Animer une r

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Animer une réunion

• Christian PEYRIC

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Les acteurs de la réunion
 le capitaine donne la cadence  dicton anglais
sur laviron

• le rôle de lanimateur
• Atteindre lobjectif fixé de la réunion
• Appliquer les outils appropriés
• Obtenir le consensus du groupe
• Établir un plan daction
• Faciliter la communication entre les participants
• Éviter les conflits

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Les participants
  dites-moi ce que vous, vous en pensez
vraiment  J.F Kennedy

• Les trois styles
• Les badauds
• Les spectateurs
• Les participants

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Le groupe

• Le groupe a deux fonctions
• Une production
• un plan, lobjectif, Lanimateur doit diriger
  la production et peut y participer
• Fonction relationnelle
• Interaction
• Entre les individus,lanimateur se doit de
  faciliter et de réguler les relations

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Se préparer cest se donner les moyens de réussir
 Si jai 6 heures pour abattre un arbre, jen
prends 5 pour aiguiser ma hache  Abraham
Lincoln

• Motivation et efficacité
• Un thème qui cadre la réunion
• Un objectif pour la réunion
• Un plan pour la réunion

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 Une réunion est dautant plus longue que
lordre du jour est plus creux  Roger Martin
(Patron de droit divin)

• Préparer son top
• Fixer le cadre et le thème de quoi allons-nous
  parler?
• Fixer lobjectif quel but doit atteindre le
  groupe?
• Fixer un plan de la réunion (organisation,calendri
  er minutage, outils utilisés)
• Préparer sa convocation
• Communiquer le top aux participants, avec le lieu
  et lheure de la réunion.
• Demander leurs de préparer cette réunion.

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 La géographie commande lhistoire  Napoléon

• 4 types de disposition
• Classe décole
• Sous lautorité du formateur
• En rond ou en carré
• Tous égaux, cette disposition facilite léchange
• Face à face
• Disposition de négociation
• En U
• Cette disposition combine, la place prépondérante
  de lanimateur et des supports visuels avec la
  possibilité déchanges des participants.

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Le lancement de la réunion

• Le lancement de la réunion remplit trois
  fonctions
• Une fonction humaine Il sagit de constituer,
  souder le groupe au-delà des individus qui le
  composent.
• Une fonction dorganisation lanimateur doit
  annoncer lobjectif de la réunion et le rôle de
  chacun.
• Une fonction concrète lanimateur doit dire
  lessentiel tout de suite
•  droit au but 
• ETRE RAPIDE
• ETRE CLAIR
• ETRE STRUCTURE

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Structurer le temps de la réunion le temps est
le bien le plus rare parce que cest le seul
quon ne puisse ni produire, ni donner, ni
échanger, ni vendre  Jacques Attali
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Structurer le temps de la réunion

• Cinq allocations de temps sont contre-productives
• Le retrait
• Les rituels sociaux
• Les procès dintention
• Lintimité
• Les passe-temps hors sujets
• Lallocation productive est, bien sûr lactivité
  cest-à-dire la poursuite de lobjectif du groupe
  accepté, affiché et partagé.

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Fixer le cadre

• Un groupe fonctionne dans un cadre qui lui
  apporte
• Confort, sécurité et loptimisation de la
  contribution de chacun.
• Un objectif commun
• Une méthode de travail
• Un rôle

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Résoudre un conflit

• Une réunion permet lexpression dopinions
  différentes.
• Le débat repose sur lexistence dune autre
  manière dagir, de faire ou de penser.
• La manière la plus efficace de résoudre un
  conflit consiste à le médiatiser, cest-à-dire
  trouver un tiers.

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 Quand, dans un État,vous ne percevez le bruit
daucun conflit, vous pouvez être sûr que la
liberté ny est plus  Édouard Herriot

• Méthode ADRAV
• Trois phases
• 1 faire la liste des points d accords
  existants entre les deux parties en conflits.
  (exemple)
• 2 faire la liste des points de désaccords
  (exemple)
• 3 faire la liste des points qui nont rien
  avoir les deux points précédents
• Mettez noir sur blanc les points de divergence
  écrire cest réaliser!

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conclure
 Je ne campe pas sur le passé, jen tire des
conclusions pour le présent  Éric Fisher

• Une réunion doit se conclure utilement sur
• un qui fait quoi pour quand?

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Le compte rendu

• Deux types de compte-rendu
• Le compte-rendu des débats
• Le compte-rendu des décisions

Rédigez votre ordre du jour sous forme dun
sommaire de décisions ou dactions à conduire. La
réunion conduit simplement à répondre point par
point à chaque affirmation
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Le double tour, trouver une définition commune

• Il oblige chacun à structurer sa pensée
• Il implique une écoute réciproque
• Chacun prépare par écrit une définition du thème
  abordé
• Chacun sexprime a tour de rôle et écoute les
  autres
• Puis vient le deuxième tour ou chacun donne un
  écho à ce quil vient dentendre

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Chercher ensemble et profiter de la dynamique du
groupe

• Lancer le brainstorming
• Cibler le sujet
  
• Rappeler les règles
• Exprimer toutes les idées, sinspirer des autres
  par association didées Respecter tous les
  participants, travailler dans la bonne humeur
• Écrire toutes les idées au tableau
• Exploiter les résultats
• Reformuler les idées mal comprises
• Éliminer les idées hors sujet

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Le QQOQC un problème bien posé est à moitié
résolu 

• Répondre systématiquement aux questions
  suivantes
• De Quoi sagit-il?
• Qui est concerné?
• Ou cela se passe-t-il?
  
• Quand cela se passe-til?
• Comment cela arrive-t-il?
• Et pour chaque question dans la mesure du
  possible.
• Combien?
• Pourquoi?

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Pour chercher les causes premières

• Cest un outil de recherche des causes premières
  dans une situation simple.
• Il sagit de poser 5 fois de suite la question
   pourquoi ?
• Et vous trouverez la vraie raison
• dun problème
• dune situation
• dun conflit

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Le vote pondéré pour faire des choix acceptés par
tous

• Chaque participants dispose dun capital de 6
  points il choisit parmi une liste les 3 éléments
  pour lui les plus importants.
• Il classe ces 3 éléments par ordre dimportance
• Il affecte trois points au premier deux points au
  second un point au troisième il pose trois
  pastilles de couleur sur le tableau
  (respectivement rouge, bleu vert)
• Les points sont additionnés
• Les éléments les plus forts en points sont
  retenus et choisi en priorité.

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La matrice de décision

• Cest un outil utilisé pour sélectionner des
  éléments parmi une liste, sur la base de critères
  objectifs.
• Critères par exemple à utiliser
• Facilité de mise en place
• Efficacité de la décision

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Les six phases de la méthode

• 1/ Définir les critères de sélection
• 2/ Affecter à chaque critère un point (en option)
• 3/ constituer la matrice
• en ligne les solutions possibles,
• en colonne,placer les critères retenus
• Pour chaque solution et chaque critères se
  demander, par comparaison.

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 Il faut se décider, agir et se taire. 
Benjamin Constant

• Si cest important, moyen, faible, nul (note de 3
  à 0)
• (commencer par les plus importants et les plus
  faibles)
• 5/calculer le produit des points obtenus
• 6/ les points sont additionnés
• Les éléments les plus forts en points sont
  retenus.