ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTOS

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ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTOS

• CICLO 11 - 1

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POLITICAS DE LA FUNCION DE COMPRAS

• CONCEPTO Son los lineamientos preestablecidos
  por la Dirección, que rigen la conducta y
  enfoques necesarios para adquirir materiales para
  la empresa. Es sugerido que se manejen por
  escrito.

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POLITICAS DE LA FUNCION DE COMPRAS

• CLASIFICACION
• POLITICAS INTERNAS.
• POLITICAS EXTERNAS.

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El PROCESO DE COMPRAS

• ELEMENTOS
• Comprador.
• Vendedor.
• Objetivo o fin.
• Acuerdo.

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El PROCESO DE COMPRAS

• REQUISICION
• Es la solicitud de compra.
• Da origen al proceso de compra.
• Formas
• Formato estándar
• Memorundum

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El PROCESO DE COMPRAS

• REQUISICION
• Elementos
• Principales
• Descripción analítica de la compra.
• Fecha de requisición.
• Confirmación de la compra, con autorización.

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El PROCESO DE COMPRAS

• REQUISICION
• Elementos
• Accesorios
• Número de folio.
• Volumen solicitado.
• Fecha de requisición.
• Datos del proveedor.
• Tipo de transporte.
• Cotización.

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El PROCESO DE COMPRAS

• REQUISICION
• Fines
• Conocimiento de una necesidad.
• Investigación y selección del proveedor.
• Abastecimiento de un producto.
• Control.
• Tipos
• Específica
• Continua.

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El PROCESO DE COMPRAS

• REQUISICION
• Fines
• Conocimiento de una necesidad.
• Investigación y selección del proveedor.
• Abastecimiento de un producto.
• Control.
• Tipos
• Específica
• Continua.

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El PROCESO DE COMPRAS

• COTIZACIÓN
• Es el documento que muestra la descripción
  analítica, exacta, y especificaciones de las
  características que tienen los productos
  solicitados.
• Contenido
• Número de artículos.
• Lugar y tiempo de entrega.
• Transporte.
• Precio, cantidad y plazo de entrega.
• Condiciones de pago.

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El PROCESO DE COMPRAS

• COTIZACIÓN
• Análisis de la cotización
• Proveedores que ofrecen de manera óiptima el
  producto.
• Ubicación de los proveedores.
• Comunicación con proveedores.

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El PROCESO DE COMPRAS

• PEDIDO
• Es el documento legal que sierve para solicitar
  al proveedor el envio formal de los artículos
  especificados.

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El PROCESO DE COMPRAS

• PEDIDO
• Fines
• Comprobante de responsabilidad por parte del
  proveedor, de abastecer a la empresa.
• Información para el área contable.
• Preparativos de recepción.
• Información al departamento de Control de
  Calidad.
• Aviso para el departamento que giró la
  requisición.
• Seguimiento de la transacción por parte del
  Departamento de Compras.

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El PROCESO DE COMPRAS

• PEDIDO
• Aspectos legales
• Se debe realizar por escrito, y debe contar con
  los requisitos completos para realizar la compra.
• Administrativos
• Se debe girar con copias para el proveedor, el
  depto. de Compras, Contabilidad y Calidad.
• Se debe justificar la selección del proveedor.

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El PROCESO DE COMPRAS

• CONVENIO
• Es el contrato legal, referente a la
  compra-venta de un producto, así como las
  condicones de adquisición y pago.
• Se debe establecer por escrito, en forma clara.

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El PROCESO DE COMPRAS

• CONVENIO
• Es válido cuando
• Es aceptado y autorizado por un funcionarios
  competente.
• Estipula las responsabilidades tanto del
  proveedor, como del comprador.
• SE realiza conforme a la ley.

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El PROCESO DE COMPRAS

• SEGUIMIENTO
• Control de las órdenes.
• Confirmar la compra cuando la fecha de
  cumplimiento se aproxime.
• Si el proveedor no puede enviar la mercancia,
  decidir si se le espera o si se elgie a otro
  proveedor.
• Almacén reportará a Compras cuando reciba la
  mercancia, así como el departamento que giró la
  requisición.
• Compras dará seguimiento al paroceso , de ser
  necesario.

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El PROCESO DE COMPRAS

• TERMINACIÓN DE LA COMPRA
• Se recibieron efectivamente los productos
  solicitados.
• Los productos adquiridos ya están en uso.
• Se cumplió con las obligaciones pactadas entre el
  comprador y el vendedor.

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UNIDAD DOS

• EL SISTEMA DE INFORMACION PARA COMPRAS Y
  ABASTECIMIENTOS

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RELACION DE LA FUNCION DE COMPRAS CON LA
ORGANIZACION

• OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
• Proporcionar un flujo ininterrumpido de
  materiales, abastecimientos y servicios
  requeridos para la operación de la organización.
• Conservar las inversiones y pérdidas mínimas en
  el inventario.
• Mantenimiento de estándares y controlres de
  calidad adecuados.

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RELACION DE LA FUNCION DE COMPRAS CON LA
ORGANIZACION

1. Encontrar o desarrollar vendedores competentes.
2. Estandarizar, en lo que sea posible, los
   artículos comprados.
3. Compra de artículos y servicios requeridos al
   precio final más barato posible.
4. Mejorar la posición competitiva de la
   organización.
5. Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas,
   productivas con otros departamentos dentro de la
   organización.
6. Alcanzar los objetivos de compra al menor nivel
   posible de costos de administración.

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RESPONSABILIDADES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
FUNCION
98 Desarrollar nuevas fuentes de abastecimiento
89 Análisis de valores
87 Decisión de comprar
86 Selección de medio de transporte
81 Control de inventarios
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ESPECIALIZACIÓN EN LA FUNCION DE COMPRAS

1. Compra y negociación.
2. Seguimiento y expedición.
3. Administración.
4. Investigación de compras.

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RELACIONES CON OTROS DEPARTEMENTOS

• Finanzas.
• Operaciones.
• Administración de manteriales.
• Ingeniería.
• Administración general.
• Dirección ejecutiva.