Crie o seu Projeto

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Crie o seu Projeto

• Gerência Competitiva de Projetos
• Usando o MS-Project

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1.Quando o projeto começará ?

• Comece por definir o que se quer fazer
• organizar uma viagem
• montar uma empresa
• organizar um seminário
• Definido o objetivo sabe-se
• a data de início
• ou a data de término

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1.Quando o projeto começará ?

• Defina o objetivo
• Preparar o Seminário UFSC/EPS/LSAD
• Determine a data de início ou data de Fim
• Menu Projeto Informações sobre o projeto
• Data de Início 02/05/2000
• Mudanças
• Menu Projeto
• Informações sobre o Projeto

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1.Quando o projeto começará

• Insira o nome do projeto
• Menu Arquivo - Propriedades
• Pasta de Resumo
• Seminário UFSC/EPS/LSAD
• Pode imprimir junto com o projeto

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1.Quando o projeto começará

• Defina o Horário de Trabalho
• Menu Ferramentas
• Alterar Período de Trabalho
• Mudar - a semana ou o dia
• Período de folga
• ou Período de trabalho não padrão
• 8 hrs - 12 hrs
• 14 hrs - 18 hrs

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2. Como entrar uma lista de tarefas

• Tendo definido o objetivo então
• determinam-se os passos necessários para
  alcançá-lo
• com -
• grandes fases,
• marcos

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2. Como entrar uma lista de tarefas

• Entre as tarefas e suas durações
• Tarefa ou Atividade um Trabalho com início e
  fim
• Definir as Tarefas
• Determine grandes grupos de trabalho
• Divida em Atividades com resultados definidos
• Junte ações que usem mesmos processos ou devam
  ocorrer em tempos semelhantes
• Obtenha previsões de duração de projetos
  anteriores
• Não ponha datas de momento

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2. Como entrar uma lista de tarefas

• Entre as tarefas e suas durações
• Barra de Modos - Clique Gantt de Controle
• Campo - Nome da Tarefa
• Definir a Equipe
• Campo - Duração
• 3 dias (minutos, horas, dias, semanas)
• Outra tarefa
• Escolher os palestrantes - 2 semanas - 05/05/2000

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2. Como entrar uma lista de tarefas

• Anotações de Tarefas
• Projeto, barra de ferramentas
• coloque informações complementares
• selecione o nome da tarefa (Nome) e clique em
  Anotações
• 1 - Definir a equipe
• Escolher entre os membros da LSAD/PET/EJEP
• 2 - Escolher os palestrantes
• Escolher de empresas que tem aceitado estagiários

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2. Como entrar uma lista de tarefas

• Entrando uma tarefa repetida
• Campo Nome da Tarefa selecione a linha
• menu Inserir Tarefa Recorrente...
• Nome da tarefa reunião semanal
• Duração min, hora, dia, semana duração da
  atividade
• 10 reuniões

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2. Como entrar uma lista de tarefas

• Dividindo a tarefa em segmentos
• Menu Editar Dividir Tarefa
• Escolher e marcar local - 2 semanas, 05/05
• Anotações de Tarefas De preferência no Centro
  tecnológico
• coloque o cursor sobre a barra de tarefas ,
  clique e arraste

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2. Como entrar uma lista de tarefas

• Rearranjando a lista de tarefas
• copiar, movimentar ou apagar
• selecionar uma linha - o núm. ID da tarefa
• reunião semanal
• selecionar um grupo de linhas adjacentes - shift-
  ID
• selecionar um grupo de linhas não adjacentes-ctrl
  ID
• adicionar uma nova tarefa
• menu inserir - nova tarefa

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2. Como entrar uma lista de tarefas

• Definindo marcos
• marcos - término de uma fase do projeto, duração
  nula
• Campo Duração zero
• Definições iniciais duração zero 18/05/2000
• inserir depois da terceira tarefa
• ou Informações sobre a Tarefa
• Avançado
• Marcar tarefa como etapa

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3 - Estruturar uma lista de tarefas

• Ao detalhar as tarefas fica mais fácil de as
  gerenciar organizando-as num perfil (hierarquia).
• Usando tarefas de resumo e subtarefas entende-se
  melhor a estrutura do projeto e como as tarefas
  se relacionam

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3 - Estruturar uma lista de tarefas

• Coloque as tarefas num perfil lógico Exemplo
• Material para marketing do evento, dur - 10 dias,
  início - 16/05/00
• Fazer o cartaz - 7 dias - 17/05/00
• Fazer o folder - 7 dias - 19/05/00
• Fazer a homepage - 10 dias - 16/05/00

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3 - Estruturar uma lista de tarefas

• Barra de Modos Gráfico de Gant
• Selecione a tarefa Nome da tarefa
• Recuo ?
• fazer o cartaz
• fazer o folder
• fazer a homepage, ou
• Recuo para a esquerda ?

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3 - Estruturar uma lista de tarefas

• Mostre ou oculte as subtarefas
• Selecione a tarefa resumo
• Mostre as subtarefas ?
• Oculte as subtarefas ?
• mostre todas as subtarefas ??

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3 - Estruturar uma lista de tarefas

• Adicione uma Estrutura de Divisão do Trabalho (
  EDT/WBS) no projeto
• estrutura hierárquica para organizar as tarefas
• tem-se uma EDT/WBS padrão ou pode-se customizar
• Selecione a coluna Indicadores
• Inserir Coluna
• Nome do Campo - selecione EDT

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4 - Quando devem as tarefas iniciar e acabar

• Criando dependências entre as tarefas o programa
  calcula as datas de início e fim
• Com as tarefas interligadas então as mudanças são
  repassadas para toda a rede

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4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar?

• Sequenciando as tarefas
• Barra de Modos acione Gráfico de Gantt
• Nome da Tarefa - selecione as tarefas
• Acione o vínculo (Vincular Tarefas)
• Ex associar as tarefas 1 e 3

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4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar?

• Pode fazer seleção múltipla
• Selecione na ordem que ocorrerão as dependências
• Desvincular Tarefas
• Menos Zoom - visualizam-se melhor as ligações

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4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar?

• Definindo o tipo de dependência
• padrão - fim para início
• mas pode se ter início-início
• fim-fim
• fim-início
• Duplo clique na linha de ligação
• escolha na caixa de dependências

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4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar?

• Sobrepor tarefas ou atrasar
• Selecione a tarefa (Nome da tarefa)
• Clique Informações sobre a tarefa
• Clique na pasta Predecessoras
• No campo de Retardo
• informe a duração, ou
• informe o atraso

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4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar?

• Ex Selecione Escolher e marcar local
• (trocar por O mais breve possível - em advanced)
• Sobrepor
• informe como tempo (min,hrs,dia,sem) negativo,
  ou
• como - X
• Atrasar
• informe como um tempo positivo ou
• Ex. 5 dias

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5.Quem fará o trabalho ?

• Alocando recursos para as tarefas gerenciam-se
  melhor os custos e o andamento dos trabalhos do
  projeto
• Uma lista de recursos facilita a alocação dos
  mesmos às tarefas

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5.Quem fará o trabalho ?

• Criando uma lista de recursos
• Barra de Modos - clicar Planilha de Recursos
• Menu Exibir- apontar Tabela Entrar
• Campo Recurso
• Ex professor, Max Units, 100 (1 Prof)
• aluno, Max Units 800 (8 alunos)

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5.Quem fará o trabalho ?

• Alocando recursos as tarefas
• recursos pessoas, equipamentos, suprimentos
• Barra de Modos, clicar Gráfico de Gantt
• Campo Nome da Tarefa, selecionar a tarefa
• Ex Definir a equipe
• Acionar alocar recurso (Atribuir Recursos)
• Ex professor, atribuir 100, close

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5.Quem fará o trabalho ?

• Mudando o horário de trabalho de um recurso
• Os dias e as horas de trabalho estão no
  Calendário
• horas trabalhadas (e não) para mais de um
  recurso.
• As horas de trabalho (e não) de um recurso
  individual estão no Gráfico de Recursos
• serve para casos específicos de um recurso,
  férias, diferentes dias de trabalho, diferentes
  turnos

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5.Quem fará o trabalho ?

• Menu Ferramentas - clique Alterar Período de
  Trabalho
• Caixa Para - escolha o recurso para alterar
• Ex Professor
• Escolha o(s) dia(s) que será mudado
• mudando para todo o calendário clique no nome
• Ex T (terça)
• Escolha Usar Padrão Período de Folga Período
  de Trabalho não padrão
• Período de Folga

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5.Quem fará o trabalho ?

• Ver os recursos e as tarefas associados
• Barra de Modos clique Uso do Recurso
• Outras informações
• Menu Exibir, selecione Tabelas, escolha
• Professor
• Aluno

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6- Como Gerenciar Custos

• Controlar os custos
• de cada atividade
• de todo o projeto
• Alocar os custos
• ao longo da atividade
• no início
• no fim

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6- Como Gerenciar Custos

• Alocando custos a um recurso
• Custos por Hora - taxa por hora X duração da
  atividade
• Custos por Hora Extra - preço diferente para hora
  extra
• Custo por Uso - função da quantidade solicitada
• Barra de Modos - clique Planilha de Recursos
• Para cada recurso defina taxa padrão, taxa h.
  extra e custo/uso
• Ex aluno R 10,00/h taxa padrão
• Professor R 50,00/h taxa padrão

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6- Como Gerenciar Custos

• Determine um custo fixo
• Custo que não varia com a duração ou o trabalho
  realizado na tarefa
• Barra de Modos clique Gráfico de Grant
• Menu Exibir tabela, clique Custo
• Escolha a atividade e informe o custo fixo.
• Ex. Fazer o cartaz, custo fixo R 200,00

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6- Como Gerenciar Custos

• Definição da incorporação dos custos
• Padrão os custos são incorporados
  proporcionalmente à realização da tarefa
• Existem 3 métodos de incorporação
• no início da tarefa
• no fim da tarefa
• padrão

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6- Como Gerenciar Custos

• Barra de Modos Planilha de Recursos
• Selecione o recurso Nome do Recurso
• Professor
• Informação sobre o Recurso
• Tabela de taxas de Custos
• Incorporar o custo Acumulação de Custos -
  escolha o método
• Início

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6- Como Gerenciar Custos

• Opções de Custos
• Conjuntos de custos,
• Existem 5 para diferentes tipos de situações,
• Planilha de Recursos escolha o recurso
• Nome do Recurso
• Acione Informações sobre o recurso
• tabela de taxas de Custos
• Informe a data que o custo passa a valer

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6- Como Gerenciar Custos

• Veja os custos das tarefas ou recursos
• Custos das tarefas
• Barra de Modos, clique Gráfico de Gant
• Menu Exibir Tabela , clique Custo
• Custo Total (Gráfico de Gantt)
• Custo dos Recursos
• Barra de Modos, Gráfico de Recursos
• Menu Exibir, Tabela, clique Custo

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6- Como Gerenciar Custos

• Veja o custo do projeto
• custo atual
• linha de base
• Linha de Base
• projeto original
• início das tarefas
• fim das tarefas (previsto)
• recursos
• custos

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6- Como Gerenciar Custos

• Menu Projeto
• Informações sobre o projeto
• Acione Estatísticas, tem-se em Custo
• Custo Atual
• Custo da LinhaBase (se foi salvada uma)
• Custo Real
• Custo restante

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7 - Formatando a apresentação

• Grande lista de tarefas
• oportuno destacar algumas
• tanto na lista de tarefas quanto no Gráfico de
  Gantt
• Ex tarefas que acabam na mesma data
• Ex Por em negrito uma tarefa em especial
• Formatando por categoria muda com a data
• Formatando uma tarefa não

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7 - Formatando a apresentação

• Uso do Assistente de Gráficos de Gantt
• Barra de modos - clique Gráfico de Gantt
• Clique Formatar ou na barra de ferramentas
• Clique Assistente de Gráficos de Gantt
• Para desfazer a formatação
• Clique Assistente de Gráficos de Gantt
• Escolhe opções padrão

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7 - Formatando a apresentação

• Formatando uma categoria de barras do Gantt
• destacar um tipo de tarefas
• marcos, críticas ou não críticas
• Barra de Modos - clique Gráfico de Gantt
• Menu Formatar - clique Estilos de Barra
• Nome escolha a categoria
• ex tarefa ou marco
• Clique Pasta Barras
• Tem-se Início - Tipo, Meio - Padronagem e Fim -
  Tipo

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7 - Formatando a apresentação

• Algumas categorias só tem a Forma de Início
• Ex Marcos
• Outras tem as três opções
• Mudando o formato da barra de uma atividade
• Selecione a tarefa (Gráfico de Gantt)
• Menu Formatar - clique Barra
• clique Forma da Barra, escolha

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7 - Formatando a apresentação

• Mudar o formato do texto de uma atividade para
  realçá-la excaminho crítico
• Barra de modos, Gráfico de Gantt
• Menu Formatar, clique Estilos de Texto
• Caixa Alterar Item
• escolha o que quer mudar
• escolha como ficará o formato

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7 - Formatando a apresentação

• Formatando o texto de uma atividade
• Gráfico de Gantt
• Selecione a tarefa
• Menu Formatar
• clique Fontes
• Faça a sua escolha
• Vale o método de copiar formatos do windows, o
  pincel

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8 - Personalizando os relatórios

• Tendo digitado as informações básicas pode ser
  oportuno imprimir para revisar o projeto.
• Adicionar Cabeçalhos, Rodapés, Número de pg
• Destacar uma informação específica
• escolhe o modo de visualização desejado
• pesonalize
• imprima
• Antes de imprimir Visualizar Impressão

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8 - Personalizando os relatórios

• Veja as informações do projeto em
• Uso da tarefa - informações das atividades
• Uso do recurso - informações dos recursos
• Barra de Modos - escolha o modo de visualização
  desejado
• Se for o caso use Mais Modos de Exibição - clique
  Aplicar
• Mudando o modo de visualização não adiciona ou
  remove informações

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8 - Personalizando os relatórios

• Adicione um Cabeçalho, Rodapé, Legenda
• As informações podem ser de sua origem
• nome da empresa, do gerente
• De origem do programa
• núm da pg ou data de término
• Menu Arquivo - clique Configurar Página
• Escolhaa tabela Cabeçlho, Rodapé ou Margens
• Escolha a tabela Esquerda, Centro ou Direita
• Na Caixa na parte de baixo escolha o tipo de
  informação desejado e clique OK
• Pode Formatar o texto

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8 - Personalizando os relatórios

• Tipos de Visualização
• Existem 3 tipos de visualização
• Gráficos ou mapasGráfico de Gantt, Diagrama de
  Rede, Gráfico de Recursos e o Calendário
  representam a informação graficamente
• Planilhas - apresentam a informação em linhas e
  colunas cada linha um atividade ou recurso
• Formulários - informações de uma tarefa ou de um
  recurso, por vez num formato parecido com uma
  caixa de diálogo

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8 - Personalizando os relatórios

• Visualizando a Impressão Clique Visualizar
  Impressão
• Pode-se combinar mais de um modo de
  visualização Gráfico de Gantt, Planilha de
  Recurso, uma tabela um filtro
• Na visualização da impressão pode-se
• ajustar a orientação da página e tamanho
• editar cabeçalhos, rodapés e legenda
• determinar as opções de impressão
• Não se pode editar a informação em si

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9 - Verificando o Sequenciamento das Atividades

• Após adicionar as informações básicas faça uma
  revisão geral
• Será possível cumprir os prazos finais ?
• Não ? Examine as tarefas que conduzem a estes
  marcos ! O sequenciamento está correto ?
• É viável o Caminho Crítico ?
• Todas as tarefas nele podem ser cumpridas no
  prazo e no custo ?

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9 - Verificando o Sequenciamento das Atividades

• Veja todo o Projeto na Tela
• Pode-se ter uma visão geral do projeto, datas de
  início e de fim, grandes fases.
• Usando Mais Zoom e Menos Zoom
• Barra de Modos - clique Gráfico
• Menu Exibir - clique Zoom
• Projeto inteiro
• Mudando a escala das barras
• Mais Zoom e Menos Zoom, na barra de ferramentas

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9 - Verificando o Sequenciamento das Atividades

• Confirme a data de Início e de Fim do Projeto
• Barra de Modos Gráfico de Gantt
• Menu Arquivo- Propriedades
• Pasta Conteúdo - data de início
• data de fim, trabalho e custos
• Comparação planejado X realizado
• Menu Projeto Informações sobre o Projeto
• Estatísticas

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9 - Verificando o Sequenciamento das Atividades

• Identifique o Caminho Crítico
• As tarefas no Caminho Crítico não podem atrasar
  ou atrasa a data final
• Ao nivelar recursos cuidado com o Caminho Crítico
• Barra de Modos Gráfico de Gantt
• Clique Assitente de Gráficos de Gantt
• formate as atividades do caminho crítico

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9 - Verificando o Sequenciamento das Atividades

• Filtros
• Mostrar só as atividades do Caminho Crítico
• Menu Projeto Filtros para
• clique Crítica
• clique Todas as tarefas - mostra todas de novo
• Ordenar
• Menu Projeto - Classificar
• escolha o critério
• Pode combinar filtrar e ordenar

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10 - Visualizando Outros Detalhes

• Normalmente um projeto contem muita informação
  para ser vista de uma só vez
• As tarefas e atividades podem ser vistas de
  diferentes modos para mostrar diferentes detalhes

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10 - Visualizando Outros Detalhes

• As informações podem ser apresentadas em
• visualização das tarefas
• visualização dos recursos
• Barra de Modos
• selecione o modo desejado
• Mais Modos de Exibição tem adicionais
• clique Aplicar

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10 - Visualizando Outros Detalhes

• Aplicando uma tabela diferente a uma visualização
• Mudando a tabela aplicada a uma planilha mudam os
  campos de informação mostrados
• Barra de Modos - escolha a visualização
• Mais Modos de Exibição
• Menu Exibir- escolha a tabela
• Tabelas Mais Tabelas

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10 - Visualizando Outros Detalhes

• Aplicando um Filtro a uma vista de planilha
• para focar numa tarefa ou recurso
• ele pode mostrar só uma tarefa ou destacá-la
• Menu Projeto Filtro para - escolha o filtro
• Mais Filtros - além de mais filtros tem Realçar

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11- Como Cumprir com Suas Metas

• Após o um exame geral devem-se fazer os ajustes
• Especial atenção ao Caminho Crítico
• Utilize as folgas
• Utilize as antecipações
• Se for o caso ponha restrições
• Nivele os recursos
• Sempre pode dar uma apertada no tempo,mas deixe
  uma folguinha, pode fazer falta

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11- Como Cumprir com Suas Metas

• Verificando as dependências das tarefas
• A dependência clássica é a fim-início, mas tem
  mais 3, que se forem bem usadas encurtam o tempo
  do caminho crítico
• Barra de Modos Gráfico de Gantt
• duplo clique na linha de ligação
• reveja as dependências
• se duas tarefas podem começar juntas - faça
  início a início
• se podem acabar juntas faça Término a Término
• se puder colque folga ou antecipação

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11- Como Cumprir com Suas Metas

• Ache folgas na sua Agenda
• procure as folgas livres e as folgas totais
• remaneje as atividades cujas folgas permitam de
  modo a deixar outras mais folgadas.
• Barra de Modos Mais Modos de Exibição
• Gantt Detalhado - Aplicar
• a folga numa tarefa aparece como uma barra fininha

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11- Como Cumprir com Suas Metas

• Crie Folgas ou Antecipação entre tarefas
• Atrasa-se uma tarefa adicionando uma folga a
  predecessora
• Antecipa-se uma tarefa adicionando folga negativa
  à predecessora
• Gráfico de Gantt- escolha a atividade
• clique informação sobre a tarefa
• clique pasta predecessoras
• no campo retardo informe a antecipação (negativa)
  ou a folga positiva, como uma duração ou
  percentagem da duração da tarefa anteriror

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11- Como Cumprir com Suas Metas

• Confirme as restrições nas tarefas
• a restrição padrão é O mais breve possível, mas
  oito
• Barra de Modos Gráfico de Gantt
• Menu Exibir - Tabela - Mais Tabelas
• Tabelas Datas de Restrição - Aplicar
• Veja os campos Tipo de Restrição e Data da
  Restrição
• REVISE todas as restrições que não seja a padrão

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11- Como Cumprir com Suas Metas

• Acelere uma tarefa alocando mais recursos
• Barra de Modos Gráfico de Gantt
• Selecione a tarefa para alocar mais recursos
• clique Atribuir Recursos (2 cabeças)
• escolha o recurso
• clique atribuir
• Disponibilidade de Recursos

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12 - Como salvar as mudanças

• Com Linha de Base - foto do plano original
  tarefas, recursos e custos
• Sem Linha de Base - se quisermos mudar algo do
  plano original
• Pode salvar um plano interino (até 10) e comparar
  com o Linha de Base

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12 - Como salvar as mudanças

• Salvando com Linha de Base
• clique Salvar con Linha de Base
• Adicionar nova tarefa a uma LinhaBase
• Clique Projeto inteiro or Tarefas Selecionadas

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12 - Como salvar as mudanças

• Salvando o projeto sem baseline
• ainda não está bom
• Clique Salvar
• Salvar sem Linha de Base

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12 - Como salvar as mudanças

• Salvando um plano interino (até 10)
• Salvar
• Caixa de Ajuda
• Salavr com Linha de Base ou salvar sem Linha de
  Base
• Um plano interino não salva recursos ou alocações

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12 - Como salvar as mudanças

• Salvando um orçamento
• alocações de recursos, bases de incorporação para
  os recursos, custos fixos para as tarefas
• Com isto pode se realizar comparações com o
  andamento dos trabalhos
• Menu Ferramantas Grupo de Trabalho

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12 - Como salvar as mudanças

• Comparando atual com baseline
• Barra de Modos Gantt de Controle
• Menu Exibir
• Tabela - Variação