Spisov

1
Spisová a archivní služba (SAS) porádek v
písemnostech a dokumentech
Petra Benediktová
2
Spisová a archivní služba

• Co je úkolem spisové a archivní služby?
• evidence predmetu spisové služby
• v papírové podobe
• v elektronické podobe
• sledování obehu predmetu spisové služby
• evidence predmetu spisové služby
• predávání predmetu spisové služby v rámci úradu
• vyrizování predmetu spisové služby v rámci úradu
• vypravování predmetu spisové služby z úradu
• uložení predmetu spisové služby
• nastavení datumu vyrízení, skartacní doby a lhuty
• možnost uložení v prírucní spisovne

3
Základní terminologie

• Spisový uzel
• místo, kde se zajištuje evidence predmetu spisové
  služby
• podatelna (popr. výpravna)
• odbory
• Pošta
• pohyb predmetu spisové služby na úradu
• externí komunikace s externím partnerem
• interní komunikace uvnitr úradu
• Podací deník
• evidence veškeré došlé, odeslané a odmítnuté
  pošty
• prehled externí i interní pošty

4
Základní terminologie

• Písemnost predmet spisové služby
• jednoznacný záznam o písemnosti (její profil) v
  evidencní karte
• externí dorucená od externího partnera
• interní vznik na úradu
• Složka
• svazek jedné nebo více písemností, které k sobe
  logicky patrí
• spis nebo referátník
• Poradac
• má stejnou funkci jako šanon pro papírové
  dokumenty
• Adresár
• spolecný pro celý úrad

5
Základní terminologie

• Císelná rada
• jednotná pro celý úrad
• Evidencní císlo
• tvoreno z jednotné rady pro celý úrad
• poradové císlo písemnosti/složky v rámci roku
  lomeno rokem (napr. 564/2004)
• Císlo jednací
• tvoreno dle prání zákazníka v libovolném tvaru
• základním tvarem císla jednacího je vetšinou
  zkratka odboru lomeno císelná rada v rámci odboru
  lomeno rok (napr. KP/26/2004)
• muže být napríklad rozšíreno o císelnou radu v
  rámci typu písemnosti (v rámci úradu nebo v rámci
  odboru)

6
Podací deník
7
Práce s písemností / složkou

• Evidence
• externí nebo interní písemnosti
• zarezervování písemnosti
• stornování chybne evidované písemnosti
• Založení
• do složky
• do poradace
• Další možnosti
• priložení hlavního elektronického dokumentu
• priložení libovolného poctu elektronických
  dokumentu jako príloh
• oznacování souvisejících písemností

8
Práce s písemností / složkou

• Odesílání
• interní pošta - uvnitr úradu
• pres podatelnu nebo rovnou na odbor
• odeslání originálu nebo kopie
• interní pošta pres externího dopravce
• predávání pošty na detašovaná pracovište pomocí
  externího dopravce (napr. Ceské pošty)
• externí pošta vypravení pošty z úradu
• pres podatelnu nebo rovnou z odboru
• možnost vypravit písemnost na více adresátu

9
Evidencní karty písemností
10
Rozdelení spisových uzlu v SAS

• Podatelna / výpravna
• evidence došlé pošty (dopolední pošta) a její
  predání bežným spisovým uzlum
• evidence odeslané pošty (odpolední pošta), zadání
  výplatného, tisk poštovního predávacího archu a
  vypravení pošty
• predávání pošty mezi spisovými uzly
• Bežný spisový uzel (odbor)
• príjem došlé pošty z podatelny
• evidence došlé pošty prímo na odboru
• evidence vlastních písemností
• evidence odeslané pošty
• interní v rámci úradu
• vypravení externí pošty

11
Práva pro práci v SAS

• Nastavení v aplikaci Administrátor
• libovolná architektura spisových uzlu
• vychází z organizacní struktury
• možnost zadat více podatelen
• nastavení práv pro uživatele SAS
• prebírání pošty
• odesílání pošty nebo pouze její príprava
• zadávání vyrizujících pracovníku
• zobrazení pouze cásti podacího deníku (napr. pro
  oddelení v rámci odboru)
• zastupování
• prístup do více podacích deníku

12
Integrace SAS s Microsoft Office 2000

• Evidence písemností do systému SAS prímo z
  prostredí MS Outlook, MS Word, MS Excel a MS
  PowerPoint

13
Moduly

• Modul skenování
• urcen pro prevod papírových dokumentu do
  elektronické podoby prostrednictvím skenovacího
  zarízení (skeneru)
• uložení naskenovaného dokumentu do úložište s
  možností konecných grafických úprav (napr.
  vycištení, zmena orientace)
• skenování jednotlivých dokumentu nebo dokumentu v
  dávce (využití cárového kódu)
• Modul cárového kódu
• cárový kód lze vytisknout na libovolné tiskárne
• s využitím snímace cárového kódu lze písemnost
  vyhledat nebo prevzít
• tisk cárového kódu prímo na vypravované obálky
  umožní podatelne prebírat poštu s prípravou pro
  poštovní predávací arch nebo propojením na
  frankovací stroj

14
Cárový kód
15
HW požadavky

• Server
• Intel Pentium III s MS Windows 2000 Server (1GB
  RAM)
• Relacní databáze MS SQL 7.0, MS SQL 2000
  nebo Oracle 9.2.0.1
• Klient
• Intel Pentium II s Windows 98, NT nebo 2000
  (128MB RAM)
• Pro použití s databází Oracle nutnost Oracle
  klient 9.2.0.1 (jako jediný Oracle klient s
  Oracle OLEDB Providerem na stanici)
• Kapacita HDD cca 50 MB

16

• Dekuji za Vaši pozornost