Cursus Presentatietechnieken

1
Cursus Presentatietechnieken

• Een verhaal in 51 beelden

2
Inhoud

• Voorbereiding
• Presenteren
• Conclusie

3
Top 10 van presentatiefouten

1. Beginnen met ongepaste grap
2. Te lang doorgaan
3. Visuals van bedenkelijke kwaliteit
4. Onbeholpen gestuntel met visuals
5. Negeren van belangen van publiek
6. Doen alsof
7. Naar aantekeningen blijven kijken
8. Iets proberen te zijn wat je niet bent
9. Niet hardop repeteren
10. Presentatieruimte vergeten te checken

4
Voorbereiding

• 8-stappenplan
• Essentiële informatie
• Pakkende titel
• Van geschreven naar gesproken taal
• Presentatiesoftware en ander beeldmateriaal
• Check, double check and check again
• Onderzoek locatie

5
8-stappenplan

1. Analyse van publiek
2. Ontwikkel stelling-actie-voordeel
3. Brainstorm over belangrijkste ideeën
4. Noem subpunten
5. Ontwikkel introducties en afsluitingen
6. Formulier openings- en slotzin
7. Gebruik presentatiesoftware e.a.
8. Maak handouts

6
Stap 1 analyse van publiek

• Behoeften weet wat groep denkt dat zij wil weten
• Houding hoe staat publiek tegenover onderwerp?
• Kennisniveau geen technische termen,
  afkortingen, acroniemen, modekreten
• Omgeving fysische en psychische omgeving
• Demografische informatie

7
Stap 2 ontwikkel stelling-actie-voordeel

• Stelling wat is je persoonlijke mening of
  houding?
• Actie wat moet publiek doen, geloven of
  begrijpen?
• Voordeel wat heeft publiek eraan?

8
Stap 3 brainstorm over belangrijkste ideeën

• Schrijf elk idee op
• Laat die ideeën nu even los
• Als je eenmaal groot aantal ideeën hebt, kan je
  er aantal gaan schrappen
• Probeer twee tot vijf belangrijke ideeën over te
  houden

9
Stap 4 noem subpunten

• Na belangrijkste punten ondersteunende ideeën
  ontwikkelen
• Deze bestaan uit
• Gegevens
• Verwijzingen
• Verhaaltjes
• Vergelijkingen
• In presentatie kunnen meer of minder subpunten

10
Stap 5 ontwikkel introducties en afsluitingen

• In 90 procent drie zinnen van stelling, actie en
  voordeel
• Algemene en krachtige formele introducties en
  afsluiting
• Anekdote
• Humor
• Uitnodigende vraag
• Retorische vraag
• Shockerende stelling
• Citaat

11
Stap 5 ontwikkel introducties en afsluitingen

• Traditionele functie van inleiding is
• Aandacht trekken
• Band scheppen
• Toon wat je waard bent
• Geef redenen waarom men moet luisteren
• Geef beschrijving van onderwerp

12
Stap 6 formuleer openings- en slotzin

• Kijk vooruit naar en kijk terug op je presentatie
• Zeer eenvoudig door openings- en slotzin voor
  belangrijke idee te gebruiken
• Geef je presentatie volgende volgorde
• Opening stelling, actie, voordeel
• Openingszin vertel hen wat je gaat vertellen
• Belangrijke ideeën en subpunten vertel hen
• Slotzin vertel hen wat jij hen vertelt hebt
• Afsluiting stelling, actie, voordeel

13
Stap 7 gebruik presentatiesoftware
14
Stap 8 maak handouts

• Handouts bieden drie belangrijke voordelen
• Versterking van belangrijke informatie
• Samenvatting van acties
• Om beeldmateriaal overzichtelijk te houden
• Wanneer handouts uitdelen?
• Voor presentatie
• Tijdens presentatie
• Aan einde van presentatie

15
Essentiële informatie

• Aanleiding
• Opzet
• Locatie
• Publiek

16
Pakkende titel

• Intrigerende titel verzekert zekere opkomst
• Enkele ideeën
• Gebruik woorden die stimuleren
• Pas liedtitel aan
• Pas boektitel aan
• Pas filmtitel aan
• Gebruik woordspeling
• Stel vraag
• Wees verrassend
• Provoceer
• Toon kordate houding
• Gebruik analogie
• Parafraseer bekend spreekwoord
• Maak gebruik van getallen

17
Van geschreven naar gesproken taal
Dos Donts
Gebruik simpele directe zinnen Spreek in termen van ik en u Gebruik actieve werkwoordsvormen Kruid je speech met adjectieven Oefenen en herhaal zinnen om stotteren te voorkomen Illustreer je toespraak met voorbeelden en metaforen Gebruik geen jargon of ongebruikelijke taal Stop je toespraak niet vol met irrelevante onderwerpen Schrijf alles niets woord voor woord uit Belast publiek niet met teveel details Behandel publiek niet neerbuigend Tracht niet iemand anders stijl te imiteren dat komt gekunsteld over
18
Van geschreven naar gesproken taal ?

• Geschreven taal ? geschikt voor verbale
  presentatie
• Zinsbouw
• Grammatica
• Geen gekunsteld klinkende zinnen
• eerste en tweepersoon
• Actieve werkwoorden
• Syntaxis
• Zin start met belangrijkste feit
• Natuurlijk klinken
• Gebruik natuurlijke woorden
• Eenvoudige zinsconstructies
• Creëer intimiteit

19
Presentatiesoftware en ander beeldmateriaal
Gebruik beeldmateriaal als je Gebruik geen beeldmateriaal om
Aandacht van je af publiek ergens op wil richten Je verbale boodschap wil versterken Belangstelling wil stimuleren Zaken wil onderbouwen die moeilijk te visualiseren zijn Mate waarin publiek inhoud van presentatie onthoudt, wil vergroten Met overdaad van details of levendigheid indruk te maken op je publiek Interactie met je publiek te vermijden Meer dan belangrijk idee per dia te behandelen Eenvoudige ideeën te presenteren die gemakkelijk verbaal gebracht kunnen worden Om teksten voor te lezen in plaats van ze als ondersteunend materiaal te gebruiken
20
Tips voor maken van succesvol beeldmateriaal

• Maak spaarzaam gebruik van dias
• 1 dia voor elke twee minuten spreektijd
• Maak dias beeldend
• Geeft kernpunt per dia
• Maak tekst en cijfers leesbaar
• Wees voorzichtig met gebruik van kleuren
• Niet rommelig
• Maximale leesbaarheid
• Projecteer dias groot genoeg

21
Tips voor maken van succesvol beeldmateriaal ?

• Grafieken in plaats van tabel
• Zorg ervoor dat afbeeldingen en diagrammen
  gemakkelijk te lezen zijn
• Maak geen overbodige dias
• Maak spaarzaam gebruik van animaties en opbouw
  van dias
• Laat titel werk doen
• Gebruik vijfmaalvijf-richtlijn
• Maximaal vijf onderdelen
• Maximaal vijf woorden per onderdeel
• Dezelfde grammatica en stijl voor elk onderdeel

22
Tips voor maken van succesvol beeldmateriaal ?

• Gebruik trefwoorden
• Hoofdlettergebruik
• Eerste letter van eerste woord
• Eerste letter van eigennamen
• Geef elke dia nummer
• Gebruik schreefloze letter
• Wees spaarzaam met gebruik van clip art
• Jij bent boodschapper, niet beeldmateriaal!

23
Check, double check and check again

• Checklists net zo belangrijk als inoefenen van
  toespraak
• Punten
• Computerhardware en -software
• Overheadprojector
• Flip-over
• Handouts
• Microfoons

24
Onderzoek locatie

• Test akoestiek
• Goede akoestiek is vitaal
• Stem reikt minder ver in volle ruimte
• Verlichting
• Zoveel mogelijk licht aanlaten
• Niet dimmen
• Is podium goed verlicht?
• Natuurlijke verlichting is beter
• Ramen verduisteren bij projectie

25
Onderzoek locatie ?

• Opstelling van stoelen
• Hoe dichter publiek bij elkaar, hoe beter
• Groepsgevoel
• Beter oogcontact
• Betere respons
• Stoelen ver van in- en uitgang
• Ongeveer evenveel stoelen als mensen
• Aantal reservestoelen bij hand
• Comfort is belangrijk
• Stoelen zijn rechtop van dezelfgrootte
• Let op veiligheidsregels

26
(No Transcript)
27
Onderzoek locatie ?

• Plaats van apparatuur
• Dataprojector mag niet afleiden
• Scherm in hoek van 45 graden
• Naar één kant van zaal
• Presentator behoudt centrale plaats

28
Onderzoek locatie ?

• Varia
• Overweg kunnen met audiovisuele infrastructuur
• Stroomvoorziening/verlengsnoeren
• Verfrissingen achteraan in zaal
• Ingangen vrijhouden
• Informatiebalie voor na presentatie
• Geen presentatieruimte met uitzicht
• Geen presentatie in omgeving met herrie

29
Inhoud

• Voorbereiding
• Presenteren
• Conclusie

30
Presenteren

• Persoonlijk voorkomen
• Omgaan met angst
• Publiek voor je winnen
• Doeltreffend afsluiten
• Omgaan met publiek
• 3 basiswetten van presentatie
• Vraag- en antwoordtechnieken

31
Persoonlijk voorkomen

• Voor dames
• Kleding
• Goed passen
• Roklengte
• (half)lange mouwen
• Twee of drie kleuren
• Geen lawaai maken
• Vermijden knalgroen oranje kleuren en tinten
  zwart en wit
• Juwelen subtiele accessoires
• Make-up eenvoudig en flatterend
• Kapsel bijdrage aan algemene positieve indruk

32
Persoonlijk voorkomen ?

• Voor heren
• Kleding
• Pakken goed gesneden
• Geen geruite kleding en snelle of vloekenkleuren
• Liefst donkerblauw, grijs en zwart
• Jasjes dichtgeknoopt, alvast in begin
• Overhemd
• Das goede aanvulling
• Schoenen en sokken moeten passen
• Geen blote benen
• Haar is omlijsting van gezicht

33
Omgaan met angst

• Angst is natuurlijk

34
Omgaan met angst ?

• Wat eraan doen?
• Organiseren goed georganiseerd meer
  zelfvertrouwen
• Visualiseren beeld je presentatie in
• Oefenen tenminste twee repetities, eventueel op
  video
• Ademen paar keer diep ademhalen
• Focus op ontspanning
• Bewegen
• Beweging met bovenlichaam is belangrijk
• Ook met voeten
• Maak oogcontact met publiek maak persoonlijk en
  aantrekkelijk

35
Komaf maken met angstgevoelens
Soort angst Praktische oplossingen
Plankenkoorts Oefen voor spiegel, en indien mogelijk, ook op plaats van bijeenkomst. Zorg ervoor dat je notities altijd duidelijk zijn. Haal diep adem en glimlach.
Verveeld publiek Schrap niet-relevant punten. Geef blijk van enthousiasme. Drijf tempo op en houd oogcontact met publiek.
Vijandig publiek Blijf kalm en beleefd. Als toehoorder gespecialiseerd is in onderwerp, verwijs daarbij naar hem. Kets moeilijke vragen terug naar publiek.
Technische panne Vermijd technieken waarmee je niet vertrouwd bent en ga vooraf altijd na of alles wel werkt.
36
Publiek voor je winnen

• Je enthousiasme op publiek overbrengen!
• Laat energie werk doen
• Beweging
• Probeer te bewegen
• Dichter bij publiek komen trekt aandacht
• Niet op plaats staan, maar ook niet ijsberen
• Lichaam naar publiek gericht
• Spreek alleen met oogcontact
• Gebaren
• Belang van natuurlijke gebaren
• Geen handen in je zaken of achter rug in elkaar
• Niet armen over elkaar slaan of nerveus in je
  handen wrijven
• Niet handen in vijgenblad-positie

37
Publiek voor je winnen ?

• Laat energie werk doen
• Gezichtsuitdrukkingen maak er gebruik van
• Stem
• Geluidsniveau is zeer belangrijk
• Zachte stem gebrek aan zelfvertrouwen
• Afwisseling sleutel
• Stem die te hard is lichte doofheid

38
Top 10 van foute inleidingen

1. Starten met verontschuldigingen
2. Cliché-inleiding
3. Lokaas en afknapper
4. Klinken als zwendelaar
5. Klinken als vakidioot
6. Klinken als ruimtewezen
7. Reisoloog-inleiding
8. Trage starter
9. Onverstoorbare
10. Lastpost

39
Wees beheerst
40
Wees beheerst ?

• Lichaamshouding
• Lichaam rechtop, maar ontspannen
• Verdeel je gewicht over beide voeten
• Meer allure, meer zelfvertrouwen
• Niet wiebelen, hangen, liggen
• Oogcontact
• Oogcontact opent communicatiekanalen tussen
  mensen
• Drie tot vijf seconden per persoon

41
Wees beheerst ?

• Snelheid
• Gemiddelde snelheid van spreken circa 125
  woorden per minuut
• Tempo variëren, houdt interesse
• Spreek traag en nadrukkelijk bij belangrijk punt
• Pauzeren
• Pauzeren kan uitstekend hulpmiddel zijn
• Periode van stilte mag

42
Doeltreffend afsluiten

• Krachtige afsluiter
• Einde aangeven duidelijk maken wanneer einde
  nadert
• Afronden
• Geen dogmatische toon
• Maar accurate, grondig onderzochte feiten
• Geen persoonlijke opinies
• Geen nieuwe feiten
• Eindig sterk
• Vat samen in of twee zinnen
• Gebruik aan alliteratie

43
Top 10 van foute conclusies

1. Niet-bestaanconclusie
2. Onverwachte conclusie
3. Conclusieklonen
4. Hak-op-de-tak-conclusie
5. Klaagconclusie
6. Bagageverwisselingsconclusie
7. Flipperkastconclusie
8. lege tank-conclusie
9. Eindeloze conclusie
10. Lege conclusie

44
Omgaan met publiek

• Betrokkenheid strategie aan stemming aanpassen
• Signalen herkennen lichaamstaal van publiek
  onderkennen
• Negativiteit
• Mensen die achterover leunen
• Mensen die woorden met hun buren bekritiseren
• Mensen met gevouwen armen en gefronste blik
• Mensen die plafond aanstaren
• Blijk van belangstelling
• Mensen die knikken, glimlachen
• Mensen voorwaarts in hun stoel
• Mensen met gefronst voorhoofd
• Mensen met deze signalen kunnen gewonnen worden

45
Omgaan met publiek ?

• Gezichtsuitdrukking
• Gezicht is zeer expressief
• Bewegingen van wenkbrauwen
• Blik in ogen
• Glooien van lippen
• Gebruik uw oren
• Gezucht, gefluister of gefriemel verveling of
  verwarring

46
Omgaan met publiek ?

• Benen kijken
• Gekruiste benen verhaal in overweging
• Samengebrachte benen totale goedkeuring
• Oog voor gewoonten
• Gefriemel aan brillen, horloges, oorringen of
  manchettenknopen
• Naar horloge kijken verveling of ongeduld
• Kauwen op pen of bril beschouwend
• Stilzitten/geen tics volledige betrokkenheid en
  goedkeuring

47
Drie basiswetten van presentatie

1. Elke communicatie wordt beïnvloed door aspecten
   van plaats en tijd
2. Zintuigen registreren voornamelijk veranderingen
3. Iets wordt onthouden in functie van zijn
   emotionele kwaliteiten

48
Vraag- en antwoordtechnieken

• Luister aandachtig naar vraag
• Vragen beantwoorden
• Wees voorbereid op vragen
• Leid je antwoord niet in
• Verduidelijk en herhaal hardop
• Blijf bij je stijl
• Verborgen agenda s
• Wees eerlijk
• Betrek hele publiek bij antwoord
• Hou antwoorden zakelijk

49
Vraag- en antwoordtechnieken ?

• Omgaan met vijandige vragen
• Erken gevoelens, of feiten, als beide
• Antwoord met informatie
• Blijf bij je stelling

50
Conclusie

• Goede voorbereiding essentieel
• Goede structuur
• Goede inhoud
• Goede locatie
• Aanpassingsvermogen onontbeerlijk
• Situatie bepaalt verloop
• Publiek leren lezen

51
Einde

• Tot de volgende keer!