Title:
1Úcast MV na 4. Multidisciplinární konferenci Fóra
DLMMoReq Modelové požadavky na správu
elektronických dokumentu
- Odbor archivní správy MV
- Michal Wanner
- Blanka Szunyogová
2Fórum DLM
3Fórum DLM
- Místo stretávání
- specialistu z oblasti verejné správy
- archivnictví
- výzkumu, prumyslu informacních a komunikacních
technologií - zainteresovaných nevládních organizací
4Fórum DLM
- Zabývá se všemi aspekty nakládání s dokumenty v
digitální podobe. - Posiluje se zamerení organizace na elektronickou
spisovou službu a problematiku dlouhodobého
ukládání dokumentu v digitální podobe.
5Fórum DLM
- Vzniklo v roce 1994 z iniciativy Rady EU.
- Od roku 2002 má status EEIG (European Economic
Interest Group). - Provádí výzkum financovaný z programu EU.
- Vytvárí standardy využívané v EU i jinde ve
svete.
6Fórum DLM
Zkratka DLM Puvodne Données lisibles par
machine strojove ctená data Od roku 2002
Document Lifecycle Management správa
životního cyklu dokumentu
7Fórum DLM
- Akcí Fóra DLM se úcastní zástupci clenských a
kandidátských zemí EU, ale i dalších zemí. - Ministerstvo vnitra (odbor archivní správy MV) se
stalo clenem v léte 2005. - Má status rídícího orgánu a disponuje jedním
hlasem.
8Fórum DLM
- Organizace zasedá dvakrát rocne.
- Jednou za tri roky porádá velkou
multidisciplinární konferenci, které se mohou
úcastnit i neclenové. - Sborníky z techto koferencí vycházejí jako
suplementa casopisu INSAR (Information Summary on
Archives). - Krome toho vydává tematicky zamerené
whitepapers.
9Fórum DLM
- Organizace udržuje rozsáhlý web
-
- www.dlm-network.org
-
10- 4. MULTIDISCIPLINÁRNÍ KONFERENCE FÓRA DLM
- se konala
- ve dnech 5.-7. ríjna 2005
- V Budapešti
114. multidisciplinární konference Fóra DLM
- Organizoval
- Úrad madarského premiéra
- Madarský Národní archiv
- Evropská komise
- Vedení Fóra DLM
124. multidisciplinární konference Fóra DLM
- Asi 300 úcastníku
- Naprostá vetšina clenských státu EU
- USA, Austrálie
- Bangladéš, Argentina
- 2 úcastníci z CR
134. multidisciplinární konference Fóra DLM v
Budapešti
- Vedení Fóra DLM se zavázalo plnit úkoly spojené s
realizací petibodového plánu rozšírené archivní
spolupráce v rámci EU. - Predevším ty body, které se zabývají
problematikou dlouhodobého uchovávání
autentických dokumentu v digitální podobe.
144. multidisciplinární konference Fóra DLM v
Budapešti
- Zatímco USA již investovaly do uchovávání
archiválií v digitální podobe 300 milionu dolaru,
v Evrope hledá Fórum DLM levnejší rešení.
154. multidisciplinární konference Fóra DLM v
Budapešti
- Mezinárodní archivní rada (resp. její evropská
vetev EURBICA) - Prehled komercne dostupného softwaru pro archivní
úcely - Prírucka o elektronických dokumentech pro
archiváre (Electronic Records Workbook for
Archivists) - Ve spolupráci s australským Národním archivem
pracuje na harmonizaci standardu v oblasti
elektronické spisové služby (Generic
Specification for Electronic Records Management
Software).
164. multidisciplinární konference Fóra DLM v
Budapešti
- Trendy v oblasti elektronické spisové služby -
ERM (Electronic Records Management) - Legislativa o obecném prístupu k informacím
- Požadavky na e-business
- Masové nasazení techto systému
174. multidisciplinární konference Fóra DLM v
Budapešti
- V nejbližších létech se predpokládá
- Propracování automatické klasifikace systému
- Integrace s uživatelským rozhraním tretí strany
- Integrace vyhledávacích schopností
- Podpora nekolika typu elektronických dokumentu
- Podpora hybridních systému kombinujících papírové
a elektronické dokumenty (obecne se upouští od
správy dokumentu výhradne v elektronické podobe).
184. multidisciplinární konference Fóra DLM v
Budapešti
- ERM systémy se stanou bežnou soucástí jiných
produktu napr. systému - pro správu webu (web content management)
- pro správu dokumentu (document management)
- pro príjem dokumentu (capture management).
- Trh ERM se soustredí na nekolik velkých firem
(viz napr. investice IBM).
194. multidisciplinární konference Fóra DLM v
Budapešti
- Norma MoReq Model Requirements for Electronic
Records Management - Slouží k
- Hodnocení softwarových produktu
- Je základem pro tvorbu požadavku na IT systémy.
- Je vzdelávacím nástrojem v oblasti ERM.
- Je smernicí pro tvorbu nových systému.
204. multidisciplinární konference Fóra DLM v
Budapešti
- Plánovaná norma MoReq2 má
- rozšírit požadavky na systémy v evropském merítku
- doplnit je o testovací a zprístupnovací systém,
modelové spisové plány, metodiku uchovávání
digitálních dokumentu a metadata - integrovat postupne národní normy
- udržet v platnosti existující normu MoReq.
214. multidisciplinární konference Fóra DLM v
Budapešti
- MoReq 2 predpokládá integraci s národními
standardy. - V Budapešti byla prezentována nemecká federální
koncepce DOMEA (Document Management and
Electronic Archiving). - Jiné (ISO 15489, britská norma UK TNA 2002,
nizozemské REMANO, norský NOARK, finský SAHKE).
224. multidisciplinární konference Fóra DLM v
Budapešti
- Austrálie - zkušenosti z implementace
elektronického úradování (e-government) - Velké ambice federální vlády, i vlád státu a
lokálních vlád - Nedostatecná koordinace a politická podpora
- Nedostatecná implementace pravidel spisové služby
- Nerespektování kulturních a jazykových specifik
234. multidisciplinární konference Fóra DLM v
Budapešti
- Výsledkem chaos.
- Je nutné
- Vycházet z pravidel spisové služby (nikoli od
softwaru). - Respektovat historické tradice.
244. multidisciplinární konference Fóra DLM v
Budapešti
- Je nutné najít rešení problematiky dlouhodobého
uchovávání dokumentu v digitální podobe pro nové
a financne méne vybavené clenské zeme EU. - Otázka autenticity dokumentu v digitální podobe
má klícový význam a nebyla dosud vyrešena (role
elektronického podpisu zustává otevrena).
Další závery konference
254. multidisciplinární konference Fóra DLM v
Budapešti
- Narustá význam elektronické spisové služby.
- Nutné je dusledne dodržovat spisovenská a
archivní pravidla v novém prostredí. - Projevuje se tendence k hybridním modelum ERM.
Další závery konference
264. multidisciplinární konference Fóra DLM v
Budapešti
- V dané oblasti dominují experti z Velké Británie,
Nizozemska, Skandinávie, Nemecka. - Mimo Evropu USA a Austrálie.
Další závery konference
274. multidisciplinární konference Fóra DLM v
Budapešti
- Teoretické príspevky vytesnují zprávy o
konkrétních rešeních, ve kterých zvlášte zeme
strední, Evropy mají urcité zpoždení. - Platí to i cástecne i pro CR (realizace usnesení
vlády CR c. 11 ze 7. ledna 2004 k dlouhodobému
uchovávání a zprístupnování dokumentu v digitální
podobe).
Další závery konference
28MoReq
29MoReq
- Modelové požadavky na správu elektronických
dokumentu - Standard pro fungování systému elektronické
spisové služby - MoReq prijala firma IBM a Evropská komise.
- Doposud preložen do 8 jazyku.
30MoReq Vznik a vývoj
- Vznikl v rámci programu komisariátu Evropské
komise IDA (Interchange Data Between
Administrations). - 1999 - verejná soutež
- 2000 - pocátek prací na projektu IDA MoReq
- 2001 - ukoncení projektu
- 2002 - prezentace standardu MoReq na 3.
konferenci Fóra DLM v Barcelone
31MoReqKomu je urcen?
- potenciálním a aktuálním uživatelum systému
elektronické spisové služby - školícím organizacím
- akademickým institucím
- dodavatelum a vývojárum systému elektronické
spisové služby
32MoReqStruktura standardu
- Funkcní požadavky
- Nefunkcní požadavky
- Požadavky na metadata
33MoReqFunkcní požadavky
- Schéma trídení
- Definuje zpusob, jakým se budou elektronické
dokumenty organizovat do elektronických souboru a
jaké budou vztahy mezi soubory. - Je obvykle hierarchické.
34MoReqFunkcní požadavky
- Kontrola a bezpecnost
- Kdo a za jakých podmínek má prístup k dokumentum
- Vytvárení transakcních protokolu
- Zálohování a obnova ze záloh
35MoReqFunkcní požadavky
jiné zprávy o systému
- Kontrola a bezpecnost
- Jednoduchý obecný model úrovní prístupu uživatelu
36MoReqFunkcní požadavky
- Príjem dokumentu
- Proces registrace dokumentu
- Rozhodnutí o zatrídení do nekteré vecné skupiny
- Doplnení dalších metadat
- Uložení do systému elektronické spisové služby
37MoReqFunkcní požadavky
- Uchovávání a vyrazování
- Prirazování spisových znaku, skartacních znaku a
lhut - Automatická kontrola casových lhut, hlášení
uplynutí - Prohlídka
38MoReqFunkcní požadavky
- Vyhledávání, výber, zobrazení
- Identifikace dokumentu nebo souboru pomocí
uživatelsky definovaných parametru za úcelem
potvrzení, lokalizace, prístupu a výberu
dokumentu, souboru a/nebo jejich metadat - Obecné prohlížecí služby poskytující znázornení,
zobrazení a tisk v rade formátu
39MoReqNefunkcní požadavky
- Snadná použitelnost
- Dostupnost systému
- Technické standardy
- Legislativní a regulacní požadavky
- Dlouhodobé uchovávání a zastarávání technologií
40MoReqPožadavky na metadata
- Prvky metadat schématu trídení
- Prvky metadat vecné skupiny, souboru, podsouboru
a dokumentu - Uživatelské prvky metadat
- Metadata úrovní prístupu
41MoReqCitované zdroje
- Dublinské jádro základních prvku metadat
- Funkcní požadavky na systémy k vedení
elektronické spisové služby (Národní archiv VB) - Funkcní požadavky na overování pri správe
dokumentu (Pittsburská universita, USA) - Smernice k nejlepším postupum pri využívání
elektronických informací (Fórum DLM) - Uchování integrity elektronických dokumentu
(Projekt UBC-MAS) (Univerzita Britské Kolumbie) - A jiné
42MoReqVyužití
- Pokrývá široký rozsah požadavku pro ruzné zeme,
v ruzných odvetvích a s ruznými typy dokumentu. - Požadavky v této specifikaci slouží jako model
ne jako norma. Realizován je prostrednictvím
nejruznejších konkrétních systému elektronické
spisové služby. - Nezahrnuje praktické aspekty nakládání se
záznamy, reší pouze možnosti vyžadované pro
správu elektronických dokumentu pocítacovým
softwarem.
43MoReq 2
- Vznik pracovní skupiny v rámci Fóra DLM.
- MoReq 2 rozšírí požadavky na systémy správy
elektronických dokumentu. - Modulární charakter zajistí vetší flexibilitu.
- MoReq 2 bude integrována do systému pro
uchovávání obsahu content management systems a
do systému pro správu neelektronických dokumentu. - Bude integrovat národní normy.
44MoReqDostupnost
- http//www.cornwell.co.uk/moreq
- http//www.dlm-network.org
- kopie ceského prekladu na stánku MV
- príloha Archivního casopisu