ESTAD

1
ESTADÍSTICAS INSTITUCIONALES

• Limitaciones para su consolidación como
  instrumento para la toma de decisiones
  estratégicas.

DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN
Antecedente13 de noviembre de 2006 Hoy 26 de
octubre de 2007
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CONTENIDO

• CONTEXTO
• PROBLEMÁTICA GENERAL
• PRODUCTOS ESTADÍSTICOS
• PROBLEMÁTICA, CAUSAS Y PROPUESTAS DE SOLUCIÓN

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Proceso DSE-001 Generación de Información
Estadística y Elaboración de Indicadores(Noviembr
e 2006)
CONTEXTO
ACTUALMENTE (Octubre
2007) PROCESO DP-001 (Actividad Generación de
Información Estadística y Elaboración de
Indicadores
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CONTEXTO
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN
PRODUCTOS

• Estadísticas
• Indicadores
• Informes de coyuntura
• Análisis de tendencia
• Estudios especiales
• Documentos Institucionales
• (PIFI,PEF, PAL, Informes)
• Presupuesto recursos
• extraordinarios

• INSUMOS
• Datos
• Registros
• Informes

PROCESOS ANTECESORES
PROCESOS PLANEACIÓN
PROCESOS SUCESORES
Proceso DSE-001 (Generación de información
estadística y elaboración de indicadores)
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CONTEXTO EL PROCESO DSE-001

• El Proceso DP-001 (Actividad Generación de
  información estadística y elaboración de
  indicadores)
• define
• Los productos estadísticos institucionales.
• Los procesos antecesores y los registros que
  alimentan al proceso (i.e. bases de datos).
• Los requisitos que deben de cumplir los registros
  de los procesos antecesores.
• Los tiempos de recepción de los registros y de la
  publicación de productos estadísticos.

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CONTEXTO EL PROCESO DSE-001

• Los registros que alimentan al Proceso
  DSE-001(Generación de información estadística y
  elaboración de indicadores)
• son
• Registro de profesores.
• Registro de administrativos.
• Registro de inscritos.
• Registro de becarios.
• Registro de servicio social.
• Registro de alumnos en intercambio académico.
• Registro de bajas definitivas.
• Registro de egresados.
• Registro de titulados.
• Registro de materias impartidas y aprobadas.
• Registro de aspirantes y admisiones.
• Registro con resultados del seguimiento a
  empleadores, egresados y estudiantes.
• Registro de equipos de cómputo.
• Registro de proyectos de investigación.

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PROBLEMÁTICA GENERAL

1. Para garantizar el éxito en el cumplimiento del
   proceso DSE-001, se estableció como
   responsabilidad absoluta de la Dirección de
   Planeación mantener en operación el sistema de
   estadísticas e indicadores.
2. Lo anterior llevó a que dicha área se organizara
   y actuara en consecuencia recolectar, organizar,
   corregir y complementar los datos, registros, e
   informes que provienen de procesos antecesores.
3. Por otra parte, la definición de los procesos
   antecesores asigna la responsabilidad,
   confiabilidad y oportunidad de los datos en las
   áreas en que se generan.
4. Sin embargo, persisten problemas de origen en los
   datos y registros que llegan a la Dirección de
   Planeación, y que no se han solucionado debido a
   la confusión acerca de la responsabilidad en la
   confiabilidad y oportunidad de los datos.
5. Así pues, se han identificado problemas puntuales
   que requieren ser solucionados, precisamente a
   través de las áreas directamente responsables de
   la generación del dato y registro.
6. La soluciones consisten en hacer los
   planteamientos de solución estableciendo líderes
   de procesos y fechas compromiso, identificando
   plenamente los aspectos a solucionar y los
   requerimientos específicos.

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PRODUCTOS ESTADÍSTICOS
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(No Transcript)
10
(No Transcript)
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http//sigc.uqroo.mx
12
(No Transcript)
13
(No Transcript)
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PRODUCTOS ESTADÍSTICOS

• Los productos estadísticos están disponibles en
  la página web del Sistema Institucional de
  Gestión de la Calidad de la UQROO en
• http//sigc.uqroo.mx/sigc_web/Planeacion/Paginas2
  0Selectivas/estadisticas_indicadores.htm

• EN DICHA DIRECCIÓN DE LA RED SE PUEDE TENER
  ACCESO A LOS DIFERENTES PRODUCTOS ESTADÍSTICOS,
  ASÍ COMO IDENTIFICAR
• Cuáles están actualizados.
• Cuáles no están disponibles.

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PROBLEMÁTICA, CAUSAS, EFECTOS Y PROPUESTAS DE
SOLUCIÓN
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PROBLEMÁTICA Y CAUSAS
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PROBLEMAS
ÁREA QUE GENERA LA INFORMACIÓN DIRECCIÓN DE
BIENESTAR Y MOVILIDAD ESTUDIANTIL
REGISTRO QUE ALIMENTA LA INFORMA-CIÓN EN LA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SE RECIBE LA INFORMACIÓN CAUSAS REPORTADAS POR LA DIRECCIÓN DE BIENESTAR Y MOVILIDAD ESTUDIANTIL
REGISTRO DE INSCRITOS Posterior a las fechas programadas. Con datos incompletos fecha de nacimiento, edad, país y estado de nacimiento, país y estado donde cursó estudios, etc. Existen, en la realidad alumnos de programas de postgrado que no aparecen formalmente inscritos. Con alumnos dados de alta en Programas Integrados sin especificar el programa educativo que cursan. No se ha definido de manera institucional el modelo conceptual referente a los Programas Integrados, por lo que cada División tiene una concepción propia de la forma en que se tratarán a los alumnos de sus programas integrados, y así solicita su registro. El SIIA no permite de manera adecuada, la mecánica de admisión y registro de los datos de los estudiantes de los programas de posgrado. En ocasiones, los Secretarios Técnicos de Investigación y Posgrado no garantizan el registro de la información de los alumnos de posgrado en el sistema. La mayor parte de los elementos del registro de inscritos se elaboran de manera manual.
REGISTRO DE BAJAS DEFINITIVAS No se ha recibido la actualización correspondiente a 2006. Con datos incompletos. En ocasiones, reportando alumnos dados de baja y que en la realidad son egresados. No se genera el registro con todos los campos requeridos. La mayor parte de los elementos del registro de inscritos se elaboran de manera manual. El H.C.U. aprueba reconsideraciones de alumnos dados de baja para reactivarlos, generando cambios en los datos.
REGISTRO DE SERVICIO SOCIAL No se ha recibido la actualización correspondiente a 2006. Se ha generado con datos incompletos. No se ha completado la captura de toda la información requerida en el SIIA, por lo que dicho trabajo se realiza de manera manual.
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EJEMPLOS DEL ESTADO EN QUE SE RECIBE EL REGISTRO
DE INSCRITOS.
Las celdas en blanco se reciben sin dato alguno.
Cuáles son del Profesional asociado en Turismo
Alternativo y cuáles de la Licenciatura en
Turismo?
Cuáles son del Profesional asociado en Alimentos
y Bebidas, de Hotelería y de la Licenciatura en
Turismo?
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EJEMPLOS DEL REGISTRO DE BAJAS DEFINITIVAS Y UN
CASO ESPECIAL.
En el archivo BASE UNIVERSAL DE INSCRITOS
11-10-2005 (generado para extraer las bajas
definitivas) la matrícula 94-00873 aparece como
baja definitiva (BDEF), siendo que ésta aparece
en REGISTRO DE TITULADOS al corte 20 de diciembre
de 2003 y con fecha de titulación al 10 diciembre
de 1998.
FUENTE Reporte universal de inscritos tomado
del SIIA al corte 11-10-2005.
EJEMPLO CASO DE GABRIELA GARNICA
FUENTE Registro de titulados al 20 de diciembre
de 2003.
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EJEMPLO DEL REGISTRO DE SERVICIO SOCIAL
Último archivo recibido. En el ejemplo no se
dispone de la fecha de inicio y terminación del
servicio social
Fuente Registro de servicio social al 2 de
diciembre de 2005.
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PROBLEMAS
ÁREA QUE GENERA LA INFORMACIÓN DIRECCIÓN DE
BIENESTAR Y MOVILIDAD ESTUDIANTIL
REGISTRO QUE ALIMENTA LA INFORMACIÓN EN LA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SE RECIBE LA INFORMACIÓN CAUSAS REPORTADAS POR LA DIRECCIÓN DE BIENESTAR Y MOVILIDAD ESTUDIANTIL
REGISTRO DE EGRESADOS En el registro de egresados correspondiente a primavera y verano 2006, se reportan egresados con fecha de egreso de años anteriores, y que aparecen por vez primera en dicho registro. Sin el domicilio actual de los egresados. Con datos incompletos y, en ocasiones, con errores en los datos. Se arrastran errores por la migración inicial de datos de PRO-IV al SIIA, por incompatibilidad de dichos sistemas. El área de Bienestar y Movilidad Estudiantil, apoyada por sistemas, continúa trabajando la solución de dichos errores de migración. En los programas integrados, debido la flexibilidad curricular los alumnos del Profesional Asociado pueden cursar materias del bloque de Licenciatura como apoyo y luego solicitar la revalidación de dichas materias, para obtener el título de licenciatura. Se tomaron acuerdos en el H.C.U. para implementar los Programas Integrados. La mayor parte de los elementos del registro de egresados se elaboran de manera manual.
REGISTRO DE TITULADOS En ocasiones, posterior a las fechas programadas. Con datos incompletos necesarios para generar las estadísticas. El trabajo se realiza de manera manual debido a que no se dispone de un módulo para generar información de titulados en el SIIA.
REGISTRO DE BECARIOS Posterior a las fechas programadas. Con variación en los datos reportados para un mismo periodo. El trabajo se realiza de manera manual debido a que no se dispone de un módulo para generar información de becas en el SIIA con todos los campos requeridos.
Este problema se asocia en parte a la
estadística de Programas Integrados que
consolida en registros únicos a estudiantes de
diversos programas.
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EGRESADOS REPORTADOS POR VEZ PRIMERA EN EL
REGISTRO DE EGRESADOS CORRESPONDIENTE A VERANO
2006
EJEMPLOS
Fuente Registro de egresados generado por el
Departamento de Administración Escolar, al 31 de
julio de 2006.
Para tener fecha de egreso consistente al periodo
que se reporta, se aceptan egresados con fecha de
egreso posterior a noviembre de 2005.
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EJEMPLO DE LOS DATOS QUE SE SOLICITAN EN EL
REGISTRO DE TITULADOS Y LOS CAMPOS QUE SE RECIBEN
SE RECIBE
SE SOLICITAN
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EJEMPLO DE LOS DATOS QUE SE SOLICITAN EN EL
REGISTRO DE TITULADOS Y LOS CAMPOS QUE SE RECIBEN
EN EL PERIODO OTOÑO 2005 (AGOSTO 2005 A DICIEMBRE
2005) SE REPORTARON 708 BECAS, AL CORTE DEL 8 DE
DICIEMBRE.
PARA EL MISMO PERIODO OTOÑO 2005 (AGOSTO 2005 A
DICIEMBRE 2005) SE REPORTARON UN TOTAL DE 804
BECAS, EL 31 DE MAYO DE 2006.
RESPUESTA NO SE HABÍAN CONTABILIZADO LAS BECAS
SEDESOL.
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PROBLEMAS
ÁREA QUE GENERA LA INFORMACIÓN DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
REGISTRO QUE ALIMENTA LA INFORMACIÓN EN LA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SE RECIBE LA INFORMACIÓN CAUSAS REPORTADAS POR LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
REGISTRO DE PROFESORES Con datos obsoletos referentes al grado académico y disciplina de estudios de los profesores. Sin la carrera de adscripción del profesor y sin los programas educativos donde imparten clases. En algunos casos, posterior a la fecha acordada. No todo el personal ha actualizado su currículum, a pesar de las invitaciones que se realizan para actualizar su expediente. Aún está en proceso de captura toda la información del personal en el SIIA, por lo que dicho trabajo se realiza de manera manual y paralela con el sistema informático tradicional. Generalmente, los Secretarios Técnicos de Docencia de las Divisiones Académicas exceden las fechas límites autorizados por el H.C.U. para liberar la programación académica con asignación de profesores titulares de los cursos.
REGISTRO DE ADMINISTRATIVOS En algunos casos, posterior a la fecha acordada. En algunos casos, sin reportar el grado académico del personal. En algunos casos, con personas adscritas a una Unidad Responsable diferente a la que en realidad labora. No todo el personal ha actualizado su currículum. Aún está en proceso de captura toda la información del personal en el SIIA, por lo que dicho trabajo se realiza de manera manual y paralela con el sistema informático tradicional. En ocasiones, se hacen cambios de adscripción del personal sin notificarlo al Departamento de Recursos Humanos.
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EJEMPLOS DE CÓMO SE RECIBE EL REGISTRO DE
PROFESORES
Fuente Registro de profesores a inicio de cursos
de otoño 2006.
Las celdas en rojo son campos de los que no se
dispone informacion.
SE RECIBE CON CAMPOS VACÍOS
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EJEMPLOS DE CÓMO SE RECIBE EL REGISTRO DE
ADMINISTRATIVOS
REGISTRO DE ADMINISTRATIVOS A PRIMAVERA 2006
SE RECIBE CON CAMPOS VACÍOS
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PROBLEMAS
ÁREA QUE GENERA LA INFORMACIÓN DIVISIONES
ACADÉMICAS
REGISTRO QUE ALIMENTA LA INFORMACIÓN EN LA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SE RECIBE LA INFORMACIÓN CAUSAS
REGISTRO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN No se cuenta con información de proyectos de investigación correspondiente a 2006. Los datos que están reportados en el SIIA en la parte de proyectos, no tienen todos los elementos necesarios y no permiten la generación de reportes de investigación. No todos los proyectos de investigación se capturan en el SIIA. Todavía está en proceso de implantación la generación de un registro institucional de proyectos de investigación consensuado con las Divisiones Académicas.
METAS COMPROMISO RECIBIDAS DE LAS DES PARA EL PIFI 3.3 Con datos estadísticos e indicadores diferentes a la información que se les proporcionó y/o que estaba disponible en la página web del SIGC. En fechas posteriores a las programadas. Las Divisiones no tomaron la información estadísticas incorporadas en el SIGC por ser poco confiable e incompleta. Las Divisiones Académicas reportaron los valores que desde su óptica y datos son los correctos. No hubo oportunidad de dar retroalimentación al personal de las DES que elaboró los documentos PRODES.
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CAMPOS DE INFORMACIÓN MÍNIMOS REQUERIDOS DEL
REGISTRO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN
30
(No Transcript)
31
EFECTOS
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EFECTOS
Generación de información estadística
inconsistente.
Se oficializan datos estadísticos que no
coinciden con los datos que utilizan las
Divisiones Académicas.
Información deficiente para la toma de decisiones
estratégicas
Reprocesamiento de información horas adicionales
de trabajo del personal de la DAF, DBME y
DIVISIONES para complementar la información
faltante.
Cambios constantes en los datos oficiales de años
pasados.
Retraso en los tiempos de emisión de los
productos estadísticos definidos
Pérdida de confianza en la información
estadística oficial por parte de los diversos
usuarios.
No se pueden determinar de manera confiable los
requerimientos de personal académico de los
programas educativos.
No se emiten todos los productos estadísticos
definidos
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PROPUESTAS DE SOLUCIÓN
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ACUERDOS PARA EL INICIO DE LAS SOLUCIONES
NO. ACUERDO ES NECESARIO RESPONSABLE (S) FECHA DE CUMPLIMIENTO
1 Definir los lineamientos institucionales para el registro de los alumnos de programas integrados o en sus programas específicos, para que de inmediato realice el planteamiento ante Sistemas. Dirección de Bienestar y Movilidad Estudiantil
2 Definir e implementar de manera institucional la forma de cómo se registrarán y tratarán en las estadísticas a los alumnos inscritos en programas integrados. Alta Dirección (Cuerpo Directivo)
3 Proporcionar a la Dirección de Bienestar y Movilidad Estudiantil los lineamientos para la admisión y cuotas de los posgrados, para que de inmediato se realice el planteamiento ante Sistemas. Alta Dirección (Cuerpo Directivo)
4 Reglamentar las responsabilidades en la admisión e inscripción de los estudiantes de posgrado y su inserción dentro del módulo de escolares del SIIA. Alta Dirección (Cuerpo Directivo)
5 Definir quién debe garantizar que se concluya el proceso de registro de los alumnos de posgrado. Alta Dirección (Cuerpo Directivo)
6 Trabajar de manera mas estrecha con sistemas para concluir a la brevedad las depuraciones de los errores de migración. Deberá hacer el planteamiento preciso de los requerimientos. Dirección de Bienestar y Movilidad Estudiantil
7 Emitir criterios y lineamientos precisos para que el Área de Sistemas desarrolle las herramientas que permitan la generación automática de los reportes de inscritos, egresados, titulados, bajas definitivas, becas y servicio social. Dirección de Bienestar y Movilidad Estudiantil
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ACUERDOS PARA EL INICIO DE LAS SOLUCIONES
NO. ACUERDO ES NECESARIO RESPONSABLE (S) FECHA DE CUMPLIMIENTO
8 Emitir criterios y lineamientos precisos para que el Área de Sistemas desarrolle las herramientas que permitan la generación automática de los reportes de personal administrativo y docente. Dirección de Administración y Finanzas
9 Realizar las acciones necesarias para garantizar el cumplimiento del calendario institucional respecto a la programación académica, asignación de profesores titulares e inscripción de alumnos. Alta Dirección (Cuerpo Directivo)
10 Realizar las acciones necesarias para que la información estadística e indicadores que genere la Dirección de Planeación sea la de uso oficial para la generación de documentos estratégicos. Alta Dirección (Cuerpo Directivo)
11 Apoyar las acciones necesarios para la inmediata implementación de la generación del registro de proyectos de investigación. Divisiones Académicas
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GRACIAS POR SU ATENCIÓN !