PowerPoint-Prдsentation

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Teil 1
Projektmanagement mit Microsoft Project
vorgestellt von Dilek Yolacan Serdar
Kokal Andrej Janzen Andreas Becker
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Inhaltsverzeichnis

• 1. Einleitung und Überblick
• 1.1 Was ist Projektmanagement?
• 1.2 Konflikte beim Projektmanagement
• 1.3 Phasen im Projektmanagement
• 1.4 Allgemeines zu MS Project
• 1.5 Konkurrenzprodukte
• 1.6 Success Stories
• 2. Einführung in MS Project
• Projektübungsbeispiel (Hauskauf)
• Übung 1, 2, 3 selbstständig
• Klausuraufgabe

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1.1 Was ist Projektmanagement ?

• Projektmanagement ist das Planen, Organisieren
  und Verwalten von Vorgängen und Ressourcen, um
  ein definiertes Ziel unter Beachtung von Zeit und
  Kosten zu erreichen.
• Es lassen sich folgende Zielarten unterscheiden
• Sachziele
• Terminziele
• Kostenziele
• Sonderziele

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1.2 Konflikte beim Projektmanagement

• Da das Projektmanagement die Erfüllung der
  gesetzten Ziele bewirken soll, besteht
  ein großer Teil der Arbeit darin Konflikte zu
  lösen.
• Deshalb ist es wichtig alle Projektziele exakt
  zu definieren, um die Erfüllung während der
  Projektausführung überwachen zu können.
• Beispiele für Konflikte
• Ressourcenengpässe (z.B. Material,Arbeiter)
• Veränderung des Ziels (z.B. auch zusätzliche
  Wünsche)
• Konfliktlösungen
• Es muss entschieden werden, bei welchen Zielen
  Veränderungen, Kürzungen bzw. Erweiterungen
  möglich sind.

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1.3 Phasen des Projektmanagements

• Projektidee
• Projektdefinition
• Durchführbarkeitsanalyse
• Projektauftrag
• Grobe Gliederung
• Feinstrukturierung
• Projektplanung
• Projektüberwachung
• Projektauswertung

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1.4 Allgemeines zu Microsoft Project

• Einführung der Version 1.0 von Microsoft Project
  für das Betriebssystem Windows im Jahre 1990.
• Es folgten weitere Versionen in den
  Jahren1995,1998, 2000, 2002. Im Herbst 2003
  brachte Microsoft die neue Version Server
  PM-Software Microsoft Office Project 2003 auf den
  Markt.
• Der Marktpreis für eine Standard-Version
  MS-Project 2003 liegt bei ca. 695,- Prof. bei
  1.165,- und Server bei 1.745,-
• Die Software MS-Project wird von in der
  Betriebsplanung tätigen Personen primär als
  Standalone- Lösung eingesetzt.

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1.5 Konkurrenzprodukte

• Das Sortiment der Software für Projektmanagement
  ist enorm gestiegen
• Projektchart interaktiv Preis 199
• ProjektManager Preis 1150
• PQM Preis 3020
• GENIUS Enterprise Project 
• Preis 8932

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1.6 Success Stories

• Für die exakte Planung und zeitnahe Abrechnung
  aufwendiger
• TV-Formate stützt sich der Produktionsbereich
  des
• Kölner Fernsehsenders RTL Television
• auf die Projektmanagementlösung von Microsoft.
• UNTERNEHMEN Der Kölner Fernsehsender RTL
  Television ist mit einem
• Anteil von 14,9 Prozent beim Gesamtpublikum und
  18,2 Prozent bei den
• 14- bis 49-Jährigen klarer Marktführer in
  Deutschland.
• Das Unternehmen ist eine 100-prozentige Tochter
  der börsennotierten
• RTL Group mit Sitz in Luxemburg, die wiederum zu
  53 Prozent
• Bertelsmann gehört.
• Die RTL Group betreibt in Deutschland neben RTL
  noch die Sender
• Vox, Super RTL und n-tv.
• Die gesamte deutsche Senderfamilie macht einen
  Jahresumsatz
• von 1,88 Milliarden Euro. RTL Television
  beschäftigt
• 1135 fest angestellte Mitarbeiter (alle Zahlen
  für 2003).

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1.6.1 Probleme, Lösung und Nutzen

• PROBLEM Die Abteilungen des Senders, organisiert
  als Profit-Center,
• stellen intern Rechnungen. Vor allem für den
  Produktionsbereich ist deren schnelle Bearbeitung
• wichtig, um einen Überblick über tatsächlich
  anfallende Kosten zu erhalten.
• Bei externen Dreharbeiten wurde die Arbeitszeit
  freier Mitarbeiter bisher auf Stundenzetteln
• festgehalten. Zum Teil dauerte es Wochen, ehe die
  Daten ins SAP-Abrechnungssystem der
• Zentrale übertragen wurden. Die manuelle Eingabe
  war zudem fehleranfällig.
• LÖSUNG Mit Microsoft Project Professional 2003
  wurde eine
• Projektmanagementlösung installiert, die sich zur
  Planung auswärtiger Drehtermine
• ebenso nutzen lässt wie zur Abrechnung der
  Arbeitszeit freier Mitarbeiter. Die vor Ort
  tätigen
• Technical Operation Managers (TOMs) können via
  Intranet auf die Software zugreifen, aktuelle
• Daten eingeben und diese zeitnah übermitteln.
• NUTZEN Die interne Rechnungsstellung erfolgt
  nunmehr direkt nach Abschluss
• der Dreharbeiten. Der Bereichsleiter Produktion
  in Köln kann jederzeit auf aktuelle
• Zahlen zugreifen und somit neue Projekte exakter
  planen.
• Das System liefert ihm einen vollständigen
  Überblick über entstandene
• Kosten sowie aktuell verfügbare Ressourcen, zum
  Beispiel die Zahl einsatzbereiter Mitarbeiter.
• Dies gibt ihm die Möglichkeit, auf neue
  Anforderungen etwa Übertragungen für andere

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Einführung in Microsoft Project
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Gliederung

• Übersicht der Arbeitsoberfläche
• Vorgänge des Projektes festlegen und planen
• Erklärung zu einigen Symbolen
• Verschiedene Ansichten des Projektplans
• Einfaches bearbeiten eines Vorgangs

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Übersicht der Arbeitsoberfläche
Menüleiste
Bearbeitungszeile
Balkendiagramm (Gantt)
Indikatorenspalte
MS Project Assistent
Projectplanungs- Fenster
Statusleiste
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Vorgänge festlegen und planen
Mit Hilfe dieser Menüleiste kann man Vorgänge des
Projektes festlegen und planen, Ressourcen
zusammenstellen und Projektvorgängen zuordnen,
den Projektfortschritt überwachen und mit dem
Menüpunkt Berichten den Projektstatus anzeigen
und über diesen berichten lassen.
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Mit einem klick auf den Menüpunkt Vorgänge
öffnet sich ein neues Hilfemenü. Dieses
Hilfemenü kann jederzeit weggeklickt und bei
Bedarf wieder auf den Bildschirm geklickt werden.
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Um zum nächsten Schritt der Definition eines
Projektes zu kommen klickt man auf diesen Pfeil.
In dem Hilfemenü Vorgänge gibt es verschiedene
Unterpunkte, welche beim anklicken den Benutzer
durch die einzelnen Arbeitsschritte führt, welche
alle mit verschiedenen Vorgängen des Projektes zu
tun haben. Beim Klick auf Definieren des
Projektes öffnet sich dieses Fenster. Hier kann
man nun das Anfangsdatum des Projektes angeben.
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Erklärung zu einigen Symbolen
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Mit diesem Button kann man alle Teilvorgänge und
einzelnen Gliederungsebenen einblenden lassen.
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Verschiedene Ansichten des Projektplans
Über diese Buttons (auf der linken Seite der
Arbeitsoberfläche) bekommt man verschiedene
Ansichten des Projektplans.
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Einfaches Bearbeiten eines Vorgangs
Mit einem Rechtsklick auf einen Vorgang erscheint
ein neues Menü. In diesem Menü findet man einige
Symbole wieder, welche sich in der Menü- und
Symbolleiste befinden. Hierüber ist es einfacher
den ausgewählten Vorgang zu bearbeiten.
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Periodische Vorgänge
Periodisch Vorgänge sind immer wiederkehrende
Ereignisse wie z.B. Besprechungen
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Meilensteine setzen
Rechter Mausklick auf den Vorgang
Informationen zum Vorgang Registerkarte
Spezial
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Der Netzplan

• Die Netzplantechnik hat das Ziel,
  Projektplanungsverfahren zu verbessern.
• In MS Project gibt es zwei Methoden,
• Critical Path Method (CPM)
• Program Evaluation Review Technique (PERT)
• die miteinander kombiniert sind.
• In dem CPM Modell werden die Vorgänge als Pfeile
  dargestellt.

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Aufruf
Kritischer Pfad
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Projektübungsbeispiel(Hauskauf)
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Ansicht wechseln
Hier kann zwischen den verschiedenen
Ansichtsarten gewechselt werden. In diesem Fall
wechseln wir zur Ressourcentabelle. Hat man
die Ansichtsleiste aktiviert sind die
verschiedenen Ansichten auch über diese Leiste
auswählbar. (Diese Leiste zu aktivieren macht
Sinn, da man in MS Projekt sehr häufig zwischen
verschiedenen Ansichten wechseln muss)
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Neues Projekt öffnen
auf Neu klicken
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Projekt definieren
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Eintragen der Vorgänge
Vorgänge der Reihe nach eintragen
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Vorgänge gruppieren
Die einzelnen Vorgänge können noch in
Untergruppen eingeteilt werden.
Höher stufen
Tiefer stufen
Teilvorgänge einblenden
Teilvorgänge ausblenden
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Dauer der Vorgänge
Vorgänge der Reihe nach eintragen
Dauer festlegen
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Vorgangsverknüpfungen
Um eine Verknüpfung zu erstellen, müssen zwei
Vorgänge markiert werden und anschließend auf das
Verknüpfungssymbol geklickt werden.
2.Verknüpfen
1.Markieren
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Vorgangsbeziehungen ändern
durch Doppelclick auf den Pfeil ein Menü
aufrufen
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Vorgangsbeziehungen
Vorgangsbeziehungen sind logische Beziehungen
zwischen zwei Vorgängen, die definieren, wie ein
Vorgang von dem Anfang oder dem Ende des anderen
abhängt.
Es existieren die folgenden möglichen
Vorgangsbeziehungen zwischen zwei Vorgängen

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3. Balkendiagramm (Gantt)
Das Gantt-Diagramm stellt den Termin und
Ablaufplan eines Projekts als Balkendiagramm dar.
Es bildet die Dauer jeder Tätigkeit in Form eines
Balkens.
Aufruf mit
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Balken formatieren
Mit dem Balkenassistent kann die Ansicht der
Balken formatiert werden - z.B. Datum einblenden,
kritischen Weg anzeigen (rote Balken) ...
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Zeitpuffer setzen
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Vorgänge unterbrechen
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Fortschrittsstatus
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Ressourcen benennen

• Es wird zwischen zwei Arten von Ressourcen
  unterschieden
• Arbeit (Personen, Maschinen)
• - Merke 100 sind eine Einheit. Bsp 400
  bedeutet, es gibt vier Arbeiter
• Material (Arbeitsmaterialien, Hilfsstoffe usw.)

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Kosten definieren
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Ressourcenkalender

• MS Projekt bietet die Möglichkeit für jede
  Ressource einen eigenen Kalender zu erstellen.
• Hier sollten Abweichungen vom Projektkalender
  definiert werden (z.B. andere Arbeitszeiten, etc.)

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Ressourcen zuteilen
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Resultat der Ressourcenzuteilung
Über die Ansicht Ressource Einsatz bekommt man
nun Info über benötigten Ressourcen
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Resultat der Kostendefinition
Die Tabellenansicht kann hier noch zusätzlich
verändert werden
Hier wechseln wir auf die Kosten, um unsere
Gesamtkosten zu erfahren.
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Grafische Darstellung der Ressourcen
Nachdem man die Ressourcen zugeteilt hat, kann
man sich auch die Kosten jeder einzelnen
Ressource grafisch anschauen. Hierzu wählt man in
der Ansichtsleiste Ressource Grafik
Auswahl der verfügbaren Ressourcen
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Projektstatistik
Die Gesamtkosten des Projekts werden angezeigt
über
Projekt Projekt-Info... Statistik...
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Übungsaufgabe 1

• Selbstgewähltes Beispielprojekt erstellen,
  indem folgende Kriterien erfüllt sein müssen
• mind. 5 Sammelvorgänge
• Zu jedem Sammelvorgang mind. 2 Teilvorgänge

MS Project wird gestartet über
START PROGRAMME MICROSOFT PROJECT 2003-
MICROSOFT PROJECT
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Übungsaufgabe 2

• Beispielprojekt um Vorgangsbeziehungen erweitern
• Kritischen Pfad und mögliche Puffer von
  Tätigkeiten suchen
• Überprüfen Sie die Tabelle der frühestmöglichen
  Ereigniszeitpunkte

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Übungsaufgabe 3

• Ressourcenplan erstellen
• Ressourcen sinnvoll den Vorgängen zuordnen
• Aufruf der verschiedenen Auswertungstabellen
• Bearbeitungszeit ca. 15 min.

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Klausuraufgabe
\\Neptun\LEHRE\SYAN\skript_tools_Fallstudien\Übung
en zur Systemanalyse KlausurWS01_02.doc