

• Flujo de aprobación
• Creación de autorizadores y Resolución

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Selección del Producto/Servicio

• Seleccionar el producto/Servicio en el catalogo

• Seleccionar la Unidad (Kg., Unidades, Lts., etc.)

• Indicar la cantidad a contratar

• Indicar especificaciones del Producto o Servicio
• Presentación
• Tipo, sabor, color etc.
• Características técnicas especiales
• Etc.
• Sólo de ser estrictamente necesario se puede
  poner especificaciones en documento adjunto, lo
  que debe indicarse en este campo

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Antecedentes y Contacto del Organismo Demandante

• Región desde la que se realiza la adquisición
• Es importante indicar la región desde la que se
  hace la adquisición, independiente de donde se
  requerirán los productos o servcios (esto se debe
  indicar en las bases)

• Datos del Contacto
• Nombre completo de la persona a cargo de la
  adquisición.
• Cargo del funcionario a cargo
• Teléfono
• Fax
• E-mail

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Antecedentes Administrativos

• Nombre de la adquisición y Objeto de la
  Contratación (definida en el paso1)

• Tipo de adquisición (definida en el paso1)

• Tipo de convocatoria
• (definida automáticamente según el proceso
  escogido, Abierta o Cerrada)

• Tipo de adjudicación (Simple, Múltiple, Multiple
  SEAOC y Simple SEAOC)

• Moneda

• Etapas del Proceso (Una etapa, Dos etapas)
• Se usan dos Etapas para procesos complejos, en
  que se evaluan técnicamente las ofertas y sólo
  las que obtienen una calificación mínima son
  evaluadas económicamente

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Etapas y Plazos (obligatorios)

• Fecha de Cierre de recepción de ofertas (Plazos
  prudenciales)

• Fechas de Apertura. (Electrónica o Técnica y
  Económica)

• Fechas de Foro (Preguntas de los interesados)
  Tiempo prudencial

• Fecha de Respuesta

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Etapas y Plazos (Optativos)

• Fecha de Entrega de antecedentes en soporte
  físico
• (sólo para no inscritos en CHP y siempre que no
  se pueda usar el sobre administrativo)

• Tiempo estimado de evaluación de ofertas.
  Recomendado

• Fecha Estimada de adjudicación. Recomendado

• Fecha Estimada de firma de Contrato. Recomendado

• Otras Fechas. Agregar todos los hitos de la
  licitación
• Reuniones Aclaratorias
• Visitas a terreno
• Presentaciones
• Entrega de muestras, etc.

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Requisitos de Participación e Instrucciones para
Presentación de Ofertas

• Indicar que requisitos serán necesarios para
  participar de este proceso (Haciendo click frente
  a cada requisito, o agregando si se requiere)
• Experiencia de la empresa
• Certificaciones especiales
• Estudios profesionales
• Etc.

• Indicar en cada requisito, como se pedira. (Usar
  el campo de texto que se abre frente a cada
  requisito. Son 255 caracteres, si son
  insuficientes usar anexos u otras clausulas)
• Documentación en CHP
• Documentación en Sobre administrativo (para
  proveedores no registrados en CHP.
• En sobres (cuando se requiere documentación
  original o notariada (siempre y cuando se trate
  de proveedores no registrados en CHP.)

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Requisitos de Participación e Instrucciones para
Presentación de Ofertas

• Indicar claramente las instrucciones para la
  presentación de ofertas (haciendo click en cada
  instrucción y agregando las que sean necesarias
• Dar las instrcucciones en el campo de texto (255
  caracteres)
• Como se debe presentar cada aspecto solicitado
  (CHP, sobres de oferta, electrónicos, sobres
  físicos.
• Otros requisitos, tales como vísitas a terreno,
  muestras, etc.

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Antecedentes Legales

• ANTECEDENTES LEGALES PARA OFERTAR
• Corresponden a la documentación que se requerirá
  de los participantes para poder participar del
  proceso
• Proveedores en CHP.
• No requieren RUT ni CI
• La doc. Debe estar en CHP
• Proveedores no Contratados en CHP
• Si la doc. Se requiere notarial. En papel
• Si se requiere simple (sobre administrativo)

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Antecedentes Legales

• ANTECEDENTES LEGALES PARA CONTRATAR
• Correponden a la documentación que se requerirá
  de los participantes adjudicados
• Proveedores en CHP.
• CHP garantiza la habilidad (art. 92)
• La documentación se debiera encontrar en CHP
  garantizada
• Proveedores no Contratados en CHP
• El Organismo debe verificar habilidad
  solicitando la documentación requerida
  (certificados de deuda, declaraciones juradas,
  etc.)
• La documentación adicional solicitada debe
  entregarse en forma notarial.

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Criterios de Evaluación

• Criterios de Evaluación
• Seleccionar los criterios a utilizar, haciendo
  click en el check box y llenando el texto
  explicativo (255 caracteres).

• Criterios de Evaluación
• Precio Fórmula normalizada o tabla. Descuentos
  y cargos, usar formatos y anexar
• Experiencia. Número de años desde el Inicio de
  actividades, Número de proyectos de un cierto
  tipo, etc. En general usar formatos en anexos
• Otras variables, todas objetivas y medibles
• Si se usa evaluación técnica y evaluación
  económica, se sugiere marcar precio y otros
  (evaluación técnica) y el desglose de la
  evaluación, ponerlo en Otras Clausulas o anexarlo.

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Montos y Duración del Contrato

• Monto Total Estimado Se usa cuando se desea dar
  señales a los proveedores sobre el monto
  disponible que se usará en el proyecto
• Presupuesto Disponible Cuando se quiere que la
  oferta no supere ese monto
• Precio Referencial Cuando se quiere que las
  ofertas se alineen en torno a ese valor

• Indicar Moneda en que se expresa ese valor

• En observaciones ser muy explicito respecto del
  alcance de este dato. (Por ejemplo, si las
  ofertas no pueden exceder ese valor, o bien si se
  aceptarán ofertas de hasta un x mayor o menor a
  ese valor., etc.)

• Indicar la duración que tendrá el contrato (Para
  compras marcar Contrato de ejecución inmediata)
• Indicar la Modalidad de Pago
• Indicar aca si se permitirá o no la
  subcontratación y el alcance de esta

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Naturaleza y monto de las garantías

• Seriedad y Fiel cumplimiento son obligatorias
  para adq. gt1000 UTM

• Garantía de seriedad de ofertas
• Indicar tipo de documento requerido, descripción
  exacta del Beneficiario (tal como se espera que
  aparezca en el documento, el monto, moneda y
  fecha de vencimiento. En ciertos casos se puede
  indicar que no se requerirá garantía

• Glosa Es el texto que debe llevar el documento
  de garantía, normalmente es del tipo Para
  asegurar la seriedad de la oferta a la
  adquisición ID...

• Descripción Usar este campo para indicar formas
  y plazos de recepción de estos documentos, se
  puede usar además para indicar las causales de
  cobro, aunque se recomienda usar para ello la
  sección otras clausulas

• Restitución Indicar en forma precisa y clara la
  forma y plazos en que se restituirán estos
  documentos, tanto para los proveedores
  adjudicados como para los que no adjudiquen.

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Requerimientos Técnicos y otras clausulas

• Cada clausula que se agegue debe tener un Título
  y un texto
• Usar para
• Introducción, contexto, descripción del
  proyecto, etc.
• Multas
• Causales de Término de Contrato
• Causales que permiten hacer efectivas las
  garantías
• Instrucciones especiales como forma de ofertar,
  como entregar documentación, muestras, visitas a
  terreno, etc.
• Requisitos técnicos específicos, características
  técnicas, presentación, etc.
• Otros requisitos, condiciones o clausulas no
  contempladas
• Recuerde que puede escribir TODO el texto que
  requiera en cada clausula.
• Proceso de adjudicación

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Anexos

• Cada Anexo debe tener un tipo (técnicos,
  económicos u otros) y una descripción (anexo 7,
  Curriculum de los profesionales)
• Usar para
• Formatos y formularios a usar por los oferentes
• Fotos
• Tablas de evaluación
• etc.
• Recuerde que se debe minimizar el uso de los
  anexos y en ningún caso subir bases

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Generación de Resoluciones y uso de
autorizaciones Crear Resolución y Lista de
Autorizadores

• Resolución de Aprobación de Bases
• Una vez completadas las bases, se DEBE completar
  la Resolución que las aprueba.
• Número y Fecha. Se debe pedir, pero se puede
  completar al final
• Vistos Normas jurídicas y administrativas que
  sustentan el llamado. Solicitar a Jurídica, ya
  que en General son casi siempre iguales.
• Considerando Descripción de la necesidad
• Resuelvo Lo que se resuelve aprobación de la
  las bases, publicación,etc.
• Nombre y cargo de quien firma

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Generación de Resoluciones y uso de
autorizaciones Crear Resolución y Lista de
Autorizadores

• Definir la lista de autorizadores
• Se debe ingresar a los funcionarios que
  autorizaran la publicación
• No es workflow
• Puede ser una sola persona
• Es obligatorio para Licitaciones

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Aperturas

• Aperturas Permite
• Aceptar o descartar ofertas
• Revisar anexos a las ofertas
• Foro Inverso (aclaraciones art. 40 Reg.)
• Revisar ficha full de CHP.
• Recuerde que una vez concluida la apertura, no
  se podrá deshacer.
• Durante 24 hrs. Los proveedores podrán hacer
  observaciones al acta. (art, 33 Reg.)

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Ficha Full Chileproveedores

• Proveedor que no ha contratado los servicios de
  CHP
• SOLO se ven las DOS primeras lenguetas de la
  ficha
• Curriculum empresarial Datos y archivos
  entregados y/o subidos por el proveedor (analogo
  a fotocopia simple)
• Datos Generales datos válidados (RUT, Razon
  social, tamaño, etc.)
• NADA SE PUEDE DECIR DE LA HABILIDAD, por tanto
  es el comprador quien tiene la responsabilidad de
  chequearla

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Ficha Full Chileproveedores

• Proveedor que SI contratró los servicios de CHP
• Se ven las CINCO lenguetas
• Inscripción y servicios
• Tamaño
• Habilidad (Si es Hábil aparece como Inscrito y
  como No Inscrito en caso contrario)
• Informes oficiales (Boletin comercial,
  morosidades, modificaciones, etc.)
• Documentos digitalizados Constitución de
  sociedad, Representante legal, Modificaciones,
  etc. (Documentos validados y acreditados por
  Chileproveedores, es decir equivalente a
  documentos notariados)
• Informes especializados Financieros

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Adjudicación
Al adjudicar el comprador puede emitir el
certificado de inscripción, el cual asegura que
los proveedores cumplen con la habilidad del art.
92 el día y la hora de la consulta.
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Formulación de Bases de Licitación y Términos de
Referencia Daniel Fredes Castro División Clientes
Santiago Junio de 2006