Dezvoltarea capacita?ilor pentru

1

• Dezvoltarea capacita?ilor pentru
• bugetare bazata pe performan?a în Moldova
• Bugetarea bazata pe performanta
• monitorizare si evaluare
• Instruire extinsa pentu APC
• Mai 2013

2
Obiectivele trainingului

• De a în?elege rolul procesului de evaluare a
  performan?elor si monitorizarii performan?ei
  programei bugetare
• De a ob?ine cuno?tin?ele corespunzatoare în
  vederea aplicarii în practica a acestora

3
Con?inutul sesiunii de training

• Scurta introducere în procesul de monitorizare,
  evaluare ?i deosebirile dintre aceste doua
  procese
• Metodologia ?i tehnicile de monitorizare a
  performan?ei
• Raportul de performanta

4

• Scurta introducere în procesul de monitorizare
  ?i evaluare

5
Monitorizare si evaluare

• Faza finala a ciclului BBP
• Relatia dintre planificare ?i monitorizare
• Planificarea fara monitorizare este inutila ?i
  monitorizarea fara planificare lipsita de sens
• Planificarea stabile?te cursul, iar monitorizarea
  asigura ca lucrurile sa evalueze în direc?ia
  corecta

6
Ce reprezinta monitorizarea?
Cuvânt latin monere a avertiza

• Evaluare de rutina a activita?ilor în desfa?urare
• Colectarea sistematica de date pentru indicatori
  specifici
• Instrument de corectare a devierilor în
  implementarea programului
• Instrument de gestiune a programului care
  furnizeaza informa?ii pentru evaluare

7
De ce sa monitorizam?

• Pentru a analiza progresul în raport obiectivele
  stabilite
• Pentru a identifica eventuale abateri de la
  planurile stabilite
• Pentru a corecta rapid devierile în cadrul
  implementarii programului
• Pentru a furniza informatii (input) pentru
  evaluare

8
Caracteristicile principale ale procesului de
monitorizare

• Proces continuu
• Proces dinamic
• Orientat spre viitor
• Proces corectiv
• Este o func?ie atotcuprinzatoare
• Consolideaza gândirea ?i vigilen?a permanenta

9
Pozi?ia în cadrul matricei logice a Programului
Indicator de rezultate Indicator de
eficien?a Indicator de produse (output)
Monitorizarea performan?elor
Trebuie stabilit cel pu?in un indicator pentru
fiecare obiectiv
10

• Ce reprezinta evaluarea?
• Instrument de masurare a succesului impactului
  programului
• De ce sa evaluam?
• Pentru a furniza informa?ii în vederea stabilirii
  priorita?ilor politicilor
• Pentru a imbunatati alocarea resurselor
• Pentru a spori calitatea interven?iilor
• Pentru a raporta cu privire la realizari (altfel
  spus, responsabilitate)

11
Când sa punem în aplicare evaluarea?

• Înainte de lansarea proiectului (evaluarea
  ex-ante)
• La mijlocul proiectului
• La sfâr?itul proiectului
• Peste un anumit timp dupa finalizarea proiectului
  (evaluarea ex-post pentru identificarea
  impactului)
• În orice moment în care apare un rezultat
  nea?teptat care necesita o investiga?ie
  ulterioara
• Daca într-o perioada îndelungata de timp nu
  exista îmbunata?iri, iar motivul este incert

12
Diferen?a dintre monitorizare si evaluare
Monitorizare Evaluare
Proces realizat pe parcursul implementarii programului Colectare ?i analiza continua a datelor Masoara realizarea obiectivelor opera?ionale Ofera primele manifestari ale progresului ?i realizare de obiective. Raspunde la întrebarea La ce etapa suntem? Realizata mai frecvent decât evaluarea Proces realizat pe parcursul sau dupa realizarea programului Analiza întregii interven?ii accent principal pe necesita?i, rezultate ?i impact pe termen lung Identifica modul ?i motivul din care activita?ile au fost cu succes, au e?uat sau au fost modificate Raspunde la întrebarea despre cum poate fi îmbunata?ita performan?a? Abordeaza relevan?a obiectivelor
13
Diferen?a dintre monitorizare ?i evaluare
Ce controlam
Ce influen?am în mod direct
Ce influen?am în mod indirect
Efecte
Monitorizare
Estimarea progresului implementarii în scopuri
manageriale
Evaluare
Analiza rezultatelor ?i impactului la nivel de
destinatar
14

• Monitorizarea tehnici si metodologie

15
Evolu?ia tehnicilor de monitorizare

• Sistemul Monitorizare ?i Evaluare (ME) bazat pe
  ie?iri (output)
• Sistem ME classic sau de implementare
• Se concentreaza pe PRODUSE?E proiectului
  (OUTPUTS)
• Raspunde la întrebari de genul aceasta a fost
  realizat
• Au fost mobilizate intrarile (input)?
• Au fost ob?inute produsele (output) scontate?
• Au fost întreprinse ?i finalizate activita?ile
  stabilite?

16
Evolu?ia tehnicilor de monitorizare

• 2. Sistem ME bazat pe rezultate
• Se concentreaza pe REZULTATELE proiectului
• Furnizeaza factorilor de decizie informa?ii
  referitoare la reu?ita sau e?ecul
  proiectuluiProdusele au fost ob?inute. Ce
  reprezinta acest fapt?
• Ajuta la identificarea raspunsurilor urmatoarelor
  întrebari
• Care este scopul programului?
• A fost realizat acest scop?
• Cum poate fi ilustrata realizarea scopului?

17
Procesul de monitorizare
18
Cine va monitoriza?
APCAutoritate Publica Centrala
19
Ce va fi monitorizat?

• Indicatori de performanta selecta?i cu precizie
  cheia succesului pentru monitorizarea
  performan?elor
• Urmeaza a fi realizata în strânsa dependen?a cu
  definirea adecvata a scopului ?i obiectivelor
• Indicatorii se stabilesc pentru toate nivelele
  produse (output), rezultate ?i de asemenea
  eficienta

20
Ce va fi monitorizat?

• Indicatori de produse (output) o sarcina
  relativ u?oara (masurarea tradi?ionala a
  serviciilor realizate)
• Indicatorii de rezultate trebuie sa raspunda la
  întrebarile
• Cum vor fi percepute succesele sau realizarile?
• Suntem în direc?ia realizarii rezultatelor
  scontate?

21
Domeniul de aplicare a monitorizarii

• Estimarea eficacita?ii generale
• Modul în care ac?iunile întreprinse (spre
  exemplu activita?ile) au fost eficiente în
  raport cu realizarea obiectivelor
• Compararea valorilor reale cu valorile
  planificate a indicatorilor de performan?a
• Compararea rezultatelor ob?inute cu cele
  planificate
• Formularea propunerilor si luarea deciziilor în
  vederea solu?ionarii problemelor identificate

22
Regula nr.1Considera?i indicatorii de
monitorizare de la bun început
Regula nr. 2Începe?i cu analiza situa?iei

• Ilustra?i toate datele oficiale disponibile
  aferente subiectului programului (înva?amânt
  public, înva?amânt liceal ?i gimnazial)
• Date statistice cantitative
• Analize calitative
• Afi?a?i seriile cronologice ( dinamica)
• Identifica?i tendin?ele, modificari de tendin?e
• Încerca?i sa explica?i contextul, relatia ?i
  interdependen?ele
• Identifica?i problemele de baza si cauzele
• Formula?i recomandari si solutii

23
Regula nr. 3Colabora?i cu diverse par?i
implicate, considera?i necesita?ile acestora de
informa?ii

• Ac?iunile persoanelor interesate beneficiarilor
  sau celor ce participa în procesul activita?ilor
• Studen?ii, profesorii, parin?ii, managerii
  înva?amântului gimnazial ?i liceal
• Sentimentul proprieta?ii este la fel important
• Întrebari în identificarea corespunzatoare a
  beneficiarilor
• Cine sunt participantii de baza implicati în
  program?
• Cum pot fi ele clasificate? (spre ex. ONG-uri,
  grupuri de interes)
• Convocarea beneficiarilor, prezentarea
  rezultatelor analizei situa?iei
• Elaborarea unei liste a problemelor ?i
  necesita?ilor informa?ionale ale beneficiarilor
• Metode brainstorming, interviuri structurate,
  chestionare
• Metode avansate Vizualizare, Arborele problemei

24
Regula nr. 4Opera?i cu informa?ia furnizata de
par?ile implicate

• Responsabilitatea finala de proiect îi revine
  managerului de program.
• Programul nu trebuie vazut prin prisma listei de
  dorin?e a persoanelor interesate, ci trebuie sa
  contribuie la cre?terea calita?ii servicilor
• Sortarea si stergerea informa?iilor, evitarea
  duplicitatii datelor
• Reformularea preocuparilor identificate de catre
  persoanele interesate în afirma?ii poten?iale de
  îmbunata?ire a rezultatelor
• Permite identificarea a priori a direc?iei ?i
  destina?iei
• Afirma?iile pozitive ajuta la ob?inerea
  consensului politic, a unei mai mari legitimita?i
  
• Fiecare afirma?ie trebuie sa se refere la un
  singur rezultat, acest fapt fiind crucial în
  stabilirea indicatorilor
• Folose?te doar problemele existente, nu
  eventuale, imaginare sau viitoare

25
Ipotezele logice sunt foarte importante
Regula nr. 5. Utiliza?i matricea logica pentru
monitorizarea indicatorilor
Etapa I Etapa III Etapa II
IMPACT
REZULTATE IPOTEZE
produse (OUTPUT) APOI IPOTEZE
ACTIVITA?I DACA IPOTEZE ?I
Re?ine?i! Scopul monitorizarii rezida de
asemenea în efectuarea corectarilor în activita?i
?i posibile obiective, indicatori, atunci când
sunt depistate ca fiind gre?it setate. Cu toate
acestea, scopul trebuie sa ramâna valabil ?i
neschimbat pe tot parcursul implementarii
programului/ sub-programului
26
Deplasarea necesita?ilor informa?ionale în
ierarhia obiectivelor
27
În decizia cu privire la informa?ia ce urmeaza a
?i monitorizata ?i evaluata, ?ine?i cont de

• Include?i informa?ie opera?ionala suficienta
  pentru a stabili daca resursele sunt utilizate
  optimal ?i calitatea opera?iunilor este buna
• Planificarea ?i urmarirea activita?ilor
• Management financiar
• Gestiunea echipamentului
• Managementul resurselor umane
• Managementul contractelor
• Identifica?i informa?ia care sa explice progresul
• Identifica?i impacturile involuntare pozitive ?i
  negative în vederea întreprinderii ac?iunilor de
  ajustare necesare

28
Planificarea aspectelor esen?iale ale procesului
de colectare a datelor

• Elementele esen?iale ale planului de regula
  includ
• Defini?ii detaliate pentru fiecare indicator,
• Sursa ?i metoda de colectare a datelor,
• Frecven?a ?i graficul colectarii de date,
• Identificarea celor responsabili pentru
  colectarea, analiza ?i raportarea datelor.

29

• Metode de colectare a datelor
• Recensaminte ?i sondaje,
• Statistici na?ionale
• Studii elaborate de partenerii de dezvoltare
• Chestionare
• Interviuri
• Examinare documentara
• Pot fi surse interne si externe

30
Cum gestionam problema deficitului de informa?ii?

• Cauta?i indicatori de alternativa (atunci când
  datele nu sunt disponibile sau au un cost mult
  prea mare)
• Spre ex. masurarea reducerii bunastarii prin
  prisma numarului bunurilor de lux (automobile,
  iphone)
• Indicatorii furnizati de organizatii
  internationale reprezinta o solu?ie în acest sens
• Obiective PNUD de dezvoltare umana durabila
  (WDI)
• Indicele de stabilitate financiara al FMI
• Indicele de democra?ie al Freedomhouse
• Indicele Corup?iei al Transparency International
• Indicele democra?iei al Economic Intelligence
  Unit
• Indicele competitivita?ii globale al Forumului
  Economic Global,
• Indicatori de dezvoltare rurala Handbook, etc.

31

• Raportul de monitorizare (de performanta)

32
Masurarea Performan?ei Programelor Guvernului

A defini

A raporta
A masura
33
Raportarea
Rapoartele de performanta trebuie sa le ofere
managerilor de program o privire de ansamblu
coerenta privind statutul actual de implementare
a programului ?i sa-i ghideze în activita?ile de
evaluare a programului Sistemul de raportare
trebuie sa ilustreze a?teptarile, rezultatele de
facto ?i sa explice diferen?a dintre
acestea Managerii de program au nevoie de
informa?ii detaliate privind situa?ia ini?iala,
situa?ia finala, rezultate ?i eficacitate
34
Caracteristicile unui raport de performanta

• Descrie structura, scopul ?i obiectivele
  programului.
• Prezinta tendin?ele perioadelor anterioare.
• Prezinta o varietate de indicatori-cheie de
  performan?a pentru fiecare obiectiv major.
• Face o compara?ie între obiectivele stabilite ?i
  rezultatele de facto.
• Scoate în eviden?a divergen?ele.
• Explica într-o forma narativa cauzele acestor
  divergen?e.
• Prezinta masurile de ameliorare sau rectificare
  ce urmeaza a fi întreprinse.

2010
2009
2008
2011
2012
2013
2014
35

• Informa?ia narativ-explicativa furnizata împreuna
  cu rapoartele de performanta
• face o compara?ie dintre perfoman?a atinsa, pe de
  o parte ?i obiectivele stabilite, cheltuielile
  suportate, pe de alta parte
• explica
• cauzele divergen?elor,
• factorii care afecteaza divergen?ele (inclusiv
  modificarile limitelor de alocare) ?i lacunele
  privind calitatea datelor.
• propune masuri de ameliorare
• prezinta eventualele obstacole în calea spre
  ameliorare

36
Unele aspecte care necesita aten?ie în cadrul
raportului de performan?a

• Ce informa?ii contextuale contribuie la
  în?elegerea datelor?
• Datele sunt clare?
• Informa?ia prezentata în raport este clara?
• Informa?ia con?inuta în raport este prezentata
  conform principiului comparativ?
• Informa?ia con?inuta în raport este suficienta
  pentru ca cititorul sa poata în?elege urmatoarele
  aspecte
• contextul mai larg, în care se încadreaza
  activita?ile programului, inclusiv acei factori
  care influen?eaza situa?ia ini?iala, situa?ia
  finala, rezultatele
• nivelul performan?ei atinse ?i factorii care au
  influen?at performan?a data
• ac?iunile întreprinse în urma informa?iei
  raportate, îndeosebi în cazul în care s-a
  înregistrat în mod nea?teptat o performan?a
  înalta sau scazuta?

37
PERIOADELE DE RAPORTARE

• Rapoartele de performan?a sunt întocmite
• Semianual focusat pe indicatorii de produs si
  de eficienta
• Anual accent pe indicatorii de rezultat

38
Program 6 DrumuriSubprogram 6.2
Reconstruc?ia drumurilor Scop Asigurarea
practicabilita?ii drumurilor ?i stabilizarea
condi?iei tehnice a acestora
Exemplu Raportul de monitorizare a performantei
pe termen mediu pentru administra?ia regionala,
Bratislava, 30 iunie 2011
39
Responsabili de raportare

• Coordonarea rapoartelor de performanta legate de
  program sau subprogram - managerul de program
• Colectarea ?i analiza datelor primare
  observatori în cadrul institu?iilor bugetare
• Rapoarte semi-anuale ?i anuale de performan?a -
  coordonator de monitorizare la ministerele de
  resort
• Examinarea rapoartelor pentru a se asigura ca
  resursele alocate au fost utilizate eficient -
  Ministerul Finan?elor