Oleh

1
Organisasi Proyek

• Oleh
• Ahmad Nafik (06080053)
• Universitas Islam Attahiriyah

2
Tujuan Pembelanjaran

• Mempelajari dan memahami pengertian organisasi
  dan
• strktur organisasi.
• Untuk mengetahui fungsi organisasi secara umum
  dan
• dasar-dasar penyusunan struktur organisasi
  secara
• umum.
• Mengetahui persoalan-persoalan yang muncul pada
• suatu proyek dan yang mempengaruhi struktur
• organisasi.

3

• Memahami macam-macam organisasi dalam penge-
• lolaan proyek beserta kelebihan dan
  kelemahan pada
• masing-masing organisasi.
• Mempelajari kriteria-kriteria secara umum yang
• mempengaruhi pemilihan bentuk organisasi
  proyek.

4
Isi Materi

• 3.1 Pendahuluan
• Organisasi adalah Suatu sarana untuk mencapai
  tuju-
• an baik yang disusun sesuai dengan keperluan
  dan
• berpengaruh terhadap penyelenggaraan proyek.
• Fungsi organisasi secara umum antara lain
• a. Organisasi merupakan sarana, dimana
  anggota atau
• peserta bekerja sama untuk mencapai
  tujuan ber-
• sama.
• b. Didalam organisasiterdapat pengaturan
  tentang
• bagaimana kerjasama itu dilaksanakan.
  

5

• c. Adanya pembagian pekerjaan untuk mencegah
  dup-
• likasi dan tumpang tindih kegiatan dalam
  rangka
• mencapai tujuan.
• d. Adanya suatu pembagian wewenang dan
  tanggung
• jawab.
• Stuktur Organisasi adalah suatu sarana untuk
• mencapai tujuan yang baik yang disusun
  sesuai
• kesesuaian-kesesuaian atau spesialisasi
  orang yang
• berpengaruh terhadap penyelenggaraan
  proyek.

6

• Dasar-dasar penyusunan struktur organisasi
  secara
• umum antara lain
• a. Berdasar produk
• b. Berdasar lokasi
• c. Berdasar proses
• d. Berdasar pelanggan
• e. Berdasar waktu

7

• Ketika suatu proyek muncul ada dua persoalan
  muncul
• antara lain
• a. Keputusan harus dibuat tentang bagaimana
  orga-
• nisasi proyek melekat pada organisasi
  induk.
• b. Berhubungan dengan bagaimana proyek harus
  dior-
• ganisasikan.
• Menurut james A.F. Stoner yang mempengaruhi
• penentuan struktur organisasi antara lain
• a. Strategi menentukan besar kecilnya tugas
  suatu
• organisasi.

8

• b. Teknologi yang di pakai melaksanakan
  kegiatan dan
• karakteristik anggota.
• c. Lingkungan tempat beroperasi.
• Macam-macam struktur organisasi dalam
  pengelolaan
• proyek antara lain
• a. Organisasi fungsional.
• b. Organisasi koordinator.
• c. Organisasi gugus tugas/Organisasi proyek
• murni.
• d. Organisasi matriks.
• Setiap macam organisasi tersebut diatas mempuyai
  kelemahan dan kelebihan masing-masing.

9

• 3.2 Organisasi fungsional
• Disini semua kegiatan proyek dilakukan
  mengikuti
• jalur fungsional. Salah satu ciri dari
  organisasi ini
• adalah tenaga-tenaga yang mempunyai kegiatan
  yang
• sama atau serupa dikumpulkan dalam satu
  bagian atau
• departemen.
• Keuntungan dari struktur fungsional antara lain
  
• a. Adanya fleksibilitas yang tinggi dalam
  penggunaan
• staf/karyawan.
• b. Orang-orang dengan keahlian tertentu bisa
  ditug-
• askan dibanyak proyek yang berbeda.

10

• c. Orang-orang dengan keahlian yang berbeda
  dapat
• dikelompokkan dalam satu group untuk
  berbagi
• pengetahuan dan pengalaman yang sangat
  berm-
• anfaat bagi pemecahan teknis.
• d. Divisi fungsional yang bersangkutan bisa
  jadi basis
• bagi kelangsungan teknologi bila para
  personel kel-
• uar dari proyek atau organisasi induk.
• e. Divisi fungsional mempuyai jalur-jalur karir
  bagi
• mereka yang mempunyai keahlian tertentu.

11

• Kekurangan/kelemahan struktur organisasi
  fungsional
• a. Klien tidak menjadi perhatian utama dari
  aktifitas
• yang dilakukan orang-orang yang terlibat
  proyek.
• b. Divisi fungsional cenderung berorientasi
  pada
• aktivitas-aktivitas khusus yang sesuai
  dengan
• fungsinya.
• c. Kadang-kadang dalam proyek yang diorganisasi
• secara fungsional ini tidak ada individu
  yang diberi
• tanggung jawab penuh untuk mengurus
  proyek.
• d. Motivasi yang ditugaskan ke proyek cenderung
• lemah.
• e. Penyusunan organisasi seperti ini tidak
  memberikan
• pendekatan yang holistik.

12
Gambar Organisasi Fungsional
General Manager
Vice Precident keuangan
Vice Precident Pemasaran
Vice Precident Produksi
Vice Precident Engineering
13

• 3.3 Organisasi Koordinasi
• Organisasi yang dipimpin oleh seorang
  koordinator
• yang berugas sepenuhnya mengurusi proyek
  dalam
• arti mengkoordinasi pekerjaan, tenaga dan
  kegiatan
• yang lain yang berhubungan dengan proyek.
• Koordinator berfungsi sebagai anggota staf dari
  
• manager lini dan melaporkan segala
  perkembangan
• proyek terhadap maneger lini tetapi dapat
  pula
• melapor ke puncak pimpinan perusahaan bila
• proyeknya dianggap cukup penting bagi
  perusahaan.

14

• Keuntugan organisasi koordinator
• a. Koordinator proyek sebagai pusat sumber
  informasi
• tentang kemajuan proyek, kesulitan yand
  dihadapi
• dan memberikan saran atas perbaikan yang
  diper-
• lukan.
• b. Proyek lebih terfokus oleh koordinator
  proyek.
• Kelemahan organisasi koordinasi
• a. Koordinator proyek sulit melaksanakan
  kepimi-
• mpinan yang efektif terhadap proyek
  karena wew-
• enang terbatas hanya pada menghimbau dan
• menganjurkan.
• b. Kehilangan banyak keuntungan yang terkandung
  
• dalam konsep managemen proyek.

15
Organisasi Koordinator
Pimpinan Perusahaan
Manager Keuangan
Manager Produksi
Manager Umum
Manager tehnik
Manager Proyek
Manufaktur
Pengendalian Mutu
Desain Engineering
Biaya dan Jadwal
16

• 3.4 Organisasi Gugus Tugas /Organisasi Proyek
• Murni ( Task Force )
• Proyek berstatus mandiri dalam arti terpisah
  dari
• bagian organisasi lain dalam perusahaan.
• Ciri-ciri organisasi bentuk ini adalah
• a. Pimpinan proyek mempunyai wewenang penuh
  atas
• pengelolaan proyek
• b. Tenaga pelaksana dipindahkan ke dalam
  organisasi
• proyek, dan khusus melaksakan pekerjaan
  proyek
• sesuai dengan wewenang dan tanggung
  jawabnya
• dalam organisasi tersebut.

17

• c. Hanya memerlukan sedikit dukungan dari unit
• fungsional
• Kelebihan struktur organisasi ini adalah
• a. Manager proyek mempunyai wewenang penuh
  untuk
• mengelola proyek.
• b. Semua anggota tim proyek secara langsung
  berta-
• nggung jawab terhadap manager proyek.
• c. Rantai komunikasi menjadi pendek, yakni
  antara
• maneger proyek dengan eksekutif secara
  langsung.

18

• d. Bila proyek yang sejenis berturut-turut,
  organisasi
• ini bisa memanfaatkan para ahli yang sama
  sekal-
• igus melakukan kaderisasi dalam
  penguasaan tekno-
• logi tertentu.
• e. Karena kewenangan terpusat, kemampuan untuk
• membuat keputusan bisa lebih cepat.
• f. Adanya kesatuan komando.
• g. Bentuk ini cukup simpel sehingga mudah
  dilak-
• sanakan.
• h. Adanya dukungan secara menyeluruh terhadap
• proyek.

19

• Kelemahan struktur organisasi ini
• a. Bila organisasi induk mempunyai banyak
  proyek
• yang harus dikerjakan, biasanya setiap
  proyek akan
• mengusahakan sendiri sumberdaya, sehingga
  terjadi
• duplikasi usaha dan fasilitas.
• b. Struktur ini akan menambah biaya yang cukup
• mahal bagi organisasiu induk, karena
  biasanya akan
• berdiri sendiri dengan staf yang penuh.

20

• c. Sering kali maneger proyek menumpuk sumber
  daya
• secara berlebihan untuk mendapatkan
  dukungan
• teknis dan teknologi sewaktu-waktu
  diperlukan.
• d. Bila proyek selesai akan terjadi masalah
  tentang
• bagaimana nasib pekerja proyek yang ada.
• e. Ketidakkonsistenan prosedur bisa sering
  terjadi
• dengan memakai alasan memenuhi
  permintaan
• klien

21
Organisasi gugus tugas ( task force )/Organisasi
proyek murni
Manager Proyek
VP Desain
VP Keuangan
VP Personalia
22

• 3.5 Organisasi Matriks
• Organisasi matriks adalah organisasi proyek
  murni
• yang melekat pada divisi fungsional pada
  organisasi
• induk.
• Manager proyek dan tim intinya
• Mempuyai arus kegiatan tiga arah
• a. Ke atas pimpinan perusahaan. Untuk
  mendapat
• petunjuk kebijakan umum penyelenggaraan
  proyek
• dan melaporkan kemajuan pelaksanaan proyek

23

• beserta hal-hal lain yang perlu mendapat
  perhatian
• dari pimpinan perusahaan.
• b. Mendatar dan diagonal kepada bidang
  fungsional
• dan pihak pemilik proyek. Berkaitan
  dengan upaya
• menampung kehendakdan usul-usul dari
  padanya dan
• lain-lain kegiatan yang telah diatur
  dalam kontrak
• EPK.
• c. Ke bawah Manager proyek. Memimpin, memberi
  
• petunjuk dan mengkoordinasi tim inti
  proyek dalam
• kegiatan-kegiatan desain engginering,
  pembelian
• dan kontruksi instalasi.

24

• Departemen Fungsional-Teknis
• Dukungan yang diberikan berupa
• a. Mengerjakan paket pekerjaan yang diserahkan
• kepadanya sesuai dengan lingkup, jadwal
  dan biaya
• yang ditentukan manager proyek.
• b. Menyedikan tenaga ahli untuk tim inti
  proyek.
• c. Memberikan petunjuk perihal standart,
  kriteria dan
• prosedur dalam rangka mengikuti
  perkembangan
• kamajuan teknologi.

25

• Departemen fungsional-Non Teknis
• Dukungan yang diberikan
• a. Menyediakan tenaga ahli yang diperlukan tim
  inti
• proyek.
• b. Memberikan petunjuk mengenai prosedur dan
• peraturan-peraturan yang diperlukan.
• c. Melaksanakan bagian pekerjaan proyek yang
• diserahkan kepadanya,misalnya pembayaran,
  audit
• dan lain-lain.
• d. Melapor pada pimpinan perusahaan perihal
  garis
• besar kemajuan pelaksnaan pekerjaan dan
• hambatan yang dialami.

26

• Pimpinan Perusahaan
• Dukungan yang diberikan
• a. Memberikan pokok-pokok kebijakan penyeleng-
• garaan proyek.
• b. Menentukan patokan sasaran-sasaran utama
  (jadwal
• penyelesaian proyek, total anggaran dan
  mutu).
• c. Mengevaluasi secara umum pelaksanaan dan
• memberikan petunjuk pada masalah yang
  amat
• prinsip.

27

• Kelebihan Organisasi Matriks
• a. Proyek mendapatkan perhatian secukupnya.
• b. Karena organisasi matriks melekat pada unit
• fungsional organisasi induk maka mudah
  untuk
• mendapatkan orang potensial yang
  dibutuhkan dari
• setiap unit fungsional.
• c. Tidak ada masalah yang berat akan menyusul
• berkenaan dengan nasib pekerjaan proyek
  jika
• suatu proyek selesai.
• d. Tanggapan terhadap keinginan yang diminta
  oleh
• klien bisa cepat diberikan seperti dalam
  organisasi
• proyek murni.

28

• e. Dengan manejemen matriks proyek akan
  mempunyai
• akses perwakilan dari divisi administrasi
  perusa-
• haan induk, sehingga konsistensinya
  dengan kebija-
• ksanaan, prosedur dari perusahaan induk
  bisa
• dijaga.
• f. Bila ada beberapa proyek yang bersamaan
  organi-
• sasi matriks memungkinkan distribusi
  sumberdaya
• yang lebih seimbang untuk mencapai
  berbagai
• target beberapa yang berbeda-beda.

29

• Kelemahan Organisasi Matriks
• a. Dalam organisasi proyek murni jelas bahwa
  manager
• proyek adalah sentral pengambilan
  keputusan yang
• berhubungan dengan proyek
• b. Perpindahan sumberdaya dari satu proyek ke
• proyek lain dalam rangka memenuhi jadwal
  proyek
• bisa meningkatkan persaingan antar
  masing-masing
• manager proyek ingin memastikan
  proyeknyalah
• yang akan sukses bukan target organisasi
  secara
• keseleruhan.
• c. Manejemen matriks melanggar prinsip utama
  dalam
• managemen yakni kesatuan komando (unity
  of
• command).

30
Organisasi Matriks

• Fasilitas Riset
  Pengadaan Safety Accounts
• 
  
• Produksi Enginering
  Material Personalia Pengendalian
• Proyek
• Venus
• Mars b

Universal Product Com
Divisi Electrik
Divisi Aerospace
Divisi Otomatif
Divisi Kimia
31
3.6 Memilih Bentuk Organisasi Proyek

• Secara umum kriteria-kriteria yang mendasari
• bentuk organisasi proyek antara lain
• a. Frekuensi adanya proyek baru.
• b. Berapa lama proyek berlangsung 3.6
• c. Ukuran proyek.
• d. Kompleksitas hubungan.
• Kriteria lain sebagai pertimbangan pemilihan
  untuk
• organisasi antara lain
• a. Ketidakpastian
• b. Keunikan
• c. Biaya dan waktu.

32
Daftar Pustaka

• Haeder Ali, Tubagus, Prinsip-prinsip Networking
  Planning, PT.Gramedia, Jakarta, 1992.
• Kerzener, Harold, Phd., Project management A
  System Approach to Planning Schedulling, and
  Controlling, Van Nonstrand Reinhold Company,
  1984.
• Meredith, Jack R., and Mantel JR., Samuel J.,
  Project Management a Managerial Approach, 2nd
  Edition, John Wiley Sons Inc., 1989.
• Nicholas John M., Managing Business and
  Engginering Projects Concepts Implementation
  , Prentice- Hall, 1990.

33

• Soeharto Imam, Manajemen Proyek Industri
  Persiapan, Pelaksanaan, Pengelolaan, Erlangga,
  1992.
• Spinner M. Pete, Elements of Project Management
  Plan, Schedule, and Control, 2nd Edition,
  Pratice-Hall, 1992.