ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTOS

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ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTOS

• CICLO 11 - 1

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UNIDAD DOS

• EL SISTEMA DE INFORMACION PARA COMPRAS Y
  ABASTECIMIENTOS

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RELACION DE LA FUNCION DE COMPRAS CON LA
ORGANIZACION

• OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
• Proporcionar un flujo ininterrumpido de
  materiales, abastecimientos y servicios
  requeridos para la operación de la organización.
• Conservar las inversiones y pérdidas mínimas en
  el inventario.
• Mantenimiento de estándares y controlres de
  calidad adecuados.

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RELACION DE LA FUNCION DE COMPRAS CON LA
ORGANIZACION

1. Encontrar o desarrollar vendedores competentes.
2. Estandarizar, en lo que sea posible, los
   artículos comprados.
3. Compra de artículos y servicios requeridos al
   precio final más barato posible.
4. Mejorar la posición competitiva de la
   organización.
5. Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas,
   productivas con otros departamentos dentro de la
   organización.
6. Alcanzar los objetivos de compra al menor nivel
   posible de costos de administración.

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RESPONSABILIDADES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
FUNCION
98 Desarrollar nuevas fuentes de abastecimiento
89 Análisis de valores
87 Decisión de comprar
86 Selección de medio de transporte
81 Control de inventarios
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ESPECIALIZACIÓN EN LA FUNCION DE COMPRAS

1. Compra y negociación.
2. Seguimiento y expedición.
3. Administración.
4. Investigación de compras.

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RELACIONES CON OTROS DEPARTEMENTOS

• Finanzas.
• Operaciones.
• Administración de materiales.
• Ingeniería.
• Administración general.
• Dirección ejecutiva.

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CONTROL DE CALIDAD DE LAS COMPRAS

• Se refiere a adquirir el artículo que
  exactamente es requerido para satisfacer las
  necesidades de uso
• La CALIDAD describe las nociones de función,
  adaptabilidad y conformidad con las
  especificaciones, satisfacción con el desempeño
  que presta, el precio y la mejor compra.
• .

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CONTROL DE CALIDAD DE LAS COMPRAS

• CALIDAD es la capacidad de un vendedor para
  proveer artículos y servicios de acuerdo con las
  especificaciones.
• El área de inspección cubre tal interpretación.

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CONTROL DE CALIDAD DE LAS COMPRAS

• ADAPTABILIDAD.
• CONFIABILIDAD.
• SERVICIO.

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IMPORTANCIA DE LA CLARIDAD EN LA INFORMACION DE
LA SOLICITUD DE COMPRAS

1. Precisión para evitar confusiones.
2. Conocer calidad, cantidad, proveedor, áreas
   solicitantes y tiempo.
3. Tener completa la información para la toma de
   decisiones.
4. Aterrizar la información, de acuerdo a las
   políticas de compras, seguimientos de la misma y
   manejo por duplicado de la requisición.

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CONTROL DE CALIDAD Y ACTUALIZACIONES TECNOLOGICAS

• La diversificación del mercado y el conocimiento
  de la oferta generada a partir de los avances
  tecnológicos y de comunicación, proporcionó a los
  consumidores una amplia gama de oportunidades en
  las diferentes áreas en consecuencia, el usuario
  ya no sólo toma como referencia el precio y la
  calidad del producto, sino, a su vez, demanda,
  atención, servicio, entrega, facilidades de pago,
  etc.

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CONTROL DE CALIDAD Y ACTUALIZACIONES TECNOLOGICAS

• Es decir, los cambios en la concepción de la
  calidad están determinados por el mercado, los
  adelantos tecnológicos y la competitividad.
• Las normas ISO 9000 cuentan con un modelo de
  gestión de calidad que se define como el grado
  en el que un conjunto de características
  inherentes cumple con los requisitos

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CONTROL DE CALIDAD Y ACTUALIZACIONES TECNOLOGICAS

• Para asegurar la calidad en el proceso de
  compras, se deben estandarizar los lineamientos
  generales del mismo, con la implantación de un
  manual de procedimientos.

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CONTROL DE CALIDAD Y ACTUALIZACIONES TECNOLOGICAS

• El mínimo que un registro básico, ya sea manual o
  por medio de un sistema de cómputo, debe contener
  es
• Registro de las órdenes de compra.
• Expediente de órdenes de compra.
• Archivo de artículos, que presente todas las
  compras de cada artículo importante.
• Archivo con el historial de los proveedores.

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CONTROL DE CALIDAD Y ACTUALIZACIONES TECNOLOGICAS

• Archivos de registro opcional
• Contratos con los proveedores importantes.
• Registro de herramientas compradas.
• Compras minoritarias y negocios pequeños.
• Archivo histórico de las cotizaciones.

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PROCESO ELECTRÓNICO DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS

• Cuando se instala un sistema de cómputo para
  utilizarlo en la realización de la función de
  compras, los pasos esenciales de una óptima
  compra siguen siendo los mismos que en los
  métodos manuales.

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PROCESO ELECTRÓNICO DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS

• Las ventajas del uso de sistemas de cómputo en la
  función de compras son
• Reducción en el esfuerzo manual de los empleados
  a un mínimo.
• La información a partir de los registros está
  disponible en forma casi instantánea.
• Se mejora el control de las operaciones.
• Se mejora el desempeño de operaciones por la
  disponibilidad de información y el mejor control
  de las operaciones.

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APLICACIONES INFORMATICAS ACTUALES EN LA FUNCION
DE COMPRAS
FUNCION DE USO
Órdenes de compra 84
Control de proveedores 83
Recepción de compras 73
Órdenes de cambio 67
Liberación de órdenes 62
Control de requisiciones 48
Sistema de apoyo de decisiones 40
Procesamiento de órdenes 64
Preparación de informes 66
Resolución de problemas fuera de línea 45
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SISTEMAS DE INFORMACION

• Flujo de información externa
• Condiciones generales del mercado.
• Fuentes de abastecimiento.
• Capacidad de los proveedores.
• Velocidad de producción de los proveedores.
• Condiciones de trabajo en las plantas e
  industrias de los proveedores.
• Precios y descuentos. Impuestos
• Disponibilidad y costos de transportación.
• Nuevos productos e información sobre productos.

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SISTEMAS DE INFORMACION

• Flujo de información interna
• Gerencia general.
• Ingeniería.
• Desarrollo de productos.
• Mercadotecnia.
• Producción.
• Jurídico.
• Finanzas y contabilidad.
• Almacén.

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SISTEMAS DE INFORMACION

• Antes de instalar un Sistema de Información para
  el área de compras, se deben considerar los
  siguientes aspectos
• Identificar los objetivos clave.
• Enlistar los detalles para aplicaciones
  potenciales.
• Analizar el potencial de beneficios y utilidades.
• Considerar la instalación y el proyecto.
• Establecer flexibilidad en el proyecto.
• Reconocer las inflexibilidades del sistema.
• Seleccionar al personal capacitado o entrenarlo.