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• Manual de Sistemas Contables

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• Manual de Sistemas Contables

GRUPO No. 3 Bravo Miranda, Sabrina Briceño, Ma.
Virginia Varela, Nathaly
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Indice
DISTRIBUIDORA OCCIDENTE C.A.
Aspectos Introductorios
Aspectos Organizacionales
Políticas, Leyes y Normas
Manual de Sistemas Contables
Procedimientos Contables
Plan de Cuentas
Plan de Asientos
Plan de Libros
Plan de Formas
Plan de Reportes
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ASUNTO INDICE CAPITULO

• Capítulo I Aspectos Introductorios
• Exposición de Motivos
• Objetivos del Manual
• Instrucciones para el Uso
• Capítulo II Aspectos Organizacionales
• Razón Social
• Objeto Social
• Domicilio Fiscal
• Organigrama General
• Funciones de Contabilidad
• Funciones Básicas

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REVISADO POR LENIN VALERI FECHA JULIO 2006
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ASUNTO INDICE CAPITULO

• Capítulo III Políticas, Leyes y Normas
• Normas Técnicas PCGA
• Normas de Valuación
• Normas Estatutarias
• Leyes
• Normas de Control Interno del Efectivo
• Normas de Control Interno de las Cuentas por
  Cobrar
• Normas de Control Interno del Inventario
• Normas de Control Interno de los Gastos
  Prepagados
• Normas de Control Interno para la Propiedad,
  Planta y Equipo
• Normas de Control Interno de las Cuentas por
  Pagar
• Normas de Control Interno de la Nómina
• Normas de Control Interno de las Ventas

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ASUNTO INDICE CAPITULO

• Capítulo III Políticas, Leyes y Normas
• Normas de Control Interno de las Compras
• Normas de Control Interno del Capital
• Capítulo IV Procedimientos Contables
• Procedimiento para la Reposición de Caja Chica
• Procedimiento para las Compras a Crédito y al
  Contado
• Procedimiento para las Ventas a Crédito y al
  Contado
• Procedimiento de Despacho
• Procedimiento de Crédito y Cobranzas
• Procedimiento para la Nómina

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ASUNTO INDICE CAPITULO

• Capítulo V Plan de Cuentas
• Definición
• Objetivos
• Formato de la Codificación
• Catálogo de Cuentas
• Descripción de Cuentas
• Capítulo VI Plan de Asientos
• Definición
• Objetivos
• Asientos

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ASUNTO INDICE CAPITULO

• Capítulo VII Plan de Libros
• Definición de Plan de Libros
• Definición de Libros Contables
• Libro Diario
• Libro Mayor
• Libro de Inventarios
• Libro de Compras
• Libro de Ventas
• Libro de Actas de Asambleas
• Libro de Accionistas

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ASUNTO INDICE CAPITULO

• Capítulo VIII Plan de Formas
• Formulario de Ingresos
• Formulario de Egresos
• Formulario de Nómina
• Capítulo IX Plan de Reportes
• Balance General
• Estado de Ganancias y Pérdidas

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ASUNTO ASPECTOS INTRODUCTORIOS CAPITULO I
Exposición de Motivos Objetivos del
Manual Instrucciones para el Uso
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ASUNTO ASPECTOS INTRODUCTORIOS CAPITULO I
EXPOSICIÓN DE MOTIVOS La Contabilidad, siendo
una de las herramientas fundamentales para la
toma de decisiones requiere que este proceso se
realice de forma ordenada y como sistema permita
medir las actividades de la empresa de esta
forma se presenta a continuación un manual que
sirva de orientación en la ejecución práctica de
las gestiones contables.
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ASUNTO ASPECTOS INTRODUCTORIOS CAPITULO I
EXPOSICIÓN DE MOTIVOS Este manual ha sido
elaborado con el firme propósito de dar una
visión más detallada de las políticas,
principios, procedimientos contables, catálogo de
cuentas, estructura organizacional y las
funciones que se deben cumplir dentro del
departamento de contabilidad también brindar
información en forma clara y precisa necesaria
para tomar decisiones que contribuyan a la
eficiencia en el desarrollo de las actividades
contables.
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ASUNTO ASPECTOS INTRODUCTORIOS CAPITULO I

• OBJETIVOS
• Reunir en forma lógica y sistematizada toda la
  información referente a políticas, normas y
  procedimientos del área contable, a fin de
  brindar información veraz y actualizada del
  sistema de contabilidad.
• Servir de ayuda para las instrucciones de
  adiestramiento al personal en el área contable y
  ayudar en el entrenamiento del nuevo personal.
• Mejorar la eficiencia administrativa, ya que
  evita la duplicidad de trabajos y la pérdida de
  tiempo.

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ASUNTO ASPECTOS INTRODUCTORIOS CAPITULO I

• Definir las normas legales y de control interno
  que van a regular las actividades y operaciones
  de la empresa.
• Unificar los criterios utilizados para
  contabilizar las transacciones.
• Servir como documento guía de consulta,
  simplificando la práctica contable mediante la
  estandarización de los procesos y el trabajo de
  oficina.
• Servir de instrumento para la elaboración de los
  estados financieros de acuerdo a los Principios
  de Contabilidad Generalmente Aceptados.

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ASUNTO ASPECTOS INTRODUCTORIOS CAPITULO I

INSTRUCCIONES PARA EL USO El presente Manual
está estructurado por capítulos, de manera que
sea fácil la comprensión y lectura del mismo. El
Manual es presentado de lo general a lo
particular. Para conocer el contenido de los
capítulos que componen el manual, el usuario debe
ir al índice general, en éste, se ubican sus
capítulos y sus elementos, permitiendo al usuario
localizar fácilmente los puntos o temas de
interés particular.
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ASUNTO ASPECTOS INTRODUCTORIOS CAPITULO I

• INSTRUCCIONES PARA EL USO
• Este símbolo significa HOME/PAGINA PRINCIPAL
  DEL MANUAL, lo que quiere decir es que si el
  usuario hace click sobre este icono, el sistema
  lo llevará a la primera página de este manual.
• Este símbolo significa ADELANTE/SIGUIENTE
  PÁGINA, por lo que si el usuario hace click en
  este símbolo el sistema lo llevara a la siguiente
  página de la información que está consultando.
• Este símbolo significa RETROCESO/PÁGINA
  ANTERIOR, por lo que si el usuario hace click en
  este símbolo el sistema lo llevara a la anterior
  página de la información que está consultando.

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ASUNTO ASPECTOS ORGANIZACIONALES CAPITULO II
Razón Social Objeto Social Domicilio Fiscal
Organigrama General Funciones de Contabilidad
Funciones Básicas


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ASUNTO ASPECTOS ORGANIZACIONALES CAPITULO II


RAZÓN SOCIAL La empresa está constituida bajo
la figura de Compañía Anónima. Su capital social
es de Veinte Millones de Bolívares Exactos
(20.000.000,00), conformado por el aporte de los
accionistas en Mobiliario y Equipo de Oficina
Depósito Bancario, con lo cual se divide el
Capital Social en Veinte Mil Acciones (20.000)
con un valor nominal de Un Mil Bolívares cada una
(1.000).
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ASUNTO ASPECTOS ORGANIZACIONALES CAPITULO II


RAZÓN SOCIAL Las acciones han sido suscritas y
pagadas en su totalidad, quedando el Capital
Social así Sabrina Bravo Miranda ha suscrito
Siete Mil (7.000) acciones, de las cuales pagó la
cantidad de Siete Millones de Bolívares Exactos
(7.000.000,00) María Virginia Briceño ha
suscrito Siete Mil (7.000) acciones, de las
cuales pagó la cantidad de Siete Millones de
Bolívares Exactos (7.000.000,00) Nathaly Varela
Pérez ha suscrito (6.000) acciones, de las cuales
pagó la cantidad de Seis Millones de Bolívares
Exactos (6.000.000,00), con lo cual las tres
accionistas han pagado el 100 del Capital
Social.
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ASUNTO ASPECTOS ORGANIZACIONALES CAPITULO II


OBJETO SOCIAL El Objeto Social de la Compañía
es todo lo relacionado con el ramo de
compra-venta y distribución, al mayor y al detal
de jugos y productos lácteos, así como lo
relacionado con charcutería y delicateses, en fin
todo lo relativo a los productos de consumo
humano, pudiendo realizar todo tipo de contrato
con personas, bien sea natural o jurídica.
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ASUNTO ASPECTOS ORGANIZACIONALES CAPITULO II


OBJETO SOCIAL En el campo de los negocios,
para cuyos efectos podrá comprar, administrar,
arrendar, permutar, gravar y en fin realizar
cualquier negociación en nombre propio, pudiendo
tener participación en capitales de otras
empresas, a cuyos efectos podrá celebrar
cualquier tipo de negociación o contrato
permitido por la Ley, así como también otros
ramos de mercadeo o comerciales de lícito
comercio que tengan relación directa o indirecta
con los ya indicados.
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ASUNTO ASPECTOS ORGANIZACIONALES CAPITULO II


DOMICILIO FISCAL El domicilio de la Compañía
es en la población de Tabay, perteneciente al
Municipio Santos Marquina del Estado Mérida,
calle Bolívar. Pudiendo establecer domicilios
especiales, agencias o construir sucursales en
cualquier lugar del país o en el extranjero.
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ASUNTO ASPECTOS ORGANIZACIONALES CAPITULO II


ORGANIGRAMA GENERAL
JUNTA DIRECTIVA
GERENTE GENERAL
GERENTE DEL CENTRO DE DISTRIBUCIÓN
DEPARTAMENTO CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN
DEPARTAMENTO MERCADEO Y VENTA
DEPARTAMENTO DESPACHO
ASESOR CONTABLE
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
CRÉDITO Y COBRANZAS
JEFE DE DESPACHO
JEFE DE VENTAS
AUXILIAR CONTABLE
SUPERVISOR
DESPACHADOR
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ASUNTO ASPECTOS ORGANIZACIONALES CAPITULO II

• FUNCIONES DE CONTABILIDAD
• ASESOR CONTABLE
• Supervisar y revisar todos los registros
  contables-administrativos.
• Emite los Estados Financieros a la gerencia y
  asesora de acuerdo a su criterio profesional en
  la utilidad o pérdida contable obtenida en el
  ejercicio económico para la toma de decisiones
  por parte de la gerencia.
• Elabora y procesa todos los formularios a
  declaraciones estimadas y definitivas que la
  empresa tenga que cancelar.

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ASUNTO ASPECTOS ORGANIZACIONALES CAPITULO II

• FUNCIONES DE CONTABILIDAD
• ASESOR CONTABLE
• Realizar los cálculos de Impuesto al Valor
  Agregado (I.V.A.), Impuesto Sobre La Renta
  (I.S.L.R), Patente Municipal.
• Revisión de los libros de compra-venta.
• Realizar los ajustes y cierres respectivos.
• Cálculos de vacaciones, utilidades a
  trabajadores, liquidaciones de prestaciones
  sociales.

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ASUNTO ASPECTOS ORGANIZACIONALES CAPITULO II

• AUXILIAR CONTABLE
• Procesar o registrar contablemente los diarios
  de (ingresos, gastos, depósitos bancarios, notas
  de débitos y notas de créditos a distribuidores),
  suministrados por el departamento de
  administración y gerencia.
• Registros contables de otras salidas y entradas
  de inventarios.
• Verificar la documentación completa de los
  diarios contables.
• Emitir los reportes de libros legales tales
  como Diario, Mayor e Inventario, así como los de
  Compras y Ventas.
• Elaboración de Conciliaciones Bancarias.

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ASUNTO ASPECTOS ORGANIZACIONALES CAPITULO II

• GERENCIA GENERAL
• Toma decisiones en el ámbito macro-económico con
  el objeto de dirigir correctamente la
  organización, basado en todos los reportes
  suministrados por los demás departamentos.
• Ejecutar y hacer cumplir las decisiones de la
  Asamblea y de la Junta Directiva.
• Ejercer la representación legal de la empresa.
  Esta atribución podrá ser delegada con
  autorización de la junta directiva.

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ASUNTO ASPECTOS ORGANIZACIONALES CAPITULO II

• GERENCIA GENERAL
• Designar el personal de la empresa y proceder a
  su remoción, contratación de asesores y personal
  especializado, y autorizar las vacaciones y
  permisos.
• Delimitar y desarrollar un plan de acciones con
  los distintos departamentos en función de los
  objetivos y metas.
• Emitir, aceptar, endosar, avalar, descontar y
  protestar letras de cambio, pagarés y cualquier
  otro efecto de comercio.
• Abrir, movilizar y cerrar cuentas corrientes, a
  plazo fijo y de cualquier otro tipo.

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ASUNTO ASPECTOS ORGANIZACIONALES CAPITULO II

• GERENTE DEL CENTRO DE DISTRIBUCIÓN
• Es el encargado de lograr los objetivos y
  políticas planificadas por el Gerente General.
• Establece las directrices sobre las cuales deben
  funcionar todos los departamentos para así poder
  dar cumplimiento a las exigencias de la Gerencia
  General y a su vez seguir planes de crecimiento
  de la organización a la presidencia.

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ASUNTO ASPECTOS ORGANIZACIONALES CAPITULO II

• ADMINISTRACIÓN
• SISTEMA ADMINISTRATIVO
• Facturación de ventas del día (Nota de
  despacho).
• 1. Cuadre de Inventario Diario
• Inventario Inicial.
• Compras.
• Ventas.
• Salida de Inventarios.
• Inventario Final.
• Realizar la apertura de caja.
• Recibir los pagos de los distribuidores del día.
• Realizar el cierre de caja.
• Cuadrar la caja (Efectivo sea en cheques).
• Realizar gestiones de cuentas por cobrar a
  clientes.
• Llevar los libros de Bancos.

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ASUNTO ASPECTOS ORGANIZACIONALES CAPITULO II

• 2. Analizar los reportes de
• Estadísticas de ventas a los distribuidores.
• Movimientos pendientes.
• Realizar el análisis de antigüedad.
• Analizar las estadísticas de ventas por
  productos.
• Archivar las facturas originales de cada vendedor
  pendiente por facturar.
• Archivar las promociones a clientes pendientes
  por cancelar a distribuidores.
• Archivar las facturas de clientes pendientes por
  cobrar.

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ASUNTO ASPECTOS ORGANIZACIONALES CAPITULO II

• CRÉDITO Y COBRANZAS
• Recibe dinero en efectivo y cheques por concepto
  de pagos o depósitos relacionados con la
  cancelación de facturas o cuentas por cobrar.
• Dispone que se hagan los depósitos bancarios y
  mantiene el control sobre los mismos.
• Hace diariamente el balance de operaciones con
  la finalidad de cuadrar las existencias.
• Realiza informes periódicos para informar al
  jefe del departamento sobre las cobranzas
  efectuadas.

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ASUNTO ASPECTOS ORGANIZACIONALES CAPITULO II

• CRÉDITO Y COBRANZAS
• Lleva un libro de contabilidad donde se registra
  todo el movimiento contable de caja y prepara
  balance de la misma.
• Envía al departamento legal el listado de los
  clientes morosos.
• Elabora los recibos de caja.

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ASUNTO ASPECTOS ORGANIZACIONALES CAPITULO II


MERCADEO Y VENTA 1. Reefectuar el recorrido
normal de cada una de las rutas del sector a su
cargo, junto con el distribuidor para conocer y
verificar su actualización en cuanto
a -Extensión normal de la ruta. -Trato
otorgado a los clientes. -Manejo de productos
(desde cavas hasta neveras). -Actividad de la
competencia en la ruta. -Grado de optimización
del itinerario seguido. -Aspecto personal del
vendedor. -Imagen del vehículo. -Cada ruta debe
ser recorrida durante dos días y no menos de una
vez al trimestre calendario.
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ASUNTO ASPECTOS ORGANIZACIONALES CAPITULO II


MERCADEO Y VENTA 2. Recorrer mensualmente el
sector a su cargo para verificar la actualización
del censo de establecimientos detallistas y
detectar la presencia real o futura de nuevos
establecimientos detallistas. 3. Revisar
promociones otorgadas/créditos flotantes. 4.
Visitar la totalidad de los establecimientos
detallistas que configuran el censo de su sector,
verificando la actualización de los datos
relativos a ficha de cliente/prospecto -Nombre
y Razón Social. -Nombre del (os) propietario
(s). -Nombre del sugerente y otros
subalternos. -Arrumadores. -Despachadores.
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MERCADEO Y VENTA 5. Negociar con los
propietarios o gerentes de establecimientos
detallistas donde no estemos en calidad de
exclusividad, la ubicación y el espacio en la
nevera, que garantiza la proyección de una imagen
generadora en el consumidor, la compra por
impulso. -Vender a establecimientos detallistas
donde no estén presentes nuestros productos,
la necesidad conveniencia para ese
establecimiento de ofrecer y promover nuestros
productos preferiblemente con carácter
exclusivo. 6. Revisar periódicamente las
coberturas de las rutas, para determinar y
recomendar la conveniencia de rediseñarla y crear
nuevas rutas, que aseguren una óptima cobertura
de la totalidad del mercado del sector.
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ASUNTO ASPECTOS ORGANIZACIONALES CAPITULO II


MERCADEO Y VENTA 7. Mantener una continua
vigilancia, en cada visita a establecimientos
detallistas, de la fecha de vencimiento de los
productos en exhibición o almacenaje. 8.
Coordinar con el vendedor independiente
mecanismos para lograr establecer un control
diario de ventas a los establecimientos
detallistas por zona, a través de las
estadísticas de ventas que están recopiladas por
medio de las copias de facturas al detallista.
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ASUNTO ASPECTOS ORGANIZACIONALES CAPITULO II

• DESPACHO
• Se reciben los productos provenientes de la
  corporación INLACA (Industrias Lácteas C.A.,
  fábrica de productos pasteurizados), luego se
  procede a descargar la gandola, se realiza el
  respectivo chequeo con la orden de compra del
  depósito y/o factura INLACA, para su
  refrigeración y posterior distribución.
• Controla el orden y almacenamiento del producto
  de acuerdo a la fecha de vencimiento.
• Elabora las notas de pedido de las diferentes
  líneas de productos (CARABOBO Y CALIFORNIA) que
  los distribuidores se van a llevar al día
  siguiente con la finalidad de hacer más rápido y
  efectivo el despacho de la mercancía.

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ASUNTO ASPECTOS ORGANIZACIONALES CAPITULO II

• DESPACHO
• Custodiar los productos sobrantes de los
  distribuidores, durante el día los cuales no
  deberán exceder del período facturado.
• Recibir los reclamos y reportes de productos de
  fecha corta, faltantes y sobrantes.
• Realizar los cambios de los productos que se
  encuentren filtrados, golpeados, mal sellados, de
  fecha corta por falta de líquido, para luego
  realizar la nota de devolución correspondiente
  (Control de Calidad).

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ASUNTO ASPECTOS ORGANIZACIONALES CAPITULO II

• DESPACHO
• Apilar las cestas en líneas distintas de los
  productos Carabobo y California y a su vez
  verificar si el número de cestas enviadas
  corresponde con las recibidas.
• Elabora pedidos de compra a la planta en
  productos lácteos y subproductos y llevarlo a la
  administración para su aprobación, luego de ser
  aprobado se realiza el pedido en el departamento
  de administración por vía INTERNET.
• Hacer continuidad en el chequeo del Thermo King
  con relación a los grados recomendados de
  refrigeración de los productos.

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ASUNTO ASPECTOS ORGANIZACIONALES CAPITULO II

• DESPACHO
• Chequear la fecha de vencimiento que no exceda
  de
• Leche mayor de 6 días.
• Chicha-Choco de 11 a 12 días.
• Jugos-Cremas para batir de 12 a 13 días.
• Yoplait de 22 a 24 días.
• Crema de leche de 25 a 26 días.

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ASUNTO POLÍTICAS, LEYES Y NORMAS CAPITULO III
Normas Técnicas PCGA Normas de Valuación Normas
Estatutarias Leyes Normas de Control Interno
del Efectivo Normas de Control Interno de las
Cuentas por Cobrar Normas de Control Interno del
Inventario Normas de Control Interno de los
Gastos Prepagados Normas de Control Interno para
la Propiedad, Planta y Equipo Normas de Control
Interno de las Cuentas por Pagar Normas de
Control Interno de la Nómina Normas de Control
Interno de las Ventas Normas de Control Interno
de las Compras Normas de Control Interno del
Capital


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ASUNTO POLÍTICAS, LEYES Y NORMAS CAPITULO III

• NORMAS TÉCNICAS DE P.C.G.A
• PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS
• ENTIDAD Distribuidora Occidente C.A. es una
  empresa que trabaja de manera independiente,
  posee personalidad jurídica propia y diferente a
  la de sus socios u accionistas, teniendo como
  domicilio especial la población de Tabay, Estado
  Mérida.

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ASUNTO POLÍTICAS, LEYES Y NORMAS CAPITULO III

• NORMAS TÉCNICAS DE P.C.G.A
• PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS
• NEGOCIO EN MARCHA Se presume que toda empresa
  que emite estados financieros de acuerdo a un
  tiempo establecido. Se encuentra en la capacidad
  de continuar sus operaciones por un período
  similar por lo tanto la entidad está en
  existencia permanente, salvo especificación en
  contrario.

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ASUNTO POLÍTICAS, LEYES Y NORMAS CAPITULO III

• NORMAS TÉCNICAS DE P.C.G.A
• PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS
• REALIZACIÓN Consiste en el registro de aquellos
  hechos contables ya efectuados, es decir, no
  podemos registrar hechos que no hayan ocurrido
  puesto que esto afecta la veracidad de los
  Estados Financieros.

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ASUNTO POLÍTICAS, LEYES Y NORMAS CAPITULO III

• NORMAS TÉCNICAS DE P.C.G.A
• PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS
• PERÍODO CONTABLE Establece que toda entidad
  debe presentar resultados de sus operaciones en
  períodos convencionales para poder conocer su
  situación independiente de la continuidad del
  negocio.

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ASUNTO POLÍTICAS, LEYES Y NORMAS CAPITULO III

• NORMAS TÉCNICAS DE P.C.G.A.
• PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS
• DUALIDAD ECONÓMICA Consiste en que todo hecho
  contable establece un débito o un crédito entre
  las entidades financieras que participan en el
  acontecimiento económico el cual debe ser
  registrado por medio de sistemas de contabilidad
  que den a conocer los dos aspectos que envuelven
  toda operación.

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ASUNTO POLÍTICAS, LEYES Y NORMAS CAPITULO III

• NORMAS TÉCNICAS DE P.C.G.A.
• PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS
• REVELACIÓN SUFICIENTE Significa en la
  presentación de los resúmenes financieros los
  cuales darán de una forma clara y sencilla toda
  información necesaria para juzgar los resultados
  de las operaciones y la situación financiera de
  la empresa.

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• NORMAS TÉCNICAS DE P.C.G.A.
• PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS
• IMPORTANCIA RELATIVA Consiste en que la
  información de los Estados Financieros es de suma
  importancia ya que una variación de algún
  resultado repercuta en las decisiones económicas.

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• NORMAS TÉCNICAS DE P.C.G.A
• PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS
• VALOR HISTÓRICO En la Distribuidora Occidente
  C.A., se registran todos los bienes muebles o
  inmuebles por su valor de adquisición, haciendo
  las respectivas depreciaciones y ajustes por
  inflación cuando las circunstancias económicas
  afectan el valor del bien.

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• NORMAS DE VALUACIÓN
• PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
• Se valuarán al costo de adquisición más los
  gastos directamente relacionados con su puesta en
  marcha.
• Se les aplicará el ajuste por inflación de
  acuerdo a los establecidos por la ley del
  I.S.L.R., la DPC-10 y sus tres boletines de
  actualización utilizando el Método de Nivel
  General de Precios.
• Se valuarán por el Método de Línea Recta, el
  cual proporcionará una cuota de depreciación
  uniforme para cada ejercicio económico.

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• INVENTARIO
• El Método de Valoración del Inventario utilizado
  por la Distribuidora Occidente C.A. es el PEPS.
• GASTOS PREPAGADOS
• Se valúan al costo histórico.
• Se aplicará a resultados en el período en el
  cual se consumen los bienes, se devenguen los
  servicios o se obtienen los beneficios.

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NORMAS ESTATUTARIAS El Capital Social de la
compañía es de Veinte Millones de Bolívares
(20.000.000,00) acciones nominativas no
convertibles al portador con un Valor Nominal de
Un Mil Bolívares (1.000) cada una de las
acciones. Las acciones confieren a sus
propietarias iguales derechos y obligaciones por
cada una de las acciones, les corresponde un voto
en la Asamblea por lo tanto será indivisible con
respecto a la Distribuidora Occidente C.A. a los
fines del voto, reconociéndose un solo
propietario por cada acción.
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• NORMAS ESTATUTARIAS
• En caso de venta o cesión de una o más acciones,
  los socios tendrán toda preferencia por lo cual
  el socio vendedor deberá ofrecerla(s) a los
  socios restantes, si estos últimos no aceptan la
  venta, entonces podrá ofrecerlas al público.
• El Capital Social podrá ser aumentado por
  resolución de la Asamblea General de Accionistas
  y serán preferidos en la suscripción de las
  nuevas acciones a los accionistas en proporción a
  las que posean y por lo tanto sólo se ofrecerán
  al público, las acciones no suscritas por
  aquellos dentro del plazo que para tal fin haya
  fijado la Asamblea.

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• NORMAS ESTATUTARIAS
• La Asamblea General Ordinaria de accionistas se
  reunirá en domicilio de la sociedad una vez al
  año dentro de los tres meses siguientes de cada
  ejercicio económico, en el lugar, día y hora que
  indique la convocatoria respectiva, la cual se
  publicará con 8 días de anticipación a la fecha
  de celebración con invitación del objeto de la
  misma y serán nulas las deliberaciones sobre
  asuntos no señalados en la convocatoria.

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• NORMAS ESTATUTARIAS
• Las Asambleas tanto Ordinarias como
  Extraordinarias sólo se consideran válidamente
  constituidas cuando a ella concurriese a un
  número de accionistas que represente el 51 del
  Capital Social, las decisiones deberán ser
  tomadas con el voto favorable de la mayoría
  absoluta.

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NORMAS ESTATTUTARIAS La Asamblea General
Ordinaria de accionistas se reunirá en domicilio
de la sociedad una vez al año dentro de los tres
meses siguientes de cada ejercicio económico, en
el lugar, día y hora que indique la convocatoria
respectiva, la cual se publicará con 8 días de
anticipación a la fecha de celebración con
invitación del objeto de la misma y serán nulas
las deliberaciones sobre asuntos no señalados en
la convocatoria.
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NORMAS ESTATUTARIAS Las Asambleas tanto
Ordinarias como Extraordinarias sólo se
consideran válidamente constituidas cuando a ella
concurriese a un número de accionistas que
represente el 51 del Capital Social, las
decisiones deberán ser tomadas con el voto
favorable de la mayoría absoluta.
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• NORMAS ESTATUTARIAS
• La empresa será administrada y dirigida por dos
  Directores quienes podrán ser o no socios de la
  empresa. Los Directores tendrán más amplias
  facultades y poderes para la resolución o
  realización de todos los actos que exijan los
  negocios de la Distribuidora quienes las podrán
  ejercer conjunta o separadamente, tales como
  comprar, enajenar, hipotecar, arrendar bienes
  inmuebles, adquirir bienes, tomar dinero en
  préstamo con o sin garantías reales o personales,
  abrir cuentas bancarias y movilizarlas, celebrar
  toda clase de contratos y cobrar las deudas de
  las cantidades de dinero que por concepto
  adeuden.

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• NORMAS ESTATUTARIAS
• Son atribuciones y facultades del Presidente y
  los Directores
• Cumplir y hacer cumplir los acuerdos y
  resoluciones de la Junta Directiva.
• Representar y obligar a la compañía.
• Ejecutar todos los actos de administración o
  disposición que fueren necesarios o convenientes
  al cumplimiento del objeto social de la compañía.

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• NORMAS ESTATUTARIAS
• Nombrar y remover los funcionarios, empleados,
  agentes y trabajadores de la compañía y fijar sus
  respectivas remuneraciones.
• Acordar los gastos generales y fijar el
  presupuesto de la sociedad para cada ejercicio
  económico, disponer el empleo que deba darse al
  fondo de la sociedad para cada ejercicio
  económico.
• Presidir las reuniones de las Asambleas y
  convocar las mismas.

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• NORMAS ESTATUTARIAS
• Los Directores durarán cinco años (5) en el
  ejercicio de sus funciones siendo entendido que
  si por cualquier causa la Asamblea no hiciere los
  respectivos nombramientos en su debida
  oportunidad, ellos continuarán en el ejercicio de
  sus correspondientes cargos hasta ser
  reemplazados.

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• NORMAS ESTATUTARIAS
• El ejercicio económico de la sociedad comienza
  el primero (1ero.) de Enero de cada año y termina
  el treinta y uno (31) de Diciembre del mismo año.
• Al treinta y uno (31) de Diciembre de cada año
  se practicará un Inventario y se formará un
  Balance General, cuyo efecto se cumplirán las
  disposiciones estatutarias y del Código de
  Comercio. Estos documentos deberán ser
  presentados a la Asamblea General Ordinaria para
  su discusión y aprobación o modificación.

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• LEYES
• Las disposiciones contenidas en el Código de
  Comercio, en el Código Orgánico Tributario y en
  la Ley Orgánica de Trabajo afectan a la empresa y
  guardan relación con los siguientes aspectos
• CÓDIGO DE COMERCIO
• Registro de Comercio y las normas para su
  registro.
• Libros Obligatorios y sus registros
  correspondientes.
• Prohibiciones a los comerciantes.
• Corrección en los asientos.
• Libros Auxiliares y sus requisitos.

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• CÓDIGO DE COMERCIO
• De los Administradores de las Compañías Anónimas.
• De la Constitución de las Compañías Anónimas.
• De las Asambleas.
• De las Acciones.
• De las Obligaciones.
• De los Comisarios.

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• CÓDIGO ORGÁNICO TRIBUTARIO
• Impuestos, tasas y contribuciones.
• Obligación tributaria.
• Sujetos Activos y Pasivos.
• Tipo de Contribuyente.
• Deberes como Contribuyente.
• Cuándo se origina la obligación tributaria.
• Determinación y pago.
• Prórroga para el pago.
• Ilícitos tributarios y Sanciones.
• Facultades de la Administración Tributaria.

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• LEY ORGÁNICA DEL TRABAJO
• Qué es un trabajador?
• Qué es un trabajador de confianza?
• Qué es un empleado?
• Qué es un empleado de Dirección?
• Qué es un obrero?
• Qué es un obrero calificado?
• Qué es un contrato de trabajo y cuáles son las
  obligaciones de éste?
• De los contratos por tiempo determinado y sus
  limitaciones.

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• De la Relación de Trabajo.
• De la suspensión de la Relación de Trabajo.
• Qué es el despido?
• Qué es el retiro?
• Qué es el preaviso?
• Sobre las indemnizaciones.
• Las Jornadas Laborales Diurna, Nocturna y Mixta.
• De los días feriados.

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• Sobre las Horas Extraordinarias.
• De la Protección laboral de la maternidad.
• De los permisos Pre-Natales y Post-Natales.
• De la Inamovilidad.
• Sobre las Vacaciones.
• Todo lo relacionado con el Salario.
• Sobre las Utilidades.
• De los accidentes y enfermedades laborales.

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• CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO
• Toda operación de manejo de efectivo debe estar
  autorizada por la Gerencia.
• Los empleados que manejan el efectivo deben
  estar afianzados.
• Toda entrada de dinero se debe registrar
  diariamente y depositar al día siguiente en el
  Banco destinado para tal efecto.

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• CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO
• Se deben archivar los comprobantes tanto de
  ingresos como de egresos.
• Los cheques no deben ser girados al portador. Y
  sólo deben ser firmados por el Gerente General y
  por el Gerente del Centro de Distribución (los
  mismos no deben ser firmados en blanco).
• Se deben realizar conciliaciones bancarias las
  cuales deben ser revisadas por el contador.

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• CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO
• No se deben utilizar los fondos de caja chica
  para cambiar cheques.
• Se deben realizar arqueos sorpresivos de caja
  chica.
• Se debe establecer un monto límite para los
  desembolsos de caja chica.
• Todo depósito debe tener anexo comprobante de
  ingreso.

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• CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO
• La apertura de cuentas bancarias deben estar
  autorizadas por la Junta Directiva.
• En caso de error al momento de elaborarse un
  cheque debe ser debidamente inutilizado.

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• CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR
• Las cuentas por cobrar adecuadamente por su
  antigüedad.
• Realizar una adecuada segregación de las
  funciones.
• Cuando se realice la cancelación de una cuenta
  por ser considerada incobrable, debe ser
  autorizada por la Gerencia.
• Los documentos de los efectos por cobrar deben
  estar físicamente bien resguardados bajo la
  custodia de la Gerencia del Centro de
  Distribución.

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• CONTROL INTERNO DE LOS INVENTARIOS
• Las personas que lleven los registros deben ser
  distintas a las personas encargadas de custodiar
  las existencias de mercancías.
• Deben efectuarse diariamente conteos físicos de
  las existencias y compararse con los registros.
• Las existencias deben ser adecuadamente
  aseguradas, así como el local donde se encuentran.

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• CONTROL INTERNO DE LOS INVENTARIOS
• El registro de existencia debe ser revisado
  diariamente a fin de determinar las existencias
  de poco movimiento y disponibilidad.
• Cualquier salida, faltante o deterioro, debe
  reportarse el día del hecho y debe ampararse con
  un comprobante de salida.

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• CONTROL INTERNO DE LOS GASTOS PREPAGADOS
• Los Gastos Prepagados deben estar registrados
  bajo la cuenta de activo.
• Los gastos estarán amparados por documentos
  originales.
• Las funciones de autorización, registro y
  custodia deben estar separadas una de la otra.
• Al finalizar el ejercicio contable se hará el
  ajuste registrándose la parte consumida y dejando
  lo que falta por consumir bajo el próximo
  ejercicio.

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• CONTROL INTERNO PARA LA PROPIEDAD, PLANTA Y
  EQUIPO
• Al momento de registrarse la adquisición debe
  estar autorizada por la gerencia.
• Los activos fijos deben estar amparados por
  documentos de propiedad.
• Se debe llevar registros detallados que muestren
  el costo y la depreciación acumuladas de las
  distintas partidas que componen la Propiedad,
  Planta y Equipo.

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• CONTROL INTERNO PARA LA PROPIEDAD, PLANTA Y
  EQUIPO
• Se debe verificar la existencia y el uso de los
  activos.
• Los gastos que se produzcan por las reparaciones
  a estos se cargarán a la cuenta de gastos.
• Se debe mantener la consistencia en el método de
  depreciación (línea recta).

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• CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR PAGAR
• El pago de las cuentas por pagar deben ser
  autorizados por el Gerente General.
• Todos los documentos deben registrarse
  inmediatamente con su comprobante original.
• Al efectuarse el pago se debe cancelar la
  factura con un sello pagado y la fecha.

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• CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR PAGAR
• Se debe realizar la verificación de la suma,
  multiplicación y descuentos consignados en la
  factura.
• Se debe verificar las condiciones de pago,
  precio y cantidades según factura contra las
  órdenes de compra.

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• CONTROL INTERNO DE LA NÓMINA
• La contratación del personal y sus
  remuneraciones deben ser autorizadas por el
  Gerente General.
• Las funciones de elaboración, registro y pagos
  de las nóminas no deben estar asignados a la
  misma persona.
• La fecha de pago de la nómina debe estar
  claramente definida.
• Los empleados deben firmar los recibos de pago.

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• CONTROL INTERNO DE LA NÓMINA
• Debe existir un archivo con los expedientes de
  los trabajadores.
• El Gerente General o el Gerente del Centro de
  Distribución son los autorizados de dar los
  anticipos a los trabajadores.
• La administradora debe cotejar los recibos de
  pago con la lista de la nómina.

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• CONTROL INTERNO DE LAS VENTAS
• Las funciones de ventas y registros deben estar
  separadas.
• Las ventas son realizadas al contado o a crédito
  previamente autorizado por la Gerencia General.
• Todas las transacciones correspondientes a las
  ventas de la Distribuidora Occidente C.A. deben
  ser pasadas al Departamento de Contabilidad
  oportunamente para ser registradas, las cuales
  deben poseer los comprobantes de facturación.

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ASUNTO POLÍTICAS, LEYES Y NORMAS CAPITULO III

• CONTROL INTERNO DE LAS COMPRAS
• Las compras deben ser autorizadas por la
  Gerencia.
• Las funciones de compra deben estar separadas de
  la de registro y recepción de la misma.
• Al momento de llegar la mercancía se debe
  realizar una inspección del estado físico de la
  misma.

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• CONTROL INTERNO DEL CAPITAL
• La Junta Directiva es la que autoriza el pago de
  Dividendos cuando hayan sido decretados.
• La Junta Directiva autorizará las reservas que
  considere necesarias.
• Los acuerdos entre los accionistas o las
  decisiones que se tomen en las juntas deben ser
  notificadas al Departamento de Contabilidad para
  realizar el correspondiente registro.

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ASUNTO PROCEDIMIENTOS CONTABLES CAPITULO IV



Procedimiento para la Reposición de Caja
Chica Procedimiento para las Compras a Crédito y
al Contado Procedimiento para las Ventas a
Crédito y al Contado Procedimiento de
Despacho Procedimiento de Crédito y
Cobranzas Procedimiento para la Nómina
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ASUNTO PROCEDIMIENTOS CONTABLES CAPITULO IV

• PROCEDIMIENTO PARA LA REPOSICIÓN DE CAJA CHICA
• El custodio al verificar que ya han transcurrido
  los primeros días del mes en curso, solicita la
  reposición y totaliza los pagos efectuados.
• El administrador prepara el cheque por el monto
  que le indica el custodio.
• El administrador registra en el libro de bancos
  el cheque emitido.

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ASUNTO PROCEDIMIENTOS CONTABLES CAPITULO IV

• PROCEDIMIENTO PARA LA REPOSICIÓN DE CAJA CHICA
• El Administrador recopila las firmas autorizadas.
• El Administrador hace efectivo el cheque y
  entrega el cobro del mismo al custodio, luego
  archiva los comprobantes junto con el voucher del
  cheque.
• El custodio guarda el dinero en la caja de
  seguridad dispuesta especialmente para la c