PUSAT SUMBER PENDIDIKAN

1
PUSAT SUMBER PENDIDIKAN NEGERI SELANGOR
SISTEM FAIL PUSAT SUMBER SEKOLAH
2
DEFINISI
Fail ialah Satu folder yang didaftar dalam
mana-mana surat (lampiran-lampiran) disusun
dengan cermat dan sistematik .
3
File bukan merupakan perkataan berasal
daripada perkataan Bahasa Inggeris. Ia berasal
daripada Bahasa Latin, iaitu Fillum
sejenis benang di mana kertas-kertas disusun.
4
PENGERTIAN
Sistem Fail ialah satu proses mengklasifikasi,
menyusun dan menyimpan rekod _at_
maklumat secara sistematik serta mudah
diperoleh pada bila-bila masa diperlukan.
5
KEPENTINGAN

• Sistem fail perlu supaya rekod dapat diperoleh
  dengan segera apabila dikehendaki.
• Semua rekod dapat disimpan secara terurus dan
  sistematik.
• 3. Sistem fail yang sistematik akan memudahkan
  pengurus ataupun pengganti mengambil alih
  tugas-tugas yang ditinggalkan.

6

• Seseorang pengurus mesti tahu
• (a) teknik penyimpanan fail
• (b) rekod- rekod pentadbiran
• (c) sistem penyimpanan rekod yang patut
• diamalkan
• (d) peralatan yang patut disediakan
• (e) personel yang menyelenggarakan fail

7
SISTEM FAIL DI SEKOLAH
Semua sekolah ada sistem fail. Tetapi terdapat
beberapa perbezaan (a) Cara mengelas tajuk
besar dan pecahan tajuk (b) Nombor fail untuk
tajuk berbeza (c) Perkara-perkara dalam fail
dicampur aduk
8
PSS masih belum mempunyai sistem fail yang
terurus. Masalah-masalah yang berlaku ialah
1. Tajuk / Perkara yang boleh digolongkan
dalam satu TAJUK besar diasingkan - wujud fail
yang bercampur aduk. 2. Ada kecenderungan
menambah nombor fail baru kepada nombor yang
sedia ada. 3. Sukar mencari fail. Terpaksa
membaca daripada Daftar Fail (Surat Keluar -
Surat Masuk). 4. Penyimpanan rekod yang kurang
kemas. 5. Masa yang banyak diperlukan untuk
mencari satu-satu fail / surat. 6. Guru
Pewrpustakaan Media mengambil masa yang
panjang untuk memahami sistem fail yang
digunakan.
9
PRINSIP-PRINSIP ASAS SISTEM FAIL
1. Tidak banyak menggunakan ruang fail
berkulit nipis lebih baik drp fail berkulit
tebal. 2. Mudah disediakan dan mudah
disimpan. 3. Murah dan mudah didapati di
pasaran. 4. Mudah diperluas dan dipakai
berterusan bersifat aktif. 5. Mudah
diperoleh bila diperlukan jimatkan masa. 6.
Beri tanda (art guide) apabila dikeluarkan. 7.
Pengedaran fail secara bersistem pergerakan
dicatatkan.
10
CIRI-CIRI SISTEM FAIL YANG BAIK
1. Kepadatan - menggunakan ruang yang
minima 2. Assesibility - mudah untuk dirujuk
(Kertas Minit ) 3. Ekonomi - kos yang
minima 4. Keanjalan - pembesaran ruang pada
masa depan 5. Lokasi - diletakkan di
tempat yang mudah diperoleh 6. Rujukan -
mudah untuk mengesan dokumen lain Silang
yang berkaitan - rekod
dapat dicari dengan berbagai- bagai
tajuk 7. Retention - fail yang tidak aktif
dapat dipindahkan 8. Klasifikasi - mudah
untuk membuat rujukan
11
PENGELASAN SISTEM FAIL
Tajuk fail dikelaskan kepada 01 -
Kurikulum 02 - Kokurikulum 03 -
Hal Ehwal Pelajar 04 - Perjawatan dan
Perkhidmatan Kakitangan 05 - Kewangan dan
Akaun 06 - Pentadbiran Am Sekolah 07 -
Perhubungan Masyarakat 08 - Kemudahan
Fizikal 09 - Asrama 10 - Audit
LEVEL 1
12
TAJUK FAIL PERKARA
Setiap tajuk fail dikelaskan mengikut perkara
01 - KURIKULUM 01 / 01 - Pekeliling
Surat Siaran Kurikulum 01 / 02 -
Sukatan Pelajaran 01 / 03 - Jadual
Waktu 01 / 04 - Sumber Pelajaran 01 / 05
- Panitia Mata Pelajaran 01 / 06 -
Peperiksaan 01 / 07 - Laporan Lawatan 01
/ 08 - ...................................

LEVEL 2
13
TEKNIK MENGELAS MEMBERIKAN KOD

• Fail hendaklah dikelas dan diberikan kod yang
  sesuai. Setiap fail mestilah mempunyai 3 level,
  iaitu
• Level 1 - Tajuk
• Level 2 - Perkara
• Level 3 - Aktiviti
• Setiap level dihadkan nombornya
• (a) tentukan tajuk fail
• (b) tentukan perkara
• (c) tentukan aktiviti
• (d) tetapkan kod untuk setiap fail
• Contoh
• Level 1 - Tajuk - Kurikulum - 01
• Level 2 - Perkara - Sumber Pelajaran - 04
• Level 3 - Aktiviti - Pekeliling - 001
• 01 / 04 / 001

14
PENGELASAN KOD FAIL PSS
Item Item Kod
Singkatan Nama Sekolah Singkatan Nama Sekolah SMKSAA
Singkatan Pusat Sumber Sekolah Singkatan Pusat Sumber Sekolah PSS
Tajuk Besar - Kurikulum 01
Perkara - Sumber Pelajaran 04
Aktiviti - Pengurusan Pentadbiran PSS 01
Tajuk Fail - Pekeliling Am 001
Jilid 1 / 2 .. Jilid 1 / 2 .. Jld. 1 dan seterusnya
Bilangan Surat Bilangan Surat (01) dan seterusnya
Contoh SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 004
(01) SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 004 / Jld. 2 (01)
- jika jilid 2 dan seterusnya
15
PENDAFTARAN, PENGELUARAN PENYEMAKAN FAIL

• DEFINISI
• Pendaftaran ialah satu cara merekod segala fail
  yang telah dibuka. Rekod-rekod fail ini
  mestilah dilakukan secara sistematik.
• JENIS-JENIS PENDAFTARAN
• a. Sistem Doket
• b. Sistem Kad
• c. Sistem Buku
• d. Sistem Komputer

16
DAFTAR SURAT MENYURAT

• Surat Keluar dan Masuk
• Tujuan rekod guna Daftar Surat Menyurat
• (Am 10-Pin. 3/80)
• Setiap surat keluar atau masuk direkodkan secara
  berasingan

17
PERKARA-PERKARA LAIN DALAM FAIL

• SAMPUL KECIL
• Sebuah fail kuning.
• Digunakan sebagai fail sementara.
• Hanya mengandungi satu tajuk sahaja.
• Jenis fail tidak aktif.
• Apabila sudah ditemukan fail asalnya, Sampul
  Kecil dan kandungannya dimasukkan ke dalam
  fail asalnya.
• Selagi fail asal tidak ditemukan,
  ia tidak boleh ditutup.

18
PERKARA-PERKARA LAIN DALAM FAIL

• FAIL TIMBUL
• Apabila ada 2 atau 3 perkara yang timbul
  sekali-sekala, maka maklumat atau surat berkenaan
  akan dimasukkan ke dalam fail timbul.
• Ini adalah kerana perkara yang ditimbulkan itu
  tidak diketahui dalam perkara yang mana perlu
  dikelaskan.

19
PERKARA-PERKARA LAIN DALAM FAIL

• KERTAS MINIT
• Setiap fail perlu mempunyai Kertas Minit
  (Borang Am 6).
• Tujuan untuk merekodkan penerimaan dan
  penghantaran keluar surat-surat.
• Setiap surat diberikan satu nombor rujukan.
• Ia ditampalkan _at_ disematkan di sebelah kiri fail.
• Surat masuk - ditulis dgn dakwat MERAH
• Surat keluar - ditulis dgn dakwat BIRU /
  HITAM

20
CARA MENULIS MAKLUMAT PADA KERTAS MINIT
Surat dari . bertarikh dikandung
pada . Ruj. No... Surat
kepada. bertarikh dikandung pada
. Ruj. No...
1
2
21
ARAHAN PENUTUPAN FAIL

• FAIL AKTIF
• Ia boleh ditutup apabila
• - tebal 1 inci
• - mengandungi 100 surat
• Setelah penuh, catatkan bilangan jilid pada
  nombor rujukan dan buka fail lain dengan
  menggunakan jilid 2 dsb.
• Kod fail masih sama dan bilangan surat dimulakan
  dengan nombor 01.

22
ARAHAN PENUTUPAN FAIL

• FAIL TIDAK AKTIF
• Fail aktif yang dikelaskan sebagai tidak aktif
  apabila ia tidak digunakan selama 5 tahun.
• Fail yang perlukan tindakan segera, maka
  tanda-tanda bercetak yang menunjukkan jenis
  tindakan perlu disematkan pada kulit fail.
• Cth Tindakan Serta Merta (Am 99)
• Segera (Am 99B)

23
PERINGKAT KESELAMATAN FAIL
Perkara TERBUKA Kulit fail berwarna putih (Am
435 Pin. 1/80) Perkara TERHAD Kulit fail
berwarna putih dengan cop TERHAD Perkara
SULIT Kulit fail berwarna hijau (Am 436)
24
PERINGKAT KESELAMATAN FAIL
Perkara RAHSIA Kulit fail berwarna merah jambu
(Am 437) berpalang merah (Am
437) Perkara RAHSIA BESAR Kulit fail berwarna
kuning muda, berpalang merah
(Am 438) Fail PSS hanya menggunakan fail
berwarna putih untuk terbuka.
25
FAIL - FAIL UNTUK PUSAT SUMBER SEKOLAH
26
KOD BIDANG FAIL PSS
Kod Bidang
01 Pengurusan dan Pentadbiran PSS
02 Pusat Kegiatan Guru (PKG)
03 Pejabat Pelajaran Daerah (PPD)
04 Pusat Sumber Pendidikan Negeri (PSPN) / Jabatan Pelajaran Negeri (JPN)
05 Bahagian Teknologi Pendidikan (BTP) / Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM)
06 Aktiviti Pusat Sumber Sekolah
07 Koleksi Pusat Sumber Sekolah
08 Kewangan Pusat Sumber Sekolah
09 Perkhidmatan Pusat Sumber Sekolah
10 Am (Pusat Sumber Sekolah)
27
PERINCIAN FAIL PSS
01 - PENGURUSAN PENTADBIRAN PSS 01 - PENGURUSAN PENTADBIRAN PSS
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 001 Surat Pekeliling Ikhtisas / Perkhidmatan
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 002 Surat Pekeliling Am
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 003 Surat Siaran
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 004 Data Statistik Guru Pelajar
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 005 Data Statistik Guru Yang Berkursus
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 006 Data Peribadi Guru Perpustakaan Media
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 007 Jawatankuasa Induk PSS
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 008 Jawatankuasa Kerja PSS
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 009 Fail Timbul
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 010
28
02 - PUSAT KEGIATAN GURU (PKG) 02 - PUSAT KEGIATAN GURU (PKG)
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 001 Surat Pekeliling PKG
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 002 Surat Siaran
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 003 Mesyuarat PKG
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 004 Aktiviti PKG
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 005 Aktiviti Kurikulum
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 006 Aktiviti Kokurikulum
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 007 Kegiatan Sosial
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 008 Projek Khas
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 009 Fail Timbul
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 010
29
03 - PEJABAT PELAJARAN DAERAH (PPD) 03 - PEJABAT PELAJARAN DAERAH (PPD)
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 001 Surat Pekeliling PPD
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 002 Surat Siaran
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 003 Mesyuarat PPD
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 004 Aktiviti PPD
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 005 Aktiviti Kurikulum
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 006 Aktiviti Kokurikulum
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 007 Kegiatan Sosial
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 008 Projek Khas
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 009 Fail Timbul
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 010
30
04 - PUSAT SUMBER PENDIDIKAN NEGERI (PSPN) / JABATAN PELAJARAN NEGERI (JPN) 04 - PUSAT SUMBER PENDIDIKAN NEGERI (PSPN) / JABATAN PELAJARAN NEGERI (JPN)
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 001 Surat Pekeliling PSPN / JPN
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 002 Surat Siaran
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 003 Mesyuarat PSPN / JPN
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 004 Aktiviti PSPN / JPN
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 005 Aktiviti Kurikulum
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 006 Aktiviti Kokurikulum
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 007 Kegiatan Sosial
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 008 Projek Khas
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 009 Fail Timbul
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 010
31
05 - BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN (BTP) / KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA (KPM) 05 - BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN (BTP) / KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA (KPM)
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 001 Surat Pekeliling BTP / KPM
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 002 Surat Siaran
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 003 Mesyuarat BTP / KPM
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 004 Aktiviti BTP / KPM
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 005 Aktiviti Kurikulum
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 006 Aktiviti Kokurikulum
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 007 Kegiatan Sosial
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 008 Projek Khas
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 009 Fail Timbul
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 010
32
06 - AKTIVITI PUSAT SUMBER SEKOLAH 06 - AKTIVITI PUSAT SUMBER SEKOLAH
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 001 Rancangan Aktiviti PSS
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 002 Kertas Kerja Program
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 003 Mesyuarat Jawatankuasa Induk PSS
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 004 Mesyuarat Jawatankuasa Kerja PSS
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 005 Aktiviti PSS (Kursus/Bengkel/ Seminar/Taklimat/dsb).
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 006 Program Perkembangan Staf
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 007 Pertandingan Anjuran PSS
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 008 Projek Khas PSS
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 009 Program Bacaan (NILAM)
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 010 Laporan Aktiviti PSS (Bulanan Tahunan)
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 011 Fail Timbul
33
07 - KOLEKSI PUSAT SUMBER SEKOLAH 07 - KOLEKSI PUSAT SUMBER SEKOLAH
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 001 Surat Pekeliling
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 002 Kemudahan Fizikal PSS
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 003 Buku PSS
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 004 Bahan Bukan Buku PSS
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 005 Pengurusan Penyenggaraan Harta Modal
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 006 Pengurusan Inventori
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 007 Pengurusan Bekalan Pejabat
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 008 Pengurusan Bahan PSS (Am)
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 009 Semakan Stok Hapus Kira
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 010 Fail Timbul
34
08 - KEWANGAN PUSAT SUMBER SEKOLAH 08 - KEWANGAN PUSAT SUMBER SEKOLAH
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 001 Surat Pekeliling Perbendaharaan / Kewangan PSS
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 002 Anggaran Belanjawan PSS
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 003 Laporan Kewangan PSS (Bulanan Tahunan)
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 004 Wang Bantuan Kerajaan
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 005 Sumber Wang Awam (SUWA)
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 006 Pesanan Kerajaan
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 007 Invois / Bill / Resit
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 008 Sumbangan / Derma
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 009 Tabung PSS
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 010 Fail Timbul
35
09 - PERKHIDMATAN PENGGUNAAN PUSAT SUMBER SEKOLAH 09 - PERKHIDMATAN PENGGUNAAN PUSAT SUMBER SEKOLAH
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 001 Surat Pekeliling
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 002 Perkhidmatan Pinjaman Buku
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 003 Perkhidmatan Pinjaman Bahan Bukan Buku
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 004 Perkhidmatan Pinjaman Peralatan
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 005 Perkhidmatan Penggunaan Bilik / Ruang
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 006 Perkhidmatan Penggunaan Bahan
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 007 Perkhidmatan Penggunaan Peralatan
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 008 Pengajaran-Pembelajaran Literasi Maklumat
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 009 Radio / TV Pendidikan
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 010 Fail Timbul
36
10 - AM ( PUSAT SUMBER SEKOLAH ) 10 - AM ( PUSAT SUMBER SEKOLAH )
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 001 Badan Pengawas PSS
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 002 Kelab Pusat Sumber Sekolah
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 003 Agensi Kerajaan
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 004 Agensi Swasta
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 005 PIBG Sekolah
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 006 Kelab Komputer
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 007 Fail Timbul
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 008
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 009
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 010
37
Sekian, Terima Kasih.
Oleh Zul sahri bin Othman Pusat Kegiatan Guru,
Kuala Selangor E-mail zul.sahri_at_btpnsel.edu.m
y Telefon [phone]