DOCUMENTANDO LA ORGANIZACIN

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DOCUMENTANDO LA ORGANIZACIÓN
Dirección de Servicios de Información
Administrativa (DSIA) Unidad de Desarrollo de
Sistemas de Información (UD) Especialista
Organizacional Ing. Elvia Abreu R.
Mérida-Octubre 2002
2
Objetivo
Presentar algunos aspectos metodológicos básicos
para el diseño, elaboración, presentación,
aprobación, revisión y actualización de manuales
administrativos y en especial el manual de
organización, como pilar fundamental en la
documentación de organizaciones.
3
Contenido

• Documento y Organización
• Las Normas ISO 9000
• Los Manuales Administrativos
• El Manual de Organización
• Modelos de Formatos de impresión
• Metodología para desarrollar las secciones del
  contenido del manual
• Metodología para elaboración del manual

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Documento

• En sentido amplio, es una entidad física simple o
  compuesta idónea para recibir, conservar y
  transmitir la representación descriptiva,
  emblemática o fonética de determinada realidad
  relevante en el plano jurídico.
• En un sentido estricto, es el recipiente,
  soporte o envase en el que se vierten por
  escrito manifestaciones o declaraciones.

5
Documento

• Información y su medio de soporte
  (tomado de la Norma ISO 90002000).
• Ej. de medios de soporte donde pueden encontrarse
  los documentos son
• Papel
• Video
• Disco magnético, electrónico u óptico
• Fotografía
• Muestra patrón

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Elementos sustanciales de una Organización

• Sistema de actividades humanas diseñadas bajo
  un cierto orden para cumplir un fin. (Ramses F.)

PROVEEDORES
CLIENTES
PROCESOS, SUBPROCESOS, ACTIVIDADES

• SALIDAS / RESULTADOS
• PRODUCTOS/SERVICIOS
• MANUALES,SISTEMAS..etc

• ENTRADAS / INSUMOS
• MISIÓN-VISIÓN-VALORES
• POLÍTICAS LIEAMIENT.
• OBJETIVOS ........etc.

RECURSOS / MEDIOS HUMANOS / TECNOLÓGICOS /
PRESUP.FINANC. / MAT. / INFRAEST
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Medios de Soporte
Elementos sustanciales de una Organización
HUMANOS

• TECNOLOGICOS
• Sist. Computar.
• Sist. Manuales

RECURSOS
PAPEL Libros, Manuales,.......etc
PRESUPUEST. Y FINANCIEROS
PROCESOS/ACT.
VIDEO
INFRAESTRUCT.
PRODUCTOS / SERVICIOS
OTROS
INSUMOS
CLIENTES/PROV.
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Qué son las Normas Serie ISO 9000

• Son un conjunto de normas y directrices
  internacionales para la evaluación de los
  Sistemas de Aseguramiento de la Calidad de
  todas las organizaciones a nivel mundial.
• Fueron desarrolladas y publicadas en 1987 por la
  Organización Internacional de la
  Estandarización (la ISO) en conjunto con la
  comunidad europea para su normalización. La ISO
  trabaja desde 1947.
• Han sido adoptadas por de 140 países del mundo,
  y entre ellos Venezuela a través de la
  COVENIN-ISO 9000.

9
Qué son las Normas Serie ISO 9000

• Constituida por 3 normas básicas guías e
  informes técnicos
• ISO 9000/2000 SGC. Fundamentos y vocabulario
  que definen los conceptos de calidad.
• ISO 9001/2000 SGC. Requisitos del SC que se
  aplican a Organizaciones que Diseñan,
  Desarrollan, Producen, Instalan y prestan
  Servicio.
• ISO 9004/2000 SGC. Directrices para mejora del
  desempeño.
• ISO 9001/94 SGC. Requisitos para el desarrollo,
  suministro, instalación y mantenimiento del
  soporte lógico (software).

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Qué es el Sistema de Calidad ?

• El Sistema de Calidad es un método de trabajo por
  medio del cual se asegura que los productos y/o
  servicios estén de conformidad con los requisitos
  especificados por el cliente.
• Para implementar un sistema de calidad se deben
  cumplir los 20 elementos prescriptos en las
  normas ISO de la serie 9000, adecuándolos a la
  realidad de la organización.
• El sistema de calidad debe garantizar que las
  cosas se harán siempre de la misma manera,
  independientemente de quién o del momento en que
  se haga por lo tanto debe soportarse en una
  documentación que le dé formalidad al proceso de
  mejoramiento continuo.

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Documentación del Sistema de Calidad
Manual de Calidad
Políticas y Objetivos de la Calidad
Manual de Procedimientos
Registros de Calidad por ISO 9000
Documentos MP, DFP, DP, Instrucc.Trab.,...etc
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Manual de Calidad
Manual de Organización
Políticas y Objetivos de la Calidad
Documentos MP, DFP, DP, Instrucc.Trab.,....etc
Manual de Procesos
Manual de Procedimientos
13
Manual de Calidad
Manual de Organización
Políticas y Objetivos de la Calidad
Manuales Administrativos
Documentos MP, DFP, DP, Instrucc.Trab.,....etc
Manual de Organización
Manual de Procedimientos
14
Los Manuales Administrativos
15
Concepto

• Los manuales administrativos son documentos que
  sirven como medio de comunicación y coordinación
  que permiten registrar, mantener y transmitir en
  forma detallada, ordenada y sistemática la
  información de una organización.

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Fines

• Comunicación de la Información.
• Como una herramienta para la comunicación y la
  transmisión de la información.
• Evidencia de la conformidad.
• Aporte de evidencia de que lo planificado se ha
  llevado a cabo realmente.
• Compartir conocimientos
• Con el fin de difundir y preservar las
  experiencias de la organización.
• Son un instrumento administrativo que apoya la
  realización del trabajo

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Fines

• Uniformar y controlar el cumplimiento de las
  rutinas de trabajo y evitar su alteración
  arbitraria.
• Aumentar la eficiencia de los empleados
  indicándoles lo que deben hacer y cómo deben
  hacerlo.
• Servir de consulta y orientación al personal de
  nuevo ingreso y al que labora actualmente, para
  conocer la organización y funcionamiento interno
  de la institución.

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Fines

• Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar
  duplicación de esfuerzos.
• Facilitar y servir de documento básico de
  referencia para la realización de las Auditorias
  y la evaluación del control interno
• Construir una base para el análisis posterior del
  trabajo y el mejoramiento continuo de los
  sistemas, procedimientos y métodos.

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Limitaciones

• Constituyen una herramienta, pero no una solución
  para todos los problemas administrativos
• Su mala o poca cuidadosa preparación pueden
  generar serios inconvenientes en el normal
  desenvolvimiento de las operaciones
• El costo de su elaboración y revisión pueden ser
  altos
• Son en general poco flexibles
• Incluyen solo los aspectos formales de la
  organización
• Muy sintéticos carecen de utilidad, muy
  detallados, pequeños cambios los convierten en
  obsoletos.

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Clasificación

• Por su Naturaleza
• Macro - administrativos (ULA)
• Micro - administrativos (Direc. / Dpto / Secc.)
• Meso - administrativos (División)
• Por su ámbito
• Generales (UAAs)
• Particulares (Dirección, Dpto,....)

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Clasificación

• Por su Contenido
• Manual de Organización
• Manual de Procesos y/o Procedimientos
• Manual de Políticas y/o Normas
• Manual de Historia de la Organización
• Manuales de contenido múltiple

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Clasificación

• Por su Función específica o Área de actividad
• Manual de Compras
• Manual de Contabilidad
• Manual de Finanzas
• Manual del Sistema
• Manual del Usuario
• Manuales generales de 2 ó mas áreas.

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Relación de Manuales
Manual de Compras
Manual de Normas
Manual de Políticas
Manual de Organización
Manual de Finanzas
Manual de Procedimientos
Manual de Procesos
Manual de Progr. y Pto
Manual de Cargos
Manual de Tareas
Manual de Producción
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El Manual de Organización
25
Concepto

• Es un instrumento administrativo que contiene en
  forma detallada, ordenada y sistemática,
  información referente al directorio
  administrativo, antecedentes, legislación,
  atribuciones, políticas, estructuras, objetivos y
  funciones de las unidades administrativas que
  integran la organización, señalando los niveles
  jerárquicos, grados de autoridad y
  responsabilidad, canales de comunicación y
  coordinación, así mismo contiene los organigramas
  que describen en forma gráfica la estructura de
  la organización.

26
Objetivos

• Presentar una visión de conjunto de la
  organización
• Presentar la estructura, objetivo y funciones
  asignadas a cada unidad administrativa
• Establecer claramente el grado de autoridad y
  responsabilidad de los distintos niveles
  jerárquicos
• Coadyuvar a la correcta atención de las labores
  asignadas al personal

27
Objetivos

• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la
  realización del trabajo
• Funcionar como medio de relación y coordinación
  con otras organizaciones
• Servir como vehículo de información a los
  proveedores de bienes, prestadores de servicios,
  usuarios y/o clientes de la organización

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Objetivos

• Servir de documento rector, porque describe en
  forma general las políticas y los objetivos de la
  organización, además de las responsabilidades de
  los integrantes, para cumplir con esas políticas
  y objetivos trazados.
• Es el mejor método para mostrar a clientes
  actuales y potenciales, la organización, sus
  compromisos con la calidad y la manera de operar
  internamente.

29
Contenido del Manual de Organización
30

• Contenido del Manual de Organización
• Identificación ( Portada)
• Índice o Contenido
• Prólogo o Introducción
• Directorio (OPCIONAL)
• Antecedentes Históricos
• Legislación o Base Legal
• Atribuciones (OPCIONAL)
• Modelo Estratégico
• Organización
• Estructura Organigramática, Objetivo y
  Funciones de las U A.
• Estructura Posicional de Cargos
• Índice de Procedimientos
• Glosario de Términos

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Glosario de Términos
13
Contenido del Manual de Organización
Índice de Procedimientos
12
Estructura P. Cargos
11
Estructura Organigr. Objetivo y Funciones
10
Contexto detallado jerarquic. por Unidad
Administrativa
Organización
9
Modelo Estratégico
8
Atribuciones
7
Base Legal 6
Antecedentes H.
5
Directorio 4
Introducción
3
Índice o Contenido
2
Identificación
1
32
IDENTIFICACIÓN O PORTADA

• Identificación se considera la página número 1,
  aún cuando en ella no se incluye el número,
  permite conocer los datos relacionados con el
  organismo a que se refiere el manual, el cual
  contiene
• Logotipo de la ULA
• Niveles jerárquicos de la unidad responsable de
  la elaboración
• Título y niveles jerárquicos del organismo a que
  pertenece el manual
• Lugar y fecha de elaboración
• Número de revisión, en su caso
• Cantidad de ejemplares impresos

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ÍNDICE O CONTENIDO

• Índice o Contenido Es una relación de los
  capítulos que constituyen la estructura del
  documento. Siempre se incluye al principio del
  volumen.
• El Contenido proporciona las secciones
  principales en orden de aparición.
• El Índice proporciona de manera mas detallada
  los tópicos con las páginas donde se encuentran.
  Con frecuencia se ubica al comienzo del informe.

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INTRODUCCIÓN

• Introducción
• Presenta de manera clara y resumida, una visión
  general de lo que se trata el manual es decir de
  su contenido interno. Es un sumario de
• propósitos organización metodología.
• Debe contener
• Una breve presentación y ubicación contextual
  del manual
• Justificación de elaboración del manual
• Propósito general del manual
• Organización interna del manual, presentando como
  están constituidas sus partes (capítulos,
  secciones...)
• Una descripción resumida de la Metodología
  empleada para la elaboración del mismo.

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DIRECTORIO (opcional)

• Directorio consiste en la relación de los
  funcionarios y de los cargos que ocupan dentro de
  la organización. Debe contener
• Unidad Administrativa
• Cargo
• Nombre
• Teléfono
• Email
•   
•  

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ANTECEDENTES HISTÓRICOS

• Antecedentes Históricos
• Breve descripción histórica de las razones o
  causas que dieron origen a la creación de la
  organización. Decreto de Creación
• Descripción de información sobresaliente en el
  desarrollo y evolución de la organización.
  Señalar las modificaciones que se hayan efectuado
  en cuanto a estructura, funciones, etc. Reseña
  Histórica
•   
•  

37
LEGISLACIÓN O BASE LEGAL

• Base Legal consiste en una relación de los
  títulos de los principales documentos jurídicos,
  de los cuales se derivan las atribuciones de la
  organización y de las unidades administrativas
  que la integran, tales como
• Leyes
• Estatutos
• Reglamentos
• Normas
• Circulares
• Otros
•   
•  

38
ATRIBUCIONES(opcional)

• Atribuciones consiste en la trascripción textual
  y completa de las facultades conferidas a la
  organización, de acuerdo a las disposiciones
  jurídicas que dan base legal a sus actividades.
  Debe contener
• Título completo
• Capítulo
• Artículo
• Texto
•   
•  

39
MODELO ESTRATÉGICO

• El Modelo Estratégico consiste en en un modelo o
  patrón que define las dimensiones esenciales de
  la organización, en el se hace explícita su
  dirección o derrotero define los resultados que
  hay que lograr asume un conjunto de valores
  sobre la forma de proceder e imparte directrices
  y expresa su razón de ser y contiene
• Misión, Visión y Valores
• Políticas
• Objetivo
• Funciones
•   
•  

40
ORGANIZACIÓN

• Organización presenta el sistema formal de
  relaciones de trabajo, es decir la ESTRUCTURA, la
  cual define cómo se dividen, agrupan y coordinan
  las tareas de trabajo de las personas y grupos de
  la organización.
• Estructural Organizativa contiene la descripción
  conceptual en orden jerárquico de cada una de las
  unidades administrativas de la organización.
• Estructura Organigramática contiene la
  representación gráfica de la organización
  mediante el organigrama, el cual muestra el
  ordenamiento de las unidades administrativas, sus
  relaciones, canales de comunicación, líneas de
  autoridad y supervisión, así como las unidades de
  categoría especial.

41
ORGANIZACIÓN

• Estructura de Línea de Mando Directo (ELMD) que
  conforma las unidades operativas mediante las
  cuales se materializan los objetivos
  operacionales.
• Estructura de Línea de Mando Funcional (ELMF)
  que actúa en apoyo a las operaciones que se
  ejecutan en la ELMD y está conformada por
• Unidades ASESORAS (sugerir a los directivos)
• Unidades de COORDINACIÓN (unifica esfuerzos)
• Unidades de SERVICIO (asistir instit.
  Mantenimiento)
• Unidades de APOYO (materializan políticas de
  recursos)
• Estructura de Niveles en la cual se establecen
  los niveles de coordinación, supervisión y
  ejecución de la organización.

42
ORGANIZACIÓN

• Objetivo se definen como los resultados a largo
  plazo (mas de 1 año) que una organización aspira
  lograra a través de su misión básica, y deben ser
  medibles, razonables, claros, coherentes y
  estimulantes. Estos se definen tanto para la
  organización en general, como para las unidades
  administrativas que la conforman.
• Funciones se refiere al conjunto de actividades
  relacionadas entre sí, necesarias para el logro
  de los objetivos de una organización y de cuya
  ejecución es responsable una unidad
  administrativa.

43
ESTRUCTURA POSICIONAL DE CARGOS

• Estructura Posicional de Cargos comprende la
  estructura organigramática (organigrama)
  mostrando los cargos que ocupan los miembros de
  la organización en cada una de las unidades
  administrativas. y ejecución de la organización.
• Descripción de Cargos
• Objetivo, Funciones, Actividades y/oTareas
• Ámbito de la actuación,....etc.

44
INVENTARIO (O MAPA) DE PROCESOS

• Procesos Claves son aquellos que responden
  directamente a la razón de ser de la
  organización.
• Procesos de Apoyo identificados como aquellos
  que permiten captar y administrar todos los
  recursos y servicios requeridos para un adecuado
  y eficiente desempeño de los procesos claves.
• Procesos de Dirección son aquellos necesarios
  para alinear y canalizar todos los esfuerzos de
  la organización.

45
ÍNDICE DE PROCEDIMIENTOS

• Índice de Procedimientos comprende un listado de
  los principales procedimientos que se ejecutan en
  las unidades administrativas que comprenda el
  manual. Esta lista servirá como índice de los
  manuales de procedimientos que se formulen, los
  cuales deberán ser priorizados por los directivos
  de la organización a la cual se elabora el manual.

46
GLOSARIO DE TÉRMINOS

• Incluyen un listado de aquellos términos técnicos
  que auxilien en la comprensión del manual.

47
Formatos de Impresión
48
Facultad de Ciencias Departamento de
Matemáticas Manual de Organización
Página MO 6.7. P - 1/5
Materia
Asunto
Aprobado por Consejo Universitario
Vigencia a partir
Elaborado por DSIA 09/2002
Aprobado por Unidad Académica
Aprobado por Consejo de Facultad
49
Facultad de Ciencias Departamento de
Matemáticas Manual de Organización
Página MO 6.7. P - 1/5
SISTEMA DE INFORMACIÓN ORGANIZACIONAL
Materia
Asunto
Aprobado por Consejo Universitario
Vigencia a partir
Elaborado por DSIA 09/2002
Aprobado por Unidad Académica
Aprobado por Consejo de Facultad
50
Metodología de Elaboración de Manuales
51
(No Transcript)
52
PREPARACIÓN ORGANIZACIONAL ACTIVIDADES

• Diseño del proyecto
• Definición del Responsable
• Estudio preliminar de la Organización
• Contacto para determinar la Estrategia,
  Requerimientos del cliente y grado del manual
• Preparar y presentar para aprobación Proyecto /
  Propuesta de Servicios al cliente
• Establecer el Equipo de Trabajo o responsables de
  la información
• Comunicar el proyecto a los miembros de la
  organización

53
ENTENDER LA ORGANIZACIÓN ACTUAL ACTIVIDADES

• Seleccionar métodos de levantamiento de
  información
• Establecer junto con el cliente el Cronograma de
  Trabajo
• Levantamiento e Integración de la Información de
• Antecedentes Históricos
• Base Legal
• ME misión, visión, valores, políticas,
  objetivo y funciones
• Procesos y subprocesos
• Organización en macro y en micro
• Relación de Cargos
• Recursos presupuestarios y financieros,....etc.
  
• Relaciones de jerarquía y coordinación ( 6
  elementos del diseño)
• Análisis de la Información
• Elaborar diagnóstico de la organización actual

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(RE)DISEÑO DE LA ORGANIZACION ACTIVIDADES

• Definir los criterios de rediseño de la
  Organización
• Preparar junto con el cliente y presentar para
  aprobación el Plan de Acción, Prioridades,
  Impactos y Estimación de Costos del Rediseño de
  las áreas de organizacion
• Desarrollar el Plan de Rediseño de acuerdo a las
  propuestas y prioridades aprobadas y a los
  criterios establecidos
• Presentar para aprobación Propuestas de Rediseños
  desarrollados
• Selección y aprobación de las propuestas de
  rediseño

55
(No Transcript)
56
(No Transcript)
57
ELABORACIÓN E IMPLANTACIÓN DEL MANUAL ACTIVIDADES

• Desarrollo / Elaboración del Manual de
  Organización
• Revisar y/o actualizar formatos de impresión
• Presentación del manual para su Revisión y
  Aprobación por
• Distribución del Manual
• Entrenamiento a Usuarios
• Implantación del Manual

Unidad Acad./Adm.
C. Fac. / Aut. Rect.
DSIA
Cons.Univ.
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MEDIDAS, CONTROLES Y MEJORAMIENTO
CONTÍNUO ACTIVIDADES

• Evaluar en que medida el Manual cumple los
  objetivos para los cuales ha sido creado
• Determinar el grado de actualizaciones
  inserción, modificación y/o eliminaciones que se
  le deben realizar al Manual
• Actualización Manual

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Metodología para elaboración de Manuales

• Diseño del Proyecto
• Definición del Responsable
• Delimitación del universo del estudio
• Estudio preliminar de la Org.
• Contacto con el Cliente
• Preparación del proyecto y/o Propuesta de
  Servicio
• Presentación del Proyecto
• Levantamiento e Integración de la Información
• Análisis de la Información

• Re(Dideño) de la Organización
• Presentación de las propuestas de cambio
  (Organiz./Autom./Com.)
• Desarrollo o preparación del Manual
• Aprobación del Manual
• Distribución del Manual
• Entrenamiento a Usuario
• Implantación del Manual
• Seguimiento/Evaluación del Manual
• Actualización

60
Gracias ! y feliz fin de semana